我們是否反思過：日常工作中的數(shù)據(jù)分析和表格編制的工作量真有那么大嗎？有沒有存在“沒有困難,，制造困難也要上”的情形,？我們的表格從字段設置、行列布局到數(shù)據(jù)格式設置,，還有數(shù)據(jù)分析流程,、自己的Excel操作習慣，這其中各個環(huán)節(jié)存在什么問題沒,？有沒有可優(yōu)化的地方,？重慶東銀控股集團貴州黔西石橋煤業(yè)有限公司財務總監(jiān)羅惠民，就是一位“骨灰級”Excel達人,，擅長摸索Excel的強大功能來提升工作效率,。

　　提升數(shù)據(jù)處理效率

　　羅惠民直言，現(xiàn)在很多財務人已學會使用的功能也許不到Excel功能的20%,。平時使用得較多一點的Excel功能有：常用函數(shù),、篩選、排序,、匯總,、數(shù)據(jù)透.視、條件格式,、數(shù)據(jù)有效性等等,；其實，還有冷門一點的功能如定位,、合并計算,、模擬分析、單變量求解,；高端一點的還有可以用來編寫各種應用的VBA,。先不說這些功能真正會應用的有多少，至少應該要知道Excel有這些功能,，它們能做什么,。“只有對Excel強大的功能有所了解,，才會在遇到問題的時候,，首先想到用這些功能去解決問題，而不是傻乎乎地采用手工方法,?！绷_惠民建議，可以看幫助,、搜帖子,，有需求就有學習的動力,，通過自我學習解決了問題，工作效率大幅提高,，就會進一步提高學習的興趣,。

　　在了解了Excel的強大功能后，如果不進行持續(xù)深入的學習,，同樣無法掌握其基本的功能用法和實用技巧,。數(shù)據(jù)處理效率低下還有一個重要的原因：滿足于當前的解決方案，如果做表格時覺得數(shù)據(jù)處理效率不高,、重復工作量大,，請先別忙著埋頭苦干，想一想,，方法是不是錯了,？如果沒錯，那此方法是不是最優(yōu)的,？是不是該向“谷哥”,、“度娘”尋求更佳的解決方案？

　　羅惠民認為,，大部分財務人員對Excel的強大有足夠的認識,，也掌握了一些常用的功能，但是,，由于缺乏對這些功能的靈活運用,，操作效率依然不高。比如查找替換是Excel最常見的功能之一,，但大部分人對其認識也僅限于簡單的查找替換,。實際上查找替換可實現(xiàn)很多功能，利用好了可大大提高操作效率,。

　　不會靈活運用的另外一個表現(xiàn)就是在表格制作的思路上,，羅惠民舉例，比如每個月填報的報表大部分都是相同的,，如合同匯總表,、月度經(jīng)營分析。這些報表都是對數(shù)據(jù)進行分析加工分析后填報的,，要分析的數(shù)據(jù)每個月的表格格式都是一樣的,，可以通過編制公式、結合規(guī)范性的工作表命名,、查找替換功能來翻新這些報表：只要將上月的報表復制一份,，將基礎數(shù)據(jù)放到指定的文件夾，通過查找替換來批量修改公式引用的表格就可實現(xiàn)本月報表的統(tǒng)計分析,，省卻了大量重復勞動,，極大地提高工作效率,。

　　“Excel數(shù)據(jù)處理工作中還潛伏著一個無形殺手,，就是不良的操作習慣,。”羅惠民特別強調(diào),，部分財務人員由于Excel知識缺乏,，遇到問題只有使用笨辦法來解決，久而久之,，養(yǎng)成了不好的操作習慣,，而這些習慣甚至又進一步給數(shù)據(jù)處理造成了障礙。他又舉例道,，在清單型的表格中習慣性地使用多行表頭,、斜線表頭、合并單元格等等,，習慣性地在清單型表格內(nèi)插入小計行,，而這些不良的操作習慣給后期的數(shù)據(jù)處理帶來很大的障礙，極大影響了數(shù)據(jù)處理效率,。

　　“Excel要充分發(fā)揮其強大的數(shù)據(jù)分析功能有一個基本前提：表格設計合理和數(shù)據(jù)錄入規(guī)范,。這就要求我們使用Excel時要具備良好的數(shù)據(jù)管理理念?！绷_惠民進一步解釋,，數(shù)據(jù)管理理念是金字塔的塔底，中間是表格設計規(guī)范,，塔尖才是基本操作及函數(shù),、VBA。如果沒有良好的數(shù)據(jù)管理理念和操作習慣,，一味去追求學習操作技巧和復雜的公式,，往往導致空有理論卻無法施展。沙地上是蓋不起高樓的,，初學者不要熱衷于技巧而忽略了表格設計基本規(guī)范,。

　　遵循Excel六大原則

　　使用Excel表格的目的就是對基礎數(shù)據(jù)進行加工分析后，整理出需要的信息,，然后制作出報表,，提交給信息的最終使用者。數(shù)據(jù)量較大時,，各環(huán)節(jié)中,，最關鍵、最復雜,，甚至直接決定最終報表質(zhì)量的就是數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié),，因而,，進行Excel表格設計時就要一切以數(shù)據(jù)加工為中心，始終以“為數(shù)據(jù)加工服務”為原則,?；诖耍_惠民強調(diào)在Excel表格設計時要遵循六大原則,。

　　在實際工作中,，要有良好的數(shù)據(jù)管理理念，先根據(jù)數(shù)據(jù)量的大小確定需要使用哪些類別的表格,，然后根據(jù)表格的用途確定表格的類型,，最后再確定各類表格的整體結構、布局,。清單型表格的結構取決于數(shù)據(jù)的類型和復雜性,，一定要結構簡單、邏輯清晰,、無冗余數(shù)據(jù),、以方便數(shù)據(jù)加工為原則；報表型表格以用戶需求為原則,，在清晰直觀地反映信息的基礎上,，適當考慮報表使用者的習慣；其他型表格要以實用,、效率為原則,。

　　“在設計表格時要問自己：此表是用于存儲數(shù)據(jù)還是作為報表輸出。如果用于存儲基礎數(shù)據(jù),，那么數(shù)據(jù)的格式,、表格的結構和格式一定要有利于數(shù)據(jù)的加工分析，凡是不利于數(shù)據(jù)加工分析的結構和格式一律要摒棄,。如果是報表輸出則不必講究,，只要結構清晰、格式美觀,、直觀地反映數(shù)據(jù)即可,。”

　　堅持一致性原則是要求表格內(nèi),、表格之間的字段名稱,、數(shù)據(jù)類型、表格結構格式等要保持一致,。具體來講有三個基本要求：同物同名稱,、同表同格式、同列同格式。

　　名稱規(guī)范,、格式規(guī)范是要遵循的第三個原則,。表格中的各類數(shù)據(jù)使用規(guī)范的格式，數(shù)字就使用常規(guī)或數(shù)值型的格式,，而不應使用文本型的格式,。日期型數(shù)據(jù)不能輸入20140106、2014.1.6,、14.1.6等不規(guī)范的格式,。否則在有日期型單元格進行運算時,，將影響數(shù)據(jù)的加工處理,，比如，數(shù)字使用文本格式,，使用SUM函數(shù)求和時就把它視為字符串,，求和結果為零。日期型數(shù)據(jù)輸入類似“2014.1.6”就無法統(tǒng)計日期相隔天數(shù),，在使用透.視表時無法對日期按月,、季、年進行分組,。

　　羅惠民還談到,，有些時候，數(shù)據(jù)的來源不是手工輸入,，而是從其他系統(tǒng)導出,，比如ERP系統(tǒng)、網(wǎng)銀,，這些系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)可能并不規(guī)范,，比如數(shù)字是文本格式、數(shù)字后有空格,、不可見字符,，這時就需要按規(guī)范性原則轉換成標準的數(shù)據(jù)。

　　同一事項數(shù)據(jù)放在同一工作表,、同一類型的工作表放在同一個工作簿,、同一類工作簿放置在同一文件夾?！爸挥性跀?shù)據(jù)錄入時貫徹整體性原則,，在統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)、編輯修改公式時才會得心應手,，不必為數(shù)據(jù)的移動,、合并、無法批量修改公式而煩惱?！?/font>