作者：尹宏業(yè) 來源：鳥哥筆記 本文由鳥哥筆記春羽計劃出品

• 做活動究竟分哪幾模塊,？

• 活動主題怎么寫比較好？

• 預(yù)算怎么控制比例,？

• 如何邀請嘉賓,？

• 現(xiàn)場怎么分配？

入行幾年,，工作從打雜幫手到主導(dǎo)項目,，期間做過多場線下行業(yè)活動，人數(shù)規(guī)模少至500,，多達(dá)3000,，但其基本的模式是相似的，借復(fù)盤的機(jī)會和讀者們交流經(jīng)驗,。

“辦活動”，這個概念可能對于大多數(shù)人來說比較空泛,，但是換成“組飯局”來理解，就非常容易,，時至今日,，誰還沒有組個局請過客？不同的是做活動涉及的工作會比簡單組飯局更加多面和繁雜,，如下圖所示：

（為保證圖片質(zhì)量，豎向放置）

本文主要針對上圖中的標(biāo)紅色的優(yōu)先級工作分析,，按照活動策劃推廣時間順序,，進(jìn)行復(fù)盤，給大家呈現(xiàn)活動的重要環(huán)節(jié),。套用“組（ban）飯(huo)局(dong)”的樣式來掰碎了,、揉開了好好地講個清楚。拙見如下：

目錄

一,、前期確認(rèn)（組什么局,，對飯局初步認(rèn)識）

二、文案策劃（準(zhǔn)備什么節(jié)目,，吃什么酒菜）

三,、招商與推廣（有無金主請客，找誰來吃飯）

四、活動準(zhǔn)備（在哪吃,，坐席怎么布置）

五,、活動現(xiàn)場（前面準(zhǔn)備節(jié)目酒菜通通拿上來）

六、活動后（吃好喝好,，商量下次還搞不）

一,、前期確認(rèn)（組什么局，對飯局初步認(rèn)識）

1.活動初衷與主題

這次組局的的初衷是想要做什么呢,？

這個問題至少要追問自己三遍,，明確想要的是參與人數(shù)、招商總額或是達(dá)成其他的目的,，得出確認(rèn)答案就不要再去改動,。因為我們之后所有的工作，都是在這個基礎(chǔ)上去行動,；然后把初衷與主題確認(rèn),，讓人一目了然，把最吸引人的亮出來,。

確認(rèn)活動的主題：順口,，易記，四字為佳,。

若是仲秋飯局,，一家人在一起團(tuán)聚，那么便是“賞月·團(tuán)圓”,；若是老友聚會,，沒有特定主題，那就不如“喝酒·我請”更為直接,；若是某行業(yè)的活動,，也是要找到最能勾起用戶參與的癢點，并與活動主題結(jié)合在一起,，讓用戶欲罷不能,。

2.核算活動成本

準(zhǔn)備出多少錢做活動，這個應(yīng)該最易理解的吧,？

要對把這個局做成什么檔次,、規(guī)模以及表演節(jié)目等預(yù)設(shè)做好，成本的核算是重中之重,，對資金沒有一個清晰的認(rèn)知,，便不能厘清活動的收益。

對于成本核算可參考這個比例：

3.制定時間表

在確認(rèn)要舉辦活動的意向時,，就可以著手制定時間規(guī)劃表,，對之后的各項內(nèi)容進(jìn)行分配，確定相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和任務(wù)deadline,，避免職責(zé)不清,、分工不明、時間拖沓等不必要工作失誤,，工作可以多線同時推進(jìn),，快速完成。

《時間表（部分）》示例

二,、文案策劃（準(zhǔn)備什么節(jié)目，吃什么酒菜）

1.環(huán)節(jié)設(shè)定

環(huán)節(jié)設(shè)定,，相對應(yīng)的是準(zhǔn)備的節(jié)目和酒菜,，請什么樣明星表演節(jié)目，請哪種菜式的大廚主勺,，這是吃飯的人最關(guān)注的點,，當(dāng)然你可以搞點小驚喜之類助興。

在活動之中,，便是要規(guī)劃好呈現(xiàn)形式,，權(quán)衡主辦方、嘉賓,、參與者,、贊助商等方面的權(quán)益，如何讓所有參與者滿意是本環(huán)節(jié)的重點,。主要圍繞在：請嘉賓,、做演講、頒獎?wù)?、增互動、系情感,，這五個環(huán)節(jié)上設(shè)計相應(yīng)互動,。

這個環(huán)節(jié)的坑一般會發(fā)生在：

（1）拍板人的猶豫不決，對于活動文案毫無意義的修改,，以致于活動時間無限拖延,。所以，文案寫作者不只是要會寫文案,，更要懂得向上管理,，如何去勸服上司、達(dá)到快速推進(jìn)的目的,。

（2）根據(jù)活動場地制定環(huán)節(jié)安排,，比如是有無分會場的存在，數(shù)量有為多少等。前期策劃時可以暫以某個理想場地作為參考設(shè)計環(huán)節(jié),。

2.大會賣點

既然提到“賣點”,，那自然就是要從外部獲取利益的，主要針對兩個方向：錢和人,。

錢誰會來出呢,？自然是贊助商。那么如何打動金主爸爸呢,？自然是活動能給予他們好處,，對自身的品宣或者銷售能帶來極大的幫助，所以要把本次活動能給的權(quán)益明明白的列舉出來,，讓人一目了然,，促進(jìn)銷售成單。

（活動現(xiàn)場照片）

在“賣點”還可以做一些活動,，比如把產(chǎn)品分級：鉆石、黃金,、白銀,，不同層次的服務(wù)可以收取不同的費用，這樣可以滿足市場是不同的客戶需求,。

人從哪里來,？參會人員的職位或行業(yè)或需求等不盡相同，那么又能如何吸引他們來參會呢,？一般從這幾點做文章：直面行業(yè)大牛,、知識學(xué)習(xí)、現(xiàn)場社交,、參會禮物,。

（活動現(xiàn)場照片）

根據(jù)用戶不同的癢點去宣傳活動,，吸引到更多的用戶參與其中,。例如：職場焦慮，那就用活動的知識學(xué)習(xí)來吸引用戶,，明確指出活動能給用戶帶來提升的可能性,，以及其他的成長機(jī)會，每次的宣傳點需明確一個,，若分散則目標(biāo)不清,。

三、招商與推廣（有無金主請客,，找誰來吃飯）

1.銷售和招生

因為這兩點在上面有提到,，所以我合并在一起講,，根據(jù)確認(rèn)的文案內(nèi)容去找各自的目標(biāo)全體。

關(guān)于招商贊助,，文案是基礎(chǔ),，更多的要靠銷售人員去轉(zhuǎn)化成銷售話術(shù)，與潛在贊助商溝通,。贊助商信息的獲取可在同類其他活動上尋找,，也可搜索其他的潛在客戶。關(guān)于招生,，可以使用自身宣傳渠道,，也可合作其他渠道招生；活動宣傳的引爆點和節(jié)奏,，相信身經(jīng)百戰(zhàn)的各位會玩出不同的花樣,。

2.邀請人員

這里的邀請，主要是指活動里的嘉賓,、重量級的人物,。每次活動邀請嘉賓都是一個頭疼的事，嘉賓的邀請難,，而且變數(shù)還大,。

有一次活動要在10號舉行，7號都還沒有確認(rèn)嘉賓,，甚至臨時換嘉賓的情況都有存在,；還有一次在上海舉辦活動，嘉賓從北京來,，遇上特殊天氣飛機(jī)無法起飛,，只能臨時改了高鐵。所幸,，這些嘉賓很容易溝通和配合,。

那我們?nèi)绾稳パ埖竭@些嘉賓？這里面有很多的門道,，以小撬大,，調(diào)動身邊資源的同時，一般要注意一些細(xì)節(jié),，比如不能跳太多級別邀請，一個A村長可以邀請B鎮(zhèn)長到他的活動,，但如果讓A村長邀請C區(qū)長就比較艱難,，不過可以讓B鎮(zhèn)長幫忙邀請C區(qū)長就會容易一些，同理邀請嘉賓的時候也可以運用,。

如果能確認(rèn)一兩個超重量級的嘉賓,，便可以用此嘉賓去撬動其他嘉賓,，吸引同類嘉賓的參與。如果能先邀請到A區(qū)長參與活動,，那么再去邀請B區(qū)長時,，就可以告訴他A區(qū)長同意前來，那么打動B區(qū)長同意的可能性會更高,，換做去邀請C鎮(zhèn)長,，那么會更容易。

另外對嘉賓的邀請,，可以參考下表：

四、活動準(zhǔn)備（在哪吃,，坐席怎么布置）

1.場地篩選與搭建

選擇一個什么場所吃飯,，是最能直面展示活動的檔次。在選擇時要現(xiàn)場勘查場地大小,、環(huán)境優(yōu)良,、地理位置等因素，確保場地的達(dá)標(biāo),。另外,，同時進(jìn)行對活動搭建供應(yīng)商的選擇，可以通過多家比價,、好評推薦等方式選擇最優(yōu)搭建供應(yīng)商,，控制成本的同時，保證活動的質(zhì)量,。

（場地參考效果圖）

選定場地后，主辦方,、場地方與搭建供應(yīng)商至少要做一次三方會談,，一起重新勘查場地，查看細(xì)節(jié),，可讓搭建供應(yīng)商出現(xiàn)場布置方案,，是否可以新增游戲環(huán)節(jié)等，確保方案的可實施性,。

2.物料采買

由之前確認(rèn)的相關(guān)工作負(fù)責(zé)人給出物料清單和物料采購意向,，確保物料在活動開始前5天準(zhǔn)備完成，不會因誤差等原因造成不能使用的結(jié)果,。永遠(yuǎn)的Plan B,、永遠(yuǎn)擁有備案，以防意外情況的發(fā)生,。

《活動物料采購比價表》示例

五,、活動現(xiàn)場（前面準(zhǔn)備節(jié)目酒菜通通拿上來）

1.人員分工安排時間表

確認(rèn)表演節(jié)目、上菜的順序與對應(yīng)人員,，保證這是一場順暢的活動,，給諸位參與者賓至如歸的感覺。

這樣的好處就是各司其職,，每個項目都有負(fù)責(zé)人,，也有流動支持的，既能有序不亂,，又可以責(zé)任到人,。即便是出了事故，事后追責(zé)也可以甩鍋,，這是當(dāng)然是玩笑話,。

2.彩排與現(xiàn)場

正式開場前要留出足夠時間，至少做一遍流程的彩排,，看現(xiàn)場相關(guān)人員的工作安排,，檢查大屏、PPT,、燈光等細(xì)節(jié),，盡善盡美。

現(xiàn)場發(fā)揮只要按照事先安排去做就好,，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋,，遇到突發(fā)事件快速反應(yīng)，并予以解決?，F(xiàn)場要注意用戶的情緒,，隨時安撫，保證活動的滿意度,。

本環(huán)節(jié)的容易出錯的地方在于：現(xiàn)場人多擁擠,、各模塊的人員聯(lián)系不暢，對于突然情況的處理容易出現(xiàn)不當(dāng),，所以要事先安排好,，防患于未然。

六,、活動后（吃好喝好,，商量下次還搞不）

1.收官感謝

對參與用戶、嘉賓的酬謝等,，維持與用戶的情感,，一回生二回熟，下次邀請更容易被接受。

注意活動二次宣傳,，充分利用好活動的影響力，并考慮怎么去擴(kuò)大,。我們的活動一般都是系列性,、有承接的，不會是一次單獨的活動,，所以要為未來的規(guī)劃做好鋪墊,，這樣下屆活動的運作更容易開展。

2.復(fù)盤

可以從兩個方面展開,，一是客觀工作方面,，就如你看到的本文內(nèi)容；二是主觀感受方面,，談個人在活動中的感悟,。

最后補(bǔ)充兩點：

1.一切準(zhǔn)備工作都要做到活動開始之前，循序漸進(jìn),，穩(wěn)而不亂,，各管其能，各司所職,。先做方案,，再去行，結(jié)果自然有,。

2.隨時準(zhǔn)備Plan B,，面對突發(fā)意外才不會手忙腳亂。

后記：

本文主要針對活動整體中的關(guān)鍵點分析,，盡可能的減少活動在落地過程中因準(zhǔn)備不足在事故多發(fā)處翻車的幾率,。活動的成功標(biāo)準(zhǔn)不只是在于順利完成,，更要注意活動的結(jié)果,，看是否完成既定目標(biāo)，達(dá)到最初策劃的要求,。

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