巧用郵件合并功能批量打印成績(jī)單

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　　每到期中期末處理學(xué)習(xí)成績(jī)單是件令人頭疼的事，既要準(zhǔn)確又要快捷,。如何能利用我們熟悉的辦公軟件完成這個(gè)工作呢?下面我們將給大家介紹如何利用Word 和Excel 這兩個(gè)軟件解決這個(gè)問(wèn)題,。

　　一、建立學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)

　　要將學(xué)生的成績(jī)錄入到Excel中,，保存為“成績(jī)數(shù)據(jù).xls”如圖1所示:

圖1

　　錄入學(xué)生的各門學(xué)科的成績(jī),，通訊地址以及郵政編碼以及其他相關(guān)信息。除了學(xué)科成績(jī),，其他信息以后可以繼續(xù)使用,，郵編和通訊地址可以在打印郵寄學(xué)生成績(jī)信封的時(shí)候使用,。

　　二、設(shè)計(jì)學(xué)生成績(jī)單樣式

　　打開word 設(shè)計(jì)學(xué)生成績(jī)單樣式(如圖2):

圖2

　　保存為“學(xué)生成績(jī)通知單模板.doc”,。

　　三,、批量生產(chǎn)學(xué)生成績(jī)單

　　現(xiàn)在我們就要開始批量生產(chǎn)學(xué)生成績(jī)單了。在工具菜單下單際“信函與郵件”菜單,，在展開的菜單中選擇“郵件合并”,。合并過(guò)程分幾步進(jìn)行:

　　第一步，選擇文檔類型,。Word提供了“信函”,、“電子郵件”、“信封”,、“標(biāo)簽”,、“目錄”五種文檔類型。這里我們選擇“信函”類型,。

　　第二步,，選擇開始文檔?？梢赃x擇“使用當(dāng)前文檔”,，“從現(xiàn)有文檔開始”和“從模板開始”。這里我們選擇“使用當(dāng)前文檔”,。

　　第三步,，選擇收件人。 “選擇收件人”中的收件人這里是指待處理的學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù),。點(diǎn)擊“瀏覽”選擇前面建立的“成績(jī)數(shù)據(jù).xls”文件,。出現(xiàn)如下的對(duì)話框，選擇你的數(shù)據(jù)所在的表,，這里選擇sheet1$(如圖3),，單擊“確定”按鈕。

圖3

　　出現(xiàn)圖4所示的郵件合并收件人對(duì)話框

圖4

　　(在這個(gè)對(duì)話框中可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行選擇,、篩選等工作,。)

　　四、填空,。

　　選擇“其他項(xiàng)目”彈出如圖5所示的對(duì)話框

圖5

　　分別在適當(dāng)?shù)奈恢貌迦牒喜⒂?，進(jìn)行填空就可以了。如圖6

圖6

　　打開“工具”菜單,，選擇“選擇信函與郵件”中的“顯示郵件合并工具欄”,。顯示如圖7

圖7

　　單擊 按鈕，可以預(yù)覽當(dāng)前記錄的數(shù)據(jù)。

　　五,、完成合并，大功告成!

　　“編輯個(gè)人信函”合并到新文檔選擇要合并的范圍,，單擊確定就可以在合并的新文檔中看到所有學(xué)生的成績(jī)單了,。如圖8

圖8

　　如果要郵寄給學(xué)生的話，可以郵件合并功能中的信封文檔類型,，依據(jù)信封的大小進(jìn)行設(shè)計(jì),。如果有興趣的話，不妨試一試,。