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如何提高會(huì)議效能 會(huì)議為什么低效？ 《哈佛商業(yè)評(píng)論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效,，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間,，二者必居其一?！睙o效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi),，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感,，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力. 從會(huì)議要素的角度來分析： 主題：沒有核心主題,，或主題不明確，或議題繁多,。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因,。 議程：沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控,。 參會(huì)人：參加人數(shù)眾多,，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到,。 主持人：未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會(huì)議,，被參會(huì)者牽著鼻子跑。 記錄：思想火花及最終決策未做記錄,，白開或記錄發(fā)放不及時(shí),，精神未能及時(shí)傳達(dá)。 時(shí)間：時(shí)間選擇不恰當(dāng),，比如安排在即將午餐的時(shí)間,，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì),。 地點(diǎn)：地點(diǎn)選擇不合適,，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷,，無法正常進(jìn)行,。 從會(huì)議過程的角度來分析： 會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備： 沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦,、投影儀,、麥克風(fēng)、白板,、白板筆,、激光筆）,、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等,。 開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí),； 沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程,、會(huì)議材料,、參與人、主持人,、記錄人等 會(huì)議中缺乏控制： 沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行 未能很好地控制時(shí)間,，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長(zhǎng),，未能及時(shí)結(jié)束,。 氣氛緊張、壓抑,，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言,；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧,。 與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵的厲害,，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象,。 未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言,，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。 議而不決,，沒有形成有效的決策,。 會(huì)議后缺乏跟蹤：會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人,、時(shí)限并進(jìn)行追蹤,，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義的！ 如何提高會(huì)議效能,？ 日本的會(huì)議革命：日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會(huì)議革命”,，強(qiáng)化自身競(jìng)爭(zhēng)力，以期由此帶來利潤(rùn),。在豐田汽車的辦公室里,，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實(shí)際效果的會(huì)議!”,、“準(zhǔn)時(shí)開始,，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”,。 在日產(chǎn)被稱為“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門會(huì)議,，不請(qǐng)部長(zhǎng)出席,。因?yàn)椴块L(zhǎng)是做最后決定的人，如果與會(huì),，可能影響討論方向的內(nèi)容,。 從會(huì)議要素的角度來提升： 議題明確：一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題,?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員,，高效解決問題,。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題為好,。議題越多,，參加人員越多，陪綁的也越多,，效率也就越低下,，成本也就越高。 議程清晰：要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則,，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用,，確保會(huì)議高效。 注意：議程安排上,，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話,，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁,，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦,，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意,。 精選參與人：會(huì)議的召開,，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本,，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間,，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論,，也不利于會(huì)議控制,。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則,，精選參加會(huì)議的人員,，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象,。 指定主持人：無論是何種形式的會(huì)議,，必須要明確指定會(huì)議主持人,。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制,。 做好會(huì)議記錄：參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容,，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此,，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言,、寶貴的思想火花及最終決策,、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來,，必須要做好會(huì)議記錄。 記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題,、議程,、時(shí)間、地點(diǎn),、參與人,、主持人、記錄人,、出勤情況,、發(fā)言情況、決策情況,、待追蹤事項(xiàng),、會(huì)議附件）等。同時(shí),，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神,，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng),，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中 合適的時(shí)間：上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段,。 1）上午8-9點(diǎn)之間：心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài),。不太合適開會(huì)。 2）上午9-10點(diǎn)之間：?jiǎn)T工進(jìn)入工作狀態(tài),。最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī),。 3）上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間：最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子,、新方法,。 4）下午3-5點(diǎn)之間：?jiǎn)T工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家,，這時(shí)會(huì)議往往會(huì)事倍功半,。 合適的地點(diǎn)： 1）會(huì)議室大小要適當(dāng),。會(huì)議室過大,，人相對(duì)較少，氣氛容易變僵,，會(huì)議難以活躍,。相反，如果會(huì)議室過于狹小,，就會(huì)令人煩悶,、不舒服，無法營(yíng)造良好的氣氛,。 2）桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求,。比如采用U型、圓形的會(huì)議桌擺放方式,。 3）要選擇安靜的會(huì)議場(chǎng)所，同時(shí),，要選擇隔音好的房間,，避免影響他人或泄密。 從會(huì)議過程的角度來分析： 會(huì)議是否能夠成功,，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備,。不要開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備,。 會(huì)前做好準(zhǔn)備： 提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題,、議程、會(huì)議材料并確定參與人,、主持人和記錄人等,； 會(huì)議議題、議程,、時(shí)間,、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料,。 提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng),、開會(huì)設(shè)施（比如電腦,、投影儀、麥克風(fēng),、白板,、白板筆、激光筆）,、會(huì)議討論材料,、會(huì)議簽到表等。 注意,，會(huì)議不能僅僅郵件,、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知,，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知,，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。 會(huì)中做好控制： 會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制,，如主持人工作未到位,，那么會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制,。 確保會(huì)議按時(shí)開始,，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行； 嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度,，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng),，并要按時(shí)結(jié)束； 營(yíng)造活躍的討論氣氛,，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境,，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。 保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見,，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊,。 控制會(huì)議秩序，避免過度爭(zhēng)吵或題外話,，如發(fā)現(xiàn)跑題,，應(yīng)立即予以制止。 對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總,，并形成會(huì)議結(jié)論,。 會(huì)后做好跟蹤： 衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策,，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn),。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤,，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力,。 1）會(huì)議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。以下為待《××?xí)h追蹤事項(xiàng)表》,，可參考： 序號(hào) 待完成事項(xiàng)內(nèi)容 責(zé)任人 時(shí)限 資源要求 備注 2）會(huì)議發(fā)起人要指定專人（會(huì)議主持人,、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報(bào)的頻率（多久匯報(bào)一次）,，直至所有事項(xiàng)徹底完成。 3）如是例行會(huì)議,，可以在下一次會(huì)議前,，整理出待完成事項(xiàng)表的追蹤情況（可在上述表格中，再增加一列“至×月×日實(shí)際完成情況”）,，在例會(huì)上公開曬進(jìn)度,，以督促相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成任務(wù)。同時(shí),，此份表格中的已完成事項(xiàng)可刪除,，未完成事項(xiàng)集中整理后，可作為此次會(huì)議的附件再發(fā)送給全體與會(huì)人員,。 |
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