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但凡工作了幾年的朋友，多多少少都會(huì)面臨「時(shí)間不夠用」的問題,。 比如： 明明每天工作12個(gè)小時(shí),，但還是有很多事情做不完； 老板吩咐的任務(wù),，一拖再拖,，直到 deadline 才勉強(qiáng)敷衍一下； 每天都在忙著應(yīng)付同事,、上級,、客戶，完全沒有自己的時(shí)間,，忙了一整天也不知道在忙什么…… 所以,，時(shí)間管理應(yīng)運(yùn)而生。 這幾年,，哪怕是不了解時(shí)間管理的朋友,，多多少少也聽過這些名詞： GTD、番茄鐘,、待辦清單,、四象限法…… 但是，你會(huì)不會(huì)覺得，用了這么多工具,，學(xué)了這么多東西，好像仍然沒有什么用,？ 這幾年,，通過跟身邊朋友、讀者的交流,，我發(fā)現(xiàn),，不少人在管理時(shí)間的過程中，其實(shí)多多少少都存在一些誤區(qū),。 正是這些誤區(qū),，使我們經(jīng)常做了無用功。 今天,，跟大家聊聊這些誤區(qū),，以及如何避開它們，讓我們的時(shí)間更充足,。 1. 喧賓奪主,，本末倒置 曾經(jīng)有個(gè)朋友，找我咨詢時(shí)間管理的問題,。 她說：已經(jīng)嚴(yán)格按照老師教的方法論去踐行,，但每天都感覺特別累，也沒省下多少時(shí)間,，究竟是怎么回事呢,？ 我問她：你是如何做時(shí)間管理的？ 她「嘩」的一聲,，給我發(fā)了一堆 APP 截屏,。 然后，如數(shù)家珍地給我解釋：這是記錄時(shí)間耗用的,，這是曼陀羅方格,，這是做晨間日記的，這是做待辦事項(xiàng)的,，這是番茄鐘…… 這其實(shí)就是本末倒置了,。 時(shí)間管理的本質(zhì)，并不是管理好「時(shí)間」 —— 這壓根就不重要 —— 而是高效地完成該做的事情,。 這才是核心所在,。 記住：永遠(yuǎn)是工具來為你效力,，而不是你要去適應(yīng)工具,。 所以,，最合適的工具,，必須能夠如臂使指、圓滿自如,，成為你身體和大腦的一部分,。而不是需要你時(shí)時(shí)刻刻提醒自己「我得去用」。 你必須確保,，當(dāng)你需要用到它們的時(shí)候,，它們能立刻在你身邊出現(xiàn)，用你最舒服的方式去使用,。 很多人熱衷于 APP Store 上五花八門的時(shí)間管理 APP,，其實(shí)，這些沒有太大意義 —— 很簡單：我們絕大多數(shù)工作是在什么地方完成的,？是電腦,，而不是手機(jī)。 所以,，時(shí)間管理工具的第一個(gè)條件是什么,？ 必須能夠全平臺使用，呼之即來,，用完即走,。 我自己體驗(yàn)過一些 APP,，從打開，到進(jìn)入正式功能,，就要好幾秒鐘,，點(diǎn)擊五六次按鍵 —— 這究竟是在幫你管理時(shí)間，還是浪費(fèi)你的時(shí)間,？ 更重要的是,，一款工具，如果不夠輕便,、自如,，它就會(huì)在你潛意識里留下這樣的印象：使用它，是一件很麻煩的事情,。 那么慢慢的,，你就會(huì)傾向于把它擱置，放在一邊,。 這就是「學(xué)了很多方法,，卻從來都用不上」的真相,。 那么,，什么樣的工具，才是適合自己的呢,？ 對時(shí)間管理的新手來說,，一款筆記加待辦清單即可。 前者推薦：印象筆記,，有道云筆記,，為知筆記，Onenote,，Bear（蘋果專用）,。 后者推薦：滴答清單，Todoist,，RTM（Remember the milk）,。 各任選其一即可。 注意我沒有推薦 OmniFocus 和 MLO 等復(fù)雜的 GTD 工具,，因?yàn)閷σ话闳藖碚f,，壓根用不上，只會(huì)造成困擾,。 甚至,，一個(gè)隨身攜帶的記事本（A5尺寸），一支好用的中性筆,，基本就足夠了,。 最有效的方法,，永遠(yuǎn)是簡單的。 2. 追求「完成所有事情」 之前和一位大公司的市場總監(jiān)聊天,，他說： 我每天都勾不完我的待辦清單,，您有什么建議嗎？ 我問他,，每一天的清單上有多少個(gè)事項(xiàng),。回答是：我也記不清了,，大概二三十項(xiàng)吧,。 這是許多朋友特別容易犯的錯(cuò)誤。 我們總是寄希望于「將清單上的所有事情勾掉」,，尤其是完美主義者,，更是如此。 但現(xiàn)實(shí)是什么呢,？很多時(shí)候,，我們每天殫精竭慮，也只能完成三四項(xiàng)任務(wù),，然后眼睜睜地看著其他任務(wù)過期,。 一天天過去，「已過期」里面堆積的事項(xiàng)越來越多,，清單變得臃腫不堪,。 結(jié)果就是：我們連待辦清單都不愿意打開，因?yàn)榭戳司托臒?/span> 有兩個(gè)事實(shí),，可能是我們需要直面的： 1）我們往往都高估了自己的能力,； 2）事情往往是做不完的，做多少來多少,。 如果你把所有的事情都寫入待辦清單,，會(huì)有另一個(gè)后果：在權(quán)衡「要做什么」的時(shí)候，你可能會(huì)選擇去做那些簡單,、但沒有太大價(jià)值的事情 —— 因?yàn)樽鐾炅丝梢粤⒖坦吹簟?/span> 而那些真正重要的事情呢,？也許就會(huì)一直拖著，直到 deadline 才開始拼命趕工,。 這就完全反其道而行之了,。 正確的做法是什么呢？待辦清單上面,，只寫真正重要的事情,。其他不那么重要的，按照如下方法處理： 1）放入 Dessert 清單中,，等碎片時(shí)間,、工作間隙,、狀態(tài)不佳時(shí)處理?？焖俳o自己恢復(fù)精力,。 2）用其他方式快速解決。譬如：交付給別人,，聘用外包,，使用在線工具，等等,。 3）拖著不做,。 是的，不要覺得「拖延」十惡不赦,，拖延其實(shí)是一件好事,。關(guān)鍵是什么呢？我們不要被「拖延」主導(dǎo),，而是要自主的,、有意識地去選擇「拖延」。 簡而言之：正確的做法是,，優(yōu)先做最重要的事情,，其他事情能拖即拖。 很可能,，拖著拖著,，這些事情自己就「被解決」了 —— 尤其是對于尚未完全明確,、需要反復(fù)溝通和確認(rèn)的事務(wù),，繁瑣而機(jī)械的操作，以及「不做也不會(huì)死」的事務(wù),。 不要讓它們擠壓你寶貴的時(shí)間和精力,。 3. 過于依賴番茄鐘 可能有同學(xué)不清楚番茄鐘，簡單介紹一下： 番茄鐘,，又稱番茄工作法,。它的使用很簡單：定一個(gè)25分鐘的鬧鐘（稱為「一個(gè)番茄」），在這段時(shí)間里心無旁騖地工作,，拒絕任何打斷（一張便簽,、一個(gè)耳機(jī)可以幫到你）。 等25分鐘結(jié)束了,，關(guān)掉鬧鐘,，休息5分鐘，再開始下一個(gè)番茄,，循環(huán)往復(fù),。 為什么是25分鐘呢？因?yàn)榛谡J(rèn)知心理學(xué)的研究,，人集中注意力的時(shí)間,，一般不會(huì)超過25-30分鐘。 當(dāng)然,，這個(gè)時(shí)間可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整,，通常以20-30分鐘作為一個(gè)番茄。 一般來說,，使用番茄鐘,，以「番茄」來計(jì)數(shù)。我們會(huì)說「今天完成了5個(gè)番茄」,，指的就是不受干擾,、心無旁騖地工作了5個(gè)25分鐘。 那么,，番茄鐘真的有各種時(shí)間管理專家所說的那么神奇嗎,？ 感興趣的話，不妨試一試,。 但這幾年來,，我身邊時(shí)間管理做得好的人（包括我自己），基本不用番茄鐘,。 為什么呢,？很簡單，因?yàn)樘珯C(jī)械了,。 人的精力曲線波動(dòng)是非常頻繁的，會(huì)根據(jù)時(shí)間和任務(wù)而異,。每一次都要求集中精力25分鐘,，常常會(huì)帶來兩個(gè)后果： 1）坐立不安，心煩意亂,，明明做不下去，但是又不能分心,； 2）好不容易進(jìn)入心流狀態(tài)，正熱火朝天的時(shí)候,，一個(gè)鬧鐘立刻把思緒打亂了,。 尤其是對于像我這種「坐不住」的人，更是明顯,。 究其原因,，它的根本問題在于：先設(shè)定好了時(shí)間,，再往時(shí)間里面裝任務(wù),。 也就是說,，番茄工作法的本質(zhì),，在于培養(yǎng)你「規(guī)律工作」的習(xí)慣。 這對于精力曲線平緩,、作息極其習(xí)慣的人來說,，是可以的。但對于我這樣的人,，基本沒有任何作用,。 那我是怎么做的呢？很簡單,，反過來：先給自己設(shè)定任務(wù),，再根據(jù)任務(wù)指定時(shí)間。 我會(huì)告訴自己：接下來,，讓我們試試,，能不能在5分鐘內(nèi),，完成這個(gè)小任務(wù),。然后，開足馬力去解決,。 完成了,，就再給自己分配下一個(gè)新任務(wù)。 簡而言之,，這是兩種完全不同的思維： 我無需要求自己「規(guī)律工作」,，不是讓我去適應(yīng)工作 —— 而是讓工作來適應(yīng)我。 對我來說,，工作就是一個(gè)個(gè)挑戰(zhàn)的小片段，每一天的繁忙,，其實(shí)就是針對這些小片段,，一個(gè)個(gè)予以攻克。 這樣,，就能將工作變成一段愉快,、自由又富有挑戰(zhàn)性的體驗(yàn)。 可以參考：讀書,、工作容易分心,，怎么辦,？ 4. 錯(cuò)誤理解四象限法 四象限法，應(yīng)該是時(shí)間管理里面,，最廣為人知的方法了,。 它將一天里所有任務(wù)，按照緊急性和重要性兩個(gè)維度,，分為四個(gè)象限：
絕大多數(shù)時(shí)間管理教程，都是這樣教的,，大家也都是這樣學(xué)的,。 很少有人對這套分類方式提出質(zhì)疑，但不知道你有沒有意識到：這其實(shí)不是很科學(xué),。 試思考一個(gè)問題：為什么在我們的待辦清單里面,，會(huì)出現(xiàn)「不重要」的事項(xiàng)呢？ 換言之：不重要的事情,，哪怕它很緊急,，又怎么樣？一件事情如果「不重要」,，那不做也不會(huì)有什么后果（否則就是重要）,，為什么要考慮它呢？ 問題在于：這里的「重要」是一個(gè)很模糊的概念,，它真正的意思是「有價(jià)值」,。 什么是有價(jià)值？簡單來說,，如果一件事情,，做完之后，能幫你增進(jìn)經(jīng)驗(yàn),、獲得提升,、收獲回報(bào)，那就是有價(jià)值的,。否則,，就是無價(jià)值的。 把上面四象限里的「重要」換成「有價(jià)值」,，是不是立刻清晰多了,？ 四象限法的本質(zhì)，其實(shí)是這樣的：緊急，代表「別人希望/需要你去做」,，而有價(jià)值,，代表「我自己想做」。 最好的情況當(dāng)然是兩者重合,，但如果不是,，那就盡量在不影響結(jié)果的情況下，「以我為主」,。 當(dāng)然,，有價(jià)值 - 緊急的分類（術(shù)語叫做艾森豪威爾矩陣），本身也未必是最好的分類方法,。這一點(diǎn),，以后有機(jī)會(huì)再詳談。 不過,，至少,，這比廣受誤解的「重要 - 緊急」要更好。 5. 用日歷來做待辦事項(xiàng) 之前寫時(shí)間管理的文章,，有不少讀者在后臺留言,，說： 我一般用日歷做時(shí)間管理，很好用,。 日歷確實(shí)很好用,，像 Google日歷，或者蘋果自帶的日歷,，都不錯(cuò),，但用日歷做時(shí)間管理，其實(shí)是效率很低的方法,。 為什么呢,？很簡單。 考慮一個(gè)問題：現(xiàn)在突然來了一個(gè)任務(wù),，沒有明確的時(shí)間要求,，你要怎么把它記到日歷里面？ 這就是問題所在：待辦清單也好,，筆記也罷,，是「任務(wù)導(dǎo)向」的，時(shí)間只是任務(wù)的屬性,。我完全可以把一個(gè)任務(wù)記下來,，而不指派具體時(shí)間。 但日歷不行,。日歷一定要先明確一段時(shí)間，再安排任務(wù)。 這會(huì)造成什么后果呢,？每記一件事情,，你都要先思考：把它放在哪一段時(shí)間里？ 更別說,，大多數(shù)任務(wù),，往往不會(huì)按照時(shí)間執(zhí)行。那么,，就又得重新安排,、設(shè)置。 在時(shí)間管理領(lǐng)域,，有一句俗話,，叫做：日歷是神圣的。 什么意思呢,？記在日歷上的事情,，一定是「雷打不動(dòng)」的。 簡而言之：日歷不是用來記錄任務(wù)的,，而是用來「鎖定時(shí)間」的 —— 在日歷上寫下一件事情,，就意味著：這段時(shí)間被占用了，當(dāng)我安排事務(wù),、整理工作時(shí),，我必須將其考慮在內(nèi)。 所以,，什么事情適合記在日歷上呢,？一般是嚴(yán)肅的會(huì)議，固定日程,，當(dāng)天會(huì)發(fā)生的事件,，等等。 它是用來參照的,，輔助我們對工作進(jìn)行安排,，而不是用來管理時(shí)間的。 |
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