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一、會議不要超過兩小時 “怎樣的會最無聊？”被問到這個問題,，一定有人回答“會議太冗長”,。只要不是特別重要的會議，不少人都在會議進行中打瞌睡,。 會議形式化現(xiàn)象在中國一直是一個非常嚴重的問題,。本來不需要的過程，卻變成必須的過程,；本來不需要講的話，卻變成了必須講的話,；本來幾分種開完的會,，卻需要一個小時，乃至更長的時間,；本來一個人講話的會,，卻要幾個人來講；本來在這個地方開的會,，非要到另一個地方開,；本來幾個人參加就可以，非要叫來各級領導干部,。這樣一來,，會議沒少開，時間沒少占,，精力沒少花,，財力也付出不小，但對工作卻沒有多大的促進和改善,。 參加會議是我們生活中的一部分,，全世界每天要開無數(shù)次會議。無論你是與會者還是主持人,，都應該學會開會,，懂得開會的技巧，使會議開得高效成功,。據(jù)調查,，經理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權威機構的統(tǒng)計表明,，1996年美國企業(yè)因不當?shù)臅h管理導致的損失高達60億美元,。因此如何開會，如何使會議有效益和有效率,，對于任何人或組織都具有重要的意義,。 聯(lián)合公司東京總務部長岡本讓曾說：“會議時間最好不要超過兩小時。”根據(jù)他的經驗,，兩小時是一個人集中注意力的極限,。事實上，只要超過兩小時,，會議效率必然下降,，而且會引發(fā)無數(shù)意想不到的問題，比如與會者之間的爭執(zhí),，會議作出錯誤決定等,。本章專門就如何提高開會效率介紹一些開會技巧。 二,、開好會議的幾個要點 熟悉會議規(guī)范：會議要討論,，討論難免有爭執(zhí)，所以要“循一定之規(guī)則”,，這一定的規(guī)則就叫“議事規(guī)則”或“會議規(guī)范”,。最有名的議事規(guī)則是羅伯特規(guī)則，是由美國著名的議學家羅伯特撰寫的一本書名“羅伯特規(guī)則”而來,。國父孫中山先生也撰寫過一本叫做“民權初步”的小冊子,，收錄在“建國方略”里。世界上很多國家和地區(qū)都有專門的有關議事規(guī)則的法律法規(guī),，比如臺灣就有“會議規(guī)范”法規(guī),，各種會議都得照著規(guī)定議事?！皶h規(guī)范”內容包括“會議的流程”,、“主席的職權”、“紀錄的形式”,、“各種的動議”,、“表決的方式”與“選舉的方式和流程”等內容。 善用會議技巧：開會時最怕主席講個不停,，或者發(fā)言亂無章法,、毫無頭緒，講了半天也不知道在說什么,？這時為了節(jié)省大家的時間,，讓會議開得有效率，與會者就應該善用各種會議技巧,，適時地提出「權宜問題」或「秩序問題」,，要求主席制止不禮貌、超出議題的發(fā)言,，該擱置就擱置,，該停止討論就停止,，該散會就提出散會。 議程會前發(fā)出：很多會議常常臨時通知,，然后沒有任何會議資料,。不讓人提案也就算了，甚至連個議程都沒有,，開會時大家兩手空空,，不知道從何討論起。所以,，正式或定期的會議,，應該發(fā)出會議通知，并征詢出席者提案,，開會前準備好議程資料,，并在會議前讓與會者知道，良好準備是會議成功的開始,。 提案事先溝通：很多人不知道如何提案，有些會議籌辦者也搞不清楚,。提案要清楚明白,，最好要有說明和辦法，不要提一些不知所云的案子,。重大的提案最好能事先溝通,。事先的溝通有助于會議的討論和進行。 發(fā)言沙盤推演：開會是要討論事情的,，當然要讓出席的人講話,，但會議的發(fā)言要有方法，先講主張再說明理由,，不要講一大堆但沒人聽得懂,，為了讓會議開得有效率，必要時可以限制發(fā)言的時間和次數(shù),。如果有高度沖突的議題,，發(fā)言可以事先沙盤推演，安排發(fā)言的重點和順序,，再利用動議讓議案進入表決,，免得大家死纏爛打。 議案需要表決：很多會議經常議而不決,，提了案,，也發(fā)了言，但因為各方意見不一致,，礙于情面或怕得罪人而不將議案或討論話題付諸實施表決,。 工作報告簡短：很多會議幾乎都在工作報告,，一些領導人輪番上陣做報告。好像工作報告越多就越是認真,，報告做完了就散會了,。為了讓大家的耳根清靜，可以透過決議要求工作報告簡短,，甚至限制報告時間,，進而要求工作報告以書面呈現(xiàn)，書面報告就無法羅嗦了,。 議程隨時掌控：會議的進行要尊重與會的人,，而不是主席一人說了算，也不必忍受少數(shù)人漫無限制的發(fā)言,，會議開始前可以確認議程,，然后要求主席按照議程主持會議，如果覺得有必要的話,，也可以要求變更議程,，隨時掌握議程的進行，可以讓會開得更有效率,。 紀錄要求正確：我們日常生活中的多數(shù)會議開完就算了,，根本從來沒見過會議紀錄，甚至結論被改了也沒人知道,。開會是為了“達成決議”,，決議是在會議紀錄呈現(xiàn)，會議紀錄可以說是開會的成果,。所以要關心會議紀錄,，要求會議紀錄要讓與會者過目，書面通知或下次會議確認都可以,。 決議確實執(zhí)行：開會是為了「達成決議」,，更是要“解決問題”。開了會,，形成了決議,，不執(zhí)行等于沒開。所以花了時間來開會,，更應該關心執(zhí)行的情形,，要求下次會議要報告上次會議決議執(zhí)行情況，要求決議確實被執(zhí)行,，不執(zhí)行再想辦法算帳,。 三、會議進行期間的注意事項 對于舉辦一個具有相當規(guī)模會議的組織者來說,，如何讓眾多的會議參與者在會議中獲得他們想得到的東西,，同時又能使他們在會議上充分貢獻他們的才智,，是首要關心的問題。也就是說,，如何使會議開出成果,，是會議的第一要務。會議進行期間,，會議籌辦者必須隨時想到下下幾個問題： (1)發(fā)言內容是否偏離了議題? (2)發(fā)言內容是否出于個人的利害? (3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言呢? (4)是否發(fā)言者過于集中于某些人呢? (5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人呢? (6)是否某個人的發(fā)言過于冗長呢? (7)發(fā)言的內容是否朝著結論推進呢? 四,、如何主持會議 “開會開這么久還做不出結論！”很多人參加會議時都會碰到這種狀況,，與會者萬般無奈又無力解決,，因此懷疑會議主持人的能力。究竟要怎么開會才能提高效率呢,？ 會議主持人必須留心會議進行狀況,，發(fā)現(xiàn)與會者的討論偏離主題時，要立刻拉回正題,。這樣還是無法討論出結果時,，主持人可以要求相關人員第二天做出結論。 有些會議的問題出在沒人發(fā)言,，反應不佳,。主持人事先把題目細分成幾個子題，與會者就比較容易貢獻自己的智慧,。主持人事先沒有準備，讓與會者當場才思考,、發(fā)表意見,，效率會非常低。如果主持人讓與會者發(fā)表自己針對主題事先想好的結論,，就容易歸納各方意見,。 會議主持人要避免自己過多發(fā)言。主持人是主,，與會者是客,，讓客人盡量多發(fā)言才是正確的做法，不可反主為客,。主持人的主要功能是維持會議秩序,、節(jié)奏和程序正義，而不是發(fā)表演說者,。這一點很多主持人都不了解,。 除了會議當中的努力，事前也要多溝通,。有些問題如人事問題等,，如果事先不充分溝通,，會議當場是很難解決的。 五,、與會者的注意事項 除了會議籌辦者和主持人需要懂得開會的技巧外,，與會者也需要了解開會的一些基本知識和規(guī)則。否則,，就成了雞同鴨講,，會議籌辦者和主持人再專業(yè)，也是白搭,。 與會者除了要盡量配合和聽從會議籌辦者和主持人的安排外,，還有以下兩個方面需要注意： （一）學會發(fā)言 會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種,，前者一般是領導報告,，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者,，應衣冠整齊,，走上主席臺應步態(tài)自然，剛勁有力,，體現(xiàn)一種成竹在胸,、自信自強的風度與氣質。發(fā)言時應口齒清晰,，講究邏輯,，簡明扼要。如果是書面發(fā)言,，要時常抬頭掃視一下會場,，不能低頭讀稿。旁若無人,。發(fā)言完畢,，應對聽眾的傾聽表示謝意。 自由發(fā)言則較隨意,，應要注意,，發(fā)言應講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言,；發(fā)言應簡短,，觀點應明確；與他人有分歧,，應以理服人,，態(tài)度平和，聽從主持人的指揮,，不能只顧自己,。 如果有會議參加者對發(fā)言人提問,，應禮貌作答，對不能回答的問題,，應機智而禮貌地說明理由,，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的,，也不應失態(tài),。 與會者發(fā)言時要注意避免發(fā)生如下情形： 1.發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕,； 2.不可取用不正確的資料,； 3.不要盡談些期待性的預測； 4.不可做人身攻擊,； 6.不可打斷他人的發(fā)言,； 7.不可不懂裝懂，胡言亂語,； 8.不要談到抽象論或觀念論,； 9.不可對其他發(fā)言者吹毛求疵； ?。ǘ┳袷貢h禮儀與紀律 與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議禮儀和紀律,，主要有以下四項內容： 1.規(guī)范著裝； 2.嚴守時間,； 3.維護秩序,； 4.專心聽講。 5.不要中途離席,?！ ? 六、會議秘訣一百條 下面一百條是開好一個會議需要掌握的“秘訣”： ?。ㄒ唬┦箷h開得卓有成效 開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開,，并且要開得簡短有效,。 1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。 2.如果某個問題不開會也能解決,，就不要開會,。 3.要認真考慮，是什么使會議成功,，反之又是什么使會議不成功,。 4.要考慮：如果不開這個常規(guī)會議又會怎樣。 5.請記住,，上級主管參加會議會抑制討論,。 6.在工作場所以外的地方舉行會議,，大家都會覺得輕松。 7.要熟悉正式會議的各種程序規(guī)則,。 8.要注意正式會議所具有的一切法律要求,。 9.開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點,。 10.信息要加以選擇,，避免過多。 11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差,。 12.通過限制網上會議時間使會議完善,。 13.電話會議上發(fā)言時要重復你自己的姓名。 14.仔細考慮你要召開的會議的類型,。 15.會議要盡可能小,，以免分散注意力。 16.在容易看見的位置上放一個表或鐘,，以便掌握時間,。 17.凡輔助文件均應與議程一并發(fā)出。 18.會前先拉幾個盟友,。 19.開會前必須確信一定能達到會議目的,。 20.只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程,。 ?。ǘh準備 為準備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人于適當?shù)臅r間,、適當?shù)牡攸c前來參加會議,，并確認他們能作出正確的決定。 21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況,。 22.決定開會時間前要先考慮交通時間,。 23.如果人們不能出席則應該重新安排會議。 24.在議程各個項目旁列出發(fā)言人姓名,。 25.要避免在低效能時間開會,，如午餐剛結束后。 26.任何議程變動都必須通知主持人,。 27.議程要盡可能短小簡單,。 28.盡量將議程限制于一頁紙上。 29.最重要的事應該安排在議程的前面,，要趁與會者精神狀態(tài)最好時討論,。 30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。 31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設施。 32.必須將電話轉移出會場,。 33.將有可能出問題的會議安排在中立地開,。 34.要求你的后勤人員核實會場當?shù)毓步煌ǖ木€路站點、運行時刻表和季節(jié)變化,。 35.要找個確保沒有干擾的會場,。 36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。 37.使用圓桌可使會議定調為非正式,。 38.務必使全體與會者既能看見又能被看見,。 39.座位之間應有一臂長的間隔。 40.不能讓與會者受太陽直接曝曬,。 41.要求與會者關閉移動電話和傳呼機,。 42.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡,。 43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好,。 44.要謹防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。 45.要確保特殊飲食在需要時能有供應,。 46.會前不要喝太多酒,，酒很難提高工作效率。 ?。ㄈ┏鱿瘯h 一個會議的每個參加者都有責任確保會議達到目的,。故而要預先準備，積極發(fā)言,，使每次會議都有成效,。 47.會前擬出自己的發(fā)言稿。 48.和其它參與者在會前詳細討論并解決有問題的議案,。 49.要保持積極的臉部表情和音調,。 50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。 51.開始發(fā)言前先作深呼吸,。 52.既然一個意見是你自己的意見,，你就應該信心十足地講述。 53.不要打斷別人發(fā)言,，而應讓他們暢所欲言,。 54.要用不同的詞匯講述相同的意思，使之更生動有趣,。 55.談判時要識別任何有一致性的地方。 56.為使每次會議成功,，你要盡到個人責任,。 57.鼓勵那些在常規(guī)會議上輪流當主席的人。 58.即使你要否決某項動議,，也要盡量找出至少一處共同點,。 59.作為一名主席,，要確信你能聽得進各種觀點。 60.必須按照議程順序作會議記錄,。 61.建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍,。 62.根據(jù)會上所做筆記，會后立即寫出會議記錄,。 63.會議記錄寫完后,，還要使句子簡短中肯。 ?。ㄋ模┲鞒謺h 每個會議都需要主持人指導進行,。如果你主持會議，最重要的任務就是必須確休每次會議順利進行,，成功結束,。 64.要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點,。 65.要求某些與會者就你主持會議的表現(xiàn)作出真實的反饋,。 66.盡量于會前認識新來者。 67.要于會前透徹研究主要觀點的領袖,。 68.將會議安排在午餐之前,，這樣就較容易按時結束。 69.會議一開始就告訴與會者會議計劃需進行多長時間,。 70.讓遲到者知道他們的行為對會議不利,。 71.要制止支流辯論和私下交談。 72.請發(fā)怒的與會者談談發(fā)怒的原因,，以此消弭憤怒,。 73.要用積極的響應鼓勵遲疑的與會者。 74.在與會者中尋找感興趣的正面跡象,。 75.如果有人必須在你之后發(fā)言,，應注意他們是否不耐煩。 76.可挑選出某些人,，向他們提一些直接的問題,，以引起辯論。 77.要掌握適用于會議的正式的紀律性程序規(guī)則,。 78.用片刻沉默將會議從爭吵中帶回到正軌上來,。 79.必須清楚每次會議的規(guī)則。 80.開會時要盡量使大多數(shù)與會者站在你這一方,，從而孤立搗亂份子,。 81.要改變會議氣氛，須先改變議題。 82.驅逐任何搗亂份子須在不得已時而為之,。 83.要趁全體與會者在場時安排好下次會議,。 84.確保各項決議記錄在案。 85.必須盡量以積極的調子結束會議,。 86.向每位到會者,、所有的發(fā)言人致謝。 87.要區(qū)別書面規(guī)則與非書面儀式,。 88.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準確性,。 89.向與會者提供收發(fā)信件服務。 90.應在簽名報到臺旁設一信息臺,。 91.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權威,。 92.要為小組委員會制定準則。 93.不要過多使用程序,，因為這樣有可能會抑制自由討論,。 94.可將復雜問題委托給一個工作小組，由他們晚些時候匯報,。 95.請記住,，你有權決定何時閉會。 96.為重要會議錄像,，以便將來參考,。 97.要盡可能簡化程序規(guī)則。 98.面對抗議示威要保持冷靜,，示威可能會自行消失,。 99.如果與會者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會,。 100.預先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規(guī)則 |
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