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老板的煩惱:只見員工忙,,卻不見效率,!

 愛辦公 2016-11-29

  眾多企業(yè)有這樣的怪現(xiàn)象:“企業(yè)內(nèi)幾乎每個(gè)人都很忙,,每個(gè)部門都忙不過來,然而整體辦公效率缺十分低下,?!?/p>

  老板煩惱:怎么效率這么低?

  員工苦惱:不是不想做,,流程溝通太費(fèi)時(shí)間,!

  不論是互聯(lián)網(wǎng)企業(yè),還是傳統(tǒng)企業(yè),,“辦公效率”一直是一個(gè)令老板頭疼的問題,。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示,,從上級(jí)下達(dá)指令到員工完成任務(wù),這中間溝通及等待所花費(fèi)的時(shí)間占到90%,!實(shí)際上花費(fèi)在工作上的時(shí)間并不多,,而指令傳達(dá)以及批復(fù)等待卻占據(jù)了大部分時(shí)間,可見,,信息傳遞中所耗費(fèi)的時(shí)間是辦公效率低下的重大原因之一,,那么影響信息傳遞的因素有哪些?

  一,、不夠合理的流程

  流程是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)的基礎(chǔ),。一個(gè)企業(yè)的效率低下首先應(yīng)檢查企業(yè)的流程是否合理、高效,,能否有改進(jìn)的地方,,改進(jìn)的可能性有多大。

  組成企業(yè)的流程系統(tǒng)是復(fù)雜的封閉的循環(huán)系統(tǒng),。因此,,檢查企業(yè)流程是否出問題應(yīng)首先檢查企業(yè)流程的循環(huán)系統(tǒng):總系統(tǒng)、支系統(tǒng),、細(xì)支系統(tǒng),、末梢系統(tǒng)是否通暢;所有的系統(tǒng)連接起來是否形成閉合回路,;有沒有斷裂,、梗阻、栓塞的地方,,有沒有冗余和不夠的地方,,是否需要添加新的系統(tǒng)。其次,,檢查流程循環(huán)系統(tǒng)是否格式化,、模版化,是否流向穩(wěn)定,,即方向的正確性和穩(wěn)定性,,是否回流、亂流,,流量是否合理穩(wěn)定,,每一管道上的設(shè)計(jì)的流量是否合理,而實(shí)際流動(dòng)中是否達(dá)標(biāo),、超標(biāo)和不達(dá)標(biāo),。

  二、支持不力的制度

  如果流程沒有什么問題,,那么檢查管理制度是否有利于促進(jìn)流程的實(shí)施,,制度是否真的支持流程,,是否支持流程上流動(dòng)的內(nèi)容,制度是否健全和完善,。也許有很好的流程系統(tǒng),,但是服務(wù)管理制度和業(yè)務(wù)管理制度不支持流程系統(tǒng),或制度之間相互掣肘和矛盾,,或漏洞百出,。是否所有的流程都有制度做保證,或制度的制訂有沒有充分尊重人文情懷,,制度過于嚴(yán)格了,,重罰等于不罰,大家變著法子鉆制度的漏洞,,甚至集體對(duì)抗制度,,制度過于寬松時(shí),約束力不夠,。制度是用來約束人的,,過嚴(yán)的制度和過寬松的制度均不利于流程系統(tǒng)正常的實(shí)施。

  三,、不到位的監(jiān)管

  即使企業(yè)有很好的流程,、全面的管理制度,但是沒有人監(jiān)管,、或監(jiān)管不到位,、監(jiān)管越位、監(jiān)管手段落后,、監(jiān)管人員的素質(zhì)有問題,,或組織內(nèi)部的政治架構(gòu)復(fù)雜,這些都會(huì)大大降低整個(gè)組織系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)效率,。流程和制度都是固化的,,而監(jiān)管是靈活的,監(jiān)管必須按原則辦事,,如果監(jiān)管者不能按原則辦事,,辦事不公,會(huì)極大降低人們對(duì)流程和制度的忠誠,,或者監(jiān)管過于嚴(yán)格和僵化,,不知道原則和靈活相結(jié)合,固守過時(shí)的落后的管理制度,,那么將極大地限制人們的積極性和創(chuàng)造性,甚至為了迎合監(jiān)管,,去忙些不必要的事情勞而無功,。監(jiān)管者素質(zhì)低下,,根本不懂得如何監(jiān)管,不知道監(jiān)管什么,,怎么監(jiān)管,,那么勢(shì)必會(huì)造成監(jiān)管無力。監(jiān)管無力會(huì)導(dǎo)致不知道大家都在忙什么,,是否忙得對(duì)了,;身處高位的人如果沒有被監(jiān)管的意識(shí),會(huì)超越監(jiān)管,,那么監(jiān)管力量將大大削弱,,大家忙些監(jiān)管以外的事情,沒有得到處罰,,甚至是領(lǐng)導(dǎo)帶頭忙超越流程和制度的事情,,這樣會(huì)使大家更忙而無序。

  四,、不符實(shí)際的管理技術(shù)手段

  管理手段落后會(huì)極大限制企業(yè)的管理效率,,體現(xiàn)在生產(chǎn)設(shè)備的效率落后;更重要的是設(shè)備太落后時(shí)會(huì)影響到人的情緒,,而人的情緒是相互傳染的,,進(jìn)而影響到人的工作積極性。而且,,管理技術(shù)手段要不僅要與企業(yè)的實(shí)際環(huán)境相適應(yīng),,而且應(yīng)與企業(yè)的外部環(huán)境相適應(yīng),企業(yè)內(nèi)部的局部工作效率高,,但與之對(duì)接的外部環(huán)境的工作效率低,,大家只能處在無休止的無奈等待之中。

  五,、管理能力有限的管理者

  “兵熊熊一個(gè),,將熊熊一窩?!北M管大家都十分忙,,但由于高級(jí)管理人員能力有限,不具備戰(zhàn)略上布局謀篇,,不會(huì)戰(zhàn)術(shù)上指揮調(diào)度協(xié)調(diào),,更不能很好地識(shí)人用人,不能有效地充分利用有限的資源,,所以造成在錯(cuò)誤的時(shí)間,、錯(cuò)誤的地點(diǎn),用很優(yōu)秀的士兵打錯(cuò)誤的戰(zhàn)役,必然將失敗,。所以作為企業(yè)的管理者,,千萬注意不要讓員工無為的勞作,要知道你的一個(gè)指令將會(huì)傳導(dǎo)到基層,,各級(jí)員工都會(huì)為你的指令而忙,,忙了半天沒有效果,是無為的勞作,,甚至是錯(cuò)誤的,,負(fù)面的勞作,領(lǐng)導(dǎo)者自身又不敢承擔(dān)責(zé)任,,試想其結(jié)局會(huì)是如何的糟糕,?如果這樣的次數(shù)多了,員工也就疲了,,管理者的智慧也就沒有效用了,。

  六、偏離的企業(yè)文化及方向

  企業(yè)文化的導(dǎo)向也將影響著企業(yè)整體的效率,。如果企業(yè)鼓勵(lì)個(gè)人英雄主義,,不注意培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)和協(xié)同作戰(zhàn)能力,那么盡管每個(gè)人都想當(dāng)英雄,,每個(gè)人都很忙,,但是大家沒有養(yǎng)成協(xié)同作戰(zhàn)的意識(shí)和習(xí)慣能力,個(gè)人之間存在著工作的邊界,、部門之間存在著工作疆界,。更為嚴(yán)重者,擔(dān)心他人可能成為英雄,,而影響自己成為英雄,,于是掣肘他人,甚至人為給他人和其他部門工作使絆兒,,這都將影響到整體工作效率,。

  “男怕入錯(cuò)行,女怕嫁錯(cuò)郎”,,作為一個(gè)企業(yè)組織最怕的也是入錯(cuò)了行,,企業(yè)現(xiàn)有的組織綜合資源不支持企業(yè)開拓某一領(lǐng)域,而企業(yè)的戰(zhàn)略制定者自認(rèn)為可以,,結(jié)果誤進(jìn)行業(yè),,這樣無論員工多忙,都無法產(chǎn)生客觀的效益,,累死也夠不著,。當(dāng)然,,企業(yè)在戰(zhàn)略上除了行業(yè)戰(zhàn)略定位錯(cuò)位以外,還有目標(biāo)顧客定位,、商域定位,、經(jīng)營(yíng)模式定位等定位上出問題,,無論是那一方面定位出問題,,都將影響企業(yè)整體的效率和效益,大家都很忙,,就是看不到效益,,當(dāng)然也就沒有效率。

  據(jù)了解現(xiàn)階段,,眾多企業(yè)所使用的辦公工具,,多數(shù)本質(zhì)都是為了提高辦公速度,而不是提高溝通效率,。那么,,如何提高溝通效率呢?例如像“愛辦公”這類的移動(dòng)辦公軟件系統(tǒng)能幫各大Boss們做到這點(diǎn),,愛辦公集企業(yè)辦公,、管理、數(shù)據(jù),、溝通,、文化建設(shè)為一體,把團(tuán)隊(duì)中每位成員的生產(chǎn)力串聯(lián)起來一號(hào)通行,,具備郵箱,、審批、即時(shí)通訊,、云盤,、通訊錄、公告等功能,,為企業(yè)提供一站式辦公應(yīng)用服務(wù),,助力企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)辦公協(xié)同化和移動(dòng)化轉(zhuǎn)型,完美解決企業(yè)辦公過程中所遇到的各類問題,,提升了辦公效率,。

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