一、收集(Collecting) 隨便什么都可以作為收集箱(老板交辦事項,，自己想到的點子,，今天收到的喜帖等),。但一定要控制inbox 的數(shù)量。inbox 的數(shù)量越少越好：初步規(guī)劃我的inbox 控制在5 個：outlook 里面的收件箱,，手機備忘錄/草稿本,，專用記事本和三層文件匣，手機任務(wù)列表,、紙制to do 列表

二,、整理(Processing)。從以上5個inbox里面,，循環(huán)反復(fù)地進(jìn)行處理分類,。我們收集到一個程度，就需要做某程度的整理工作,，例如一天一次或一天數(shù)次,，GTD 書上說要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務(wù)的程度為整理的頻率,。inbox 里面的東西處理到以下7 個類別中去:

1) 2 分鐘內(nèi)

這雖然單獨提出了一個分類,，但是并沒有讓你建立管理并且維護這個分類的意思，為兩分的事情不值得呀,。

2) 等待事項:

無法兩分鐘內(nèi)完成的,，這件事要委托他人完成，所以授權(quán)后放入等待清單,。(如請老婆去領(lǐng)錢,，叫你的下屬完成某件企劃案)

3) 日程

這件事情需要在特定的時間或日期去做，此時要將這件是放在DATEBOOK 或行事歷中紀(jì)錄下來,。(如參加婚禮,，和朋友約會，開會時間)

4) 單步事項

不能在兩分鐘內(nèi)完成,，不能授權(quán)出去,，并非要在特定時間下完成，需要盡可能快完成的,，此時才是列入所謂單步事項,。單步事項是你一個人，拿過來就可以一直干完的,。如果你還需要等別人的結(jié)果,，那就不行；如果你還要去別的地方再拿個東西,，那也不行,。當(dāng)你下一步清單超過五十個時，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做,，所以還要分類,。目前分類的方式主要是采用地點為主，Home/Office/outdoor/Anywhere 等,。如此你的工作效率會大大提升,。

5) 多步事項

對于那些在Inbox 里面的任務(wù)不是可以一步做完的，特點就是不能由你一個人決定,，要分解成多步在不同的時間和地點完成項目（projects）,。

6) 未來/某一天事項

你想到的點子，未來才要實現(xiàn)的計劃等,。

7) 參考資料

Inbox 里的信息和資源等,。

三、組織(Organizing),。其實要組織的概念就是檔案系統(tǒng)及工作清單兩種概念,，整理完inbox里面的東西后就是管理和組織幾大類中的東西：

1) 2 分鐘內(nèi)

馬上處理，不要放著了,。如轉(zhuǎn)發(fā)郵件給同事,。

2) 等待事項:

要有一張清單讓你可以追蹤交辦事項的進(jìn)度，用outlook 的任務(wù)清單自定義屬性管理,，自定義“進(jìn)展?fàn)顟B(tài)”“事項類型”“責(zé)任人”,。

對于郵件的處理，在收件箱里建立“等待事項”文件夾,，如果需要對方回復(fù)采取下一步行動的郵件,，同時抄送給自己，設(shè)置自動過濾歸入等待事項文件夾,，以便提醒自己日后等待對方答復(fù)。

3) 日程

用手機,、電腦的日歷或臺歷管理,。(如參加婚禮，和朋友約會,，開會時間)

4) 單步事項

用outlook 的任務(wù)功能,，添加自定義屬性來管理，自定義“事項類型”,，“任務(wù)環(huán)境”表示所需地點,。當(dāng)你下一步清單超過五十個時，你就不能用一張清單列出來,，這樣會看不出哪件事要先做,，所以還要分類。目前分類的方式主要是采用地點為主,，Home/Office/outdoor 等,。如此你的工作效率會大大提升,。

對于郵件工作，在收件箱里則設(shè)置“待讀待復(fù)”,，存放需要處理但不緊急的工作,。設(shè)置“今日事項”存放緊急需要處理的工作。

5) 多步事項

用outlook 的任務(wù)功能,，添加自定義屬性來管理,，自定義“事項類型”，“任務(wù)環(huán)境”,，列出多步事項的清單,。另外用項目管理軟件或者xls列出多步事項的計劃單步事項和對應(yīng)的時間點，分解后的事項又再進(jìn)入單步事項中進(jìn)行管理,。

6) 未來/某一天事項

用outlook 的任務(wù)功能,，添加自定義屬性來管理，自定義“事項類型”“任務(wù)環(huán)境”,。

對于郵件工作,，在收件箱里設(shè)置“未來事項”文件夾，存放日后某個時刻可能需要處理的工作,。

7) 參考資料

需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統(tǒng),，我有一個依每日每月收藏檔案的系統(tǒng)，也有一個依資料不同收藏資料的檔案系統(tǒng),，電腦資料系統(tǒng)可以搜尋,，但要有備份。如此任何檔案我?guī)缀蹩梢栽谝环昼妰?nèi)找到,。

在outlook 收件箱里建立一個“GTD 存檔”文件夾,，并在其中根據(jù)不同項目或郵件內(nèi)容分別設(shè)置子文件夾，將所有日后可能需要作為參考的郵件內(nèi)容分別歸類存入歸檔文件夾,。需要歸檔的郵件是指郵件本身需要存檔,，如果只是附件需要存檔的話，還是將其另存到硬盤上,，以免郵件客戶端越來越龐大,，降低運行效率；

面對紛繁復(fù)雜的任務(wù),，如何才能迅速準(zhǔn)確地判斷它們對你有多重要,，從而對它們進(jìn)行選擇和排序呢？任務(wù)可以分為緊急任務(wù)和重要任務(wù),，在此基礎(chǔ)上,，你就能快速而準(zhǔn)確地分辨出哪些是主要任務(wù)，哪些是次要任務(wù)了。

緊急任務(wù)指：如果不能按期完成,，它對你或別人的價值會減少甚至消失,。重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益,。帶來的收益越高,，這項任務(wù)的重要程度越高。緊急任務(wù)和重要任務(wù)有四種不同組合：

1．緊急并且重要的任務(wù)這些任務(wù)應(yīng)具有最高的優(yōu)先級,，應(yīng)該從現(xiàn)在就開始做,。

2．緊急但不重要的任務(wù)這些任務(wù)現(xiàn)在需要時間，但優(yōu)先級比緊急且重要的任務(wù)要低,。

3．重要但不緊急的任務(wù)它們的優(yōu)先級不是最高的,，但應(yīng)該在你的時間表中占重要位置。

4．既不緊急又不重要的任務(wù)你真的需要做這些事情嗎,？

按順序做事對任務(wù)進(jìn)行分類,，舍棄不需要的任務(wù)，然后把剩下的任務(wù)排序,，以便優(yōu)先處理緊急和重要的任務(wù),。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán),。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小,，分配時間,。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,，是有效果,；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果,，然后才考慮效率,。

但是如何排列這些任務(wù)的優(yōu)先級呢？答案是價值觀,！

價值觀是我們想和做的基本原則，它是進(jìn)行時間安排的最基本的因素,。我們有不同的價值標(biāo)準(zhǔn),，它們形成我們個人特性的基礎(chǔ)，也是我們進(jìn)行時間管理的基礎(chǔ),。大多數(shù)時候,，我們根據(jù)自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。

什么對你而言是最重要的,？家庭,？工作？金錢,？你首先要明確自己需要的是什么,，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地,，你很可能會到達(dá)別的地方,。

上一節(jié)練習(xí)中的事件可以分為幾個類別：

健康——看牙醫(yī)，洗澡,，等等

家庭——給家里打電話,，等等

友誼——買禮物，回信,，參加聚餐,，拜訪朋友，等等

愛情——準(zhǔn)備燭光晚餐,，等等

工作——簡報,，電視節(jié)目，會議,，整理材料,，考試，等等

金錢——夜間兼職的面試,，等等

興趣——看演唱會,，等等

重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位,，把哪些放在無關(guān)緊要的地方,。這就是你的價值觀。

目標(biāo)是我們的需求和愿望——我們想得到什么,。它們應(yīng)該直接源于我們的價值觀,。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要,。目標(biāo)往往不能由單個行動達(dá)到,，需要花費相當(dāng)長的時間，并需要采取若干步驟,。

例如,，周末有一對矛盾：要么去外地拜訪朋友，要么準(zhǔn)備星期天的報告,。如果你決定去外地訪問朋友,，而不為報告做準(zhǔn)備,，你的目標(biāo)很可能是：保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲,。如果你不去訪問朋友,，而是準(zhǔn)備報告，你的目標(biāo)很可能是：盡最大努力完成工作,。當(dāng)然,，保持友誼和完成工作都是你的目標(biāo)。但你對它們的重視程度取決于你的價值觀,。把友誼放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足源于你的家庭和朋友,。把工作放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足來自于追求卓越。

再如,，任務(wù)表中還有一對矛盾：星期二和星期三晚上,，在公司開會、兼職面試,、看演唱會三者之間只能挑選兩樣,，舍棄一樣。它們分別代表的是工作,、金錢和興趣,，對它們?nèi)绾闻判颍餐耆Q于你的價值觀和目標(biāo),。一旦明確了自己的價值觀和目標(biāo),，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。

首先安排固定項目首先從工作或上課時間開始,。這些時間段通常是事先就固定的,。其他的活動必須圍繞它們進(jìn)行。然后安排每天的日?；顒?，如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以后,，你可以看到還剩哪些時間供你支配,。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50 分鐘休息10 分鐘,。

(二)根據(jù)你的生物鐘安排時間

把重要的任務(wù)安排在你效率高,、干擾少的時間段。把你的空余時間按你的效率和外界干擾給予不同分值,。然后,，把優(yōu)先度高的任務(wù)分配到分值較高的時間段。例如,，用大塊的時間學(xué)習(xí)新知識,。

（三）把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊．當(dāng)你面對一個巨大的任務(wù)，被它壓得喘不過氣來的時候,，試著把它分成小塊,，使它易于管理，然后相應(yīng)地安排你的時間,。這樣做有幾個好處,，首先，你明確了完成整個任務(wù)的各個步驟,，只要循序完成各小塊就能成功,，畏難情緒會減輕；其次,，把一個任務(wù)拆分為若干塊,，可以使你的進(jìn)度顯得更顯著，并能多次體會達(dá)到目標(biāo)的喜悅,；再次,，較小的任務(wù)段易于估計時間，從而加強對完成時間的控制,。

(四)充分利用零碎時間

從時間表中'剪裁'大塊大塊的時間后,，剩下的邊角余料可不能浪費?？梢杂盟鼜?fù)習(xí)學(xué)過的知識,、做一兩節(jié)操。一個利用小塊時間的技巧是：把你不愿做的事情分成小段,，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片,，不知不覺做完討厭的事情。

(五)為每件事情設(shè)定明確的起止時間,，這樣可以防止項目之間互相干擾,，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。

(六)留出充分的休息和娛樂時間

在制訂時間表時,，千萬不要“虐待”自己,。要制訂一個切實可行的計劃，就應(yīng)該為生活中真實的你“度身訂做”,，預(yù)留出你需要的休息和娛樂時間,，使你保持良好的狀態(tài)和愉快的心情。否則,，執(zhí)行的時候會不斷打亂計劃,，不但沒有節(jié)省時間，反而使其他事情也脫離預(yù)定軌道,。

(七)留出機動時間,，不要把所有的時間都填滿,。為突發(fā)事件預(yù)留時間。一個填得滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)挠媱澅硎菦]有“防震”性能的,，稍有意外,，整個計劃都會“破碎”，無法執(zhí)行,。訂完計劃后,，按下面的標(biāo)準(zhǔn)逐條檢查，修改計劃：

i. 事情是按重要程度和緊急程度依次進(jìn)行的嗎,？先處理重要的和緊急的事情,，發(fā)展型任務(wù)優(yōu)于維持型任務(wù)。是否有根本不需要做的事情列入了時間表,？你不可能完成每件事情,，也不可能把每件事情做得盡善盡美。

ii. 每天應(yīng)有用于自省和修訂計劃的固定時間,。如果遺漏了這一部分,，請在時間表中補上。

iii. 對于有截止期的任務(wù),，是否有足夠的時間在時限內(nèi)完成,？沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間,。

iv. 把用于生活不同方面的時間分別加總,，各部分之間應(yīng)保持平衡。很多時候,，在時間表的各個單項中看不出來的問題,，會在合計數(shù)字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例,，請進(jìn)行調(diào)整,。

下面總結(jié)了二十個節(jié)省時間的方法，請根據(jù)你的需要選用它們：

1) 對目標(biāo),、任務(wù),、會議等事件分別按優(yōu)先級進(jìn)行排序。

2) 從優(yōu)先級最高的事物著手,。

3) 和拖延做斗爭,，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做,。

4) 把大的,、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分,。

5) 為自己創(chuàng)造一小時的寧靜,，哪怕這需要很強的意志力,，或者有時不起作用。

6) 找到一個隱蔽的地方,，如圖書館或空閑的辦公室,。

7) 當(dāng)你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說“不”,。

8) 學(xué)會委派別人做事。

9) 歸納相似的事情,，把它們放在一起處理,。

10) 減少例行事務(wù)：它們不值得花費過多時間?？s短低價值的事件,。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成,、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務(wù),。

11) 避免完美主義。記住80/20 定律,。

12) 避免作出過多許諾,。對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實態(tài)度。

13) 不要把時間表排得滿滿的,，為自己留下一定機動時間應(yīng)付突發(fā)事件,。

14) 設(shè)置時間限制。例如,，做某些決定時,，不應(yīng)超過3 分鐘。

15) 聚精會神地做手頭的事情,。

16) 處理重要事情時,，使用大塊的時間。

17) 迅速處理困難的事情,，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀住?/p>

18) 文書工作爭取只處理一次,。

19) 在行動以前，徹底地思索整件工作,。

20) 第一次就做好,。

進(jìn)行時間管理，就好像拋雞蛋,，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另一只,，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作,，需要耐心,、毅力,、練習(xí)和計劃。進(jìn)行良好的時間管理,，同樣需要這些品質(zhì),。當(dāng)雞蛋越來越多，情況越來越糟的時候,，你要有能力控制局面,，把握好間隔和規(guī)律——這正是時間管理的內(nèi)容。

工作時,，要持之以恒地進(jìn)行時間管理,。你要參加業(yè)務(wù)會談，要趕在截止期前完成工作,。時間管理的意義不僅在于幫助你達(dá)到工作上的目標(biāo),，它能使你最大程度地發(fā)揮自己的作用,，并在工作和個人生活之間保持平衡,。

四,、回顧( review)與檢討（checking）

organize 完畢后，就是review以上6個大類里面的東西,。最好是每天17:30check 一遍,，每周review 一次。

五,、執(zhí)行（DO）

實際上在do 的階段,，do 的內(nèi)容只有三個：do 你GTD系統(tǒng)里面設(shè)定好的東西；do 你系統(tǒng)里面沒有但出現(xiàn)在你面前需要你作的東西,；第三就是整理你下一步要do 的東西（就是GTD里面的前4 步）,。

六、GTD之所以稱之為'無壓力’,，只是因為你在do 的時候,，不要再傷腦筋去想著其它事情了；因為你所有的事情都在你的GTD系統(tǒng)里面或者即使沒有在你系統(tǒng)里面,，一般情況下就算出現(xiàn)也無傷大雅而可以納入系統(tǒng)或者及時處理,。

七、GTD之所以更多地被我認(rèn)為是一種習(xí)慣：是因為你在任何時點的工作都是已經(jīng)計劃好了的,。只要有了空閑時間,，就先看看日程；沒事的話,，再看看地點相關(guān)的單步事項,；再沒事的話，就看看多步事項，選取某個事項做項目分解,；還是沒事的話,，就找找someday里面的東西有沒有可以現(xiàn)在來作的了；還是沒有的話,，就只好開始搜集任務(wù)了,。總而言之,，你要養(yǎng)成好習(xí)慣：盡量不要干你GTD系統(tǒng)以外的事情,；除非你的GTD系統(tǒng)不夠完善，很多事情你根本沒有計劃進(jìn)來,，那么這個時候,，你就需要對你現(xiàn)在，今后短時間內(nèi),，中長時間類，甚至一生的事情作一個規(guī)劃,，并且把它們納入到你的GTD中來,。

八、善用checklist：很多東西都可以做成checklist,，包括一些項目的流程,，比如出差這種項目，一旦有條件激發(fā)這類已經(jīng)流程固化的項目,，則可以直接調(diào)用已經(jīng)設(shè)定好的checklist,，按流程走下去，一個action 一個action地去完成,。