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一,、檔案分類方案 （一）門類劃分 本會(huì)檔案門類劃分為文書（WS）、科技（KJ）,、會(huì)計(jì)（KU）,、人事（RS）、專業(yè)（ZY）,、照片（ZP）,、錄音（LY）,、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）,、公務(wù)電子郵件（YJ）,、網(wǎng)頁信息( WY）、社交媒體（MT）,、實(shí)物（SW）等13個(gè)一級(jí)檔案門類,；科技檔案分為基建（KJ?JJ）、設(shè)備（KJ?SB）2個(gè)二級(jí)門類;專業(yè)檔案分為人大代表履職檔案（ZY?LZ）1個(gè)二級(jí)門類,。 （二）分類方法及檔號(hào)結(jié)構(gòu) 1.文書檔案按照年度,、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行分類,。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類代碼?年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào),。例如：S002-WS?2022-Y-BGS-00O1 2.科技檔案按照年度（或課題、項(xiàng)目,、型號(hào)）,、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行分類。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度（目錄號(hào),、課題號(hào),、項(xiàng)目號(hào)、型號(hào)）-保管期限代碼-案卷號(hào)–件號(hào),。例如：S002-KJ?JJ?2022-Y-001-0001,。以件為單位整理的，參照文書檔案執(zhí)行,。 3．專業(yè)檔案按照年度,、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行分類。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-案卷號(hào)-件號(hào),。例如：S002-ZY?SZ?2022-Y-001-0001,。以件為單位整理的，參照文書檔案執(zhí)行,。 4. 照片,、錄音、錄像,、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息,、社交媒體,、實(shí)物檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）,、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行分類,。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào),。例如: S002-ZP?2022-Y-001-0001。 5. 會(huì)計(jì),、人事檔案的分類方法和檔號(hào)結(jié)構(gòu)參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。 （三）編號(hào)規(guī)范 檔號(hào)按照分類方法分段組成，上,、下位代碼之間用“-”（短橫）連接,，同一級(jí)代碼之間用 “?”(小圓點(diǎn)）隔開。 1. 全宗號(hào)：采用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí),，本單位全宗號(hào)為S002,。 2. 檔案門類代碼:采用2位字母標(biāo)識(shí)。存在二級(jí)門類的,，一,、二級(jí)門類均采用2位字母標(biāo)識(shí)，中間用“?”隔開,。 3. 年度：采用4位數(shù)字標(biāo)識(shí)。 4. 目錄號(hào),、課題號(hào),、項(xiàng)目號(hào)、型號(hào)：采用4位數(shù)字或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識(shí),。本單位基建檔案項(xiàng)目號(hào)按0001,、0002……順序編列。 5．機(jī)構(gòu)（問題）代碼：采用3位數(shù)字或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識(shí),。本單位機(jī)構(gòu)代碼按辦公室（BGS）,、法制監(jiān)察司法工作委員會(huì)（FJW）、財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作委員會(huì)（CJW）,、農(nóng)村和資源保護(hù)工作委員會(huì)（NZW）,、城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)工作委員會(huì)（JHW）、教科文衛(wèi)民僑工作委員會(huì)（JMW）,、代表與選舉工作委員會(huì)（XJW）,、社會(huì)建設(shè)工作委員會(huì)（SJW）編列；照片,、錄音,、錄像檔案問題代碼分別按照001、002,、003順序編列,；實(shí)物檔案問題代碼按照獎(jiǎng)品（001）、禮品（002）,、印章（003）編列,。 6. 保管期限代碼：采用字母或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識(shí),。保管期限永久、定期30年,、定期10年分別以代碼Y,、D30、D10標(biāo)識(shí),。 7. 案卷號(hào)：采用3位數(shù)字標(biāo)識(shí),，不足3位的前面用“0”補(bǔ)足。 8. 件號(hào)：采用4位數(shù)字標(biāo)識(shí),，不足4位的前面用“O”補(bǔ)足,。 二、各門類文件材料歸檔范圍和保管期限表 （一）文書檔案 1.辦公室 1.1縣人民代表大會(huì)材料 1.1.1召開人代會(huì)的請示,、批復(fù),、通知、名單,、議程,、日程、工作報(bào)告,、決議,、領(lǐng)導(dǎo)講話、審查報(bào)告,、大會(huì)發(fā)言,、主席團(tuán)會(huì)議會(huì)議記錄、分組會(huì)議記錄,、選舉結(jié)果,、討論通過的文件材料 永久 1.1.2縣人大代表選舉中形成的報(bào)表、匯總表,、代表候選人及正式人大代表簡歷,、名冊、代表證存根等永久 1.1.3縣人代會(huì)代表議案及答復(fù)永久 …… 1.2縣人大常委會(huì),、研討會(huì),、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大主席座談會(huì)材料 1.2.1通知、名單,、日程,、議程、報(bào)告,、公告,、決議、決定、記錄,、紀(jì)要,、領(lǐng)導(dǎo)人講話、人事任免,、辭職,、選舉結(jié)果、討論通過的文件,、會(huì)刊等文件材料 永久 1.2.2大會(huì)發(fā)言,，人大代表提交大會(huì)的質(zhì)詢案、詢問案,、議案,、建議、批評,、意見及答復(fù),，簡報(bào)，快報(bào)等文件材料 永久 1.2.3停止執(zhí)行代表職務(wù)和代表資格終止的公告及材料 永久 1.2.4大會(huì)選票,、任命票,、表決票，候選人簡歷,。討論未通過的文件 10年 1.3縣人大黨組會(huì),、主任會(huì)議、秘書長會(huì)議,、委員專題座談會(huì)、日常工作會(huì)議 1.3.1黨組會(huì)議,、主任會(huì)議,、秘書長會(huì)議的通知、議程,、會(huì)議記錄,、紀(jì)要 永久 1.3.2領(lǐng)導(dǎo)講話、發(fā)言,、講座材料永久 1.3.3一般的參考材料10 1.3.4縣人大召開的工作會(huì)議,、專題會(huì)議的文件材料 1.3.4.1請示、批復(fù),、通知,、名單、日程,、報(bào)告,、講話、總結(jié)、決議,、決定,、紀(jì)要等永久 1.3.4.2典型材料、代表發(fā)言材料,、交流材料,、簡報(bào) 30年 1.4縣人大與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料 1.4.1本會(huì)為主辦的 …… 1.7本會(huì)黨、團(tuán),、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料 1.7.1本會(huì)黨支部和婦,、團(tuán)、工會(huì)等組織成立,、撤銷,、撤并、改名,、換屆選舉等材料永久 …… 2.法制監(jiān)察司法工作委員會(huì) 2.1本委員會(huì)的年度工作總結(jié),、計(jì)劃、專項(xiàng)工作報(bào)告,、目標(biāo)責(zé)任考核等材料30年 2.2本委員會(huì)召開的各種工作會(huì)議,、專項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議材料 2.2.1重要的永久 2.2.2一般的30年 …… 3.財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作委員會(huì) 3.1本委員會(huì)的年度工作總結(jié)、計(jì)劃,、專項(xiàng)工作報(bào)告,、目標(biāo)責(zé)任考核等材料30年 3.2本委員會(huì)召開的各種工作會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議材料 3.2.1重要的永久 3.2.2一般的30年 …… 4.農(nóng)村和資源保護(hù)工作委員會(huì) 4.1本委員會(huì)的年度工作總結(jié),、計(jì)劃,、專項(xiàng)工作報(bào)告、目標(biāo)責(zé)任考核等材料30年 4.2本委員會(huì)召開的各種工作會(huì)議,、專項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議材料 4.2.1重要的永久 4.2.2一般的30年 …… 5.城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)工作委員會(huì) 5.1本委員會(huì)的年度工作總結(jié),、計(jì)劃、專項(xiàng)工作報(bào)告,、目標(biāo)責(zé)任考核等材料30年 5.2本委員會(huì)召開的各種工作會(huì)議,、專項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議材料 …… 6.教科文衛(wèi)民僑工作委員會(huì) 6.1本委員會(huì)的年度工作總結(jié)、計(jì)劃,、專項(xiàng)工作報(bào)告,、目標(biāo)責(zé)任考核等材料30年 6.2.1請示、批復(fù),、通知,、名單、日程,、報(bào)告,、講話,、總結(jié)、決定,、紀(jì)要,、會(huì)議記錄永久 6.2.2發(fā)言材料、交流材料,、典型材料,、簡報(bào)30年 …… 7.代表與選舉工作委員會(huì) 7.1本委員會(huì)的年度工作總結(jié)、計(jì)劃,、專項(xiàng)工作報(bào)告,、目標(biāo)責(zé)任考核等材料30年 7.2本委員會(huì)召開的各種工作會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議材料 7.2.1請示,、批復(fù),、通知、名單,、日程,、報(bào)告、講話,、總結(jié),、決定、紀(jì)要,、會(huì)議記錄永久 7.2.2發(fā)言材料,、交流材料、典型材料,、簡報(bào)30年 …… 8.社會(huì)建設(shè)工作委員會(huì) 8.1本委員會(huì)的年度工作總結(jié),、計(jì)劃、專項(xiàng)工作報(bào)告,、目標(biāo)責(zé)任考核等材料30年 8.2本委員會(huì)召開的各種工作會(huì)議,、專項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議材料 8.2.1請示、批復(fù),、通知、名單,、日程,、報(bào)告、講話,、總結(jié),、決定、紀(jì)要,、會(huì)議記錄永久 …… (二）科技檔案 1. 基建檔案（KJ?JJ） 1.1 項(xiàng)目建議書,、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件及項(xiàng)目申報(bào)和審批材料，中標(biāo)的投標(biāo)書,、中標(biāo)通知書,，合同、協(xié)議等,，相關(guān)的土地,、資源、安全等專項(xiàng)報(bào)審,、批復(fù)材料,，征地拆遷材料等永久 …… 1.6 竣工文件 永久 1.7 竣工驗(yàn)收相關(guān)文件材料 永久 2. 設(shè)備檔案（KJ?SB） 2.1 招投標(biāo)、采購合同,、協(xié)議等文件材料 永久 2.2 開箱記錄,、說明書、操作手冊,、合格證,、裝箱清單等文件材料 30年 …… (三）專業(yè)檔案-人民代表大會(huì)代表履職檔案 （執(zhí)行嬴陽縣人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)《關(guān)于印發(fā)嬴陽縣人民代表大會(huì)代表履職檔案管理辦法的通知》附件2） (四）照片檔案（ZP） 1.記錄本會(huì)歷史面貌的照片 永久 2.本會(huì)歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的照片 永久 …… (五）錄音檔案（LY） 1.本會(huì)召開各種會(huì)議的錄音 永久 2.本會(huì)開展各種活動(dòng)的錄音 永久 …… (六）錄像檔案（LX））業(yè)務(wù) 1.本會(huì)召開各種會(huì)議的錄像 永久 2.本會(huì)開展各種活動(dòng)的錄像 永久 …… (七）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)檔案（SJ） 1.辦公室有關(guān)數(shù)據(jù)永久 2.法制監(jiān)察司法工作委員會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)永久 3.財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作委員會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)永久 …… (八）公務(wù)電子郵件檔案（YJ） 1.辦公室重要公務(wù)電子郵件檔案永久 2.法制監(jiān)察司法工作委員會(huì)重要公務(wù)電子郵件檔案永久 3.財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作委員會(huì)重要公務(wù)電子郵件檔案永久 …… (九）網(wǎng)頁信息檔案( WY） 1本單位網(wǎng)站及欄目首頁頁面 1.1網(wǎng)站首頁 永久 2“信息發(fā)布”類頁面 2.1本單位概況、歷史等介紹性信息 永久 2.2機(jī)構(gòu)設(shè)置,、主要職責(zé)和聯(lián)系方式等機(jī)構(gòu)職能信息 永久 2.3.辦公室有關(guān)網(wǎng)頁信息檔案 永久 2.4法制監(jiān)察司法工作委員會(huì)有關(guān)網(wǎng)頁信息檔案 永久 …… (十）社交媒體檔案（MT） 1.辦公室有關(guān)社交媒體檔案 永久 2.法制監(jiān)察司法工作委員會(huì)有關(guān)社交媒體檔案 永久 …… (十一）實(shí)物檔案（SW） 1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)授予的獎(jiǎng)狀,、獎(jiǎng)杯、錦旗等 永久 2.印章 2.1本單位下屬單位及其辦事機(jī)構(gòu)的作廢行政公章 永久 …… 3.題詞,、禮品和藝術(shù)收藏品 3.1名人為本單位所作字,、畫、題詞 永久 …… （注：會(huì)計(jì)檔案,、人事檔案按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,，此處未編列。） |
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