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如果您要使用信封向地址列表發(fā)送大宗郵件,，可以使用郵件合并創(chuàng)建一批信封,。每個信封都包含地址列表中的一個地址。

郵件合并過程需要執(zhí)行以下所有步驟：

1. 設(shè)置信封,。您可以一次性為郵件合并中的所有信封設(shè)置信封布局,。在郵件合并中，用于進行該操作的文件稱為主文檔。在信封主文檔中,，還可以設(shè)置要在每個標簽上重復使用的任何內(nèi)容,，如寄信人地址、公司徽標或可反復套用的文本等,。
2. 將信封連接到地址列表,。地址列表是 Microsoft Office Word 在郵件合并中使用的數(shù)據(jù)源。該文件包含要在信封上打印的地址,。
3. 調(diào)整收件人列表,。Word 會為郵件列表中的每個地址分別生成一個信封。如果您只希望為郵件列表中的某些地址生成信封,，可以選擇要包含的地址或記錄,。
4. 將占位符（也稱為郵件合并域）添加到信封。在執(zhí)行郵件合并時,，郵件合并域內(nèi)將填入地址列表中的信息,。
5. 預覽并完成郵件合并。在打印或發(fā)送整批信封之前,，可以先預覽每個信封,。

您可以使用“郵件”選項卡上的命令來執(zhí)行郵件合并。

 提示   還可以使用“郵件合并”任務窗格 （任務窗格:Office 程序中提供常用命令的窗口,。它的位置適宜,，尺寸又小，您可以一邊使用這些命令,，一邊繼續(xù)處理文件,。）執(zhí)行郵件合并，該任務窗格將分步引導您完成這一過程,。若要使用任務窗格,，請在“郵件”選項卡的“開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并”,，然后單擊“郵件合并分步向?qū)А?。在該過程的第 1 步中，在“選擇文檔類型”下單擊“信封”,。

設(shè)置信封

如果希望在信封上包含寄信人地址,，可以在開始處理信封主文檔之前完成此設(shè)置。此外,，最好先嘗試打印幾個測試信封,，以驗證配置的打印選項是否適合您的打印機,。

設(shè)置寄信人地址

1. 啟動 Word,。
2. 單擊“Office 按鈕” ，然后單擊“Word 選項”,。

3. 單擊“高級”,。
4. 向下滾動,，然后在“常規(guī)”下的“通訊地址”框中鍵入所需的寄信人地址。

Word 會存儲該地址,，以便您可以根據(jù)需要,，隨時將寄信人地址插入文檔。

5. 單擊“確定”,。

驗證打印選項

在用打印機打印一批信封之前,，為避免使用錯誤的打印方式，可以先驗證打印機選項的設(shè)置是否正確,。

1. 在“郵件”選項卡上的“創(chuàng)建”組中,，單擊“信封”。

2. 單擊“選項”選項卡,，然后單擊“信封選項”選項卡,。
3. 在“信封尺寸”框中，單擊與您的信封尺寸相符的選項,。

如果沒有與您的信封尺寸相符的選項,，請滾動到列表底部，單擊“自定義尺寸”,，然后在“寬度”和“高度”框中鍵入您的信封尺寸,。

4. 單擊“打印選項”選項卡。

打印機驅(qū)動程序會將有關(guān)應如何將信封加載到打印機的信息發(fā)送給 Word,。此信息將顯示在“信封選項”對話框的“打印選項”選項卡上,。

 送紙方式?jīng)Q定信封的位置（靠右、居中,、靠左）以及是將信封的長邊還是短邊送入打印機,。

 信封的正面可以朝上或朝下。正面是打印地址的那一面,。

 如果首先送入短邊,，則可能需要旋轉(zhuǎn)信封，這樣可避免信封正面的文字在打印出來后是倒置的,。

在下圖中,，信封放置在右側(cè)、正面朝下,、封蓋朝上,，并且短邊送入打印機，這與上面所顯示的對話框中的設(shè)置相符,。

上圖摘自 Microsoft Office Online 培訓,。

5. 按照對話框中所示加載信封。
6. 單擊“確定”。
7. 在“收信人地址”框中鍵入一些測試文字,，然后單擊“打印”以打印信封,。
8. 驗證打印出的信封是否正確。
9. 如果打印不正確,，請執(zhí)行下列任一操作：
   • 查閱打印機信息（如果提供）,，以確定如何將信封加載到打印機。
   • 更新打印機驅(qū)動程序,。
   • 返回“信封選項”對話框的“打印選項”選項卡,，并對打印選項進行相應的調(diào)整。再次打印信封,。重復此過程,，直到打印選項配置所產(chǎn)生的結(jié)果令您滿意為止。
10. 在正確打印出測試信封后,，請記下“信封選項”對話框的“打印選項”選項卡上的設(shè)置,，以便以后可以在郵件合并期間重復使用。

處理信封主文檔

1. 啟動 Word,。

默認情況下,，一個空白文檔將會打開。讓該文檔開著,。如果關(guān)閉該文檔,，便無法使用下一步的命令。

2. 在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中,，單擊“開始郵件合并”,。

3. 單擊“信封”。
4. 在“信封選項”對話框中,，單擊“信封選項”選項卡,，然后在“信封尺寸”框中，單擊與您的信封尺寸相符的選項,。

如果沒有與您的信封尺寸相符的選項,，請滾動到列表底部，單擊“自定義尺寸”,，然后在“寬度”和“高度”框中鍵入您的信封尺寸,。

5. 在“收信人地址”和“寄信人地址”部分中，根據(jù)需要對格式進行一些調(diào)整,。在對話框的“預覽”部分可以查看布局設(shè)置的結(jié)果,。
6. 如果打印設(shè)置的驗證結(jié)果表明需要對設(shè)置進行調(diào)整，請單擊“打印選項”選項卡,，然后進行必要的調(diào)整,。
7. 完成后,，單擊“確定”。

Word 即會創(chuàng)建一個文檔,，其頁面大小與指定的信封尺寸相符,。如果在 Word 中設(shè)置了寄信人地址,，則該地址將顯示在該文檔頁的一個框中,。另一個空白框?qū)招湃说刂贰Ｈ粢@示框邊界,，請在信封正文中單擊希望顯示收信人地址的位置,。

恢復郵件合并

如果您需要停止使用郵件合并，可以先保存信封主文檔,，然后在以后恢復合并,。Word 會保留數(shù)據(jù)源和域的信息。如果停止合并前使用的是“郵件合并”任務窗格,，Word 將在恢復合并時轉(zhuǎn)到您在任務窗格中的位置,。

1. 準備好恢復合并時，打開文檔,。

Word 會顯示一條消息,，要求您確認是否要打開文檔，那樣會運行 SQL 命令,。

2. 由于此文檔已連接到數(shù)據(jù)源,，而且您要檢索數(shù)據(jù)，因此單擊“是”,。如果您在打開文檔時不了解該文檔是否已連接到數(shù)據(jù)源,，可以單擊“否”，以防止對數(shù)據(jù)的潛在惡意訪問,。

此時,，文檔文本和您插入的所有域都會顯示出來。

3. 單擊“郵件”選項卡,，恢復工作,。

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將信封連接到地址列表

若要將信息合并到信封中，您必須將信封連接到地址列表（也稱為數(shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)文件）,。如果還沒有數(shù)據(jù)文件,，則可在郵件合并過程中創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)文件。

選擇數(shù)據(jù)文件

1. 在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中,，單擊“選擇收件人”,。

2. 請執(zhí)行下列操作之一：
   • 如果要使用 Microsoft Office Outlook 中的聯(lián)系人列表，請單擊“從 Outlook 聯(lián)系人中選擇”,。

關(guān)于使用 Microsoft Office Outlook 聯(lián)系人列表的提示

• 如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 數(shù)據(jù)庫或其他類型的數(shù)據(jù)文件,，請單擊“使用現(xiàn)有列表”,，然后在“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中找到所需文件。

對于 Office Excel,，可以從工作簿內(nèi)的任何工作表或命名區(qū)域中選擇數(shù)據(jù),。對于 Office Access，可以從數(shù)據(jù)庫中定義的任何表或查詢 （查詢:在數(shù)據(jù)源中查找所有符合指定條件的記錄的方法,。查詢可以包括操作符,、問號、通配符和括號,，以縮小搜索范圍,。）中選擇數(shù)據(jù),。對于其他類型的數(shù)據(jù)文件，請在“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中選擇文件,。如果列表中未列出所需文件,，請在“文件類型”框中選擇適當?shù)奈募愋突蜻x擇“所有文件”。在郵件合并中,，可以使用以下類型的數(shù)據(jù)文件：

• 來自基于文件的單層數(shù)據(jù)庫程序的文件,，這些數(shù)據(jù)庫程序已安裝了 OLE DB （OLE DB:一種實現(xiàn)高效網(wǎng)絡(luò)、并通過 internet 訪問許多數(shù)據(jù)源類型的組件數(shù)據(jù)庫架構(gòu),，這些數(shù)據(jù)源包括:關(guān)系數(shù)據(jù),、郵件文件、平面文件和電子表格,。） 提供程序或 ODBC （開放式數(shù)據(jù)庫連接 (ODBC):在數(shù)據(jù)庫和程序間共享數(shù)據(jù)的標準方法,。ODBC 驅(qū)動程序使用標準結(jié)構(gòu)化查詢語言 (SQL) 獲得外部數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。） 驅(qū)動程序（2007 Microsoft Office system 附帶了許多這類數(shù)據(jù)庫程序）,。
• 包含單個表的 HTML 文件,。表的第一行必須包含列名,，其他行必須包含數(shù)據(jù),。
• 電子通訊簿：
  • Microsoft Office Outlook 通訊簿
  • Microsoft Schedule+ 7.0 聯(lián)系人列表
  • 用 MAPI （MAPI:Microsoft 接口規(guī)范，允許不同的郵件處理和工作組應用程序（如電子郵件,、語音郵件和傳真）通過單個客戶程序使用,。） 兼容的郵件系統(tǒng)（如 Microsoft Office Outlook）創(chuàng)建的任何類似地址列表。
• Microsoft Office Word 文檔,。該文檔只應包含一個表,。表的第一行必須包含標題，其他行必須包含要合并的記錄,。還可以使用域名源 （域名源:包含標題行（或標題記錄）的文檔,，該標題行與指定用于郵件合并主文檔的數(shù)據(jù)源共同使用。）作為數(shù)據(jù)源,。
• 任何包含由制表符或逗號分隔的數(shù)據(jù)域 （數(shù)據(jù)域:分類信息,，一個數(shù)據(jù)域?qū)跀?shù)據(jù)源中的一列信息。每個數(shù)據(jù)域的名稱在數(shù)據(jù)源的第一行（標題行）中列出,。例如,，“郵編”和“姓氏”都是數(shù)據(jù)域名稱。）以及由段落標記分隔的數(shù)據(jù)記錄 （數(shù)據(jù)記錄:對應于數(shù)據(jù)源中一行信息的一組完整的相關(guān)信息,。例如,，客戶郵件列表中的有關(guān)某位客戶的所有信息為一條數(shù)據(jù)記錄。）的文本文件,。

關(guān)于在 Office Excel 中設(shè)置數(shù)據(jù)格式的提示

• 如果還沒有數(shù)據(jù)文件，請單擊“鍵入新列表”,，然后使用打開的表格創(chuàng)建列表,。該列表將被保存為可以重復使用的數(shù)據(jù)庫 (.mdb) 文件。

 注釋   如果您安裝了 2007 Microsoft Office system（而不是僅安裝了 Office Word 2007）,，還可以使用 Microsoft Query 構(gòu)建查詢 （查詢:在數(shù)據(jù)源中查找所有符合指定條件的記錄的方法,。查詢可以包括操作符、問號,、通配符和括號,，以縮小搜索范圍。）并從外部數(shù)據(jù)源 （外部數(shù)據(jù)源:包含用戶要訪問的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源。例如,，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫,。）檢索所需的數(shù)據(jù)。

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調(diào)整收件人列表

在連接到某一數(shù)據(jù)文件時,，您可能不希望將該數(shù)據(jù)文件中的所有記錄都合并到信封中,。

要縮小收件人列表或使用數(shù)據(jù)文件中記錄的子集，請執(zhí)行下列操作：

1. 在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中,，單擊“編輯收件人列表”,。

2. 在“郵件合并收件人”對話框中，請執(zhí)行下列任一操作：
   • 選擇單個記錄    此方法最適合短列表的情況,。選中要包括的收件人旁邊的復選框,，清除要排除的收件人旁邊的復選框。

如果合并時只希望包括少數(shù)幾個記錄,，可以清除標題行的復選框,，然后只選中要合并的記錄。同樣,，如果要包含列表中的大部分內(nèi)容,，則可選中標題行中的復選框，然后清除不想包含的記錄的復選框,。

• 排序記錄    單擊您要作為排序依據(jù)的項目的列標題,。將按字母順序升序（從 A 到 Z）對列表進行排序。再次單擊該列標題,，將按字母順序降序（從 Z 到 A）對列表進行排序,。

如果要進行更復雜的排序，請單擊“調(diào)整收件人列表”下的“排序”,，并在“篩選和排序”對話框中的“排序記錄”選項卡上選擇排序首選項。例如,，如果要在每個郵政編碼內(nèi),，將收件人地址按姓氏以字母順序排序，并且郵政編碼按數(shù)字順序排列,，則可以使用這種排序方法,。

• 篩選記錄    如果列表包含不希望在合并中看到或包括的記錄，這種方法十分有用,。篩選列表之后,，可以選擇或清除復選框，以包括或排除記錄,。

要篩選記錄,，請執(zhí)行下列操作：

1. 在“調(diào)整收件人列表”下，單擊“篩選”。
2. 在“篩選和排序”對話框的“篩選記錄”選項卡上,，選擇要應用的篩選條件,。

例如，若要只為將“澳大利亞”列為國家/地區(qū)的地址生成信封,，請單擊“域”列表中的“國家或地區(qū)”,、“比較關(guān)系”列表中的“等于”及“比較對象”列表中的“澳大利亞”。

3. 若要進一步調(diào)整篩選,，請單擊“與”或“或”,，然后選擇更多條件。

例如,，若要只為位于慕尼黑的公司生成信封,，則篩選出其“城市”域包含“慕尼黑”且其“公司名稱”域不為空的記錄。如果在此篩選中使用“或”而不使用“與”,，郵件合并將包含所有慕尼黑的地址,，以及其他城市中包含公司名稱的所有地址。

 注釋   如果已經(jīng)安裝了地址驗證軟件,，可以單擊“郵件合并收件人”對話框中的“驗證地址”,，來驗證收件人地址。

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將占位符（也稱為郵件合并域）添加到信封

將信封連接到地址列表后,，就可以添加占位符,，用于指示將在每個信封上顯示地址的位置。您還可以添加希望在每個標簽上重復使用的內(nèi)容,，如圖片或寄信人地址,。

地址的占位符稱為郵件合并域。Word 中的域與所選數(shù)據(jù)文件中的列標題相對應,。

 數(shù)據(jù)文件中的列代表信息的類別,。您添加到信封中的域就是這些類別的占位符。

 數(shù)據(jù)文件中的行代表信息的記錄,。在您執(zhí)行郵件合并時,，Word 會為每條記錄分別生成一個信封。

通過將域放在您所設(shè)置的初始信封（信封主文檔）中,，可以指定要在該位置中顯示的某一信息類別,，如姓名或地址等。

 注釋   在將郵件合并域插入信封主文檔時,，該域名始終用 V 形符號 (? ?) 括起,。在最終的信封中不會顯示此符號。該符號只是幫助您區(qū)分信封主文檔中的域和常規(guī)文本,。

合并時發(fā)生的情況

在合并時,，數(shù)據(jù)文件第一行中的信息將替換用于創(chuàng)建第一個信封的各個域。數(shù)據(jù)文件第二行中的信息將替換用于創(chuàng)建第二個信封的各個域，依此類推,。

使用域：示例

您可以將數(shù)據(jù)文件中的任何列標題作為域添加到信封中,。這樣，您可以靈活地設(shè)計信封,。例如,，假設(shè)郵件列表保存著新聞稿訂戶的信息，數(shù)據(jù)文件包含一個名為“到期日”的列,，該列存儲所有的訂閱到期日,。如果您在運行郵件合并之前，在信封主文檔上放置了 ?到期日期? 域,，則訂閱者將在其信封上看到自己的到期日期,。

您可以對域進行組合，也可以用標點符號分隔域,。例如,，要創(chuàng)建地址，您可以按如下所示在信封主文檔中設(shè)置域：

?名字? ?姓氏?

?街道地址?

?城市?,，?省/市/自治區(qū)? ?郵政編碼?

對于經(jīng)常使用的內(nèi)容（如地址塊和問候語）,，Word 提供了將多個域組合在一起的復合域。例如,，地址塊域是幾個域的組合體,，包括名字、姓氏,、街道地址,、城市和郵政編碼。

可以自定義每個復合域的內(nèi)容,。例如,，在地址中，您可能希望選擇正式的名字格式（例如“任家雙先生”）,。在問候語中,，您可能想直接寫對方的姓名而不加“尊敬的”。

將郵件合并域映射到數(shù)據(jù)文件

要確保 Word 能夠在與每個地址元素相對應的數(shù)據(jù)文件中找到列,，需要在 Word 中將郵件合并域映射到數(shù)據(jù)文件的列。

要映射域,，請單擊“郵件”選項卡上“編寫和插入域”組中的“匹配域”,。

“匹配域”對話框?qū)⒋蜷_。

地址元素在左邊列出,。數(shù)據(jù)文件中的列標題在右邊列出,。

Word 搜索與每一元素相匹配的列。在插圖中，Word 自動將數(shù)據(jù)文件的“姓氏”列與“姓氏”匹配,。但 Word 無法匹配其他元素,。例如，在此數(shù)據(jù)文件中,，Word 不能匹配“名字”,。

在右側(cè)的列表中，可以從數(shù)據(jù)文件中選擇與左側(cè)元素相匹配的列,。在插圖中,，“姓名”列現(xiàn)在與“名字”相匹配?！白鸱Q”,、“唯一標識符”和“中間名”不能匹配也無妨。郵件合并信封無需使用所有域,。如果添加的域不包含數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù),，則該域在合并文檔中將顯示為空占位符，空占位符通常為空行或隱藏域,。 

鍵入內(nèi)容并添加域

您可以將可反復套用的文本和圖片添加到所設(shè)置的初始信封（信封主文檔）中,。這些元素在合并的所有信封上的外觀都相同。例如,，您可以添加公司徽標,；如果您還沒有在 Word 中配置可重用的寄信人地址，則可以添加寄信人地址,。

添加內(nèi)容

1. 將光標放在要插入內(nèi)容的位置,。
2. 若要添加寄信人地址（如果還未在 Word 中配置），請單擊信封上的寄信人地址區(qū)域,。會出現(xiàn)一個框邊界,。在該框中鍵入您的寄信人地址。
3. 若要添加圖片,，請單擊信封上的寄信人地址或收信人地址區(qū)域,，或雙擊地址區(qū)域以外的位置。然后,，在“插入”選項卡的“插圖”組中,，單擊“圖片”。找到所需的圖片,，然后雙擊它,。如果需要調(diào)整圖片大小，請選擇它,，然后在按住 Shift 的同時拖動角部尺寸控點,。拖動角部尺寸控點可保持圖片的長寬比,。若要放置圖片，請右鍵單擊它,，指向快捷菜單上的“文字環(huán)繞”,，然后單擊除“嵌入型”之外的任意環(huán)繞選項。

添加域

1. 在所設(shè)置的初始信封（信封主文檔）中,，單擊收信人地址區(qū)域,。

會出現(xiàn)一個框邊界。

2. 使用“郵件”選項卡上的“編寫和插入域”組,。

3. 添加以下任何一項：

包含姓名,、地址和其他信息的地址塊

單個域

來自 Office Outlook 聯(lián)系人的自定義域

 注釋 

• 不能手動鍵入合并域字符 (?? ??),，也不能使用“插入”菜單上的“符號”命令,。必須使用郵件合并。
• 如果合并域出現(xiàn)在大括號內(nèi),，如 { MERGEFIELD City},，Word 則顯示域代碼 （域代碼:為占位符文本，顯示數(shù)據(jù)源的指定信息的顯示位置,；或者為生成字段結(jié)果的字段中的元素,。域代碼包括字段字符、字段類型和指令,。）而不顯示域結(jié)果 （域結(jié)果:當 Microsoft Word 執(zhí)行域指令時,，在文檔中插入的文字或圖形。在打印文檔或隱藏域代碼時,，將以域結(jié)果替換域代碼,。）,。這不會影響郵件合并，但如果要顯示結(jié)果,，請右鍵單擊域代碼,，然后單擊快捷菜單上的“切換域代碼”。

設(shè)置合并數(shù)據(jù)的格式

數(shù)據(jù)庫和電子表格程序（如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel）將鍵入單元格的信息存儲為原始數(shù)據(jù),。在 Access 或 Excel 中應用的格式（如字體和顏色）不會與原始數(shù)據(jù)一起存儲。當您把來自數(shù)據(jù)文件的信息合并到 Word 文檔時,，您合并的是不帶所應用格式的原始數(shù)據(jù),。

若要設(shè)置文檔中數(shù)據(jù)的格式，請選擇郵件合并域并設(shè)置其格式,，就像為任何文本設(shè)置格式一樣,。確保所選內(nèi)容包含域兩邊的尖括號 (? ?)。

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預覽并完成合并

將域添加到已設(shè)置好的初始信封（信封主文檔）后,，就可以預覽郵件合并的結(jié)果了,。如果對預覽結(jié)果滿意，則可以完成郵件合并,。

預覽合并

在實際完成郵件合并之前,，可以預覽和更改信封。

要進行預覽,，請在“郵件”選項卡上的“預覽結(jié)果”組中執(zhí)行以下任一操作：

• 單擊“預覽結(jié)果”,。
• 通過單擊“預覽結(jié)果”中的“下一記錄”和“上一記錄”按鈕來瀏覽每個信封。
• 通過單擊“查找收件人”來預覽某個特定文檔,。

 注釋   單擊“郵件”選項卡上“開始郵件合并”組中的“編輯收件人列表”,，打開“郵件合并收件人”對話框，如果有不希望包括的記錄,，可以在此處對列表進行篩選,，也可以清除收件人。

完成合并

您可以逐個打印或修改信封,。也可以打印或修改所有信封,，或只打印或修改部分信封。

打印信封

1. 在“郵件”選項卡上的“完成”組中,，單擊“完成并合并”,，然后單擊“打印文檔”。

1. 選擇是打印整組信封,、只打印當前顯示的信封還是打印部分信封（可以按記錄號指定）,。

更改單個信封

1. 在“郵件”選項卡上的“完成”組中，單擊“完成并合并”,，然后單擊“編輯單個文檔”,。

2. 選擇是要編輯整批信封,、只編輯當前顯示的信封還是編輯部分信封（可以按記錄號指定）。Word 會將要編輯的副本保存在一個文件中,，每個信封之間都有一個分頁符,。

保存信封主文檔

請記住，保存的信封與設(shè)置的初始信封（信封主文檔）是分開的,。如果要將信封主文檔用于其他郵件合并,，最好保存它。

保存信封主文檔時,，還會保存它與數(shù)據(jù)文件的連接,。下次打開信封主文檔時，系統(tǒng)會提示您選擇是否要將數(shù)據(jù)文件中的信息再次合并到信封主文檔中,。

• 如果單擊“是”,，則文檔打開時將包含合并的第一條記錄的信息。
• 如果單擊“否”,，則將斷開信封主文檔和數(shù)據(jù)文件之間的連接,。信封主文檔將成為標準 Word 文檔。域?qū)⒈坏谝粭l記錄中的唯一信息替換,。