作為MICE人,，一年中總是少不了有幾場甚至多場的會(huì)議活動(dòng)策劃執(zhí)行,，雖然活動(dòng)的形式和玩法有很多種，但是千變?nèi)f變離不開一些套路,。那么策劃執(zhí)行一場活動(dòng)需要注意哪些細(xì)節(jié),？伍方會(huì)議服務(wù)公司小編和大家一起過一遍,。

▲活動(dòng)周期圖

一、活動(dòng)策劃案

在活動(dòng)正式開始之前,，要經(jīng)歷一個(gè)籌備期和執(zhí)行期,，在此期間，我們要對活動(dòng)的整體有一個(gè)構(gòu)想,，先做一份策劃案,。

一份合格完整的活動(dòng)策劃案，包括以下幾點(diǎn)（如圖）,。

▲活動(dòng)策劃方案內(nèi)容組成

好的開始是成功的一半。做活動(dòng)策劃案的目的,，不是為了形式,，而是要讓人明白你策劃的是個(gè)什么樣的活動(dòng)、可以達(dá)到什么樣的效果,、如何控制風(fēng)險(xiǎn),，這有利于我們更好地去把控整場活動(dòng)。

二,、時(shí)間進(jìn)度推進(jìn)

確定活動(dòng)策劃方案后,，就要開始推進(jìn)了。在此期間,，要保證全員配合默契,，井井有條，把控好每一個(gè)時(shí)間點(diǎn),，Deadline前必須把東西給到,。可參考下方思維導(dǎo)圖,。

▲活動(dòng)時(shí)間進(jìn)度表

三,、PPT方案制作

對于線下活動(dòng)來說，招商是必不可少的環(huán)節(jié),?；顒?dòng)的前期應(yīng)準(zhǔn)備好方案PPT，用以獲取資金或資源的支持,。

這里注意,，PPT的制作一定要簡潔、精美,，這是商務(wù)合作的基礎(chǔ)和前提,。PPT的內(nèi)容里，要能讓你的招商對象了解到以下三點(diǎn)：

（1）這個(gè)活動(dòng)是什么

（2）我能給你什么

（3）你能給我什么

四,、場地和嘉賓

對一場線下活動(dòng)來說,，場地和嘉賓是非常重要的,。這兩者要在活動(dòng)籌備期就確定好，不然會(huì)影響活動(dòng)的節(jié)奏,。

對于活動(dòng)場地的選擇,，一般會(huì)考慮以下幾個(gè)因素：

空間：要選擇能夠容納活動(dòng)預(yù)期人數(shù)的場地。

價(jià)格：場地的價(jià)格一般都是比較昂貴的,，這個(gè)成本要控制好,，最好能以資源置換的形式獲得。如果不行,，也要以搭載資源置換的形式去獲得一個(gè)比較低的價(jià)格,。

交通：交通便利很重要，不要增加參會(huì)者出行的負(fù)擔(dān),。試想一下如果活動(dòng)都已經(jīng)開始了而嘉賓還在路上堵車會(huì)怎么辦,？

設(shè)備：看場地是否能提供音響、話筒,、LED屏幕,、桌椅等一些活動(dòng)必備的設(shè)備。

我們最終確定的場地,，應(yīng)該是以上幾點(diǎn)因素綜合后的最佳選擇,。

對于活動(dòng)嘉賓的選擇，重要性不必多說,。一個(gè)活動(dòng)的嘉賓或演講者,，不僅是吸引參與者的重要因素、生動(dòng)的營銷材料,，同時(shí)還構(gòu)成了你的活動(dòng)基調(diào),。所以邀約合適的活動(dòng)嘉賓就顯得尤其重要了。

動(dòng)用一切你可動(dòng)用的資源,，去尋找那位合適的嘉賓,。

五、活動(dòng)文案

好的活動(dòng)文案,，可以吸引更多的客戶,，比較流行的活動(dòng)文案有兩種，一種是硬廣,，一種是軟文,。

硬廣：簡單粗暴版的文案，一般閱讀量都不太高,，但勝在清晰明了,，轉(zhuǎn)化率高。

軟文：引入型文案,，一般是由故事,、雞湯或者干貨引入,，結(jié)尾再猝不及防給你個(gè)活動(dòng)報(bào)名的鏈接和海報(bào)。

不管用這兩種文案里的哪一個(gè),，一篇合格的活動(dòng)文案都要包含以下幾個(gè)內(nèi)容（如圖）,。

▲活動(dòng)文案組成內(nèi)容

六、活動(dòng)物料

活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),、各個(gè)時(shí)期內(nèi)都需要做圖制作物料,。一般會(huì)根據(jù)會(huì)議活動(dòng)類型和規(guī)模做出物料的刪減和擴(kuò)充，必不可少的是活動(dòng)海報(bào),、現(xiàn)場易拉寶和邀請函,。大致如下圖。

▲活動(dòng)物料

七,、參會(huì)者維護(hù)

活動(dòng)快開始的時(shí)候,，需要進(jìn)行參會(huì)者維護(hù)。一來可以讓活動(dòng)的到場率變得高一些,，二來可以對這些參會(huì)者更加了解。目前比較普通運(yùn)用的一種維護(hù)方式,，是將參會(huì)者拉進(jìn)一個(gè)微信群里,，進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)和管理。

八,、宣傳與推廣

宣傳推廣有兩個(gè)大作用,，一是吸引更多的人報(bào)名參加活動(dòng)，二是提高知名度,?？梢詮囊韵聨讉€(gè)角度出發(fā)（如圖）。

▲活動(dòng)宣傳推廣途徑

九,、現(xiàn)場執(zhí)行

活動(dòng)現(xiàn)場執(zhí)行包括前期和后期（活動(dòng)當(dāng)日）,。

現(xiàn)場執(zhí)行前期：

（1）了解現(xiàn)場

需要執(zhí)行人員提前去現(xiàn)場了解規(guī)劃一下，比如調(diào)試音響,、測試PPT,、測試話筒、了解洗手間等位置在哪里等,，這些細(xì)節(jié)需要在踩點(diǎn)時(shí)都要把控到,，做到心中有數(shù)。

（2）布置現(xiàn)場

對現(xiàn)場進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟贾?，可以提升現(xiàn)場的氣氛和專業(yè)性,。

（3）分工與執(zhí)行

一場活動(dòng)，需要負(fù)責(zé)指引的人,、負(fù)責(zé)簽到的人,、主持人,、控制氣氛的人、攝影師,、速記員,、執(zhí)行人員等。

要提前進(jìn)行明確的分工,，各司其職,，確保活動(dòng)順利進(jìn)行,。

活動(dòng)當(dāng)日：

（1） 維持活動(dòng)秩序

活動(dòng)期間容易出現(xiàn)現(xiàn)場嘈雜的情況,，需要一個(gè)把控現(xiàn)場秩序的人去不斷維護(hù)。

（2） 現(xiàn)場氛圍要活躍

做活動(dòng)很講究互動(dòng),，要想產(chǎn)生互動(dòng)需要有一位能調(diào)動(dòng)氣氛的主持人,，還需要活動(dòng)開始前要做指引，方便大家能快速找到場地,；上一個(gè)嘉賓講完后,，要及時(shí)調(diào)出下一個(gè)嘉賓的PPT；遙控筆要提前教會(huì)嘉賓使用等,。

細(xì)節(jié)決定成敗,，這些細(xì)節(jié)都需要我們注意到。

十,、活動(dòng)總結(jié)

活動(dòng)結(jié)束后,，不代表就可以放松了，還要進(jìn)行復(fù)盤和總結(jié),，這是十分關(guān)鍵的一步,，能幫助你在日后做其它會(huì)議活動(dòng)時(shí)更順暢。

可以和同事們開會(huì)討論一下活動(dòng)成功和失誤的地方,，也可以咨詢參會(huì)者,，聽聽他們的意見。