辦公室主任處在承上啟下、溝通內(nèi)外,、聯(lián)系左右,、兵頭將尾的特殊位置，有時象紅酒杯中間的直杠,，有時象房屋中的梁柱,，具有十分重要的作用。辦公室主任有許多稱呼,，對上是“秘書“,、對下是“領(lǐng)導(dǎo)”，對外是“大管家”,、對內(nèi)是“牽頭人”,。要當好這個角色不容易。今天,，我就辦公室主任的職責,、應(yīng)具備的基本素質(zhì)、履行職責時的工作原則和方法藝術(shù)這三個問題談?wù)勛约旱目捶?，供大家參考?/P>

一,、辦公室主任職責 　

大家都知道，職責是職能和責任的統(tǒng)稱,。辦公室主任的基本職責一般包括承辦職責,、參謀職責、管理職責,、協(xié)調(diào)職責四個方面,。

（一）承辦職責

大致分三個方面：

1、承辦領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個人交辦的事項 　 領(lǐng)導(dǎo)決策有時是“統(tǒng)一研究,，分頭落實”,，有時是領(lǐng)導(dǎo)個人決斷,。作為辦公室主任，對領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個人交辦事項負有直接的承辦責任,。一些牽涉面較廣,、歸屬不太明確且其他有關(guān)職能部門不便也不宜承辦的事項，則須由辦公室主任具體承擔,、落實,。

2、承辦上級部門主辦的事項

辦公室既是本級機關(guān)的綜合辦事機構(gòu),，是獨立存在的個體,；又是從中央到地方整個辦公系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是依存于大整體的部分,。上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公室向下級機關(guān)辦公室交辦一些事情,，辦公室主任應(yīng)主動牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理,。上一級辦公機關(guān)及其負責人向下級辦公機關(guān)及其負責人交辦事項的范圍較廣,，除了調(diào)研任務(wù)之外，還有諸如信息反饋,、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身業(yè)務(wù)建設(shè)等具體事宜,，都需要下一級承辦者認真辦理。

3,、承辦同級各職能部門和下級單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項

為了保持領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作的正常秩序,，各職能部門和下級單位向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志匯報請示工作,，往往不直接去找領(lǐng)導(dǎo)同志本人,，而是先找辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶,，經(jīng)常需要安排,、處理各職能部門和下級機關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項。

“承辦”的具體形式主要有“主辦”,、“會辦”,、“轉(zhuǎn)辦”、“催辦”等,?！爸鬓k”即直接負責具體辦理；“會辦”即會同有關(guān)部門和單位聯(lián)合辦理,；“轉(zhuǎn)辦”即轉(zhuǎn)由其他有關(guān)部門和負責人辦理,；“催辦”作為“會辦”、“轉(zhuǎn)辦”的有益補充，它是指督促,、協(xié)助有關(guān)單位,、部門和人員從速辦理有關(guān)事項,。無論是“主辦”,、“會辦”，還是“轉(zhuǎn)辦”,、“催辦”,，辦公室主任都應(yīng)嚴肅認真，切不可敷衍塞責,，草率從事,。

（二）參謀職責

參謀職責指辦公室主任在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責任。決策是指導(dǎo)者的基本職能,，辦公室主任應(yīng)當理所當然地成為“參謀長”,，積極主動地出主意、想辦法,，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,，認真地履行自己的職責。這既是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化,、科學化的迫切需要,，又是新時期賦予辦公室主任工作的一項重要任務(wù)。

（三）管理職責

是指辦公室主任在對行政事務(wù)進行管理方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責任,。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和辦公室工作的實踐,，辦公室主任的管理職責主要有三個方面：

1、文書管理

文書工作是機關(guān)日常工作的組成部分,，是實現(xiàn)機關(guān)職能的重要手段之一,。黨政機關(guān)的公文工作，即指圍繞公文的擬制,、處理與保管工作而需要進行的由撰稿,、審稿、簽發(fā),、印刷,、收發(fā)、登記,、批辦,、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個運轉(zhuǎn)流程,。辦公室主任對文書工作的管理,，主要體現(xiàn)在參照各級黨政機關(guān)制定的機關(guān)公文處理辦法，結(jié)合本單位的具體情況,，建立,、健全各項有關(guān)制度,；指導(dǎo)、督促各文書處理部門的工作,，確保公文擬制的適用,、準確、周密,，確保文書處理的及時,、準確、迅速,，避免拖拉,、積壓而貽誤工作。

2,、信息管理

辦公室主任輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策,，發(fā)揮參謀職能，主要是通過向領(lǐng)導(dǎo)提供適用信息和依據(jù)信息出謀獻策而實現(xiàn)的,。

（1）加強對信息網(wǎng)絡(luò)的管理,。

（2）加強對信息傳遞方向的管理。

一是“追蹤型信息”,，即指領(lǐng)導(dǎo)決策形成并付諸實施以后,，通過“跟蹤追擊”迅速反映實施范圍以內(nèi)的有關(guān)動態(tài)；二是“超前型信息”,，即指領(lǐng)導(dǎo)決策之前,，向領(lǐng)導(dǎo)提供的能夠反映該決策的基礎(chǔ)、趨向及效應(yīng)的“資料信息”,，或某個 較重要的問題發(fā)生之前反映其跡象,、趨勢的“信號性信息”。

3,、事務(wù)管理,。包括會議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車,、對外接待,、辦公用具、生活服務(wù)等有關(guān)事項,。

（四）協(xié)調(diào)職責

指辦公室主任在聯(lián)系內(nèi)外關(guān)系,、溝通上下左右等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責任。協(xié)調(diào)分縱向協(xié)調(diào),、橫向協(xié)調(diào),、內(nèi)部協(xié)調(diào)等方面。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決策,、指令,、指示要通過辦公室向各職能部門、下屬單位以及社會傳遞,。單位所屬各部門和其他方面反饋回來的信息經(jīng)過綜合匯集到辦公室,，辦公室對反饋回來的信息經(jīng)過綜合、分析,、篩選,，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考,。

二,、辦公室主任應(yīng)具備的基本素質(zhì)

作為辦公室主任，要求綜合素質(zhì)全面,。政治素質(zhì),、品德素質(zhì)、心理素質(zhì),、知識素質(zhì)等四個方面的素質(zhì)缺一不可,。

政治素質(zhì)是首要素質(zhì)，要高,。政治上不可靠,，誰都不敢讓你當辦公室主任。品德素質(zhì)是基礎(chǔ),，要正,。沒有良好的品德、品行,，就不適合當辦公室主任,，因為別人不會相信你，大家都有共識：人品有問題,，豈能當好官,、豈能辦好事？這兩方面的素質(zhì)大家都清楚,，不多說,。

至于心理素質(zhì)和知識素質(zhì)，我的理解是：心理素質(zhì)要強,，知識素質(zhì)要硬,。心理素質(zhì)方面，應(yīng)做到：急而不燥,、怒而不形,、喜而不亢；隨和而不盲從、自信而不固執(zhí),、忍讓而不獻媚,，直率而不粗暴，多思而不多疑,，謹慎而不圓滑,。因為辦公室工作繁雜，辦事慢條斯理肯定不行,，要快要急,，但不能燥，一燥就容易忙中出錯,；喜怒哀樂,，人之常情，但辦公室主任要掌握度,，不能盡情發(fā)揮,；特別是遇到受委屈的事，要學會忍讓,，退一步海闊天空,，但原則問題上必須寸土不讓。知識素質(zhì)方面,，要做到：知識淵博,。理論知識要有較強的功底，專業(yè)知識要精,，法律法規(guī),、經(jīng)濟、科學知識等基礎(chǔ)知識方面懂,。知識素質(zhì)的提高不是一朝一夕的事,，但要一天一日地積累。

三,、履行職責的工作原則和方法藝術(shù)：

簡單歸納四條：承辦有章,，參謀有度，管理有方,，協(xié)調(diào)有術(shù),。

（一）承辦有章

有章就是指有章法、有條理,、有程序,。

1、辦文要有章法,。公文有固定的格式,，有相對固定的寫法,，有嚴格的審批程序，只能照章辦文,，不能隨便更改,。

2、辦事要有條理,。做到幫忙不添亂,、解難不添憂、服務(wù)不誤事,。辦公室事情往往很多,，一般情況下，辦事按照正常程序進行運作,。有時這件事還未做完,，另外一件事又來了，這個時候就必須區(qū)分主次和輕重緩急,，視事情的重要性,、緊急程度來進行，不能按部就班,。

3、辦會要有程序,。會議是有制度的,，是有一定的程序的。拿我局局長辦公會來說,，會議議題的提出與確定及會議召開按以下程序進行：第一步,，提出議題；第二步,，辦公室將各處室議題收集整理后,，填寫議題審批表，按照審簽程序,，由主管辦公室的副局長審核,，經(jīng)局長批示后，正式列為會議議題,。第三步,，準備會議。辦公室將召開會議的時間,、地點,、參加人員、主要內(nèi)容等通知與會人員,。第四步,，開會,。辦公室要做好會議記錄。第五步,，整理歸檔,。這些程序都不能少，如果第一步和第二步不走,，會議就不宜開,，即使開，效果也不好,。會前醞釀很重要,，不可少，走程序還可以避免臨時動議,。

（二）參謀有度

大家都知道,，辦公室主任履行其“參謀”職責，有其獨特的便利和優(yōu)勢： 一是辦公室主任工作與領(lǐng)導(dǎo)層的工作同步運行與操作,。二是辦公室主任與領(lǐng)導(dǎo)層之間具有經(jīng)常接觸的便利條件,，可以隨時找機會向領(lǐng)導(dǎo)陳述自己的見解和主張。三是辦公室主任接觸面大,，信息較為靈通,，對外聯(lián)系廣泛，客觀上為領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢服務(wù),，當好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”提供了便利條件,。正是由于辦公室主任有“參謀”特權(quán)，因此在當“參謀”時就更要把握度,，要參在關(guān)鍵處,，謀在點子上。

1,、把握宗旨,，謀之有為

一般情況下，辦公室主任是以貫徹和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖為使命,，并以領(lǐng)會和貫徹的準確性和徹底性作為評價其工作優(yōu)劣的基本指標,；作為“參謀長”，則要依靠獨立的科學研究成果為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),，以提出多少真知灼見作為評價其工作優(yōu)劣的根本標志,。因此要把握宗旨，謀之有為,，要謀大事,，而不是事無巨細，要謀關(guān)鍵,，要圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖,，不能我行我素,。一定情況下，辦公室主任既要認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,，又要實事求是,，不偏不袒，善于“慎言”,，勇于直言,，不參雜私人感情，使領(lǐng)導(dǎo)兼聽而明,。

2,、超前參謀，謀之管用

在領(lǐng)導(dǎo)決策前,，辦公室主任要有超前思維意識,，多算于前，少失于后,，不當事后諸葛亮,，謀之管用。參謀時盡可能增強工作的主動性,、預(yù)見性,、創(chuàng)造性，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,、拾遺補缺,，與領(lǐng)導(dǎo)“同頻共振”：要注重研究政策、吃透上情,，搞好調(diào)查研究，掌握下情,，善于捕捉信息,，了解外情，做領(lǐng)導(dǎo)的數(shù)據(jù)庫,、資料庫,、信息庫；要認真研究領(lǐng)會組織意圖和領(lǐng)導(dǎo)思路,，圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重大問題進行廣泛深入的調(diào)查研究,，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實情況和可靠依據(jù)；要廣泛搜集資料,，研究各地的新情況,、新經(jīng)驗、新做法,，借“它山之石”來攻玉,，為領(lǐng)導(dǎo)提出決策預(yù)案,，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒和參考。要通過調(diào)查研究,，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛收集同決策密切相關(guān)的各種信息,，然后進行縱向、橫向的可行性研究,，經(jīng)過加工和篩選,，為領(lǐng)導(dǎo)提供選擇的方案；在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中,，辦公室主任要通過調(diào)查研究,，收集和整理方方面面的意見反饋，為領(lǐng)導(dǎo)進行冷靜周密的思考提供準確的依據(jù),，堅定領(lǐng)導(dǎo)決策的信心和決心,；在領(lǐng)導(dǎo)決策后，辦公室主任要通過調(diào)查研究,，了解和掌握決策意見的貫徹執(zhí)行情況,，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好跟蹤反饋，保證決策順利地貫徹落實,，或根據(jù)變化了的客觀形勢及時進行調(diào)整,。

3、掌握分寸,，謀之有向

在領(lǐng)導(dǎo)決策的全過程中,，從對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用的方向上看，可以分為三種類型：一是“順向”參謀,，即緊隨領(lǐng)導(dǎo)決策的方向所進行的“輔助性參謀”,；二是“逆向”參謀，即當領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖不符合實際情況時,，辦公室主任所進行的“勸阻性參謀”,；三是“側(cè)向”參謀，即當領(lǐng)導(dǎo)集中主要精力考慮某一方面工作時,，辦公室主任為避免領(lǐng)導(dǎo)顧此失彼而進行的“提示性參謀”,。這就要求辦公室主任做到：找準方向，找準位置,，不以言輕而金口難開,，不以位低而隨聲附和，不以好惡而固持己見,，不以陰晴而見風使舵,，不以理直而氣壯如牛，不以無關(guān)而沉默寡言,，到位而不越位,，盡職而不失職,。

（三）管理有方

前面談到了管理職能，我們這里的管理是針對辦公室內(nèi)部的管理,，主要指文書,、信息、事務(wù)三個方面的管理,。除了前面講的承辦有章外,，我們還應(yīng)該在提高處理人和事的藝術(shù)上下功夫，做到管理有方,。

1,、提高處理人的藝術(shù)。處理人際關(guān)系是辦公室主任的本能,，包括爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視,，充分調(diào)動干部的積極性和創(chuàng)造性等方面的藝術(shù),。一是處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,，對領(lǐng)導(dǎo)要尊重和服從,，積極主動，盡量隨叫隨到,，承辦勞動交代的事情要適當超前,，對領(lǐng)導(dǎo)多請示，多匯報,、多反饋,，千萬不要遺忘領(lǐng)導(dǎo)交代的事項，千萬不要在領(lǐng)導(dǎo)面前傳閑話,。二是處理好與下屬的關(guān)系,。要關(guān)心下屬，經(jīng)常過問下屬的思想,、生活,、學習、工作情況,，對下屬的困難要想方設(shè)法解決；要愛護下屬,，對下屬出現(xiàn)一些差錯,，不應(yīng)一味求全責備，而是要肯定其工作積極性和成績,，對問題善意指出,，并提出改進辦法，使下屬心悅誠服,；要培養(yǎng)下屬,，對下屬品德上要嚴格要求,，業(yè)務(wù)上要悉心指導(dǎo)，嚴師才能出高徒,；要信任下屬,，多肯定少批評，以增強下屬的自信心,，大膽放手干工作,；要激勵下屬，多表揚,，善調(diào)動下屬的積極性,。總之,，要以自己的人格魅力鼓舞下屬,、帶動下屬。

2,、提高處理事的藝術(shù),。一是善于化繁為簡，在眾多的工作和矛盾面前,，要通過分析,、比較，抓住重點,，理清思路,，有所為有所不為，才能獲取綱舉目張,、以簡御繁之效,。二是勇于刪繁就簡，重實際,、求實效抓工作,、搞服務(wù)，刪掉“花架子”,、“虛套子”,。三是堅持眾繁我簡，要完善制度規(guī)范事,，明確責任,，分解任務(wù)，逐級負責,，分工合作,，形成眾挑重擔的工作格局。

（四）協(xié)調(diào)有術(shù)

所謂協(xié)調(diào)有術(shù)，就是協(xié)調(diào)工作要有原則,、有套路,、有招數(shù)。

1,、把握原則

一是要把握指令性與協(xié)商性相結(jié)合的原則,。要立足于領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，明示領(lǐng)導(dǎo)的意圖,，向協(xié)調(diào)對象交代清楚,；同時，要以商量為主,，講究說話的技巧,。二是要把握原則性與靈活性相結(jié)合的原則。一方面要以大局為重,，按政策,、規(guī)章制度辦事；另一方面,，要靈活善變,，講究策略，針對新情況,，善于修正原來的設(shè)想,。三是要把握程序性與時效性相結(jié)合的原則。一般情況按程序,，特殊情況可簡化程序,。

2、把握方法

協(xié)調(diào)的方法有許多,，一般有：會議協(xié)調(diào),、走訪調(diào)研協(xié)調(diào)、口頭或書面溝通式協(xié)調(diào),、轉(zhuǎn)單閱簽式協(xié)調(diào),、計劃安排式協(xié)調(diào)。辦公室主任要著力做好縱向協(xié)調(diào),、橫向協(xié)調(diào),、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面的工作。對上要尊重而不盲從,，服務(wù)而不奴婢,；對下要待下以禮，以誠以情,，不欺上瞞下；對外求支持協(xié)作,，對內(nèi)講團結(jié)向上,；既敢于牽頭,，當好主角，有善于協(xié)作,，當好配角,。