如何更好完成工作匯報，做出邏輯清晰的PPT,，是眾多職場人在實際工作中都會遇到的問題,。

但現(xiàn)實的畫風常常是這樣的：

喝了很多星爸爸，匯報方案還是沒思路.....

終于開始做PPT,，寫1頁,，改1頁，寫1頁,，改1頁....

看著做完的PPT,，總覺得哪里不對，然后推翻重來....

其實,，工作匯報是有套路的,，我們之所以覺得匯報難，是因為被這兩個維度限制住了：一,，思考的維度,，二，制作的維度,。

你只需要記住并熟練運用下面的『一句話公式』,，就可以突破上述局限,，節(jié)省用來苦苦思考的時間,，效率提升50%！

工作匯報一句話公式

要突破上面所說的兩個極限,，可以把工作匯報的內(nèi)容分成兩塊：一,，在工作匯報前應(yīng)該思考哪些內(nèi)容，二,，如何快速呈現(xiàn)一個好PPT,。

在此基礎(chǔ)上，工作匯報可產(chǎn)生一句話的公式,。簡單來說就是：主體在多長時間內(nèi),，向誰,，用什么結(jié)構(gòu)做工作匯報，以期達到他的匯報目的,。

主體

時長

受眾

目的

結(jié)構(gòu)

公式包含五大要素,，其中前四個要素都會影響到后面的工作匯報應(yīng)該呈現(xiàn)怎樣的結(jié)構(gòu)，即匯報主體,、匯報時長,、匯報對象和匯報目的。先把四個要素理清楚,，才能明確之后采用什么結(jié)構(gòu)來組織工作匯報,。

基本原則

工作匯報最主要的基本原則：“利他性原則”。

利他性聽起來非常簡單,，包含兩個要素,，一個是他，另一個是利,。中國漢字中的『遞』完全包含了利他性原則,，既要方便別人接也要方便別人看、別人拿,，才可以稱之為遞,。遞身份證和機票還好，但如果在辦公室遞剪刀呢,，是直接用尖對著別人還是手柄留給別人,？這就是利他性原則。

利他性里面的『他』是聽眾嗎,？工作匯報中,，從層級角度講，會包含上級,、平級,，或者下屬。無論給上級匯報工作,，跟平級去溝通,，還是給下屬布置任務(wù)，都屬于匯報的一種,。

『他』——就是指工作匯報四要素中的『匯報對象』,。

同樣匯報內(nèi)容，上級所關(guān)心的,、平級所關(guān)心的,，以及下屬所關(guān)心的不會一致。

• 一般來說,，上級關(guān)心的內(nèi)容多于同級和下屬,，可能出現(xiàn)的狀況也多于同級和下屬,，處于不同項目和不同情境期望收到的匯報內(nèi)容可有所取舍。

• 如果是作為同級,，無論從一個部門的同事還是跨部門的同級聽取另外部門的匯報,，則關(guān)心你匯報的內(nèi)容到底跟我有什么關(guān)系，最好是把跟我有關(guān)的東西摘出來告訴我就好,。

• 如果是給下屬去置工作任務(wù),，下屬關(guān)心的跟同級類似，第一個是：要我干什么,？第二個：標準是什么,？ 

匯報主體

主體分為兩種，一種是為自己,，第二種是為他人,。

做PPT最幸福的就是為自己做PPT，自己講自己做,，按照自己的思維包括自己分析的受眾,，加以結(jié)合從而整理出自己思路。

做PPT最悲慘的就是為別人做PPT,，很多時候不是在改PPT而是在推倒重來,。如果真的是做一份給別人去講的PPT，一個建議是無論簡單還是復(fù)雜,，一定先要跟對方提前達成共識,，把框架列出來說明要涉及到具體的方面是否可行。

匯報時長

關(guān)于時長,，時長對匯報結(jié)構(gòu)會產(chǎn)生較大影響,。

原則上時長不同，應(yīng)該給出不同的匯報內(nèi)容,，可現(xiàn)實是什么樣呢,？舉例來說，領(lǐng)導原計劃給出40分鐘來做工作匯報,，可因突發(fā)情況,，匯報必須壓縮至20分鐘。從40分鐘到20分鐘,，縮短一半,，怎么辦,？是快速把PPT過一遍,，還是把前面講得比較詳細但后面匆匆結(jié)尾？

時長分為四種：

1,、時間充分：講整體,，完完整整表述,；

2、時間緊湊：選擇重要章節(jié),、部分來講,；

3、時間緊張：挑選其中三個重點來講,；

4,、電梯法則：完全沒有時間仔細聽匯報，用一句話或者用兩句話來概括,。如果領(lǐng)導只有電梯里的60秒,，你只能講一句話，講什么,？講最重要的那個結(jié)論,，最能夠吸引的那個點，以便你的領(lǐng)導可以給你更多的時間聽你匯報,。

匯報目的

四要素最后一個,，也是最重要的一個是匯報目的。

一般來說,，工作匯報的目的會有三種：

1,、理解型目的。工作成果的展示就是做了什么,，沒有做什么,，未來即將做什么，這種可以都把它稱為希望對方理解的內(nèi)容,，意思是不需要你做什么,，只要聽我講就可以了，這是一種目的,。

2,、反饋型目的。比如說希望領(lǐng)導審批,，希望領(lǐng)導給予建議或者是兩個方案當中需要給出判斷,，這種稱之為希望反饋型。

3,、行動型目的,。當我們?nèi)ゲ贾霉ぷ鞯臅r候，工作匯報的目的是希望對方馬上行動,，或者是旁部門需要協(xié)助的時候也是這種目的,，需要對方馬上行動，當你去請求一種資源支持的時候，其實你的內(nèi)心也是有一種目的,，就是希望領(lǐng)導盡快給你錢,，給你人，這種時候也是希望對方以行動為目的,。

三種不同的目的,，目的越往下，作用越大,，如果工作匯報永遠只停留在第一層,，以理解為目的，那么老實說在我看來跟Word一樣,，只要提交Word就可以了,，完全沒有必要做成PPT。 

三種不同的目的,，所對應(yīng)的工作匯報的結(jié)構(gòu)也必將發(fā)生完全的改變,。

一般來說結(jié)構(gòu)會有四級：

1.0——主觀結(jié)構(gòu)

一般在工作匯報當中不太會出現(xiàn)。

2.0——客觀結(jié)構(gòu)

可分為區(qū)域,、男女,、大小、時間,、屬性,，這個可把它稱之為客觀的存在。

3.0——模型結(jié)構(gòu)

營銷當中的4P,，5W1E甚至是SWOT分析,，都把它稱為模型結(jié)構(gòu)。

4.0——行動結(jié)構(gòu)

當你的目的是希望對方行動,，一定要注意用行動結(jié)構(gòu)來做工作匯報,，行動結(jié)構(gòu)一般包括按照行動的主體、男女,、時間,、成本或價值來分。

下面一個案例來自于一家銀行,。銀行一般會收集客戶的滿意度,，就在門口放置客戶滿意度的調(diào)查，調(diào)查完以后匯總成資料,。那么這個資料怎么來進行分類,，才是最優(yōu)化的效果？

1,、分為好的和不好的,，哪些是對我們銀行滿意的，哪些是對我們銀行不滿意的。

2,、如果希望客戶反饋意見，能夠產(chǎn)生實效,，就需要多做一步工作,。很多人會在不滿意里面再往下分，不滿意里面我可以分為對硬件不滿意,，對軟件不滿意,。

但是，如果把內(nèi)容分類到這個層級,，各個部門或者是責任人是否能夠最準確理自己所屬部分,？

那如果你希望客戶反映的馬上能夠產(chǎn)生實效或者是馬上能夠在銀行當中進行推廣，最有效的方法應(yīng)該如何來分,？

應(yīng)該用行動結(jié)構(gòu)來分,。舉例來說：

1、可以按照主體分,，按照各個不同的部門來分類,。

2、可以按照解決的時間分,，在這不滿意的建議里面有一些是很快花幾分鐘就能解決的,，但也許有一個項目周期才能解決的，就知道有哪些比較容易,，有哪些會比較難,。

3、可以按照成本分,，有一些改變是可以不花錢,，有一些改變也許花大價錢的，根據(jù)價值,，判斷是否應(yīng)該做或者放在那個階段做,。

通過這樣分類可以快速排列優(yōu)先次序。按照這個思路,，對PPT內(nèi)容進行改版,，又會變成什么樣子呢？一分二為,，分成上下兩個部分,，第一個部分叫工作通道，第二部分叫所需支持,，在所需支持部分,，把內(nèi)容完全拆分，把工作內(nèi)容和所需要支持的部門以及立即需要支持的時間全部分列。

結(jié)構(gòu)性思維

工作匯報中,，很多時候大家還沒想明白就隨手做了,，這會導致兩種狀況：

第一種：復(fù)制粘貼，就是把以前工作匯報的內(nèi)容復(fù)制一遍,；

第二種：填空,，就是拿公司現(xiàn)有模板在標題的位置填空，在正文部分填空,。

很多時候這種機械式做法會禁錮了思維,，導致員工不去思考要針對誰講，要花多長時間,，以及最終要實現(xiàn)的目的是什么,。

結(jié)論先行在PPT當中的應(yīng)用

這個點大家用起來非常方便，但是并不代表它沒有難度,。當PPT的這一點改變的時候,，它會引發(fā)一系列的改變。PPT一定要結(jié)論先行嗎,？不一定,，寫文章有總分、分總,、總分總之說,。

下列兩種情況需要結(jié)論先行：

1、原因太復(fù)雜

2,、時間不夠

這兩種狀況需要大家不僅在做PPT時,，而且在溝通時都要結(jié)論先行。跟別人溝通的時候,，一旦出現(xiàn)別人問你或者你問別人：你到底想說什么,，就是問你的結(jié)論是什么。這種情況下要做的就是——告訴對方你的結(jié)論,。

結(jié)論先行在PPT里會有兩種應(yīng)用：

1,、單頁應(yīng)用

單頁PPT的結(jié)論先行，也稱為大字報型PPT,。很多人看到大字報型PPT的樣式覺得很眼熟,，其實工作匯報中大字報型PPT非常多，原因是模板中一般標題較大,，正文相對較小,，所以做出來的PPT長得都很像大字報。但大字報型PPT的要求有明確的規(guī)定,，當標題和結(jié)論一致,，才能把這個內(nèi)容稱為大字報型的PPT,。

當在PPT頁面輸入一個直觀結(jié)論時，這個頁面所有內(nèi)容都會為結(jié)論去服務(wù),。

如果不圍繞一個結(jié)論服務(wù),，會導致內(nèi)容變得多而雜，思路也會變得混亂,，因為不知道單頁PPT想表達什么,。

所以無論是文字頁面的PPT還是圖表頁面的PPT，請大家去遵循一個道理,，先找出單頁PPT的結(jié)論是什么,，當我們把結(jié)論代替原有的標題,，內(nèi)容會發(fā)生改變,。

2、多頁應(yīng)用

當一個PPT的內(nèi)容比較復(fù)雜,，或者是頁數(shù)比較多的狀況之下,，一般建議多加一頁總述頁，在總述頁中把后面的內(nèi)容先做一個提煉和概括,，繼而描述具體內(nèi)容,。

這里有一個淘寶大學的真實案例，頁數(shù)比較多,，這里面用了第二部分,，淘代銷的基本流程，把它稱之為分目錄

我們看到,，所有頁面標題都被章節(jié)的名稱《淘代銷的基本流程》代替了,，這是一個非常危險的事情。

PPT的標題,，就像是一份報紙的頭版頭條,，這是PPT最重要的一個位置，不能把報紙頭版頭條讓給章節(jié)目錄,，不能李代桃僵,。

上述PPT如何修改？

修改時,，可在PPT中先多增加一頁總述頁,，主要用于概括下邊的這些步驟怎么完成。

因為流程步驟比較復(fù)雜,，第一步第二步,，第二步里面還有一二三，第三步里面還有一些步驟,，所以應(yīng)該先用一頁把這個內(nèi)容講清楚,。

首先表明這7頁PPT當中想講的是三個步驟,，第一個叫挑選，第二個叫認領(lǐng),，第三個叫發(fā)布,，那么在認領(lǐng)當中他還有三步，在發(fā)布當中他還有四步,，通過這樣的方式讓大家先明確他所涉及的內(nèi)容然后再來講挑選,、認領(lǐng)和發(fā)布。

結(jié)論一：

無論如何修改PPT,，永遠遵循的一個原則是——利他性原則,。無論是調(diào)整內(nèi)容還是用結(jié)論先行，其實都為了這個目的,，利他性一般保證兩個點,，第一個要保證大家看得見，第二個幫助別人能夠看得懂,。

結(jié)論二：

工作匯報有一個非常大的基準點叫解決問題,，推進工作進度，PPT不管做得多美化,，多漂亮,，首先一定要把事情講清楚。而結(jié)論先行是一種有效的呈現(xiàn)方式,！