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自新冠疫情爆發(fā)以來,，許多行業(yè)的工作方式都產(chǎn)生了巨大轉(zhuǎn)變,，其中一大特點就是遠(yuǎn)程辦公變得越發(fā)普及 —— 甚至連教育、醫(yī)學(xué),、心理咨詢等一貫強(qiáng)調(diào)面對面接觸的工作,，都被迫從線下轉(zhuǎn)為了線上溝通，遠(yuǎn)程會議的交流方式也逐漸進(jìn)入了我們的生活,。對于很多 IT 工作者來說,，辦公室和家庭之間的界限也在這一年多的時間里變得模糊,，大型科技公司如 Twitter 和 Quora 更是早已宣布允許員工無限期地在家辦公。盡管大大節(jié)約了通勤時間,，但遠(yuǎn)程辦公的工作方式也存在著效率和溝通成本方面的不確定性,。比如，當(dāng)公司在遠(yuǎn)程會議時,，你會不會分心開小差,？ 
為了了解工作方式上的短期轉(zhuǎn)變將如何在長期趨勢中影響工作文化，以及如何改進(jìn)科技手段以提升工作效率,，來自斯坦福大學(xué),、亞馬遜公司、微軟研究院,、倫敦大學(xué)學(xué)院的研究人員進(jìn)行了一項有關(guān) “遠(yuǎn)程開會摸魚學(xué)”的大型聯(lián)合調(diào)查,，深入討論了工作者們在參與遠(yuǎn)程會議時的分心現(xiàn)象。研究結(jié)果以《規(guī)?；治鲞h(yuǎn)程會議時多任務(wù)處理行為》（Large Scale Analysis of Multitasking Behavior during remote meetings）為題發(fā)表在人機(jī)交互的頂級會議 CHI 2021 上,，并獲得最佳論文提名。
該研究收集了 2 月至 5 月的大型遙測數(shù)據(jù)集,，包括 2020 年美國微軟公司員工和 715 位工作者的工作日志等,。研究結(jié)果表明，內(nèi)在的會議特征如規(guī)模大小,、時長和會議類型等因素與開會效果呈顯著相關(guān),，很多工作人員會主動或被動地選擇 “一心多用” 的 “多任務(wù)處理” 方式。
遠(yuǎn)程開會時經(jīng)常 “開小差”,？你不是一個人,！該論文采用定量與定性相結(jié)合的研究方法：一方面，研究人員收集分析了 2020 年 2 月至 5 月疫情前后全美微軟員工在微軟系辦公軟件上的行為日志記錄（包括 Microsoft Teams 上的遠(yuǎn)程會議記錄,、Outlook 上的電子郵件收發(fā)記錄,、OneDrive /SharePoint 上的文件編輯記錄）。另一方面,，研究人員散發(fā)問卷,，收集了 715 名微軟員工關(guān)于遠(yuǎn)程會議分心的看法。
圖 | 美國微軟員工疫情期間遠(yuǎn)程會議時長,、參會人數(shù),、會議種類統(tǒng)計分布
為確保在家辦公的員工們依然能夠協(xié)同工作，公司經(jīng)常要召開各種各樣的遠(yuǎn)程工作會議,，然而,，由于線上會議的禮節(jié)與到會場參會有著天壤之別。研究結(jié)果就發(fā)現(xiàn),，在約 30% 的遠(yuǎn)程會議中,，人們會因電子郵件而分心；約 25% 的遠(yuǎn)程會議中,，人們會因編輯文檔而分心,。如果參會者關(guān)閉視頻或音頻，人們很可能由于缺乏有效監(jiān)督而 “隨意” 干私活,。參加無需打開攝像頭的遠(yuǎn)程語音會議時,，很多參會者甚至不會從床上爬起來。更有些參會者在聆聽會議內(nèi)容的同時,，一邊進(jìn)行 “多任務(wù)處理”—— 包括疊衣服,，帶孩子，鍛煉身體等,。
而當(dāng)攝像頭打開參加視頻會議時,，盡管需要端坐在電腦前不能四處走動，很多參會人員曾進(jìn)行網(wǎng)上購物,，或者處理其他工作郵件,、回復(fù)信息、玩電子游戲,、看視頻等,。不過，分心進(jìn)行 “多任務(wù)處理” 也并不完全意味著工作效率低下,。也有約 15% 的調(diào)查參與者表示,，他們同時處理多項任務(wù)是在記筆記或查閱會議中討論的文件等，這樣的同步工作方式可以幫助參會者保持專注并且提升工作效率,。
“老板,，開會 “分心” 可能是有科學(xué)道理的”實際上，在虛擬會議中同時處理多項任務(wù)也是一種正常的應(yīng)對機(jī)制,，可以保護(hù)人們的精神健康免受太多由虛擬會議帶來的傷害,。比如，視頻通話時間過長會帶來認(rèn)知負(fù)荷,，尤其是持續(xù)的近距離目光注視,，可以導(dǎo)致視覺和精神疲勞。而分心可以有效緩解這樣的認(rèn)知負(fù)荷,。通常,，在遠(yuǎn)程辦公的過程中，召開遠(yuǎn)程會議的頻率遠(yuǎn)高于實地辦公室召開會議的頻率,。近四成的被調(diào)查者表示,，他們不得不在會議期間工作。一位微軟員工表示:“在開會的同時分心做其他工作是必須的,，否則你無法完成所有的工作任務(wù),?！?/strong>研究人員通過使用微軟 (Microsoft) 的 Workplace Analytics 活動跟蹤工具來評估人們花在會議上的時間，以及會議中人們之間的關(guān)系等,，發(fā)現(xiàn)人們在規(guī)模更大,、時間更長的會議中會更頻繁地分心,。
圖 | 通過回歸分析，研究人員發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)程會議分心的可能性與會議長度、參會人數(shù),、類別,、時間息息相關(guān)
研究結(jié)果表明,，在公司完全遠(yuǎn)程化之后,，員工每周的專注時間從 34 小時減少到 32 小時。相比之下,，視頻通話的時間從每周不到 1 小時猛增至 21 小時,。每周花在電子郵件上的時間也增加了兩個小時。此外,，家里有孩子的員工通常比沒有孩子的員工更容易受到干擾,，而初級員工的生產(chǎn)效率通常會比高級員工低。缺乏有效的監(jiān)管和更少的道德壓力也被視為是遠(yuǎn)程會議參會者分心的原因之一,。
與傳統(tǒng)的面對面會議相比,，當(dāng)人們在家里參加遠(yuǎn)程會議時，容易通過關(guān)閉攝像頭 / 靜音靜音等方式,，隱藏自己的參會狀態(tài),。如果是在線下開會，在同事發(fā)言時分心會顯得無禮,，不尊重發(fā)言者,，而由于遠(yuǎn)程會議時，被別人注意到的可能性變得更低,，參會者就沒有了這種文化和道德上的束縛,。事實上，在遠(yuǎn)程辦公和遠(yuǎn)程會議剛開始進(jìn)行的時候,，一些參會者對同事甚至對自己本人在會議中處理其他任務(wù)的行為也往往會感到生氣或有負(fù)罪感,，因為他們也覺得不專心或者不禮貌。但是,，一段時間后,，隨著人們逐漸習(xí)慣了遠(yuǎn)程會議的開會方式，大家對參會者的分心行為也就變得更為寬容 —— 工作人員也都逐漸意識到了在家辦公的環(huán)境中可能會出現(xiàn)各種各樣的干擾,。
隨著疫情的控制,，許多企業(yè)和個人都在考慮后疫情時代如何安全地返回辦公室，或者給予員工一定的遠(yuǎn)程辦公的自由。因此,，深入了解人們在遠(yuǎn)程辦公期間的工作機(jī)制就顯得尤為重要,。如果前文提到的這一分析結(jié)果也適用于其他國家、地區(qū),、行業(yè),，那么也許回到辦公室工作會更有利于那些更被遠(yuǎn)程工作的缺點所干擾的公司或個人,。比如,，對于需要創(chuàng)新性和創(chuàng)造力的公司來說，讓員工每周有幾天回到辦公室可能是必要的,，因為研究已經(jīng)證實遠(yuǎn)程會議并不能完美替代面對面的互動交流,。同事間的即時對話和頭腦風(fēng)暴一貫被視為創(chuàng)新中的重要一環(huán)。然而,，那種意外創(chuàng)新性的點子在大家都不夠?qū)Ｐ牡倪h(yuǎn)程會議中很難被激發(fā)出來,。
遠(yuǎn)程辦公時，接納新的工作方式,，合理的安排時間也顯得尤為重要,。論文《規(guī)模化分析遠(yuǎn)程會議時多任務(wù)處理行為》的第一作者,、斯坦福大學(xué)計算機(jī)系在讀博士,、微軟研究院實習(xí)生曹瀚成說表示：“研究結(jié)果表明，雇主在遠(yuǎn)程團(tuán)隊的多任務(wù)處理問題上需要更靈活的態(tài)度,。你的同事的眼睛偶爾飛鏢在屏幕上可能并非出于不禮貌,。”很多時候,，由于遠(yuǎn)程會議的數(shù)量和時長,，個體員工的本職工作會受到拖累。因此,，“人們似乎已經(jīng)留下更少的時間去專注于他們的工作,，因此逐漸習(xí)慣于通過開會時進(jìn)行多任務(wù)工作來趕上進(jìn)度?！?/span>事實上,，早在疫情的大流行之前，人們就已經(jīng)有了多種與開會相關(guān)聯(lián)的社會學(xué)問題,，這些問題在遠(yuǎn)程辦公的過程中更多地暴露了出來,。也許，小組領(lǐng)導(dǎo)們在召開一些通報性的視頻會議前也可以思考一下,，通過一封電子郵件來表達(dá)會不會更加高效便捷,。https://www.microsoft.com/en-us/research/publication/large-scale-analysis-of-multitasking-behavior-during-remote-meetings/https://www./story/stop-looking-your-email-youre-video/
https://www.microsoft.com/en-us/research/blog/chi-2021-making-remote-and-hybrid-meetings-work-in-the-new-future-of-work/
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