開會要花費寶貴的時間和金錢,。故而會議要在有必要時才開,，并且要開得簡短有效。

1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的,。

2.如果某個問題不開會也能解決,，就不要開會。

3.要認(rèn)真考慮,，是甚么使會議成功,，反之又是甚么使會議不成功。

4.要考慮：如果不開這個常規(guī)會議又會怎么樣,。

5.請記住,，上級主管參加會議會抑制討論。

6.在工作場所以外的地方舉行會議,，大家都會覺得輕松,。

7.要熟悉正式會議的各種程序規(guī)則,。

8.要注意正式會議所具有的一切法律要求。

9.開會前先通知與會者,，要他們注意會議討論的重點,。

10.信息要加以選擇，避免過多,。

11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差,。

12.通過限制網(wǎng)上會議時間使會議完善。

13.電話會議上發(fā)言時要重復(fù)你自己的姓名,。

14.仔細(xì)考慮你要召開的會議的類型,。

15.會議要盡可能小，以免分散注意力,。

16.在容易看見的位置上放一個表或鐘,，以便掌握時間。

17.凡輔助文件均應(yīng)與議程一并發(fā)出,。

18.會前先拉幾個盟友,。

19.開會前必須確信一定能達到會議目的。

20.只要有人偏離會議方向,，立即提醒他們注意議程,。

●會議準(zhǔn)備

    為準(zhǔn)備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r間,、適當(dāng)?shù)牡攸c前來參加會議,，并確認(rèn)他們能作出正確的決定。

21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況,。

22.決定開會時間前要先考慮交通時間,。

23.如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會議。

24.在議程各個項目旁列出發(fā)言人姓名,。

25.要避免在低效能時間開會,，如午餐剛結(jié)束后。

26.任何議程變動都必須通知主持人,。

27.議程要盡可能短小簡單,。

28.盡量將議程限制于一頁紙上。

29.最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面,，要趁與會者精神狀態(tài)最好時討論,。

30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。

31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設(shè)施,。

32.必須將電話轉(zhuǎn)移出會場,。

33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。

34.要求你的后勤人員核實會場當(dāng)?shù)毓步煌ǖ木€路站點,、運行時刻表和季節(jié)變化,。

35.要找個確保沒有干擾的會場,。

36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。

37.使用圓桌可使會議定調(diào)為非正式,。

38.務(wù)必使全體與會者既能看見又能被看見,。

39.座位之間應(yīng)有一臂長的間隔。

40.不能讓與會者受太陽直接曝曬,。

41.要求與會者關(guān)閉移動電話和傳呼機。

42.不要用很舒服的椅子,，以防與會者打瞌睡,。

43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。

44.要謹(jǐn)防會場過度提供酒菜牟取額外利潤,。

45.要確保特殊飲食在需要時能有供應(yīng),。

46.會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率,。

●出席會議

    一個會議的每個參加者都有責(zé)任確保會議達到目的,。故而要預(yù)先準(zhǔn)備，積極發(fā)言,，使每次會議都有成效,。

47.會前擬出自己的發(fā)言稿。

48.和其它參與者在會前詳細(xì)討論并解決有問題的議案,。

49.要保持積極的臉部表情和音調(diào),。

50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。

51.開始發(fā)言前先作深呼吸,。

52.既然一個意見是你自己的意見,，你就應(yīng)該信心十足地講述。

53.不要打斷別人發(fā)言,，而應(yīng)讓他們暢所欲言,。

54.要用不同的詞匯講述相同的意思，使之更生動有趣,。

55.談判時要識別任何有一致性的地方,。

56.為使每次會議成功，你要盡到個人責(zé)任,。

57.鼓勵那些在常規(guī)會議上輪流當(dāng)主席的人,。

58.即使你要否決某項動議，也要盡量找出至少一處共同點,。

59.作為一名主席,，要確信你能聽得進各種觀點。

60.必須按照議程順序作會議記錄,。

61.建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍,。

62.根據(jù)會上所做筆記,，會后立即寫出會議記錄。

63.會議記錄寫完后,，還要使句子簡短中肯,。

●主持會議

    每個會議都需要主持人指導(dǎo)進行。如果你主持會議,，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會議順利進行,，成功結(jié)束。

64.要公開提問,，鼓勵每位與會者說出自己的觀點,。

65.要求某些與會者就你主持會議的表現(xiàn)作出真實的反饋。

66.盡量于會前認(rèn)識新來者,。

67.要于會前透徹研究主要觀點的領(lǐng)袖,。

68.將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結(jié)束,。

69.會議一開始就告訴與會者會議計劃需進行多長時間,。

70.讓遲到者知道他們的行為對會議不利。

71.要制止支流辯論和私下交談,。

72.請發(fā)怒的與會者談?wù)劙l(fā)怒的原因,，以此消弭憤怒。

73.要用積極的響應(yīng)鼓勵遲疑的與會者,。

74.在與會者中尋找感興趣的正面跡象,。

75.如果有人必須在你之后發(fā)言，應(yīng)注意他們是否不耐煩,。

76.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題,，以引起辯論,。

77.要掌握適用于會議的正式的紀(jì)律性程序規(guī)則。

78.用片刻沉默將會議從爭吵中帶回到正軌上來,。

79.必須清楚每次會議的規(guī)則,。

80.開會時要盡量使大多數(shù)與會者站在你這一方，從而孤立搗亂份子,。

81.要改變會議氣氛,，須先改變議題。

82.驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時而為之,。

83.要趁全體與會者在場時安排好下次會議,。

84.確保各項決議記錄在案。

85.必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會議,。

86.向每位到會者,、所有的發(fā)言人致謝,。

87.要區(qū)別書面規(guī)則與非書面儀式。

88.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準(zhǔn)確性,。

89.向與會者提供收發(fā)信件服務(wù),。

90.首先處理日常事務(wù)和管理事務(wù)。

91.應(yīng)在簽名報到臺旁設(shè)一信息臺,。

92.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權(quán)威,。

93.要為小組委員會制定準(zhǔn)則,。

94.不要過多使用程序,，因為這樣有可能會抑制自由討論。

95.可將復(fù)雜問題委托給一個工作小組,，由他們晚些時候匯報,。

96.請記住,，你有權(quán)決定何時閉會,。

97.為重要會議錄像，以便將來參考,。

98.要盡可能簡化程序規(guī)則,。

99.面對抗議示威要保持冷靜,，示威可能會自行消失。

100.如果與會者大發(fā)脾氣,，可宣布短暫休會,。

101.預(yù)先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規(guī)則。