作者：廖夢涵

單位：尤揚律師事務所

來源公眾號：尤揚律師事務所

公眾號ID：youyanglaw

編者按

時間作為律師的一大成本,，如何從復雜繁瑣、重復率大,、耗時長的工作中脫身而出去研究更有價值的專業(yè)性問題,，一直是許多律師的苦惱之處。本篇廖夢涵律師將與大家分享,，其是如何借助日常辦公軟件來提高工作效率,、從重復繁瑣的工作中解放出來的。

一,、常用辦公軟件在辦案過程中的運用

1,、文件夾分類建檔技能

（1）以案件為分類依據(jù)

對于文件夾分類管理，需求不同,，就有不同的分類方法,。對于多數(shù)辯護業(yè)務來說，按照總框架可以分為兩大類,。

第一類是以案件為分類依據(jù),。例如在刑事辯護業(yè)務中，可以按照接受案件的年份+當事人+罪名等方式來命名文件夾,，如2017彭某某受賄,、貪污案，2017代表的是接受案件的年份,，方便電腦根據(jù)數(shù)字前后順序排列,，醒目簡單。彭某某代表的是嫌疑人或被告人的姓名,，后附罪名方便記憶,、快速鎖定文件夾。

于是檢索定位順序就是【案件】→【刑事案件】→【2017彭某某受賄貪污案】→【訴訟文書】→《申請有專門知識的人出庭申請書》,。

以案件為分類依據(jù)

（2）以資料庫為分類依據(jù)

對于律師而言,，除了案件本身需要有科學,、合理、規(guī)范的建檔外,，其他許多輔助資料也需要服務于案件本身。筆者稱之為“資料庫”,，諸如刑事業(yè)務中經(jīng)常遇到的訴訟文書模板,、法律法規(guī)、最新司法解釋,、量刑有關(guān)文件及合同模板等等,。

應根據(jù)自身具體情況和辦案需要，利用瑣碎時間進行分類,、匯總并建檔,，用之即取。就如同“我一直在蓄那一桶水,，直到有一天只需一瓢飲”,。舉例：以要尋找2016年底頒發(fā)施行的“電信網(wǎng)絡司法解釋”為例。順序為,，【資料】→【刑事法律法規(guī)】→【詐騙】→2016年12月19《關(guān)于辦理電信網(wǎng)絡詐騙等刑事案件適用法律若干問題的意見》,。

資料庫為分類依據(jù)

2、資料檢索技能

（1）線下檢索——Finder功能

線下檢索是建立在前述已經(jīng)有規(guī)范,、科學及合理的文件夾建檔工作之上的,，也就是說要檢索的東西首先一定自己保存的有，其次由于各種原因一時不知從哪個文件夾入手去尋找,。那么這個時候就需要我們的一個線下檢索技能,，以蘋果mac操作系統(tǒng)為例，在總菜單里點擊【Finder】→右上角【搜索框】輸入信息（例如輸入“受賄量刑”）→選中需要的【文檔】

（2）線上檢索技能——Alpha辦公系統(tǒng),、刑事法寶,、搜狗·微信搜索等

a. Alpha 辦公系統(tǒng)檢索

辦理刑事案件過程中，離不開的技能就是檢索技能,。Alpha辦公系統(tǒng),，按照【工具】→【大數(shù)據(jù)】→【案例】的順序即可進行檢索；值得一提的是三維立體檢索模式,，即：從具體案由（橫向脈絡）,、主審法官（縱向脈絡）、上級法院（高度脈絡）三個維度出發(fā)進行檢索,。點擊導出檢索報告,，就形成了Excel表格式的《大數(shù)據(jù)檢索報告》。

b.刑事·法寶檢索

刑事法寶裁判規(guī)則,、專家精釋,、法律依據(jù),、學術(shù)觀點、數(shù)據(jù)分析五個板塊功能,，是辦理刑事案件最為合適,、及時和便利的檢索工具。

c. 搜狗·微信檢索

進入搜狗搜索引擎界面,，選取“微信”菜單,，在搜索框輸入關(guān)鍵字，點擊搜文章按鈕,，即彈出與關(guān)鍵字有關(guān)的文章,。搜狗微信檢索功能，一般適用于搜索法官,、檢察官,、刑事律師撰寫的個人專業(yè)性文章。對于自己辯護思路形成,、平時刑事文章寫作等有啟發(fā)和幫助作用,。

3、word文檔及表格制作技能

（1）制作刑事閱卷摘要（含質(zhì)證意見）等

全國律協(xié)剛公布的《律師辦理刑事案件規(guī)范》第七十七條明文規(guī)定：“在開庭審理前,，辯護律師應當研究證據(jù)材料,、有關(guān)法律、判例,，熟悉案件涉及的專業(yè)知識,，擬定辯護方案，準備發(fā)問提綱,、質(zhì)證提綱,、舉證提綱、辯護提綱等,?！边@是通過行業(yè)規(guī)范的方式對辯護律師的執(zhí)業(yè)水平提出更高水準、更加嚴格的要求,。

筆者以往面對無論簡單抑或復雜的案件,，均會依據(jù)案件辯護目的和思路的不同需要，進行閱卷摘要（含質(zhì)證意見）,、案例檢索,、有關(guān)法律法規(guī)等材料的準備工作。通過不斷的摸索和積累,，發(fā)現(xiàn)Word辦公軟件中插入表格功能最為好用,。

在制作閱卷摘要時，可充分利用表格功能中的“拆分”、“合并”,、“背景色”等菜單功能,，使其一目了然，更加便捷的服務于案件工作需要,。

示例：閱卷摘要

（2）制作案例檢索報告

在制作案例檢索報告的時候,，可以選取不同的緯度來鎖定檢索范圍。例如,，鎖定罪名案由,、省市地區(qū)、管轄法院,、年份、一審二審,、判決裁定等,，再通過輸入案件需要的關(guān)鍵詞進行檢索。利用Word插入表格的功能進行整合,，方便服務于辦案,，同時也可以提交給法院作為參考資料。

示例：高利轉(zhuǎn)貸案例檢索報告

示例：非法經(jīng)營案例檢索報告

（3）制作【案件有關(guān)法律法規(guī)】,、【罪名量刑標準】,、【刑事辯護標準化服務項目】等其他表格化文檔

除了制作閱卷摘要、案例檢索報告等,，Word插入表格功能還可應用于其他需要的地方,。例如，案件有關(guān)法律法規(guī)的匯總,、罪名的量刑標準,、刑事辯護標準化服務項目等。且在多數(shù)情況下,，這些服務于案件的文檔表格,，可一次做成，反復使用,。遇到類似案件,，可能只需要修改極少部分內(nèi)容。下圖分別示例：

示例：有關(guān)法律法規(guī)

示例：罪名量刑標準

示例：刑事辯護標準化服務文本

4,、Excel,、思維導圖MindManager、visio等其他軟件技能

（1）Excel表格技能——求和功能,、生成統(tǒng)計圖等,。

刑事案件能夠利用到Excel表格的場合并不多見，但Excel表格的“求和”功能著實厲害,。在幾十起甚至上百起職務犯罪的數(shù)額當中,，當事人或者辯護人對其中部分有異議時,，就會遇到核算核減問題。

利用Excel表格的“求和”功能,，則不會出現(xiàn)耗時長,、易出錯等問題?？蛑心繕藬?shù)據(jù)后,，右下方即自動顯示“求和”總數(shù)據(jù)、“平均”數(shù)值等,。另外,，Excel表格還有生成條形、扇形統(tǒng)計圖等功能,，這可以在刑事案件或業(yè)務拓展等方面得到運用,。

Excel框中自動求和功能

Excel生成統(tǒng)計圖功能

（2）思維導圖MindManager——樹狀圖制作

刑事案件當中很多板塊需要用可視化方式進行表達，例如重大復雜案件中所有證據(jù)材料的羅列,、經(jīng)濟犯罪案件中資金流向等,。

思維導圖MindManager就可以將這些通過樹狀圖等可視化的方式表達出來；另外,，思維導圖也可以導出為圖片,、word、pdf等格式,，輕松有效的和其他辦公平臺相結(jié)合,，給工作帶來效率和便捷。

思維導圖之資金流向圖

（3）Word插入SmartArt功能 / Visio ——案件流程圖制作

Visio被運用在刑事案件中,，首先可制作事件時間發(fā)展軸,，從而對案件當中重要事件前后順序有直觀把握，為邏輯思維和辯護思路提供生動的依據(jù),。

其次,，Visio軟件還可以服務于刑事案件訴訟可視化，制圖讓刑事律師可以更順暢,、直觀的向當事人說明整個刑事案件三個階段的基本情況,、律師的工作內(nèi)容以及當事人最為關(guān)心的犯罪嫌疑人的強制措施情況。充分地讓當事人了解,、體驗并接納刑事律師的流程化,、精細化辯護工作和服務。

Visio之刑事案件流程圖

二,、將辦公工具應用于辦案過程的意義

為什么要輔助現(xiàn)代辦公工具應用,、融入于律師的日常辦案工作中？這其中蘊含著諸多的原因和意義。無論對于當事人,、律師,、辦案機關(guān)，還是對于團隊內(nèi)部,、知識管理體系,，用工具助力律師的辦案過程，這將會是一件有價值有意義的事情,。

1,、使辦案過程可視化、流程化

從客戶體驗方面講,，用辦公工具記錄案件辦理過程及總結(jié)報告,，可以讓當事人和委托人以看得見方式體驗律師服務，可以讓當事人從對結(jié)果單純的追求中解脫出來,，在過程中對律師進行配合,。即使沒有達到預期，也不會有怨言有矛盾,，甚至會因律師專業(yè)化和精細化的工作而致以尊重，因為他們知道律師所傾注的大量的時間,、精力,、經(jīng)驗和心血。除此之外,，還可以提高刑事律師的溢價能力,。

從團隊協(xié)同方面講，工具可以提高專業(yè)刑事律師團隊的工作效率,。刑事辯護業(yè)務橫向板塊可以分為無罪辯護,、輕罪辯護、量刑辯護,、程序辯護,、證據(jù)辯護等等；刑事辯護業(yè)務縱向可以分為律師會見,、偵查階段的工作,、審查起訴階段的工作、庭前準備,、參加庭審,、結(jié)案歸檔、客戶溝通等等,。

將常用辦公工具應用于上述團隊作業(yè)中每個步驟中,，不僅在團隊內(nèi)部起到方便討論、記錄流程等作用，而且也是律師工作的成果展示,。因此辦公工具的運用,，也是實現(xiàn)刑事辯護團隊協(xié)同作業(yè)的關(guān)鍵一招。

對法律職業(yè)共同體方面講,，其實,，辯護律師也可以成為檢察官、法官辦案的協(xié)助者,。盡管公訴人與辯護律師系訴辯對抗關(guān)系,，刑事法官保障律師辯護權(quán)利的道路依舊漫長。

但是,，刑事律師也可以通過這樣一種方式成為檢察官,、法官的協(xié)助者。例如,，當我們把表格化或圖表化的閱卷摘要和質(zhì)證意見給檢察官和法官的時候,，檢察官、法官會心中有數(shù),、并初步掌握了律師意見,。這不僅為檢察官、法官的工作減輕了負擔,，同時也是用一種看得見的方式為律師贏得尊重,。

2、進行律師時間管理,，提高工作效率

所有的律師都知道律師的第一成本是時間,，但并非所有的律師充分做到了高效、有序的時間管理,?！霸诼蓭熯@條充滿挑戰(zhàn)與榮耀的路上，時間是你最大的敵人”,。

因此,，個別律師進入發(fā)展瓶頸的制約因素之一，即是未逃出無高效有序時間管理的魔咒,。例如,，如果平時能夠善于利用辦公工具，養(yǎng)成建檔,、歸類,、總結(jié)的習慣，對于工作效率方面有百利而無一害,。

養(yǎng)成一個好習慣比較難,，但是形成一個不良習慣卻很容易,。尤其是對于年輕律師而言，缺乏有效的時間管理,，你可能會親手毀掉短暫卻尤為珍貴的發(fā)展期,。

3、形成刑事業(yè)務知識管理體系

一個律師的綜合能力可以通過后天不斷的訓練得到提升,，但這是一個相對漫長的過程,，與一個人的家庭背景、成長環(huán)境,、性格等因素均有關(guān)聯(lián),。但是技能卻能夠突破這些因素，在較快的時間內(nèi)有效的掌握,，因此技能本身非常重要,。

知識管理也是如此，知識本身層出不窮,、浩如煙海,，律師有限的精力和時間也無法涉及全部。而形成知識管理體系則不同,，管理傳遞出的是邏輯思維,、匯總整合等，是對知識本身的有效提取,、利用及整合,，因此知識管理比知識本身更重要。

而常用辦公技能就是知識管理中的一部分,；以堅持提高專業(yè)能力和業(yè)務水平為前提，練就一項技能,，形成一套知識管理體系,，方如鳥之雙翼、車之兩輪,，大有裨益,。用工匠精神對待每一個案件，才是使用工具的意義所在,。

三,、技術(shù)驅(qū)動法律，思維和邏輯是關(guān)鍵

對于律師而言,，工具的最大意義就是為解放重復繁瑣的勞動,，降低失誤，提高工作效率,，從而讓律師專注于案件中那些“只有律師才能解決”的事情,。

但工具本身又服務于內(nèi)容,、思想和邏輯，只有先對案件本身有了充分的認識和把控,，并在此基礎上確立辯護思路,，如何運用工具的問題自然游刃有余、迎刃而解,。其中的方法,、理念，不僅因案件而異,，同時因人而異,。

如今市場背景下，各方均對刑事辯護律師提出更加嚴格,、更高水準的要求,，刑事律師不妨通過對辦公軟件的熟練運用，使其最大效率地服務于律師工作和案件本身,。由此,，堅定地走專業(yè)化和精細化辯護之路，可能是一個不錯的方向,。

專欄編輯：常若星 | 排版編輯：陳玥