《不想累死自己，一定要學(xué)會把工作變簡單》

「每天總是有堆積如山的工作,，好像永遠(yuǎn)都做不完,，怎么辦？」

「真希望能準(zhǔn)時下班,，脫離加班生活,！」

你是否也像這樣，工作總是充滿壓力及抱怨,？如何才能找到最適合自己的工作方式,？不再每天被工作追著跑？本文集結(jié)了許多小秘訣,，由「根本」開始徹底改變你的工作方法,，讓工作更變得更簡單、更有效率,。

不過,，剛開始你可能需要一些勇氣，才能實(shí)踐本文所寫的內(nèi)容,。因為,，要將工作簡化，首先必須從「舍棄」許多東西開始,。

無論是物品,、信息、經(jīng)驗,、職業(yè),，或是人際關(guān)系，許多東西我們一旦擁有了，就很難放手,。原因在于我們會這么想：「舍棄＝浪費(fèi)」,。然而，這卻是讓事情越來越復(fù)雜的根源,。

本文作者中島孝志是日本知名的「效率專家」,，他同時身兼企業(yè)顧問、經(jīng)濟(jì)評論家,、新聞記者,、作家、出版制作人,、大學(xué)講師等數(shù)職,。面對多面向的龐雜工作，他30年來從未加班,，非但工作從容不迫,、迎刃有余，更在各領(lǐng)域中展現(xiàn)驚人成績,，他究竟是怎么辦到的,？

「早10分鐘進(jìn)公司」，人生就會不一樣

確立「早鳥型」的生活方式是工作簡化的絕對條件,。舉例來說,，我從20年前開始，就養(yǎng)成了早上4點(diǎn)起床的習(xí)慣,。拜這個習(xí)慣所賜,，我賺得了不少好處。

1. 早上的空氣清新,，對健康有益,。

2. 早上很安靜，適合從事需要思考的工作,。

3. 比起熬夜,，早起更能提高工作效率。

4. 提早完成預(yù)定的工作,，就更有能力應(yīng)變突如其來的客訴或委托,。

提早出門，天天都贏在起跑點(diǎn)

此外,，早起還有許多好處,。例如：早一步開始一天的工作。

對上班族而言,，最消耗體力的莫過于上下班尖峰時段。只要避開人擠人的通勤時段，搭上早一班的車,，就一定有位子坐吧,！如此一來，就能悠悠哉哉地看報紙,、閱讀時事新聞,，或者一面看著手帳，一面思考工作流程,。也就是說,，在踏進(jìn)辦公室以前，你就已經(jīng)開始一天的工作了,。

無論什么工作,，最初的「起跑加速」都相當(dāng)重要。只要有好的開端,，一整天的工作就能順利進(jìn)行,。對工廠管理來說，工作的「起頭」最重要,，對上班族而言,，早上就是一天的「起頭」，只要善用這段黃金時間,，就能提升生產(chǎn)力,。

上班做的第一件事，決定你幾點(diǎn)下班,！

一天之中,，你通常在什么時候進(jìn)入「工作模式」呢？我想應(yīng)該很少人會在踏進(jìn)辦公室的瞬間,，就火力全開吧,！絕大多數(shù)人都需要一段熱機(jī)時間，慢慢點(diǎn)燃「工作引擎」,。前面曾經(jīng)說過,，這20年來我都在清晨4點(diǎn)起床。然而即便如此,，我進(jìn)辦公室后做的第一件事,，還是和多數(shù)的上班族一樣。

某家飲料廠牌曾經(jīng)針對「上班族一進(jìn)辦公室后,，會先做什么,？」進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果如下：

1. 確認(rèn)電子郵件

2. 先來一杯咖啡或飲料

3. 拿出記事本確認(rèn)行程

4. 去洗手間（確認(rèn)服裝儀容）

5. 上網(wǎng)瀏覽新聞

就算進(jìn)了辦公室,，不代表大腦就能反射性地切換至「工作模式」,，我們還是得透過檢查電子郵件,、喝咖啡，或與主管同事閑聊幾句,，以及朝會,、會議等「儀式」，慢慢提高自己的工作動力,。

這些舉動雖然無傷大雅,，但如果一直拖拖拉拉、遲遲無法進(jìn)入工作模式,，專心工作的時間就會相對變短,，導(dǎo)致工作無法在期限內(nèi)完成。這么一來,，我們就必須加班,，工作簡單化、效率化也就離我們越來越遠(yuǎn),。

拖拖拉拉只會誤事,，越早開工越好

想早點(diǎn)完成工作，就必須盡早開始動工,。這個原則雖然簡單,，卻是工作不變的「鐵則」。環(huán)顧四周,，你會發(fā)現(xiàn)動作慢的人都有一項共通點(diǎn),，那就是他們都習(xí)慣拖拖拉拉、悠悠哉哉地工作,。

這種人非得在別人的「強(qiáng)烈要求」或現(xiàn)實(shí)的「迫切需要」之下,，才能果斷地開始工作。以我為例,，就是在編輯逼問我,，或是強(qiáng)烈希望我出版某本書的時候。

相反地,，我也會拜托周遭的人：「我很懶惰,，所以麻煩你盡量催我?！惯@也不失為可行之計,。因為我深知道盡早開始動工的好處，所以會特別感謝催我的人,。畢竟,，只要一個不留神，寶貴的時間就轉(zhuǎn)眼飛逝了,。

報告只要「說重點(diǎn),、講結(jié)果」千萬別讓主管說出「所以呢,？」

上班族早上一定都很忙碌，星期一的一大早就更不用說了,。有事和主管報告還得排隊,，簡直與尖峰通勤時段沒兩樣。這個時候,，如果你也得向主管報告，你會怎么開口呢,？

員工： 「上周五我去○○公司的山田部長那跑業(yè)務(wù),，聽說他們好像也受到不景氣的影響，業(yè)績整整跌了3成,?！?/p>

主管：「所以結(jié)果呢？」

員工：「花了好一番工夫,，我還是想辦法簽到了合約,，因為……」

主管：「好，我知道了,。辛苦你了,！那么付款的事呢？」

員工：「喔,，還沒付款,。其實(shí)啊……」

如果這么報告，肯定會讓主管生氣吧,！因為星期一的早上,，所有人都處于戰(zhàn)斗模式，火力全開,，只求能熬過這個星期,。上班族的早上是很忙碌的，絕不可能悠悠哉哉,。

主管比任何人更忙,，尤其星期一早上，可能還得向老板或高階主管報告,，所以下屬報告時要是拖拖拉拉,，做主管的絕對無法忍受。

早晨會報有訣竅,，長話要短說,，最忌「老王賣瓜」

早晨會報有幾項訣竅：

1. 長話短說

2. 只說結(jié)論

3. 口頭報告，而非郵件

4. 依內(nèi)容的「重要程度」判斷報告時機(jī)

a.重要的事：提早進(jìn)公司,，等主管一來就立刻報告

b.不重要的事：在空閑時間報告

試想一下,，對方最想得到的消息是什么,？當(dāng)然是「結(jié)論」。盡量把握時間說重點(diǎn),，其他過程或自吹自擂的話,，可以等到有時間的時候再說。同樣地,，報告的時機(jī)也很重要,。開口前要先向主管確認(rèn)：「現(xiàn)在有空嗎？」,、「我想報告一下○○的情況,。可以借我5分鐘嗎,？」這個動作非常重要,。工作絕不能太過「自我」。要占用對方的時間,，就必須配合對方及周遭環(huán)境的步調(diào),。如此一來，工作才會更有效率,。

壞消息不能拖,！越壞的消息，越要提早報告

報告絕不只有「好消息」,，一定也有很多說不出口的「壞消息」,。越壞的消息，越需要優(yōu)先報告,。然而,，有很多人卻習(xí)慣只報告好消息，壞消息則往后拖,，等到非不得已才說出口,，或是直接忽略壞消息，裝作完全沒那回事,。

其實(shí),，「順利」或「成功」這類的好消息，即使延后報告也無所謂,，但客訴,、事故、糾紛,、意外等壞消息,，如果不盡快交代清楚，后果會非常嚴(yán)重,。

提早報告,，就能提早處理,。正所謂：「星星之火，可以燎原,?！谷绻诨饎葸€小時盡早報告，還來得及撲滅火源,，可是要是拖延報告的時間,，等到大火延燒開來，后果就不堪設(shè)想了,。拖延會帶來致命的損傷,，所以越壞的消息要越早報告。各位一定要牢牢記住這個簡單的原則,。

回信慢吞吞的人，工作一定也沒效率

現(xiàn)在所有工作幾乎都需要透過電子郵件往來,。因此,，提升回覆信件的效率，也可以說是提升工作效率的重要關(guān)鍵,。

我是個急性子的人,，所以象是固定的住址、電話號碼等,，或是使用頻率較高的句子,，我都會預(yù)先設(shè)定。當(dāng)然,，電子郵件常用的內(nèi)容,，我也會預(yù)先設(shè)定。

電子郵件設(shè)定有條理,，工作不瞎忙

我們可以將電子郵件的內(nèi)容分為5個部分：

1. 頁首

2. 標(biāo)題

3. 本文

4. 結(jié)語

5. 簽名檔

其中,，「頁首」和「簽名檔」的部分不用自行決定，從公司寄出的信件應(yīng)該都會自動添加,。簽名檔的部分包含：公司地址,、電話、傳真,、網(wǎng)址及郵件賬號,。

至于標(biāo)題、本文和結(jié)語,，這些部分該怎么寫呢,？其實(shí)，只要書店逛逛,，就會發(fā)現(xiàn)「商務(wù)郵件」的工具書堆積如山,，或是上網(wǎng)也可以找到很多,。善用這些工具，可以幫助我們寫出又快又好的商業(yè)書信,。

讓你打字更快速,、回信更有效率的小撇步

另外，利用計算機(jī)中「附屬應(yīng)用程序」里的「相關(guān)字詞編輯工具」,，輸入常用的關(guān)鍵句,，也能讓工作打字時更有效率。例如：「敬啟者」,，只要打「敬」就能叫出這個詞,。其他象是：

1. 「謝」──謝謝您的來信

2 .「感」──感謝您訂購本公司產(chǎn)品

3 .「承」──承蒙貴公司平日的支持與愛顧

4 .「如」──如有任何疑問，請不吝來信指教

5 .「造」──造成您的不便,，特在此向您致歉

6 .「?！供ぉぷＹF公司業(yè)績蒸蒸日上

7 .「敬」──敬祝商祺

不管登錄幾個都沒關(guān)系，后補(bǔ)字詞會不停地出現(xiàn)在熒幕上,，各位不妨試試,。

只要專心「1個小時」就好

有適度的休息和放松時間，我們才能維持高度的專注力,。請各位試想一下,，如果拳擊比賽沒有中場休息時間，一直沒完沒了地進(jìn)行下去,，結(jié)果會如何呢,？比賽肯定會變得很沒勁吧！選手能專注的出拳,，是因為集中3分鐘,，就能休息1分鐘。

同樣地,，相撲也是如此,。相撲力士們不會一上場就使盡全力駁倒對方，時間終止之前,，都是力士們的自由時間,，他們會互相激發(fā)專注力，等到全身充滿氣力的瞬間才開始比賽,。由此可知,，專注力無法長久持續(xù)。因此,，我們可以做到以下2點(diǎn)：

只要專心「1個小時」

只要集中精神解決「這個部份」

只要「限制時間」,，就能全神貫注地工作了。準(zhǔn)備考試也是如此。比起臨時抱佛腳,，針對可能出題的范圍集中精神,，還比較有效率。畢竟專心一整天,，是不可能的,。「比起連續(xù)唸書10小時,，每天2小時,，持續(xù)5天，還比較能專心」──這種提高專注力的方式就稱為「回憶法」,。為了讓工作更有效率,，我希望大家能加以運(yùn)用。

以「3小時」為單位工作,，永遠(yuǎn)不疲勞,！

每個人都有自己的工作「節(jié)奏」。舉例來說,，我可以集中精神持續(xù)工作3個小時,，所以當(dāng)我覺得：「好累喔！」或是抬頭問：「現(xiàn)在幾點(diǎn)了,？」通常都是3小時以后。因此每過3個小時,，我就會自然而然地起來走動,、休憩片刻。

就如同大家所知道的「中午的午休時間」或是「下午3點(diǎn)的點(diǎn)心時間」,，你可以設(shè)定固定的休息時間,，或是跟我一樣，一想到就休息片刻,。

一般來說,，工廠這種需要全體員工互助合作的工作場合，固定時間的休息方式較為適用,。相反地,，如果是各自獨(dú)立，從事創(chuàng)意工作的辦公室,，或許就比較適合像我這種斷斷續(xù)續(xù)的休息模式,。

一般公司中午的午休時間，多為45分鐘至1個小時,，至于下午3點(diǎn)的休息時間,，則是有10分鐘就該偷笑了。這時，不妨吃點(diǎn)甜食讓腦袋休息片刻,，或是做做體操,，讓身心重新恢復(fù)活力。

工作場合的休息時間就和拳擊賽的中場休息一樣,，不是「為了休息而休息」,，而是為了「再戰(zhàn)下一場」。重新充電是很重要的,。即使在這段休息時間耗精費(fèi)神,，也得不到什么好處。請各位務(wù)必意識到這一點(diǎn),。

辦公桌只留6樣?xùn)|西,，其他通通丟掉！

身為一個上班族,，要是不懂得如何整理,、整頓，那么絕對會吃大虧,。假設(shè)你的抽屜塞滿了東西,，沒有空間放置雜物，只能把雜物全堆在辦公桌上,。桌上的計算機(jī)已經(jīng)讓空間夠窄了,，加上這堆雜物后，或許連好好寫個文件的地方都沒有了吧,！

在這種狀態(tài)下,，還能心平氣和地工作的人，真是讓我覺得不可思議,。我認(rèn)為這種類型的上班族,，是不可能把工作做好的。名片這類的東西,，只要利用名片管理軟件,，就能妥善管理。之后就算忘記姓名,，只要有公司名稱和類別,，一搜尋就能立刻找到。

辦公桌就是「財庫」,，一定要加強(qiáng)管理

辦公桌的使用方式,，會對工作的生產(chǎn)性帶來巨大影響。對上班族來說,，這張小小的辦公桌正是創(chuàng)造所有價值的「生產(chǎn)工廠」,。這間小工廠可以創(chuàng)下幾百萬、幾千萬，甚至幾億的營業(yè)額,，所以對于自己的辦公桌,，千萬不能疏于管理。

舉例來說,，我的辦公桌上只會放以下這些東西：

1. 計算機(jī)

2. 手機(jī)和電話分機(jī)

3. 旋轉(zhuǎn)式名片架

4. 便利貼

5. 桌上型月歷

6. 文具組

因為只有這些東西,，所以桌子雖小，還是比堆滿雜物的辦公桌寬敞許多,。

我認(rèn)為整理辦公桌的訣竅,，就是只選出活火山（現(xiàn)在使用中的物品），至于休火山（現(xiàn)在不使用的物品）及死火山（未來也不會使用的物品）,，則可以丟掉或是分送同事,，之后要是突然需要使用，再和同事借就好了,。

決定今天能不能準(zhǔn)時下班的人,，是你自己，不是老板

工作能力強(qiáng)的人通常相當(dāng)忙碌,。他們善于解決接踵而至的難題,，而且手法相當(dāng)高明，所以工作會接二連三地找上他們,。相反地,，工作能力差的人通常「很閑」,。因為同樣的工作,，工作能力強(qiáng)的人能在短時間內(nèi)完成，而他們卻得花上一整天,，甚至一整個星期。

那么,，工作能力「不上不下」的人呢,？他們也相當(dāng)忙碌，可是卻和工作能力強(qiáng)的人有所不同,。工作能力不上不下的人,，會緊抓著工作不放，搞得自己焦頭爛額也就算了,，到頭來還一無所獲,。工作能力強(qiáng)的人，都是善于「委外」的人,。他們會將工作利落地分類處理：

1. 自己該做的工作

2. 可以交給別人的工作

3. 做不得的工作

因此,，無論再怎么忙碌，他們都能臉不紅、氣不喘地一一解決工作,。

永遠(yuǎn)空出一只手,，讓自己「游刃有余」

有些人習(xí)慣將工作全攬上身，讓自己忙得不可開交,；有些人則習(xí)慣將工作分配出去,，交給其他同事或是直接委外處理。在工作成效上,，這兩種人有天壤之別,。懂得簡化工作的人絕不會一手包辦所有的工作，因為這么做不僅苦了自己,，也會對客戶或公司造成困擾,。

「工作又停在他那里了喔？」

「交給○○做或許還進(jìn)行得比較順利呢,！」

效率化的要訣之一,，就是成為「游刃有余」的人要永遠(yuǎn)空出一只手，不能這個也做,、那個也做,，讓自己沒有喘息的余地。

只要懂得適時將工作分配出去,，當(dāng)表現(xiàn)的機(jī)會近在眼前時,，就能立刻集中精神、采取行動,，把機(jī)會化為成果,。