第四篇 會(huì)議記錄及紀(jì)要的寫(xiě)作

一,、會(huì)議記錄及紀(jì)要的含義
會(huì)議記錄是根據(jù)會(huì)議的宗旨、會(huì)議的進(jìn)展,、會(huì)議討論的問(wèn)題,、研究的事項(xiàng)、提出的意見(jiàn)和作出的決定,，為了某種目的,，對(duì)會(huì)議過(guò)程及發(fā)言所作記錄的一種紀(jì)實(shí)性文書(shū)。同時(shí),，還包括在開(kāi)會(huì)過(guò)程中原始記錄的基礎(chǔ)上,，經(jīng)過(guò)分析、綜合,、提煉,、歸納整理而形成的會(huì)議紀(jì)要。在部隊(duì)工作中,，有些會(huì)議,，如辦公會(huì)、座談會(huì)等等,，一般都要將研究,、決定的問(wèn)題整理出來(lái)，寫(xiě)成會(huì)議紀(jì)要，用以反映會(huì)議的基本情況,、主要精神和中心內(nèi)容,，也可以向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)會(huì)議情況，及時(shí)向與會(huì)代表,、有關(guān)單位和下屬機(jī)關(guān)分發(fā),，便于傳達(dá)和貫徹執(zhí)行。會(huì)議紀(jì)要介于“決議”和“簡(jiǎn)報(bào)”之間,，兼有通報(bào)情況和借以指導(dǎo),、推動(dòng)工作的作用。它不如“決議”那樣莊重,，但又較“簡(jiǎn)報(bào)”更具有指導(dǎo)意義,。從一定意義上說(shuō)，機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作中關(guān)于會(huì)議的文本,，最具挑戰(zhàn)性的就是會(huì)議紀(jì)要,。
會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別就在于是否經(jīng)過(guò)綜合提煉整理。會(huì)議紀(jì)要雖然也是記載會(huì)議精神和議定事項(xiàng)的公文,，但其是對(duì)會(huì)議的討論事項(xiàng),，擇其要點(diǎn)進(jìn)行歸納整理，以通報(bào)會(huì)議精神,，統(tǒng)一認(rèn)識(shí),，指導(dǎo)工作，而不僅僅是留存檔案,。會(huì)議紀(jì)要可上呈可下達(dá),，也可批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)。
根據(jù)會(huì)議的性質(zhì),，可以把會(huì)議紀(jì)要分為四種類型：（1）例會(huì)型,。這類紀(jì)要適用于研究處理日常行政事務(wù)的例行會(huì)議。例會(huì)型紀(jì)要側(cè)重于記載會(huì)議決定的事項(xiàng),，寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單,。通常用專門(mén)格式印發(fā)給有關(guān)部門(mén)，作為機(jī)關(guān)工作的依據(jù),。（2）決議型,。這類紀(jì)要適用于比較重要的工作會(huì)議。側(cè)重記載會(huì)議形成的決議,。其特點(diǎn)是政策性強(qiáng),，具有指示、決定的性質(zhì),，其內(nèi)容有關(guān)單位必須遵照?qǐng)?zhí)行,。如《全軍軍事工作會(huì)議紀(jì)要》就屬這種類型。（3）專題型。這類紀(jì)要適用于專門(mén)研究解決某一重要問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì)議,，側(cè)重記載會(huì)議的結(jié)論性意見(jiàn),。（4）綜合型。這類紀(jì)要的特點(diǎn)是全面概括會(huì)議精神,，全方位反映會(huì)議概況,，既歸納一致性意見(jiàn)，也反映分歧性意見(jiàn),，適用于學(xué)術(shù)性會(huì)議和座談會(huì),，各類司令機(jī)關(guān)一般都很少使用。
二,、會(huì)議記錄及紀(jì)要的內(nèi)容
會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作所包含內(nèi)容基本相同,，主要有以下兩個(gè)大的方面：
（一）會(huì)議的組織情況
會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要都首先必須寫(xiě)明會(huì)議的組織情況。通常會(huì)議的組織情況包括以下八個(gè)方面：
1,、會(huì)議的名稱和次數(shù),。會(huì)議的名稱和次數(shù)，一般就是會(huì)議記錄的標(biāo)題,，大都由“單位名稱＋次數(shù)＋會(huì)議性質(zhì)＋記錄”等關(guān)鍵詞組成,，如《××集團(tuán)軍××次辦公會(huì)議記錄》、《××軍分區(qū)人武部工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議紀(jì)錄》等,。另一種是由“會(huì)議名稱＋文種名稱”組成，一般是會(huì)議名稱在前,，文種名稱在后,。如《全軍先進(jìn)食堂現(xiàn)場(chǎng)座談會(huì)紀(jì)要》、《陸軍××軍××團(tuán)思想政治工作會(huì)議紀(jì)要》等,。由于會(huì)議記錄往往都是專用的，因此,，在整理成會(huì)議記錄文本時(shí),，有時(shí)單位的名稱可以省略。即使是會(huì)議紀(jì)要,，只要不報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān),，有時(shí)單位名稱也可以略去。
2,、開(kāi)會(huì)的時(shí)間,。會(huì)議記錄必須寫(xiě)清楚會(huì)議召開(kāi)的年、月,、日,，重要的會(huì)議還應(yīng)反映出具體的起止時(shí)間，如上午8時(shí)30分至10時(shí)30分等。
3,、開(kāi)會(huì)地點(diǎn),。會(huì)議記錄要寫(xiě)清楚會(huì)議召開(kāi)的具體地點(diǎn)，如××?xí)h室,，必要時(shí)還應(yīng)注明其所在地,。
4、出席人,。出席人少時(shí),，應(yīng)寫(xiě)清楚出席者的姓名、職務(wù),；出席人多時(shí),，可以只寫(xiě)出席人的范圍，如團(tuán)職（含團(tuán)級(jí)）以上干部,；重要的會(huì)議,，為了便于日后考查，可另設(shè)簽到簿,，并隨同會(huì)議記錄一并保存,。
5、缺席人,。小型會(huì)議,，缺席人數(shù)較少的時(shí)候，要寫(xiě)清具體人名,，并簡(jiǎn)要注明原因,。大型會(huì)議的缺席人數(shù)，必須具體,。
6,、列席人。小型會(huì)議要寫(xiě)明列席人的姓名,、職務(wù),；大型會(huì)議要注明列席者的范圍及人數(shù)。
7,、主席或主持人,。要寫(xiě)明主持人的姓名、職務(wù),。
8,、紀(jì)錄人。會(huì)議記錄必須寫(xiě)明記錄人的姓名,、職務(wù),，多人參與的會(huì)議記錄,，要注明每個(gè)人。
以上八項(xiàng)內(nèi)容,，要求會(huì)議記錄人員在會(huì)議正式開(kāi)始之前就要寫(xiě)好,。
（二）記錄會(huì)議的內(nèi)容
會(huì)議記錄的主體部分主要有會(huì)議議題、領(lǐng)導(dǎo)人的報(bào)告,、討論情況,、形成的決議和主持人的總結(jié)幾項(xiàng)基本內(nèi)容。
會(huì)議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細(xì)記錄,；一種是摘要記錄,。
1、詳細(xì)記錄,。詳細(xì)記錄主要用于重要會(huì)議,。重要會(huì)議討論、研究的問(wèn)題比較復(fù)雜,，要求盡可能地記下發(fā)言者的原話,，即怎么講的，就怎么記,，特別重要的發(fā)言,，不僅要完整無(wú)遺地記錄發(fā)言內(nèi)容，而且最好要記下發(fā)言者的語(yǔ)氣姿態(tài),。
重要會(huì)議的詳細(xì)記錄,，記錄人必須把握以下三點(diǎn)：一是記載會(huì)議中有爭(zhēng)議的問(wèn)題和分歧意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)將爭(zhēng)議,、分歧的焦點(diǎn)及有關(guān)人員發(fā)言爭(zhēng)論的觀點(diǎn),，詳細(xì)記下；二是記錄會(huì)議中的關(guān)鍵問(wèn)題,、要害問(wèn)題時(shí),，應(yīng)將有關(guān)人員的發(fā)言詳細(xì)記下；三是記錄會(huì)議決議時(shí),，應(yīng)詳細(xì)記錄表決情況,，對(duì)異議、棄權(quán)等情況要予以實(shí)錄,，以備考查。對(duì)會(huì)議的決議性內(nèi)容,，在會(huì)議結(jié)束前,，記錄人應(yīng)念給與會(huì)人員聽(tīng)，以便對(duì)決議事項(xiàng)推敲得更準(zhǔn)確,。有些詳細(xì)記錄,，必要時(shí)會(huì)后應(yīng)加以整理,，爾后記錄人送會(huì)議主持人審閱并視情公布和印發(fā)，但原記錄不得毀掉,，應(yīng)全文存檔以備核查,。
2、摘要紀(jì)錄,。摘要記錄主要用于一般會(huì)議,。在沒(méi)有分歧和爭(zhēng)議的情況下，只需摘記關(guān)鍵內(nèi)容和重點(diǎn)發(fā)言,，如在會(huì)上報(bào)告了什么事情,，討論了什么問(wèn)題，做出了什么決議,，哪些人發(fā)了言,，等等。
會(huì)議紀(jì)要的基本內(nèi)容,，除了保持會(huì)議記錄的基本要點(diǎn)外,，還必須突出三個(gè)方面：（1）會(huì)議概況。一般包括會(huì)議的宗旨（目的）,、時(shí)間,、地點(diǎn)、參加會(huì)議的單位和人員,、召開(kāi)會(huì)議的單位或主持人,；會(huì)議的主要議題，專門(mén)會(huì)議還要寫(xiě)會(huì)議的簡(jiǎn)要經(jīng)過(guò),，對(duì)會(huì)議所作總的估價(jià)等等,。（2）會(huì)議的成果。按照議題的層次,，包括會(huì)議當(dāng)中與會(huì)者對(duì)哪些問(wèn)題展開(kāi)了討論,，討論氣氛和情況如何，哪些問(wèn)題取得了一致認(rèn)識(shí),，并得出了什么結(jié)論,，提出了什么意見(jiàn)和建議，哪些意見(jiàn)和建議需要與會(huì)者回去傳達(dá),、貫徹等等,。（3）遺留問(wèn)題。這部分包括會(huì)議涉及到但未得到徹底解決的問(wèn)題和應(yīng)該涉及但未來(lái)得及討論研究的問(wèn)題,。寫(xiě)遺留問(wèn)題是“會(huì)議紀(jì)要”與“會(huì)議決議”不同的一個(gè)表現(xiàn),，可以說(shuō)這是會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容特點(diǎn)?！皼Q議”中所寫(xiě)的內(nèi)容必須是取得一致意見(jiàn)并得出一致的結(jié)論的問(wèn)題,，而紀(jì)要?jiǎng)t不然,。凡是涉及的問(wèn)題，特別是重要問(wèn)題,，不論是否被討論,，也不管是否取得一致意見(jiàn)，一般應(yīng)該在紀(jì)要中扼要記下,。當(dāng)然,，有的紀(jì)要是不記遺留問(wèn)題的。
三,、會(huì)議記錄及紀(jì)要的格式
（一）會(huì)議記錄的基本要素與格式
會(huì)議記錄的基本要素包括會(huì)議名稱,；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn),；記錄人,；出席與列席會(huì)議人員；缺席人員,；會(huì)議主持人,；審閱；簽字,；主要議題,；發(fā)言記錄等方面。
會(huì)議記錄的基本格式如下：
鬃司令部辦公會(huì)議記錄
時(shí)間：一九鬃年月日時(shí)
地點(diǎn)：司令部辦公樓五樓大會(huì)議室
出席人：鬃,； 鬃,； 鬃； 鬃,； 鬃 ……
缺席人：鬃,； 鬃； 鬃
主持人：鬃參謀長(zhǎng)
記錄人：軍務(wù)處劉鬃參謀
主持人發(fā)言：（略）
與會(huì)者發(fā)言：鬃：……………………………………………
　　　　   鬃：……………………………………………
散會(huì)時(shí)間：
主持人：鬃（簽名）
記錄人：劉鬃（簽名）
（本會(huì)議記錄共頁(yè)）
（二）會(huì)議紀(jì)要的基本格式
會(huì)議紀(jì)要作為在會(huì)議紀(jì)錄的基礎(chǔ)上,，分析,、綜合、提煉,、整理而成的一種紀(jì)實(shí)性文書(shū),，其基本格式是在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上的，形成由標(biāo)題,、正文和結(jié)尾三部分組成的公用文書(shū),。
1、標(biāo)題,。一種是由會(huì)議名稱加文種名稱,。一般是會(huì)議名稱在前，文種名稱在后,。如：《全軍先進(jìn)食堂現(xiàn)場(chǎng)座談會(huì)紀(jì)要》,、《陸軍××軍××團(tuán)思想政治工作會(huì)議紀(jì)要》；一種是由機(jī)關(guān)名稱,、會(huì)議性質(zhì)加文種名稱,。如：《××軍區(qū)后勤部辦公會(huì)議紀(jì)要》、《××軍分區(qū)人武部工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議紀(jì)要》,。
2,、正文。會(huì)議紀(jì)要的正文分開(kāi)頭,、主體和結(jié)尾三個(gè)部分,。
（1）開(kāi)頭，一般寫(xiě)會(huì)議概況,，包括召開(kāi)會(huì)議的依據(jù)（如上級(jí)的什么指示,，黨、國(guó)家和軍隊(duì)的什么形勢(shì),，某項(xiàng)工作的需要等等）,，召開(kāi)會(huì)議的目的（即旨在解決什么問(wèn)題），會(huì)議的具體起止時(shí)間和地點(diǎn),，會(huì)議的全稱,，與會(huì)范圍（包括哪些單位的哪些人員），參加會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人,，在會(huì)上作過(guò)講話或指示的摘要,；會(huì)議的基本議程（或議題）和主要活動(dòng)，會(huì)議結(jié)果（即達(dá)到了什么目的,，作出了什么決議,；如重要會(huì)議，還要有要作出基本估價(jià)）,。
（2）主體,，是會(huì)議紀(jì)要的骨于，主要內(nèi)容,，一般應(yīng)寫(xiě)會(huì)議進(jìn)展的主要情況,，會(huì)議研究的問(wèn)題，報(bào)告和發(fā)言的主要精神和要點(diǎn),，對(duì)各項(xiàng)議程的討論意見(jiàn)和結(jié)果,，會(huì)議提出的今后的任務(wù)和要求等等，都要在這一部分反映出來(lái),。
（3）結(jié)尾,，通常是寫(xiě)會(huì)議提出的希望、號(hào)召,，以便有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會(huì)議精神,，努力完成各項(xiàng)任務(wù),。
需要說(shuō)明的是，有的會(huì)議紀(jì)要整理出來(lái)后,，往往以會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的形式發(fā)表,，這時(shí)的格式就必須與會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)格式相融合。由于會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)及其格式在本書(shū)前面已經(jīng)介紹過(guò),，因此,，后面介紹例文時(shí)，我們只是介紹會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容寫(xiě)作摹本,，不涉及會(huì)議紀(jì)要整理完成后的上送或下發(fā)格式,。
四、會(huì)議記錄及紀(jì)要的寫(xiě)作要求
（一）會(huì)議記錄的寫(xiě)作要求
會(huì)議記錄,，不是記錄者主觀思考的產(chǎn)物,，而是純客觀的記載，它不需要布局謀篇,，不需要縝密構(gòu)思,，只需要記錄者如實(shí)記載。因此,，會(huì)議紀(jì)錄有如下幾方面的要求：
1．內(nèi)容要準(zhǔn)確,。要如實(shí)地記錄與會(huì)者的發(fā)言，不論是詳細(xì)記錄,，還是概要記錄,，都必須忠實(shí)原意，不允許有一絲一毫主觀因素的參入,，不得添加記錄者的觀點(diǎn),、主張，不得斷章取義,，尤其是會(huì)議決定之類的東西,，更不能有絲毫出入。要真實(shí)地,、客觀地反映會(huì)議的基本情況和主要精神,。
2．不遺漏要點(diǎn)。記錄的詳細(xì)與簡(jiǎn)略,，要根據(jù)情況決定,。一般地說(shuō)，決議,、建議,、問(wèn)題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì),。一般情況的說(shuō)明,，可抓住要點(diǎn)，略記大概意思,。
3．首尾始終如一,。始終如一是記錄者應(yīng)有的態(tài)度。這是指記錄人從會(huì)議開(kāi)始到會(huì)議結(jié)束都要認(rèn)真負(fù)責(zé)地記到底,，不能會(huì)議開(kāi)始記得認(rèn)真詳細(xì)，會(huì)議接近尾聲就記馬虎了,。
4．嚴(yán)格按照格式,。會(huì)議記錄的格式，是體現(xiàn)記錄的規(guī)范性,、嚴(yán)肅性的基本形式,，必須嚴(yán)格遵守。凡是發(fā)言,，都要把發(fā)言人的名字寫(xiě)在前,；一定要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后,；記錄發(fā)言時(shí)要掌握發(fā)言的質(zhì)量,，重點(diǎn)要詳細(xì)，重復(fù)的可略記,。決議,、建議、問(wèn)題或發(fā)言人的新觀點(diǎn)在通常情況下都嚴(yán)格記具體,、記詳細(xì),。
此外，做會(huì)議記錄,，記錄速度要快,。要專心致志，集中注意力,，認(rèn)真聽(tīng)取與會(huì)者的發(fā)言,。這就要求記錄人平時(shí)多注意聽(tīng)力和速寫(xiě)的訓(xùn)練，多聽(tīng)快寫(xiě),，耳聰手巧,，久而久之，就會(huì)應(yīng)付自如,。
（二）會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作要求
會(huì)議紀(jì)要除了保持會(huì)議記錄的原始風(fēng)格和撰寫(xiě)要求外,，還應(yīng)突出以下幾點(diǎn)：
一是記實(shí)。會(huì)議紀(jì)要必須如實(shí)地反映會(huì)議的基本情況和主要精神。撰寫(xiě)者只能取舍,、概括,、提煉與會(huì)者的發(fā)言，不能以主觀愿望或某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的意圖隨意增加會(huì)上根本沒(méi)有涉及的內(nèi)容,，更不能以變換角度或斷章取義的手段篡改與會(huì)者的觀點(diǎn),，變更會(huì)議的中心議題。那樣做實(shí)際上是弄虛作假,，是不正派的作風(fēng),。
二是精要。紀(jì)要必須真正摘其“要”而記之,。撰寫(xiě)紀(jì)要應(yīng)抓住會(huì)議的中心議題,，認(rèn)真分析研究與會(huì)者的發(fā)言，提綱挈領(lǐng)地反映會(huì)議的重要成果,。切忌“眉毛胡子一把抓”,，或者硬在不同觀點(diǎn)中求平衡。那樣寫(xiě),，不僅會(huì)使紀(jì)要冗長(zhǎng)拖沓,，主次不分，甚至?xí)?dǎo)致主次顛倒,，使已經(jīng)解決的主要問(wèn)題得不到充分反映,，次要問(wèn)題反客為主，以至降低紀(jì)要的質(zhì)量,，嚴(yán)重的可能會(huì)造成思想混亂,，帶來(lái)相反的效果。
三是理性,。紀(jì)要所使用的材料和闡述的道理要有充分的說(shuō)服力,。這就要求在起草時(shí)，對(duì)會(huì)議發(fā)言者的某些觀點(diǎn)認(rèn)真加以研究,，他們所引用的材料要加以核對(duì),。因?yàn)榕c會(huì)者所講的情況，不少是憑記憶即興發(fā)言,，難免有不準(zhǔn)確的地方,，如果不加以核對(duì)，寫(xiě)出的正式紀(jì)要就有可能產(chǎn)生副作用,。與會(huì)者發(fā)言中講的道理,，常有不夠完善的地方，撰寫(xiě)的同志,，可以在會(huì)下給予提醒,，使其觀點(diǎn)更完善,、更準(zhǔn)確，并將其寫(xiě)進(jìn)紀(jì)要中,。切忌那種照貓畫(huà)虎,、照相式的“純客觀”反映。這樣做的結(jié)果,，表面看似乎忠于會(huì)上的發(fā)言,，實(shí)則是一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度，最終與會(huì)者也是不會(huì)滿意的,。
此外,，會(huì)議紀(jì)要在語(yǔ)言表述上也有獨(dú)到的特點(diǎn)，常用名詞“會(huì)議”是作第一人稱出現(xiàn),，并當(dāng)作主語(yǔ)使用,。如“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議要求”,、“會(huì)議回顧了”、“會(huì)議指出”,、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”,、“會(huì)議決定”、“會(huì)議希望”等,。在反映發(fā)言內(nèi)容時(shí),，若需指名道姓，往往用“某某指出”,、“某某強(qiáng)調(diào)”,、“某某表示”等說(shuō)法。這些用語(yǔ)要根據(jù)表述內(nèi)容,，靈活應(yīng)用,，做到恰到好處。