時(shí)間管理的方法有很多,，主要有計(jì)劃管理、「四象限」法,、ABC 分類法,、GTD 等。

今天 AppSo 針對(duì)不同需求的人群,，精心挑選了 3 種比較常用的時(shí)間管理方法,，給大家做一個(gè)入門級(jí)介紹。

在開始之前，我們要修正一個(gè)很重要的觀念,，那就是時(shí)間不可管理,，可管理的是你自己。

很多書籍會(huì)教你如何去管理時(shí)間,，比如早上適合讀書,，所以早上要分配一個(gè)小時(shí)讀書，用這樣的方式去引導(dǎo)你把你的時(shí)間切割成 n 個(gè)時(shí)間塊,，再填充內(nèi)容。當(dāng)規(guī)劃完了以后,，你會(huì)覺(jué)得動(dòng)力滿滿,，仿佛世界在腳下。

但是,，往往到最后,，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你可能連規(guī)劃的一件事都沒(méi)有完成。因?yàn)槟銖囊婚_始就錯(cuò)了,，你沒(méi)辦法管理時(shí)間,，時(shí)間不會(huì)因?yàn)槟愕陌才哦Ｏ聛?lái)等候你，她只會(huì)自顧自地不知疲倦地往前奔跑,。

因此,，你唯一能做的是管理自己，管理好自己的情緒,，管理好自己的心態(tài),，管理好自己的行動(dòng)。唯有如此,，你才能完成每天規(guī)劃的任務(wù),。方法僅僅只是工具，你才是那個(gè)讓你自己成功的人,。

時(shí)間管理是個(gè)偽命題,，所以這里更為合適的說(shuō)法應(yīng)該是任務(wù)分配技巧。但是,，為了符合裝逼原則,，我們還是把它叫做「時(shí)間管理」吧。

二話不說(shuō),，貼心的 A 君先上圖,，你符合或者喜歡哪種方法，就直接劃到那吧,。

在開始正式的介紹之前,，我們先牢記幾條重要的規(guī)則：

1. 隨手記錄
2. 一次只做一件事
3. 從上往下做
4. 每周回顧一次
5. 能不能完成任務(wù)全看你自己

懶人目錄

• 紙筆記錄法
• To-do List
• 看板式 GTD
• 結(jié)語(yǔ)

紙筆記錄法

由于紙筆記錄法不能很好地按場(chǎng)景（家里、辦公室、外面等）分類任務(wù),，故而推薦按「天」去規(guī)劃自己的任務(wù),，結(jié)合「子彈筆記法」對(duì)任務(wù)屬性做一個(gè)形式上的區(qū)分。想嘗試用紙筆記錄的朋友,，需要完全靠自覺(jué)去查看每天的任務(wù),，還要記憶任務(wù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。那么,，具體應(yīng)該這么操作,。

首先，準(zhǔn)備一個(gè)小本子作為記錄本,。

1. 以「周」為整體,，以「天」為單位，將一周任務(wù)分配到每天去
2. 每項(xiàng)任務(wù)要在結(jié)尾寫上 deadline
3. 為每項(xiàng)任務(wù)打上特殊標(biāo)記：

•  ?。禾舫霎?dāng)天最重要,、第二重要、第三重要的事情,，分別在任務(wù)前面畫上 3 個(gè),、2 個(gè)和 1 個(gè)感嘆號(hào)，可以用顏色作區(qū)分
•  @：在每項(xiàng)任務(wù)后面用「@」寫出相關(guān)責(zé)任人,，比如寫完活動(dòng)策劃后要交給領(lǐng)導(dǎo)看就在任務(wù)后方補(bǔ)一個(gè)「@ 領(lǐng)導(dǎo)」
•  →：對(duì)于一些需要交接給其他人做的工作,，可在任務(wù)后方寫上「→ 某人」

4. 完成任務(wù)后在任務(wù)前方打勾或劃掉該項(xiàng)任務(wù)

其次，準(zhǔn)備一個(gè)日歷,，用來(lái)寫一些有固定日期的任務(wù),，比如「周三要跟老王開會(huì)」。

最后,，每頁(yè)任務(wù)下方可以補(bǔ)多一個(gè)模塊是「KPT 日?qǐng)?bào)」,。

那么，工作流就是這樣：

1. 將任務(wù)分配到每天,，每天不超過(guò) 5 個(gè)任務(wù)
2. 隨時(shí)記錄新任務(wù)
3. 每天早上查看一次日歷,，了解今天有什么重要事情
4. 先完成截止日期不能延后的任務(wù)，再完成最重要的 3 件事,，再完成剩下 2 件,，不完成不下班
5. 下班前根據(jù)今日日程表填寫周報(bào)
6. 每周回顧一次全周內(nèi)容并做總結(jié)

To-do List

我們知道，在用上面的紙筆記錄法時(shí),，有幾個(gè)比較嚴(yán)重的問(wèn)題：

1. 調(diào)整任務(wù)順序,、延后任務(wù)會(huì)讓記錄本變得很雜亂
2. 無(wú)法主動(dòng)提醒，無(wú)論是按時(shí),、按地點(diǎn),、重復(fù)
3. 接到新任務(wù)后必須立刻補(bǔ)充任務(wù)信息,、分配任務(wù)

以上三個(gè)問(wèn)題，用軟件 + GTD 的收集箱即可解決,，方法是 to-do List,，就是一張待辦清單。

因?yàn)檐浖械娜蝿?wù)可以隨時(shí)修改,、調(diào)整順序,，所以待辦清單法推薦以場(chǎng)景分配任務(wù)。假設(shè) A 君是一個(gè)兩點(diǎn)一線的可愛(ài)的小哥哥（啥,？我就是?。敲淳椭挥小冈诩依铩?、「在公司」,、「在外面」這三種場(chǎng)景，接下來(lái)要這么做,。

以 iOS 的提醒事項(xiàng)舉例。首先,，新建四個(gè)列表：

1. 在公司：專門填寫需要或者只能在公司完成的任務(wù)
2. 在家里：專門填寫需要或者只能在家里完成的任務(wù)
3. 在外面：專門填寫需要或者只能在外面完成的任務(wù)
4. Inbox：專門用來(lái)收集新任務(wù)

其次,，分配場(chǎng)景，并補(bǔ)充任務(wù)信息,。

1. 快速填寫任務(wù)到 Inbox 列表,，比如「完成活動(dòng)策劃」
2. 將 Inbox 中的任務(wù)分配到各個(gè)場(chǎng)景中，比如將下文 a 任務(wù)移動(dòng)到「在公司」,、b 任務(wù)移動(dòng)到「在外面」
3. 增加一些符號(hào)修改任務(wù)正文：內(nèi)容包括可執(zhí)行任務(wù),、相關(guān)責(zé)任人、任務(wù)屬性（標(biāo)簽概念,，用以回顧工作內(nèi)容）

• 完成下周的活動(dòng)策劃 → 老王 # 活動(dòng)：含義是要求老王完成下周的活動(dòng)策劃
• 買 TF 口紅 @ 女朋友 # 滿滿的愛(ài)：含義是自己買完口紅要送給女朋友

4. 補(bǔ)充其他信息,，比如添加時(shí)間提醒或地點(diǎn)提醒

• 為「活動(dòng)策劃」添加時(shí)間提醒 —— 下周一 10 點(diǎn)，優(yōu)先級(jí)設(shè)為「!!」
• 為「買口紅」添加地點(diǎn)提醒 —— 萬(wàn)象城,，優(yōu)先級(jí)設(shè)為「!!!」

最后,，就靜靜地等待到時(shí)間或到地點(diǎn)時(shí)，手機(jī)自動(dòng)推送通知提醒該做什么事了,。

那么,，工作流就是這樣：

1. 將新任務(wù)都統(tǒng)一添加到 Inbox 列表中
2. 定期（比如每晚 8 點(diǎn)）分配任務(wù)到不同的場(chǎng)景下，并補(bǔ)充完整任務(wù)信息
3. 在不同的場(chǎng)景下按照優(yōu)先級(jí)從上往下單線程完成任務(wù)
4. 在工作時(shí)出現(xiàn)新任務(wù)的情況

• 無(wú)需在當(dāng)天完成：丟到 Inbox 列表中
• 需在當(dāng)天完成：補(bǔ)充任務(wù)信息,，將任務(wù)放在合適場(chǎng)景下的合適位置

5. 完成某場(chǎng)景下的任務(wù)后,，若時(shí)間充裕，可在 Inbox 列表中挑選可執(zhí)行任務(wù)
6. 每日回顧,，每周總結(jié),。任務(wù)屬性就是在這個(gè)時(shí)候用的,，將自己的任務(wù)按照 KPI、能力或者工作內(nèi)容劃分,，方便回顧時(shí)搜索總結(jié)

看板式 GTD

在使用 to-do List 的過(guò)程中,，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)還有 2 個(gè)很嚴(yán)重的問(wèn)題是任務(wù)無(wú)法細(xì)分和任務(wù)觀看耗時(shí)長(zhǎng)。前者讓我們?nèi)笔ы?xiàng)目觀（無(wú)法從整體角度回顧自己的工作產(chǎn)出）,，后者增加我們的思考成本和使用耗時(shí),。

所以接下來(lái)，A 君將介紹一套看板式 GTD 流程,，能夠解決上述兩個(gè)問(wèn)題,，也能貫徹 GTD 原則，讓你對(duì)自己的工作產(chǎn)出有一個(gè)全面的了解,。

首先,，讓我們先來(lái)認(rèn)識(shí)下 GTD 是什么，GTD 的流程是怎么樣的,？

GTD 是 Getting Things Done 的縮寫,，翻譯過(guò)來(lái)就是「把事情做完」，是一個(gè)管理時(shí)間的方法,。GTD 的核心理念概括就是必須記錄下來(lái)要做的事,，然后整理安排并使自己一一去執(zhí)行。GTD 的流程是：收集,、整理,、組織、執(zhí)行,、回顧,。

其次，介紹看板式 GTD,，這里以 Notion 為應(yīng)用軟件舉例講述具體的操作方法,。

整個(gè)看板由「周一到周日」、「今天」,、「已完成」,、「Inbox」四大塊組成。

1. 周一到周日：周日晚 8 點(diǎn)規(guī)劃下周每天的任務(wù),，最多安排 3 件事,。因?yàn)樵诋?dāng)日工作時(shí)必定會(huì)有突發(fā)任務(wù)
2. 今天：到公司后，將當(dāng)日任務(wù)已到此看板,，增加印象,，且方便在工作時(shí)查閱
3. 已完成：完成后，將任務(wù)移動(dòng)到此看板
4. Inbox：放置新任務(wù)和未分配任務(wù)
5. 元素詳解：

• 任務(wù)標(biāo)題：填入具體可執(zhí)行「動(dòng)作」,；若為一個(gè)項(xiàng)目,，則在下方拆分成多個(gè)子動(dòng)作,，且在任務(wù)后方添加該項(xiàng)任務(wù)的工作方向或?qū)€(gè)人能力的提升方向，如任務(wù)「完成活動(dòng)方案」
• Optional Due Date：根據(jù)實(shí)際情況,，選擇添加任務(wù)截止日期和提醒時(shí)間,。如一項(xiàng)任務(wù)（需要與他人協(xié)作）需要在周一做，周五截止,，我會(huì)將任務(wù)拖到「周一」
• 看板,，將截止日期設(shè)為周五，并設(shè)置提前一天提醒,。完成自己的部分后,，將任務(wù)拖到后面的看板待提醒他人
• Tags：按照重要緊急程度劃分為四類「重要且緊急」、「精力充沛長(zhǎng)時(shí)間」,、「緊急」,、「最后做」。因?yàn)樵谝?guī)劃任務(wù)時(shí)已經(jīng)考慮了任務(wù)場(chǎng)景,、近期安排,，所以按照緊急重要程度劃分，實(shí)際工作中只需按照任務(wù)順序執(zhí)行即可
  • ??????重要且緊急：當(dāng)日最重要的任務(wù),，只有一項(xiàng)
  • ????精力充沛長(zhǎng)時(shí)間：能夠有大塊時(shí)間去完成的任務(wù)
  • ????緊急：突發(fā)任務(wù)
  • ??最后做：可以被滯后的任務(wù)
•  Team：Assignees 所在部門或團(tuán)隊(duì)
• Assignee：該任務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人
• KPI：任務(wù)屬性,，比如活動(dòng)、文案
• Time Consuming：任務(wù)預(yù)估耗時(shí),，以番茄鐘記錄，1 個(gè)=25 分鐘

當(dāng)完成任務(wù)后,，在 Time Consuming 預(yù)估耗時(shí)后方添加「實(shí)際耗時(shí)」,，并在評(píng)論中寫出跟該項(xiàng)任務(wù)相關(guān)的細(xì)節(jié)，比如超時(shí)原因,、存在問(wèn)題,，方便回顧時(shí)的自我改進(jìn)，而后移入「已完成」,。

最后,，回顧任務(wù)，梳理工作成果時(shí),，只需要篩選分類即可,。

那么，工作流就是這樣：

1. 每周日晚：根據(jù)下周主要規(guī)劃,，將「Inbox」中符合的工作內(nèi)容分配到「周一到周日」,，并補(bǔ)充完整信息，如事項(xiàng)的重要緊急程度,、責(zé)任人,、預(yù)估耗時(shí)等,。

2. 每天 10 點(diǎn)：打開 Notion，將今日工作內(nèi)容拉入「今天」看板,。

3. 每天 10 – 18 點(diǎn)：

• 按照「今天」看板的任務(wù)順序嚴(yán)格執(zhí)行,。
• 完成任務(wù)后，修改任務(wù)實(shí)際耗時(shí),，補(bǔ)充任務(wù)相關(guān)細(xì)節(jié),，移入「已完成」看板。
• 若有突發(fā)任務(wù),，先判斷截止日是否今天,，不是則記錄到「Inbox」；是今天,，則修改「今天」看板的任務(wù),。
• 在 18 點(diǎn)前完成當(dāng)天任務(wù)。

4. 每晚 22 點(diǎn)：

• 從「Inbox」中挑選符合當(dāng)周方向的任務(wù),，添加到「周一到周日」中,。
• 寫日?qǐng)?bào)，記錄今日成果,。

5. 每周日 20 點(diǎn)前：可從多角度寫周報(bào)總結(jié)本周成果,。

如此，雖然跟 GTD 作者提供的方法有細(xì)微的差別,，但卻減少了 GTDer 常犯的一個(gè)錯(cuò)誤 —— 在翻看任務(wù)信息時(shí)被工具吸引,，專注地「玩」工具，而忘記工作,。

另外,，信息展示得很完善，一目了然,，無(wú)需思考,，所以在查閱任務(wù)的耗時(shí)上也急劇減少。

結(jié)語(yǔ)

文章到這里就要結(jié)束了,，無(wú)論你是打算嘗試 A 君上面提供的方法,，還是繼續(xù)自己的方法，務(wù)必要記住一個(gè)重要原則 —— 時(shí)間不可管理,，可管理的是你自己,。

只有認(rèn)識(shí)到這個(gè)原則，你才能堅(jiān)持「時(shí)間管理」,。管理你自己可不止包括管理任務(wù),，還包括管理你的內(nèi)心，如果你是一個(gè)沒(méi)有計(jì)劃的人,，單單對(duì)于工作這件事來(lái)說(shuō),，計(jì)劃比隨心更有效率,。

現(xiàn)在，就拿起筆來(lái)寫下你的工作吧,。