袁天鵬：我認為開會要以結(jié)果為導向,。糾纏于過去的事情(某件事情是怎么發(fā)生的、誰做了什么,、沒做什么,、是誰的責任等等)，都于事無補,，還會發(fā)生各執(zhí)一詞,、互相推諉、跑題連連的問題,，而真正要解決的問題卻不了了之,。所以先拿出一套“基準”的解決方案，一旦開始糾纏于“過去”,，就趕緊拉回來,，面向“未來”(也就是解決問題的方案)，討論怎么解決,。

　　賴茂生：我覺得是否取得預期效果取決于CIO對以下幾點的把握：一取決于會前準備是否充分;二取決于會議主持人的會議掌控能力;三取決于與會者的合作態(tài)度,。怎樣的會議才算成功呢?標志是解決了問題，形成了決策意見,，與會者能暢所欲言,，在民主的基礎上實現(xiàn)了集中，大家在認識上達到了一致或者愿意求同存異,，會后愿意去貫徹實施會議的決定,。這樣就有可能提高執(zhí)行力和組織的競爭力。

　　因此,，開會要注意五個方面,，一是討論的問題要清楚;二是開會的目的要明確;三是會前準備要充分,，包括會中出現(xiàn)意外時的應對方案;四是會議議程要合理;五是會議主持人既要按議程引導會議順利進行,，又要根據(jù)會議進程和實際情況靈活掌控,。

　　記者:通常情況下，有哪些會議規(guī)則可以保證CIO開好會?

　　廖善榕：我認為開好會是有一些基本規(guī)則的,。主要有：一是民主集中制原則,，先民主，后集中,，少數(shù)服從多數(shù),。二是獨立原則，各人發(fā)表各人的意見,，不要指責,、批判前面的發(fā)言，更不能對其他與會者進行人身攻擊,，要提建設性意見,，不要只是這也不行、那也不行,，要多發(fā)表怎樣更好的意見,。三是平等原則，與會者都應發(fā)表意見,，并且在人格上應該人人平等,，不要官大壓人、店大欺主,，也不要人云亦云,，無原則地附和。現(xiàn)實中往往級別高的人發(fā)表意見后,，級別低的人就不敢再發(fā)表不同意見了,。因此，要使大家都發(fā)表意見,，發(fā)言順序最好從級別低的到級別高的,，級別越高的越在后面發(fā)言。四是默認原則,，必須明確不發(fā)言的視為同意會議決議,，同樣承擔履行會議決議的責任，以提高與會者的責任心,。

　　袁天鵬：我認為最基本的規(guī)則是要保護每一個參與者的發(fā)言權(quán),。比如最基本的一些規(guī)則：不打斷，限時間,，不跑題,，不攻擊。也就是說，無論誰說都約定一個時間限制,，如不超過兩分鐘,、3分鐘。這個人說的時候,，無論說得對,、錯、偏頗,、滑稽,，只要不跑題，只要沒有攻擊別人,，那么就不允許打斷,。這樣每個人可以很體面、很從容地把自己的話說完,，大家就會保持在理性狀態(tài),。

　　賴茂生：議事規(guī)則肯定是需要的。不同類型的會議可以有不同的議事規(guī)則,。CIO是負責一個組織的信息化建設和信息資源管理的高級主管,。他主持的會議一般都是要解決實際問題的，所以在議事規(guī)則方面應當強調(diào)：民主,、務實,、高效。

　　記者:開會時的陷阱或不利狀況是什么?開會結(jié)束時應該做什么?作為CIO有無應該特別注意的?

　　廖善榕：開會時的不利狀況主要有：一是大家都不發(fā)言,，會議冷場;二是發(fā)言跑題,，天馬行空，不著邊際;三是觀點過于分散,，無法形成統(tǒng)一認識;四是與會者喪失理智,，互相攻擊;五是會議不了了之，會議結(jié)束時沒有歸納,、總結(jié),，與會者不知所云。因此,，會議結(jié)束時,，主持人應發(fā)表總結(jié)講話，歸納大家的意見,，形成結(jié)論,，并安排好后續(xù)工作。有的要指定具體人員編寫會議紀要;有的形成決議后要上報有關部門,、領導;有的要安排落實,。沒有形成決議的,，要明確下一步怎么辦。這些對CIO來說也不能例外,。

　　袁天鵬：其實,，開會時陷阱有很多。例如,，開會通知只說一個非常籠統(tǒng)的議題,，如“討論一下戰(zhàn)略”,、“分析一下要不要引入某某系統(tǒng)”、“如何解決某某問題”等,。參會者沒看過會上要用的關鍵文件,，沒有對問題仔細思考過。又如,，會議中開始糾纏于“過去”,，開始追究是誰的責任，反而忘了開會的目的是要解決問題,。放任會議這樣發(fā)展下去,，會議就會變成一個權(quán)力斗爭的戰(zhàn)場，而不是增進溝通,、解決問題的平臺,。

　　所以說，開會的原則是相通的,，開好會并不能簡單地取決于一兩件事情,，它是一個系統(tǒng)工程。

　　賴茂生：我認為最大的陷阱是情況不明,，例如對要討論的問題的實質(zhì),、難度和背景不清楚，對與會者的情況不了解等,。在會議中,，一旦發(fā)生不利情況或者意外，要啟動預案加以應對,。

　　記者:會議結(jié)束后,，CIO是否應該進行某些情況的追蹤?為什么?

　　廖善榕：開會是為了解決疑難問題。疑要解惑,，難要克服,，要提出對策。因此,，會后進行追蹤是必要的,。一要追蹤會議結(jié)束時安排的工作是否落實?二要追蹤會上提出的問題是否真正得到解決?三要追蹤相關人員對會議本身和會后落實工作的反映?四要從中找到一些規(guī)律性的東西供以后工作借鑒,。

　　袁天鵬：我的經(jīng)驗是會議結(jié)束后，必須要有跟蹤,。這可以有專人負責,，也可以指定匯報結(jié)果的期限和方式;對于有連續(xù)性的會議，可以在每次開會的一開始,，先聽取上次會議決議的執(zhí)行情況匯報,。

　　賴茂生：一般來說，會議結(jié)束后需要繼續(xù)跟蹤會議決策的貫徹執(zhí)行情況,。因為,，了解與會者對會議的看法和意見，以及會議組織者總結(jié)會議召開的成功和不足之處,，都需要繼續(xù)跟蹤,。