ERP實務(wù)：如何處理手工開立采購單

　　最近,，我接到一個客戶的投訴，說他們根據(jù)銷售定單導(dǎo)出來的采購單上，缺少采購單,。這是怎么回事情呢?

　　【IT專家網(wǎng)獨(dú)家】最近,，我接到一個客戶的投訴，說他們根據(jù)銷售定單導(dǎo)出來的采購單上,，缺少采購單,。這是怎么回事情呢?

　　原來,，我這家客戶的產(chǎn)品全部都是出口,。所以，他們需要根據(jù)銷售的產(chǎn)品,，根據(jù)銷售定單找到采購單,，然后，把采購的東西進(jìn)行商檢,。只有商檢通過,，才能進(jìn)行報關(guān)等的后續(xù)動作。所以,，根據(jù)他們的需求,，通過自定義報表，我們給他們設(shè)計了一份報表,，就是根據(jù)銷售定單找出對應(yīng)的采購單,。當(dāng)然，前提是他們在銷售定單生成采購計劃時,，不同的銷售定單之間不進(jìn)行合并,。這些功能都可以通過系統(tǒng)配置來實現(xiàn)。

　　問題是,，現(xiàn)在遇到一個難題,，為什么采購定單會缺失呢?根據(jù)我的一番了解，原來采購部門存在手工下單的情況,。

　　如現(xiàn)在某張銷售定單中可能數(shù)量比較多,，在生成采購單的時候，某個零件的采購數(shù)量有一萬件,。采購部門可能擔(dān)心一個供應(yīng)商來不及生產(chǎn)或者出于平衡供應(yīng)商等目的,，所以，在下采購單的時候,，分開下,。根據(jù)采購計劃生成的采購單上的數(shù)量為一萬件，采購員把這個數(shù)量改為了五千件,。這個操作沒什么問題,。接下去，采購員又手工開了一張采購單，采購單的數(shù)量為五千件,。這個操作就有問題了,。因為現(xiàn)在采購員是手工開立采購單的，所以,，手工開立的采購單沒有跟銷售定單之間的關(guān)聯(lián),。故，在根據(jù)銷售定單導(dǎo)出采購定單的時候,，就沒有這些手工開立的采購定單明細(xì),。就是因為這個原因，導(dǎo)致了采購定單的缺失現(xiàn)象,。

　　根據(jù)我的調(diào)查及以前的工作經(jīng)驗,，發(fā)現(xiàn)還存在一些情況，可能采購員會手工的下采購單,。

　　如物料計劃員在維護(hù)采購計劃的時候,，可能認(rèn)為這個零件有庫存，不需要采購,。然后就在維護(hù)采購計劃的時候,，把該采購計劃指定結(jié)束了。如此,，在根據(jù)采購計劃下采購單的時候,，就沒有這張采購單了。但是,，后來物料計劃人員發(fā)現(xiàn),，該零件還是需要采購，庫存零件可能不符合要求,。故就通知采購員開采購單,。這種情況下，采購人員就手工開采購單,。如此,，采購單因為沒有前置單據(jù)，所以,，就跟前面的需求來源失去了聯(lián)系,。

　　再如，有一次,，我一個客戶,，他們按采購計劃下采購單，物料也送過來了,。但是,，物料送到后，發(fā)現(xiàn)該物料有質(zhì)量問題，檢驗不合格,。怎么辦呢?只好退回給供應(yīng)商,。然后，向其他供應(yīng)商采購,。所以,，采購員又手工的開立采購單。這導(dǎo)致該采購單又沒有前置的來源單據(jù),。故,，就失去了采購計劃等的聯(lián)系，這對以后報表的生成及成本計算等會產(chǎn)生一定的影響,。

　　那采購單手工開立會有哪些危害呢?

　　一是可能會影響某些報表,。就如上面我這家客戶,，他們可能出與報關(guān)等的需要,，需要有一份報表，能夠?qū)С鲣N售定單對應(yīng)的所有采購單,。如此的話,，他們?nèi)箨P(guān)的時候，就不需要一張張的去尋找采購定單,，這對于他們來說,，是非常有幫助的，可以提高工作效率,。但是,，若我們現(xiàn)在手工開立采購單的話，生成這張報表時,，難免采購單會有所缺失,。若是手工開的采購單，就不能在這張報表中出現(xiàn),。這給他們檢驗員的工作,，帶來比較大的麻煩。

　　二是可能會影響成本的統(tǒng)計,。我有不少的客戶,，他們是接單生產(chǎn)為主。所以,，他們在統(tǒng)計材料成本的時候,，比較喜歡根據(jù)銷售定單來統(tǒng)計材料采購成本。因為接單生產(chǎn)的企業(yè),，材料都是按銷售定單來采購,，而且，采購成本在他們生成成本中，占了大頭,。故,，只要材料成本統(tǒng)計準(zhǔn)確了，那生產(chǎn)成本也就準(zhǔn)確了一大半,。此時,，他們就需要采購定單跟銷售定單之間存在一定的關(guān)聯(lián)。如此的話,，就可以通過銷售定單方便的找到對應(yīng)的采購定單,。這對于他們進(jìn)行材料成本的統(tǒng)計，明顯提供了非常便利的工具,。

　　三是若手工開立采購單,，后續(xù)出現(xiàn)問題，進(jìn)行查詢的時候,，會比較麻煩,。若現(xiàn)在要進(jìn)行內(nèi)部審計，審計員可能要追蹤某些采購定單到底用于生產(chǎn)哪些銷售定單,。若采購定單跟采購計劃,、銷售定單等關(guān)聯(lián)的話，則在ERP系統(tǒng)中,，就很容易查詢出對應(yīng)的銷售定單,，就知道該采購單用于哪些銷售定單了。但是,，若手工單進(jìn)行手工開的話,，就找不到這層關(guān)系了。那時,，采購員不得不查詢大量的單據(jù),，像大海撈針一樣，去尋找采購定單與銷售定單的關(guān)系,，為非常的費(fèi)事,。其實，在很多時候,，采購員或者其他計劃人員,，都需要查找采購計劃來源。如生產(chǎn)管理人員需要查詢,，我現(xiàn)在的生產(chǎn)定單的料是否已經(jīng)到齊,，到齊的話，他們可以安排生產(chǎn);沒到齊的話,，他們要進(jìn)行追蹤,，實在沒辦法的時候,，他們還不得不調(diào)整生產(chǎn)計劃。而此時,，若采購定單沒有跟采購計劃,、生產(chǎn)計劃進(jìn)行關(guān)聯(lián)的話，這也會非常的麻煩,，很難進(jìn)行生產(chǎn)缺料的追蹤,。其實，在ERP系統(tǒng)中,，提供了一張生產(chǎn)計劃缺料表,，若采購定單、生產(chǎn)計劃,、采購計劃,、入庫單彼此之間存在關(guān)聯(lián)的話，通過這張報表,，可以非常容易的查詢出,，某個生產(chǎn)計劃，已經(jīng)到了哪些料,，還有哪些料沒有到,。但是，此時手工開采購單的話,，就割斷了采購定單、生產(chǎn)計劃,、采購計劃,、入庫單彼此之間的聯(lián)系，這張報表就無用武之地了,。

　　其實,，要解決解決手工開立采購定單的問題，也不是很難,。下面,，我結(jié)合我現(xiàn)在使用的ERP系統(tǒng)，來談?wù)劸唧w的解決方法,。