錄音錄像檔案以聲音和影像為主要呈現(xiàn)方式，能如實(shí)記錄,、形象反映各單位履行職能的主要過程,。我們可以從思路清晰、收集齊全,、整理著錄規(guī)范,、歸檔及時(shí)和保管利用安全等“五要訣”著手，推動(dòng)錄音錄像檔案的規(guī)范管理,。

思路清晰

明確職責(zé)分工,。文件形成部門負(fù)責(zé)收集、整理,、著錄和移交歸檔等,；檔案部門負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度，指導(dǎo)文件形成部門按要求做好相關(guān)工作,，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的接收,、保存,、保管、利用,、統(tǒng)計(jì),、移交等；信息化部門負(fù)責(zé)為相關(guān)部門配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施,，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“管理系統(tǒng)”）建設(shè),、落實(shí)安全防護(hù)等提供整體技術(shù)支持；保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密檔案的保密管理,。

以電子文件管理為主線開展數(shù)字和傳統(tǒng)載體錄音錄像檔案工作,。一是原則上從收集到移交全過程，各項(xiàng)管理工作都要圍繞電子文件,、依托管理系統(tǒng)展開,；要建立相適應(yīng)的檔案管理制度、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施,，通過網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)或分級(jí)保護(hù)統(tǒng)籌落實(shí)電子文件的安全防范工作,。二是以P2卡、光盤,、各類磁帶等可脫機(jī)原始載體生成文件的,，文件形成部門要將其轉(zhuǎn)換為電子文件后再予以收集；原始載體是否歸檔由文件形成部門自行決定,，歸檔前后的管理可參照離線備份載體管理要求執(zhí)行,。

收集齊全

明確收集范圍。要在檔案管理制度中明確錄音錄像電子文件的收集范圍,，記錄本單位履行主要職能和基本歷史面貌的文件都應(yīng)納入其中,；重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過程中形成的各種文字材料,、重要實(shí)物等應(yīng)同步收集,、歸檔,。

收集要符合制度規(guī)定,。要按照制度明確的收集范圍和歸檔文件格式開展轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ),、挑選等收集工作,。從攝錄設(shè)備、原始載體中轉(zhuǎn)換出來的錄音錄像電子文件,，以及后期編輯制作,、能如實(shí)反映客觀事實(shí)的錄像電子文件，要齊全完整地,、以歸檔文件格式存儲(chǔ)在管理系統(tǒng)終端計(jì)算機(jī)中,。錄音電子文件歸檔格式為WAV,、MP3、AAC等,，音頻采樣頻率不低于44.1kHz,；錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4,、FLV,、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps,。經(jīng)挑選留存的錄音錄像電子文件應(yīng)客觀,、系統(tǒng)、清晰地反映工作主題,。

整理著錄規(guī)范

整理已收集錄音錄像電子文件可分兩步：首先,，在終端計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器（非系統(tǒng)盤）中，按照“年度—保管期限”或“保管期限—年度”的分類方法逐級(jí)建立,、命名文件夾,；同一活動(dòng)形成多個(gè)此類文件時(shí)，還可再建下一級(jí)文件夾,，并用活動(dòng)名稱命名,，如，D：\錄音錄像電子文件\2020\永久\安全生產(chǎn)工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人表彰大會(huì)\,。其次,，明確劃分文件的保管期限，將相應(yīng)文件集中存儲(chǔ)在最低一級(jí)文件夾中,，如,，把2020年形成的、保管期限為永久的全部文件存儲(chǔ)在“永久”文件夾中,，即D：\錄音錄像電子文件\2020\永久\,。

要在整理基礎(chǔ)上盡早開展著錄工作。首先,，將文件逐條上傳,、掛接到管理系統(tǒng)，由管理系統(tǒng)按照內(nèi)置規(guī)則（如檔號(hào)編制規(guī)則）自動(dòng)排序,、命名,，自動(dòng)著錄全宗號(hào)、檔案門類代碼,、年度,、件號(hào)、技術(shù)參數(shù),、時(shí)長(zhǎng),、攝錄日期,、計(jì)算機(jī)文件名和文件大小等元數(shù)據(jù)。其次,，著錄人員要在管理系統(tǒng)中以手工和半自動(dòng)化方式著錄題名,、責(zé)任者、攝錄者,、保管期限,、活動(dòng)名稱和描述、密級(jí)等元數(shù)據(jù),，活動(dòng)的宣傳報(bào)道可作為重要素材,。　

歸檔及時(shí)

錄音錄像電子文件一般自形成起3個(gè)月內(nèi)要向檔案部門移交歸檔,，最遲不能超過次年6月,。文件形成部門在管理系統(tǒng)中以在線方式提交歸檔，由管理系統(tǒng)自動(dòng)完成并記錄清點(diǎn),、“四性”鑒定等程序性工作,；檔案部門對(duì)照清點(diǎn)、鑒定結(jié)果,，對(duì)擬歸檔電子文件的整理,、著錄成果等進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后,，管理系統(tǒng)即可完成登記,、填寫登記表等程序性工作，并為錄音錄像電子檔案編制檔號(hào),，正式歸入電子檔案庫,，與其他門類電子檔案一并進(jìn)行集成管理。

以離線方式歸檔錄音錄像電子文件的,，要以手工方式完成著錄,、制作離線歸檔載體和歸檔程序等工作。一是要采用WPS電子表格,、EXCEL等著錄電子文件,，除前述需在管理系統(tǒng)中手工著錄的項(xiàng)目外，還要著錄全宗號(hào),、檔案門類代碼,、年度,、件號(hào),、攝錄日期、計(jì)算機(jī)文件名等,，著錄文件要存儲(chǔ)在保管期限或年度文件夾中,；二是按終端計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)要求制作離線歸檔載體,，并在包裝盒上注明載體編號(hào)、檔案門類,、歸檔年度,、活動(dòng)名稱和電子文件數(shù)量等信息；三是交接雙方要按照程序完成歸檔工作,，檔案部門要及時(shí)將文件及其著錄信息導(dǎo)入管理系統(tǒng),。

保管利用安全

要按照國家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全、保守國家秘密等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求,，通過管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)或分級(jí)保護(hù)全面落實(shí)錄音錄像電子檔案的安全保管,。要統(tǒng)籌實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的近線全量備份，根據(jù)實(shí)際選用硬磁盤或藍(lán)光光盤等開展離線備份工作,。離線備份載體應(yīng)保存在恒溫恒濕防磁柜中,，其制作、標(biāo)識(shí),、著錄,、檢測(cè)、轉(zhuǎn)換等管理工作要符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求,。

錄音錄像電子檔案記錄了大量敏感內(nèi)容和人物信息,，要嚴(yán)格依據(jù)權(quán)限利用該類電子檔案；準(zhǔn)備在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布的,，一定要履行審批程序后方能上網(wǎng),。此外，利用過程中還要遵守肖像權(quán),、隱私權(quán)和版權(quán)保護(hù)等法律法規(guī)的規(guī)定,。

（作者單位：江西省檔案館）