辦公室是單位中的綜合部門,，起著承上啟下,、溝通協(xié)調(diào)的中樞作用，是聯(lián)系基層,、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶,，也是展示單位形象的窗口,。辦公室工作任務(wù)龐雜、責(zé)任重大,，不僅要參與政務(wù),、處理事務(wù),，還要協(xié)調(diào)關(guān)系、做好服務(wù),。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質(zhì)密不可分,。 

一、 辦公室主任的角色定位 

　　辦公室主任的工作性質(zhì)從根本上說,，具有輔助性和服務(wù)性以及協(xié)調(diào)性等多重性的特點(diǎn),。輔助性是側(cè)重于辦公室主任本人的工作責(zé)任和地位而言；服務(wù)性則側(cè)重于辦公室主任的思想意識(shí),、職業(yè)道德,、工作方式、方法來說的,；協(xié)調(diào)性則是辦公室主任對內(nèi)對外、對上對下的工作關(guān)系,，前兩者相對于領(lǐng)導(dǎo)而言，后者相對于工作職責(zé),，這些工作性質(zhì)決定了辦公室主任的工作特點(diǎn)，這些特點(diǎn)貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言,，它最突出的特點(diǎn)具有以下多重性,，即：角色的多重性,、工作要求的多重性、工作能力的多重性,。 

　　1,、角色的多重性 

　　所謂角色多重性，是指人們對某種社會(huì)地位,、身份和職責(zé)的一種看法，也是人們對具有特定身份的人的行為期望,。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協(xié)調(diào)或群體活動(dòng)中通過各種工作關(guān)系所體現(xiàn)出的權(quán)利,、義務(wù)規(guī)范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領(lǐng)導(dǎo)他既是下級(jí)又是參謀助手或者說有時(shí)又可充當(dāng)半個(gè)秘書角色,；相對于辦公室內(nèi)部來說他又是部門領(lǐng)導(dǎo),、是核心,、是部門凝聚力的主要源泉,；相對于本單位的其它部門,，他既是督促落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作要求的執(zhí)行者，又是協(xié)調(diào)各部門之間的中介和橋梁,；相對于其它單位,，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體,、熱情周到、不卑不亢的主人風(fēng)范形象,。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性,。當(dāng)然，在不同的場合,、時(shí)間,、事由，其代表的角色也就可能有所不同,。 

　　2,、要求的多重性 

　　辦公室本身是由其屬性所決定的,，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性,。因此，對主任在工作上的要求與其它部門負(fù)責(zé)人的要求也就不盡相同,，這是因其部門的工作性質(zhì)和主任本人的工作職責(zé)所決定的,。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個(gè)方面，即：被動(dòng)性與主動(dòng)性相結(jié)合,；經(jīng)常性與突擊性相結(jié)合,；事物性與政務(wù)性相結(jié)合,；領(lǐng)導(dǎo)性與群眾性相結(jié)合,；綜合性與專業(yè)性相結(jié)合,；管理性與服務(wù)性相結(jié)合,。這六個(gè)方面既是矛盾的統(tǒng)一體，又是職責(zé)與能力的具體要求,。對這些矛盾和職責(zé)都需要辦公室主任去兼顧并處理好,，不能顧此失彼。 

　　3,、能力的多重性 

　　能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言,，它是由其工作職責(zé)所決定的。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮,，辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性,。例如：對上準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力；對下善于運(yùn)籌落實(shí)的能力,；對內(nèi)除要有管理能力外,，還要具備對本單位業(yè)務(wù)知識(shí)的了解和掌握；對外還要具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力等等,。這些能力的多重性要求,，作為辦公室主任應(yīng)該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運(yùn)籌自如,，得心應(yīng)手,。 

　　二、辦公室主任的素質(zhì)修養(yǎng) 

　　作為單位 "大管家"和單位領(lǐng)導(dǎo) "左右手"的辦公室主任,，他的素質(zhì)高低直接影響著辦公室工作乃至整個(gè)單位工作的好壞,。另一方面，受其工作性質(zhì)和特點(diǎn)以及工作職責(zé)等多方面的客觀因素制約,，辦公室主任更應(yīng)該提高自身素質(zhì),，加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平,，特別是著力提高五個(gè)方面的素質(zhì)修養(yǎng),。 

　　1,、政治素質(zhì)  

　　政治素質(zhì)在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政治素質(zhì),，才能更好地吸引人才,、領(lǐng)導(dǎo)下屬，才能提高工作的原則性,、預(yù)見性,、系統(tǒng)性和創(chuàng)造性，保證各項(xiàng)工作沿著正確的路線健康發(fā)展,，不斷取得成功,。辦公室主任的政治素質(zhì)是諸多素質(zhì)中的核心，起著決定和主導(dǎo)的作用,，它有力地決定和影響著其他素質(zhì)的形成和發(fā)展,，反映綜合素質(zhì)的高低。 

　　2,、道德品質(zhì)修養(yǎng)  

　　辦公室主任的道德品質(zhì)素質(zhì)除了要遵循一般的道德標(biāo)準(zhǔn)以外,，因受其角色定位和思想意識(shí)性質(zhì)的決定，作為部門領(lǐng)導(dǎo)特別是辦公室主任要時(shí)刻清楚自己的角色,，擺正自己的位置,，把握好言行分寸，處理好各方面的關(guān)系,。在主觀上要排除個(gè)人榮辱,，要先人后己，處處比別人多付出,，無私才能有德,。無論是對上或者對下，都要做到心懷坦蕩,，一視同仁,，以身作則，不斷錘煉人格,。 

　　3、心理素質(zhì) 

　　辦公室主任一點(diǎn)要學(xué)會(huì)控制自己的情緒,，帶頭保持積極向上的精神狀態(tài),。在生活中，要豁達(dá)開朗樂觀向上,，妥善處理人際關(guān)系,，豐富生活情趣，適時(shí)調(diào)整心態(tài),，矯正行為坐標(biāo),。在工作中,，不僅要熱愛自己的工作，更要努力施展才智,，正確對待工作中的矛盾沖突,，把工作著力點(diǎn)放在如何干好、干出特色上來,，力爭做到讓各方面基本滿意,，自己的心態(tài)才踏實(shí)。 

　　4,、工作能力素質(zhì) 

　　在政治素質(zhì),、道德素質(zhì)、心理素質(zhì)等條件等同的情況下,，辦公室主任能力素質(zhì)的高低,，直接影響到其他工作效率的高低和工作業(yè)績的好壞。作為辦公室主任首先要具有當(dāng)好參謀助手的能力,，做到思維敏捷,，足智多謀。其次,，在工作中應(yīng)該具備對領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力,。在職權(quán)范圍內(nèi)能熟練掌握和運(yùn)用各種規(guī)章制度去抓好工作，事事想在前,，處處做在前,。第三，還應(yīng)具有綜合協(xié)調(diào)能力,，發(fā)揮樞紐和橋梁作用,，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四,，辦公室主任還有要具有在各種場合下的應(yīng)酬能力,。對內(nèi)具有親和力，對外要有協(xié)調(diào)技巧,。工作中既有溫和的一面,，又要有處理問題果斷的一面。 

　　5.理論知識(shí)素質(zhì) 

　　辦公室主任工作涉及范圍極廣,，具有很強(qiáng)的整體性和綜合性,。這種工作特點(diǎn)決定了辦公室主任必須具備豐富的知識(shí)和較高的文化素質(zhì)。理論知識(shí)包括政治理論和業(yè)務(wù)知識(shí)以及現(xiàn)代科學(xué)文化技能等,。一是政治理論修養(yǎng),。作為一個(gè)辦公室主任應(yīng)該對黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握,；對社會(huì)現(xiàn)象的理解和認(rèn)識(shí)要比較敏銳和深刻,，特別是自己的獨(dú)到見解要上升到一定的理論高度,。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng)。辦公室主任應(yīng)盡可能地多掌握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的知識(shí),，善于積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)資料,，不斷充實(shí)自己提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素質(zhì)的修養(yǎng),。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和技能,，用所掌握的現(xiàn)代科學(xué)理論知識(shí)指導(dǎo)工作，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率,。 

　　三,、辦公室主任如何加強(qiáng)自身修養(yǎng) 

　　1、善于定位 

　　“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識(shí),，把握好各種角色的轉(zhuǎn)換,。對本單位的領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性,，及時(shí)準(zhǔn)確地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策,，恰到好處地處理好上下級(jí)和部門之間的工作關(guān)系。但要堅(jiān)持原則,，不能怕得罪人,，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展,。另外,，必須有下級(jí)服從上級(jí)的組織觀念，要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作,，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作,，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。對于本單位的各股室來說,，辦公室主任應(yīng)當(dāng)是個(gè)承上啟下,、有威信、值得信賴的參謀和協(xié)調(diào)者,。如果沒有清醒的角色意識(shí),，就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合,，工作上就沒有號(hào)召力,。同時(shí)，辦公室作為對外交流的窗口,，辦公室主任還應(yīng)妥善處理好對外交往的關(guān)系,，維護(hù)好本單位的形象,。 

　　2,、善于思考 

　　面對千頭萬緒的事務(wù)和各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系,，辦公室主任遇事時(shí)須反應(yīng)靈敏，同時(shí)要冷靜沉著,，善于思考,。辦事要三思而后行，做到慎思,、慎言,、慎行。對于來自四面八方,、上下左右,、方方面面的信息，辦公室主任應(yīng)該是個(gè)過濾器,，要學(xué)會(huì)思考分析,，把有用的信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考，提供給各部門應(yīng)用,。遇到棘手的事,，要養(yǎng)成深入調(diào)查研究的習(xí)慣，做到有理有據(jù)地處理問題,，不能盲目,、簡單地上推下卸，不加思考,、簡單行事或感情用事,。其次，在日常工作上,，除了要完成規(guī)定的工作以外,，要善于動(dòng)腦筋、敢于創(chuàng)新思路,，提高工作效率,，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)慣,，才能在處理問題,、化解矛盾時(shí)做到游刃有余，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)壓力,，為群眾排憂解難,。 

　　3、善于學(xué)習(xí) 

　　辦公室主任工作范圍既包括政務(wù),，又包括事務(wù),；既有政治上的，又有文化上的,。工作上的綜合性特點(diǎn)決定了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多,，因此就必須養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的好習(xí)慣,。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于"善"字上，因?yàn)槿说木蜁r(shí)間是有限的,，加上辦公室的工作紛繁復(fù)雜,，因此要學(xué)會(huì)利用好"善"字。一方面要學(xué)會(huì)合理利用時(shí)間,，另一方面要學(xué)會(huì)適應(yīng)形勢,，要結(jié)合實(shí)際需要學(xué)。同時(shí),，還要充分利用工作上的有利條件,，例如：在擬辦文件時(shí)，要及時(shí)對上級(jí)政策性和指導(dǎo)性的文件先"飽眼福"認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì),，不要隨意一覽了之,。只要不斷學(xué)習(xí)和補(bǔ)充新知，調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu),，提高自己的工作能力,，才能遇事不驚，沉著冷靜,，適應(yīng)工作需要,，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀,。

　　4,、善于"超脫" 

　　辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結(jié)下不解之緣,，有考慮不完的工作,，寫不盡的文字材料，干不完的雜事,，在精神上,、體力上很難有輕松的時(shí)候。因此辦公室主任更應(yīng)該努力學(xué)會(huì)"超脫",，給自己營造一個(gè)良好的工作環(huán)境,。一要按照重點(diǎn)工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕,、重,、緩、急等層次合理安排時(shí)間,，做到重點(diǎn)工作重點(diǎn)抓,、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓,。二要充分發(fā)揮副職的作用,，調(diào)動(dòng)本部門其他人員的積極性，用其所長,。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范、高效的工作秩序,，使其部門內(nèi)下屬各盡其責(zé),，相互配合，提高工作效率,，也是辦公室主任獲得"超脫"的有效方法之一,。