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做不到這些,，開(kāi)會(huì)就是費(fèi)時(shí)耗精力耍流氓開(kāi)會(huì)也是一種溝通方式，并且是一種非常有效的溝通方式,，既然是溝通,，就必須確保溝通的有效性，要想保證溝通的有效性,，就必須做好相應(yīng)的會(huì)前準(zhǔn)備工作,、控制好相應(yīng)的會(huì)議氛圍、準(zhǔn)備好相應(yīng)的會(huì)議內(nèi)容,、制定好會(huì)上需要解決工作的計(jì)劃,、做好會(huì)后改進(jìn)計(jì)劃的跟進(jìn)工作，以實(shí)現(xiàn)“會(huì)必議,、議必決,、決必行、行必果,、果必查,、查必評(píng)”的效果。開(kāi)會(huì)又和日常的溝通存在諸多不同,，涉及的人員多而廣,、職位廣、討論的事多等特性,，所以務(wù)必要重視每一次會(huì)議,，嚴(yán)格按照P(策劃)—D（實(shí)施）—C（檢查）—A（改善）閉環(huán)工作原理，以確保讓會(huì)議產(chǎn)生應(yīng)該產(chǎn)生的效果和實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)：—會(huì)前（會(huì)議場(chǎng)地整理,、會(huì)議工具準(zhǔn)備,、會(huì)議紀(jì)律申明等）—會(huì)中（會(huì)議記錄、發(fā)言順序,、會(huì)議點(diǎn)評(píng),、會(huì)議紀(jì)律監(jiān)控、會(huì)議氣氛等）—會(huì)后（會(huì)議改進(jìn)計(jì)劃整理與下發(fā),、會(huì)議報(bào)告編制與下發(fā)等）—會(huì)議改進(jìn)計(jì)劃落實(shí)效果跟蹤—會(huì)議改進(jìn)計(jì)劃未落實(shí)或落實(shí)效果不理想的情況采取改善或補(bǔ)救措施—針對(duì)本次會(huì)議存在的不足,，提出改進(jìn)措施,，避免下次會(huì)議再發(fā)生—針對(duì)本次會(huì)議存在的違規(guī)，按照公司獎(jiǎng)懲實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰所以,，為了確保每次會(huì)議的效果,，順利實(shí)現(xiàn)每次會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)，作為會(huì)議組織者或主持人,，必須掌握會(huì)議管理九大黃金管理法則,，否則就是費(fèi)時(shí)耗精力耍流氓不論是什么會(huì)議，在會(huì)議正式開(kāi)始之前,，一定要做好充分的會(huì)議準(zhǔn)備包括會(huì)議素材,、會(huì)議場(chǎng)地、會(huì)議用工具,、會(huì)議通知,、會(huì)議辦公用品等等。凡是沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議或準(zhǔn)備不充分的會(huì)議,，絕對(duì)是一團(tuán)糟,，一是參會(huì)人員不知道從何說(shuō)起，二是會(huì)議主持人沒(méi)有一個(gè)明確的主題,，也不知道如何才能主持好會(huì)議,，所以絕對(duì)實(shí)現(xiàn)不了預(yù)期的會(huì)議目標(biāo)，甚至?xí)m得其反,。不論是什么會(huì)議,，務(wù)必要在開(kāi)會(huì)之前確定討論的主題,，以防止會(huì)議變成茶話會(huì)，參會(huì)人員發(fā)言沒(méi)有一個(gè)主題,，你一言我一句,，東一榔頭西一棒槌，說(shuō)白了就是在浪費(fèi)時(shí)間,。所以,，開(kāi)會(huì)之前，要確定當(dāng)次會(huì)議需要討論的主題或需要明確解決的問(wèn)題或需要明確會(huì)議的目的,，以《會(huì)議通知》的形式告知所有參會(huì)人員,，以便所有參會(huì)人員提前圍繞會(huì)議主題準(zhǔn)備好相應(yīng)的素材或資料。3,、凡是會(huì)議,，紀(jì)律必嚴(yán)不論是什么會(huì)議,，一定要事前鄭重申明會(huì)議紀(jì)律（比如通訊器材、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律,、參會(huì)人員狀態(tài),、嚴(yán)禁中途離開(kāi)、發(fā)言人員發(fā)言要求等等）,，否則沒(méi)有一個(gè)良好的會(huì)議紀(jì)律,，必然會(huì)影響發(fā)言人的發(fā)言心情與發(fā)言質(zhì)量，必然會(huì)影響會(huì)議的質(zhì)量,，從而嚴(yán)重影響會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),。因?yàn)闀?huì)議涉及的人員多而廣,，為了確保參會(huì)人員都能清晰地聽(tīng)到每一個(gè)發(fā)言人員的意見(jiàn)或觀點(diǎn)，防止出現(xiàn)七言八語(yǔ),、亂亂糟糟的情況,，必須在會(huì)前根據(jù)會(huì)議的目的或主題，明確會(huì)議的議程（比如討論的主題順序,、發(fā)言人的順序等等）,。開(kāi)會(huì)的目的就是通過(guò)聆聽(tīng)各參會(huì)人員的意見(jiàn)或觀點(diǎn),，從而對(duì)討論的議題更加客觀、公正分析,，以便得出更準(zhǔn)確的結(jié)論,；禁止出現(xiàn)一言堂或批斗會(huì)的情況，否則會(huì)議的“議”就失去了意義,，只是會(huì),，不是議，何以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)呢,？開(kāi)會(huì)的目的就是通過(guò)充分的討論,，達(dá)成共識(shí),，確定解決問(wèn)題的方案，以防止問(wèn)題擱置時(shí)間太長(zhǎng)變成了無(wú)法解決的問(wèn)題,，同時(shí)也有可能導(dǎo)致其他工作無(wú)法開(kāi)展,，也有可能導(dǎo)致同事之間、部門(mén)之間的工作關(guān)系緊張,，無(wú)法實(shí)現(xiàn)良好的配合,。每次會(huì)議,，對(duì)于討論的議題要一個(gè)一個(gè)來(lái)，一個(gè)議題有結(jié)果了才能進(jìn)入下一個(gè)議題,，絕對(duì)不允許這個(gè)議題沒(méi)有結(jié)論或定論就匆忙進(jìn)入下一個(gè)議題,，最終導(dǎo)致會(huì)議不了了之，不但浪費(fèi)了大家的時(shí)間,，耗費(fèi)了大家的精力,，影響了大家的和諧，阻礙了工作的進(jìn)展,，導(dǎo)致內(nèi)耗的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重,。每一議題的結(jié)果一定要記錄下來(lái)，明確執(zhí)行的部門(mén),、主要負(fù)責(zé)人,、預(yù)期完成時(shí)間,、跟蹤人,，這四點(diǎn)任何一點(diǎn)都不能缺少。設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始,、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始,、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí),，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制,，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題,。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會(huì)人員,，使他們有思想準(zhǔn)備。開(kāi)會(huì)的目的就是帶有征求所有參會(huì)人員的意見(jiàn)，聆聽(tīng)所有參會(huì)人員的觀點(diǎn),，然后綜合總結(jié)分析得出客觀,、公正的解決問(wèn)題的方案或思路，同時(shí)為了確保解決問(wèn)題的方案或思路得以有效落實(shí),，必須要完整詳細(xì)記錄下來(lái),，防止出現(xiàn)“隨意說(shuō)說(shuō)而已，說(shuō)空話放空炮”的現(xiàn)象,。其次參會(huì)人員必須要認(rèn)真聆聽(tīng)每一個(gè)發(fā)言人的觀點(diǎn),，必要時(shí)做好相應(yīng)的記錄,，為自己的發(fā)言做好充分的準(zhǔn)備，為自己的提問(wèn)做好充分的準(zhǔn)備,，否則只是聽(tīng)聽(tīng)而已,，一是對(duì)發(fā)言人不負(fù)責(zé)，二是對(duì)自己的發(fā)言不負(fù)責(zé),，三是對(duì)會(huì)議的目標(biāo)不負(fù)責(zé),。9、凡是會(huì)議,，會(huì)后必跟進(jìn)“會(huì)議不跟蹤,，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”，所以每次開(kāi)會(huì),，一定要在會(huì)后對(duì)會(huì)議形成的改進(jìn)決議或改善事項(xiàng),，形成《會(huì)議工作計(jì)劃》，經(jīng)會(huì)議主持人確認(rèn)簽署,，明確跟進(jìn)責(zé)任人,，對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃的落實(shí)效果進(jìn)行跟催督導(dǎo)，請(qǐng)務(wù)必牢記“有計(jì)劃不跟進(jìn),，等于零”,。
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