策劃、組織,、執(zhí)行一個(gè)大型活動(dòng),，比如婚禮、比如年慶,、比如峰會(huì),，主理人是最吃力不討好的角色，總有些奇怪的參會(huì)者,，一邊享受著免費(fèi)的自助午餐,，一邊滔滔不絕地出著讓人無奈的“意見'：如果入場每個(gè)人的吊牌都印上名字那就更好了,，每每這時(shí)，我尷尬的微笑中傳達(dá)的是：100人場以上規(guī)模的大會(huì),，在簽到高峰期,，如果是定制化吊牌，只能通過自動(dòng)吊牌印刷機(jī)來響應(yīng),，而且至少得3臺(tái)才能解決高峰瓶頸期響應(yīng)速度,，也就是說得增加5000元花費(fèi)，當(dāng)然很多人會(huì)說有了帶名字的吊牌,，便于現(xiàn)場互相認(rèn)識(shí),，這其實(shí)是基于大家會(huì)把那個(gè)吊牌戴在胸口的理想場景而已，然而事實(shí)是這個(gè)比例不到1/10,，有意義嗎,？又有幾個(gè)人考慮過當(dāng)天丟棄的吊牌，將是多么大的一種資源浪費(fèi)呢,？

昨天談了少花錢,，今天就說說怎么人少高效辦大事。

就如同吊牌這件事,，會(huì)務(wù)人手的消耗難就難在怎么應(yīng)對(duì)高峰期,，想要萬全之策，堆人策略看上去總沒有錯(cuò),，尤其是很多政府發(fā)起的會(huì)議,，當(dāng)天專職給領(lǐng)導(dǎo)倒水的都有十幾個(gè)服務(wù)人員。百人大會(huì),，要我調(diào)配人手,，3個(gè)人足以，為什么,？因?yàn)闇贤ㄆ饋砗唵螁h,。

1、ABC：A負(fù)責(zé)內(nèi)場,，主持,、招待嘉賓、為嘉賓引薦特定參會(huì)人,；B負(fù)責(zé)外場,，簽到、歡迎特別參會(huì)人,、引導(dǎo)茶歇前后和午餐前后的人員進(jìn)場,；C負(fù)責(zé)機(jī)動(dòng)，協(xié)助簽到,、隨時(shí)與酒店服務(wù)人員對(duì)接臨時(shí)需求,、處理到了環(huán)節(jié)嘉賓忽然找不到這樣的尷尬場景,；

2、特定需求的輔助人員：ABC三人只是為了保證活動(dòng)的正常執(zhí)行,，如果大會(huì)有現(xiàn)場BD客戶之類的特別需求,，那當(dāng)然得配備盡可能多的類銷售人員，在簽到后借著引導(dǎo)入場的機(jī)會(huì)多多交流,；

3,、會(huì)前一天準(zhǔn)備：我每次大活動(dòng)，都期盼著酒店會(huì)場在前一天租不出去,，這樣就不用6點(diǎn)入場準(zhǔn)備了,，要知道，10點(diǎn)前回家已經(jīng)算是幸運(yùn)（可惜,，總是不如愿）,。ABC三人在去會(huì)場路上，就要求酒店相關(guān)人員把提前寄來的資料包全部安放在簽到墻所在位置,，并要求搭建方在同一時(shí)間抵達(dá)會(huì)場,。到了會(huì)場，搭建兩個(gè)團(tuán)隊(duì)分別負(fù)責(zé)外場的簽到墻和內(nèi)場的LED屏,，ABC三人則拆包,，流水線化統(tǒng)一入袋，發(fā)現(xiàn)那種硬紙板的單頁會(huì)讓人頓時(shí)崩潰,，咒罵贊助單位市場部缺乏會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn),，入袋特別費(fèi)腰費(fèi)時(shí)間，200份的話需要2小時(shí),。差不多8點(diǎn)搭建也完成了,，接下去就是從頭到尾走一邊PPT，建議主持人串全場詞,，越真實(shí)地模擬越能保證第二天不忘詞漏詞，同時(shí)外場擺臺(tái)布置好每個(gè)展臺(tái),；

4,、會(huì)前2小時(shí)：假設(shè)分享嘉賓不改PPT，主持人A簽到前一小時(shí)到場足以,，可惜這只是美好的愿望,。有人臨時(shí)要求換成自己的電腦投屏、有人臨時(shí)要求把PPT全打印出來,、有人臨時(shí)要求增加一段動(dòng)畫播放,、有人臨時(shí)要求改內(nèi)容而且她自己還沒帶電腦。這就是為什么我推薦多備一臺(tái)電腦,，專門用來應(yīng)對(duì)內(nèi)容的臨時(shí)修改,。提前備好2米以上的轉(zhuǎn)接線,、提前備好各類轉(zhuǎn)接口、提前備好多個(gè)翻頁筆,、提前備好電池,、提前掌握分辨率設(shè)置技巧、提前精通演講模式切換技巧等等,。外場B和C保證上午場嘉賓,、攝像、總控臺(tái)等核心人員按時(shí)到場,，并現(xiàn)場指派任務(wù)給酒店服務(wù)人員,，比如舉牌提示演講時(shí)間、圓桌環(huán)節(jié)搬桌上臺(tái)等事宜,；

5,、會(huì)前10分鐘：絕大多數(shù)的大會(huì)，會(huì)前10分鐘入座率不到一半,，問題來了,，主持人要決定是不是延后開場，延后可能引發(fā)上午場嚴(yán)重的拖堂,，以我的經(jīng)驗(yàn),，領(lǐng)導(dǎo)開場發(fā)言總是會(huì)拖堂，延遲開場絕對(duì)不能超過10分鐘,，而且還要努力在后續(xù)茶歇或圓桌環(huán)節(jié)爭取回這浪費(fèi)的10分鐘,。至于外場，只要出現(xiàn)排隊(duì)10人的擁堵情況,，立馬靈活疏導(dǎo),，越多的人入場，才能越早開場,；

6,、上午場：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言是最讓人捏一把汗的，如果開場30分鐘后還不能進(jìn)入到有意思的內(nèi)容,，很容易引發(fā)現(xiàn)場參會(huì)人的不滿,，觀察參會(huì)人的眼神、有多少人打開了電腦,、有多少人在刷手機(jī),。對(duì)于每個(gè)分享環(huán)節(jié)，提前10分鐘,、5分鐘,、1分鐘后排舉牌提醒，超時(shí)就一直舉著不放下來,，超時(shí)5分鐘主持人站在分享人邊上給予軟壓力,，超時(shí)10分鐘主動(dòng)發(fā)言提示,。外場人員協(xié)助在茶歇結(jié)束時(shí)，不斷地提醒每一個(gè)外場還在溝通的人員入場,；

7,、下午場：有時(shí)下午場會(huì)有多個(gè)分會(huì)場，分會(huì)場的茶歇時(shí)段必須錯(cuò)開,，保持每個(gè)會(huì)場在分享過程中門是關(guān)閉的,，開放的場域會(huì)引發(fā)參會(huì)人傾向于串到其他會(huì)場，影響現(xiàn)場人數(shù),。內(nèi)場A和外場BC在茶歇階段,，必須抓緊機(jī)會(huì)撮合嘉賓之間，或者嘉賓與參會(huì)者之間交流互動(dòng),，讓嘉賓全天都保持忙碌亢奮的狀態(tài),，有利于他們對(duì)活動(dòng)的好評(píng)；

8,、結(jié)束前1小時(shí)：一般來說,，4:30開始，參會(huì)者就開始蠢蠢欲動(dòng)要離場了,，假設(shè)議程已經(jīng)延后,，主持人A必須盡快通過取消茶歇提示嘉賓等方式趕上議程，不然離場率更高,。外場BC努力做到為提前離場的每個(gè)參會(huì)者握手告別,，甚至送到電梯口；

9,、會(huì)議收尾：送別每一位嘉賓,，招呼搭建方撤場，同時(shí)拿出物項(xiàng)清單,，開始一一確認(rèn),，麻利的話，也就一小時(shí)收尾完畢,；

10,、第二天的復(fù)盤：每個(gè)活動(dòng)都必須復(fù)盤，并安排包括新聞稿撰寫,、參會(huì)者抽樣回訪、向嘉賓反饋參會(huì)者回訪情況等事宜,。