財務人員日常編制的表格有兩類,，一是一次性表格,，每次做的內(nèi)容和格式都不一樣，都需要從頭設計公式格式,，二是可重復利用的表格,，格式都一樣，但需要定期更新數(shù)據(jù),。財務人員如果沒有一顆偷懶的心,，不知道在編制表格時“舊物”利用，每次編制報表都是從頭開始設置各個分析表格,、公式,、圖表，那肯定是效率低下,，工作看起繁忙,，結(jié)果卻是勞而無功。

　　既然這些工作都是重復性的,，表格的內(nèi)容也基本相同,，為什么不直接拿來翻新利用呢？工廠澆注一個產(chǎn)品時,，都是先將鐵水倒入模型中,，絕不會每做一個都去從頭制模。要提高工作效率,，一定要將日常工作標準化,、模板化，從文件夾的設置到表格的格式,、公式,、圖表都設置好，只要文件夾設置合理（文件夾決定表格的路徑,，從而決定到其他表格的引用公式）,、公式的擴展性良好，下月編制同類表格時,，只需使用查找替換批量修改,，就可一秒鐘更新為本月數(shù)據(jù)。

　　在簡單介紹了報表翻新的理念后,，下面介紹報表翻新時的一些常用技巧：

　　在日常工作中,，經(jīng)常要用到以前設計好的表格，需要刪除手工錄入的數(shù)據(jù),，而保留原公式,，如圖2－33所示，需手工刪除C列,、D列,、E列以及G列中手工錄入的數(shù)據(jù)，如果手工選定一個個刪除,，效率不高且容易出錯,。我們可以使用數(shù)據(jù)選擇利器“定位”功能來幫助快速選定那些手工錄入的常量數(shù)據(jù),。

圖2－33快速刪除表格中手工填列的數(shù)據(jù)而保留公式

　　操作步驟如下：

　　Step1：打開示例文件《表2－14報表的快速翻新》，選擇C2:H23單元格區(qū)域,，按下【Ctrl+G】鍵,，在定位對話框點擊“定位條件”。

　　Step2：在定位條件對話框,，雙擊“常量”選項,，自動確定退出。（如圖2－34）,。

圖2－34使用定位（常量）選定常量單元格

　　即可選定了C:E列,、G列中除小計行外的所有手工錄入的常量數(shù)據(jù)

　　Step3：按【Delete】鍵，將手工錄入的常量數(shù)據(jù)批量刪除,，即完成報表原有數(shù)據(jù)的清除,，可舊瓶裝新酒，手動填入新的數(shù)據(jù),。

　　思考題：

　　假如工作表被保護了,，無法使用定位（常量）的功能，如何批量選定這些常量單元格呢,？

　　如果不知道答案,，請登錄網(wǎng)易云課堂學習龍逸凡錄制的《Excel偷懶的技術：查找居然還能這樣用》免費課程http://study.163.com/course/courseMain.htm?courseId=1002960045，尋找答案,，下文“快速翻新表格中的公式”的相關操作視頻也可在課程中找到,。

　　上一知識點講的是使用現(xiàn)有的表格，將表格中手工錄入的常量數(shù)據(jù)刪除,，以節(jié)約表格格式設計的時間,。真正要提高工作效率，不但要有效利用現(xiàn)有表格的格式,，更要充分利用現(xiàn)有表格的已設好的公式,，通過報表翻新技術，實現(xiàn)一秒鐘更新數(shù)據(jù),。

　　我們來以案例來進行介紹：

　　重慶A公司為母公司,，每月要合并下屬公司的財務報表?？傎~會計每月要將各下屬公司的報表復制粘貼到合并報表的模板中,，再編制抵銷分錄合并，各下屬公司報表樣式（簡表）及合并報表的模板見下圖：

圖2－35各公司報表格式

圖2－36合并表格格式

　　母公司的總賬會計需要每月將各公司的報表復制粘貼到合并報表的模板的對應列中,，由于數(shù)據(jù)較多,，既有數(shù)據(jù)行還有公式行，手工復制費時費力，還容易出錯,。下面我們來介紹如果使用報表翻新的技術,，實現(xiàn)一秒種將各公司的報表更新為當月數(shù)據(jù)。

　　下面分步驟詳細介紹具體的操作：

　　假設“財務報表”文件夾在E盤根目錄下,，各公司報表格式如前文圖2－35所示,，合并報表的格式如圖2－36所示，1月已經(jīng)將合并報表中的公式設置好,，已經(jīng)分別用公式鏈接到各公司報表的對應單元格。公式如下面的樣式：

　　='E:\財務報表\2月\[上海D公司財務報表（2014年1月）.xlsx]資產(chǎn)負債表'!C6

　　各公司的報表與1月合并報表均放在“1月”的文件夾內(nèi),，如圖：

　　現(xiàn)在要編制2月的合并報表,，已經(jīng)收集齊各公司的報表，且已按類似“重慶A公司財務報表（2014年2月）”這種規(guī)定的格式命名,，每個月變化的就是文件名中的月份,。

　　Step1：將“財務報表”文件夾中的“1月”文件夾整體復制，并重命名為“2月”,。

　　Step2：將各公司上報的2月份的報表復制到“2月”文件夾內(nèi),，并檢查報表的命名是否與1月報表工作簿的名字格式相同。如果確認無誤,，將2月文件夾中各公司1月的報表刪除,。將合并報表“資產(chǎn)負債表（2014年1月合并）”的名字改為“資產(chǎn)負債表（2014年2月合并）”

　　Step3：打開《資產(chǎn)負債表（2014年2月合并）》，可能會出現(xiàn)如下提示,，點擊“啟用”：

　　打開后會發(fā)現(xiàn)表格中的公式仍然鏈接為1月的報表,，如“='E:\財務報表\2月\[上海D公司財務報表（2014年1月）.xlsx]資產(chǎn)負債表'!C6”，在“2月”文件夾中不存在《上海D公司財務報表（2014年1月）》的工作簿,，故系統(tǒng)會出現(xiàn)如圖2－37的提示：

圖2－37鏈接更新提示

　　點擊“繼續(xù)”,。

　　Step4：選擇B4:F29單元格區(qū)域，按【Ctrl+H】鍵,，查找內(nèi)容欄輸入：（2014年1月）,，替換欄輸入：（2014年2月）。點擊全部替換,。如圖2－38,。

圖2－38使用查找替換批量修改公式

　　進行了上面的操作后就即可實現(xiàn)報表公式的快速翻新，將合并表格中的公式更新鏈接到2月各公司的報表,。

　　需要提醒的是：輸入的查找內(nèi)容一定要保證唯一性,，能準確查找到目標數(shù)據(jù)，而不會出現(xiàn)誤替換的情況,。比如本示例中查找內(nèi)容就不能只是輸入1,，否則會將公式中的2014替換成2024。

　　細心的讀者可能已經(jīng)注意到，表格中的公式有時會很長,，有時卻很短,，這是因為鏈接到其他工作簿時，如果源工作簿處于打開狀態(tài),，就會只顯示工作簿名稱,，如果源工作簿是關閉的，就會顯示含文件路徑的工作簿名稱,。如“='E:\財務報表\2月\[上海D公司財務報表（2014年1月）.xlsx]資產(chǎn)負債表'!C6”,。

　　關于報表翻新的實際應用可參見《“偷懶”的技術：打造財務Excel達人》第五章第五節(jié)集團公司合并各公司營運周報的案例。讀者朋友通過本示例可看到：

　　只要表格設計合理,，文件管理規(guī)范,，運用表格翻新技巧，集團公司的數(shù)據(jù)匯總,，哪怕下屬公司再多,，匯總數(shù)據(jù)也是如此簡單而快速。偷懶就這么簡單,！

　　需要提醒的是,，要實現(xiàn)前文所述公式的批量修改，必須的前提是：

　　如示例文件中的“重慶A公司財務報表（2014年1月）”,、“重慶A公司財務報表（2014年2月）”、“深圳E公司財務報表（2014年1月）”,；重慶A公司作為母公司,，應該從信息報送制度上要求各公司提交的定期財務報表按規(guī)定的格式命名。

　　如本示例文件中各公司的資產(chǎn)負債表都統(tǒng)一為“資產(chǎn)負債表”,，而不是A公司為“資產(chǎn)負債表”、B公司為“資負表”,、C公司為“BALANCESHEET”,；

　　各公司各表格的結(jié)構(gòu)格式要保持一致,，母公司在分發(fā)報表時就應該加密碼保護工作簿和工作表,，不允許插入、刪除行,，不允許修改工作表名稱,，以保證各公司上報的表格結(jié)構(gòu)一致、工作表名稱相同,，以方便數(shù)據(jù)匯總,；

　　文件夾分類和層級的先后順序要利于文件管理，更要利于報表翻新時公式的批量修改,。比如文件存放位置要規(guī)范合理,，不能這個月放這個文件夾，下月又放另一文件夾,；文件夾的層級的先后順序是先類別后月份,，還是先月份后類別要以方便數(shù)據(jù)管理為原則。關于文檔的管理可參閱《“偷懶”的技術：打造財務Excel達人》示例文件中附贈的《電腦文檔管理技巧》PPT,，不詳述,。

　　如果沒有做到這四點，就無法批量修改公式,。這也是在《“偷懶”的技術》第一章特別強調(diào)的知識點,，建議對第一章內(nèi)容不太理解的讀者可在讀完本章后，再回頭去讀一遍第一章的相關內(nèi)容,。

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時間：從即日開始,，截至2016年5月8日23:59