有些知識,，沒有實踐過，就沒有發(fā)言 權,。

今天學了一招——在WORD中實現(xiàn)批量打印信封,、證書、獎狀等,。我看到單位里有個同志在打印證書,，屏幕上只顯示了WORD的一個頁面，"姓名"那地方明明只有一個人的名字,，怎么可以打印出不同姓名的證書,？開始想的是估計用了“宏”命令，后來看到“工具欄”上多了一個不常用的工具欄,，可以前后查記錄,，沒用過。我便回到自己機器上打開了WORD,，弄了2分鐘,，還是沒有答案,。還好想到了無所不能的因特網(wǎng)。于是“百度”,，一切迎刃而解,。聽我慢慢分解！

用WORD+EXCEL批量打印信封,用郵件合并功能. （其它獎狀,、證書打印方法同理）

前提,，現(xiàn)啟動：“郵件合并”工具欄。


簡單步驟是:
1,、用EXCEL編輯聯(lián)系人地址列表,，如：
郵政編碼 收信人地址 收件人姓名 收件人職務 寄信人地址
404000 某某某某某 某某某 某某 某某某某某某某某
2、存盤,，退出,，注意文 件名不要存成BOOK1.XLS之類的，可以存成ADD.XLS,。否則會出錯,。
3、打開WORD,，點工具==》郵件合并==》創(chuàng)建==》信 封==》活動文檔
4,、點“獲取數(shù)據(jù)”==》打開數(shù)據(jù)源==》類型先MS EXCEL格式==》ADD.XLS
5、然后編輯活動文檔,， 按提示操作,，合并就可以了。

接下來是比較細致的步驟：

日常辦公事務中,，許多郵件除了對收信人的公司,、地址、姓名及稱謂等不同外,，其他內(nèi)容基本上相同,。Word能夠自動地按給出的一批收信人的信息，生成一批相應的郵件,，這便是郵件合并的功能,。郵件合并是把每份郵件中都重復的內(nèi)容與區(qū)分不同郵件的數(shù)據(jù)合并起來。前者稱為"主文檔",，后者稱為"數(shù)據(jù)源",。在郵件合并操作中，主文檔中包含對每個版本的合并文檔都相同的文字和圖形,，如返回套用信函的地址和正文,。即主文檔中包含郵件中重復的全部內(nèi)容。數(shù)據(jù)源中則包含不相重復的內(nèi)容,。通過在文檔中插入特殊的"合并域",，告訴Word應在什么地方打印來自數(shù)據(jù)源的變化信息,。如果使用"工具"菜單中"郵件合并"命令生成數(shù)據(jù)源，Word將在一個表格中建立該數(shù)據(jù)源,。該表格的每一列對應于數(shù)據(jù)源中的每一數(shù)據(jù)域。域名列于表格的第一行（域名行）,。以下每一行包括一個數(shù)據(jù)記錄,。當數(shù)據(jù)源和主文檔進行合并操作時，Word將把主文檔中的合并域替換成來自數(shù)據(jù)源中的相應信息,，從而迅速生成多份格式文檔,。由于合并文檔在書信、信封,、郵件標簽等方面最為常用,，故稱為郵件合并Mail Merge)。
郵件合并可分為四個步驟：
1. 建立主文檔,；
2. 建立或打開數(shù)據(jù)源,；
3. 在主文檔中插入合并域，告訴Word要在何處插入數(shù)據(jù)源中的相應數(shù)據(jù),；
4. 執(zhí)行合并操作,，將數(shù)據(jù)源中的可變數(shù)據(jù)與主文檔中的標準文本內(nèi)容合并，形成合并文檔,。

8.1 文檔的創(chuàng)建與使用

打開"工具"菜單,，選擇"郵件合并"命令，系統(tǒng)便彈出"郵件合并幫助器"對話框,。單擊"1 主文檔"下的"創(chuàng)建"按鈕,，打開一個菜單，從中選擇"套用信函",。這時,，便出現(xiàn)消息對話框。這時系統(tǒng)詢問是否利用當前的活動窗口作為主文檔或再新建一個新文檔,， Word將在工作區(qū)自動顯示郵件合并工具欄,，用戶可按下"活動窗口"按鈕，返回"郵件合并幫助器"對話框,，在"1 主文檔 "下面
又出現(xiàn)了一 個"編輯"按鈕,。同時"2 數(shù)據(jù)源"下的"獲取數(shù)據(jù)"按鈕，從暗淡顯示變?yōu)橛行?，如果單擊該按鈕,，可以進入下一步建立數(shù)據(jù)源的工作。

8.2 數(shù)據(jù)源的打開與建立
郵件合并幫助器對話框的"2 數(shù)據(jù)源"下,，按下"獲取數(shù)據(jù)"按鈕,，便會出現(xiàn)一個菜單,，其中包括"建立數(shù)據(jù)源"、"打開數(shù)據(jù)源",、"使用通訊錄"和"域名選項"四條命令,。
一、 打開數(shù)據(jù)源
如果用戶已擁有所需的數(shù)據(jù)源,，如收信人的姓名,、公司名稱、地址,、電話號碼,、郵政編碼等數(shù)據(jù)文件，可選擇"打開數(shù)據(jù)源"命令,，這時會彈出"打開數(shù)據(jù)源"對話框,，便能選擇數(shù)據(jù)源文件。

二,、建立數(shù)據(jù)源
如果需要建立數(shù)據(jù)源,，可選擇"建立數(shù)據(jù)源"命令，Word便會彈出"建立數(shù)據(jù)源"對話框,。在"域名行中的域名"列表框中,，Word列出了常用的域名。利用"刪除域名"按鈕,，可以對域名進行刪除,；利用對話框右側的上下移動按鈕，還可以調(diào)整各個域名在列表框中的相對位置（當在列表框中選中一個域名,，按向上或向下移動箭頭,，便可使該域名上（或下）移一行位置）；如果要增加新的域名,，可在"域名"文本框內(nèi)輸入新的域名,，"新增域名"按鈕便由暗淡顯示變?yōu)橛行В聪略摪粹o,，就能在右邊的"域名行中的域名"列表框內(nèi)增加新的域名,。經(jīng)增減域名后，單擊"確定"按鈕,，進入"保存數(shù)據(jù)源" 對話框,，確定數(shù)據(jù)源文件放在哪個盤、哪個目錄下,，以什么文件名保存,，按下"確定"按鈕，Word將顯示消息對話框，詢問是否對數(shù)據(jù)源或主文檔進行編輯,。
選擇"編輯數(shù)據(jù)源"按鈕,，便進入"數(shù)據(jù)表單"對話框，其中左邊的列表框內(nèi)的域是源自于"建立數(shù)據(jù)源"對話框中最終出現(xiàn)在"域名行中的域名"框內(nèi)的域名,，表示前面曾設置了五個域名,。在這個列表框中，可以輸入所需的數(shù)據(jù),，這些數(shù)據(jù)以記錄的形式輸入,，最后一般是以表格的形式出現(xiàn)在文檔窗口。輸入一條記錄后,，單擊" 新增"按鈕,，便可繼續(xù)輸入下一條記錄,。記錄輸入完畢后,，單擊"確定"按鈕，便可關閉"數(shù)據(jù)表單"對話框,，返回主文檔編輯窗口,。這時按下"插入
合 并域"按鈕，便有了五個域名作為合并域,。單擊郵件合并工具欄上的"編輯數(shù)據(jù)源"按鈕 ,，仍可回到"數(shù)據(jù)表單"對話框。
"數(shù)據(jù)表單"對話框中各命 令按鈕功能如下：
l "記錄"按鈕：用于鍵入或選擇所要顯示的記錄號,；
l "刪除"按鈕：從數(shù)據(jù)源中刪除當前數(shù)據(jù)表單的記錄信息,；
l "還原"按鈕：將當前記錄還原到編輯前的狀態(tài)；
l "查找"按鈕：在當前數(shù)據(jù)庫中搜索指定信息,；
l "查看數(shù)據(jù)源"按鈕：以表格形式顯示數(shù)據(jù)源,，每個記錄為一行。
在查看數(shù)據(jù)源時,，Word還會顯示一條數(shù)據(jù)庫工具欄,，以方便用戶的操作。

8.3 在主文檔中插入合并域
在建立或打開了主文檔和數(shù)據(jù)源之后,，為了進行文檔合并,，必須要在主文檔中插入合并域。當把某個文檔指定為主文檔后,，Word會自動加上郵件合并工具欄,。

8.4 合并文檔與合并打印
在主文檔中插入了合并域，便能進行文檔合并,。合并操作有兩種方法：
方法一：單擊郵件合并工具欄上 的"合并到文件"按鈕 ,，合并結果先送到文件中，然后可以再對其進行修改。這便是合并文檔,。
方法二：單擊郵件合并工具欄上的"合并到打印機"按 鈕 ,，直接合并到打印機。這便是合并打印,。
建議使用方法一,，在合并和修改后再進行打印，這樣較為保險,。按方法一,，在按下了"合并到文件"按鈕后，Word就自動為用戶生成名為"套用信函1"的新的文檔窗口,，其中為合并的結果,，每個信件之間自動以分頁符進行分隔。利用新文檔窗口中的滾動條,，可以來翻閱并編輯和修改合并的結果（必須注意,，這個"套用信函1"窗口中的文檔以文件存盤后，將占有很大的容量,，容量大小取決于數(shù)據(jù)源文件中記錄的多少及主文檔的大?。缓髥螕舫Ｓ霉ぞ邫谥?打印"按鈕,，便能將結果打印輸出,。另外，在郵件合并工具欄上,，還有一個"郵件合并"按鈕,，在主文檔窗口中，單擊郵件合并按鈕,，系統(tǒng)便出現(xiàn)"合并"對話框,；或單擊"郵件合并幫助器"按鈕，返回"郵件合并幫助器"對話框,，由于合并了數(shù)據(jù)和文件,，使得該對話框中"3 合并數(shù)據(jù)和文件"下的按鈕由暗淡變?yōu)橛行В瑔螕?合并"按鈕,，也能進入"合并"對話框,。而另外一個"查詢選項"按鈕與"合并"對話框中的"查詢選項"選項具有相同的功能，可以在合并時加上適當?shù)暮Y選條件以及排序記錄,。下拉"合并到"列表,，發(fā)現(xiàn)有兩個選項："新建文檔"和"打印機"，事實上,，這就對應"合并到文件"和"合并到打印機"兩種方式,。

8.5 信封與標簽
當用戶以所需的方式設置好信封或郵件標簽后，Word會自動完成合并處理工作，從數(shù)據(jù)源收集數(shù)據(jù),、設置主文檔指示的打印位置,，到最后打印信封或標簽。前面曾經(jīng)提到創(chuàng)建"套用信函"是合并文檔最常見的方法,，但也可以使用郵件合并功能與其他文件合并,。

8.5.1 打 印 信 封
在新的文檔窗口，打開"工具"菜單,，選擇"郵件合并"命令,，這時便出現(xiàn)了"郵件合并幫助器"對話框。在"1 主文檔"下單擊"創(chuàng)建"按鈕,，打開一個列表,，從中選擇"信封"選項。這時,，Word將出現(xiàn)提示信息,，詢問是在活動文檔窗口使用"信封"還是通過新的文檔窗口來創(chuàng)建。直接單擊"活動窗口"按鈕,，返回"郵件合并幫助器"對話框,，在"2 數(shù)據(jù)源"下單擊"獲取數(shù)據(jù)"按鈕,，打開一個列表,，從中可以選擇"打開數(shù)據(jù)源"或"建立數(shù)據(jù)源"選項。在作了選擇后,，如果Word提示要"設置主文檔",，則單擊"設置主文檔"按鈕，或按8.2介紹的方法建立數(shù)據(jù)源,。這樣,，Word將顯示"信封選項"對話框?？梢栽?信封選項"標簽中,，選擇信封尺寸，用"字體"按鈕更改收信人地址和寄信人地址的文本格式,；在"打印選項"標簽中,，設置與打印機有關的信息。用戶的這些設置都可從屏幕上預覽到,。上述選擇設置完,，單擊"確定"按鈕，Word將顯示"信封地址"對話框,。
在"示例信封地址"框中設置好插入點,，然后按下"插入合并域"按鈕，選出所取的合并域，合并域之間用空格或所需的標點分隔,，每行結尾按回車鍵,。插入合并域以后，選擇"確定"按鈕,，關閉"信封地址"對話框,，返回到"郵件合并幫助器"對話框，選擇"1 主文檔"下的"編輯"按鈕,，選出主文檔后,，Word將在頁面視圖下顯示主文檔，收信人地址的合并域置于一個圖文框中,，因而可以移動和縮放,。信封上寄信人的地址是由"工具"菜單中"選項"命令執(zhí)行后，在"選項"
對話框中的"用戶信息"標簽中指定的,，可以重新對它進行編輯,。最后單擊郵件合并工具欄上 的"合并到打印機"按鈕，即可打印出所需的信封,。

8.5.2 打 印 標 簽
打印標簽與打印信封的基本步驟是類似的,。
1. 先在新的文檔窗口進入"郵件合并幫助器"對話框。
2. 單擊"1 主文檔"下的"創(chuàng)建"按鈕,，在列表中選取"郵件標簽",。
3. 在隨后彈出的消息對話框中選取"活動窗口"按鈕，便回到"郵件合并幫助器"對話框,。
4. 單擊"2 數(shù)據(jù)源"下的"獲取數(shù)據(jù)"按鈕,，從列表中選擇"建立數(shù)據(jù)源"或"打開數(shù)據(jù)源"。這時,，Word會出現(xiàn)提示需設置主文檔的消息對話框,。
5. 按下"設置主文檔"按鈕后，Word將顯示"標簽選項"對話框,，供用戶設置標簽樣式,。
6. 按下"確定"按鈕，Word將顯示"創(chuàng)建標簽"對話框,，用戶可在"示例標簽"框中選擇適當?shù)奈恢貌迦牒喜⒂颉?br>7. 按下"確定"按鈕,，返回"郵件合并幫助器"對話框。
8. 按下"3 合并數(shù)據(jù)和文檔"下的"合并"按鈕,，打開"合并"對話框,，選擇執(zhí)行合并的方式。
另外,，通過"工具"菜單中的"信封和標簽"命令,，將打開"信封和 標簽"對話框,，從中也能對信封和標簽的打印進行設置。