縣級人大公文是地方國家權(quán)力機(jī)關(guān)及其組成人員依法履行職責(zé)、行使各項(xiàng)權(quán)力的工具,，是實(shí)現(xiàn)人大職能的橋梁和紐帶,，其重要性日益突出。但從實(shí)際工作來看,，由于種種原因,，人大公文的規(guī)范化、制度化,、科學(xué)化程度還遠(yuǎn)不能滿足領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)際工作的需要,，公文文種與格式上存在的問題已不同程度地在影響相關(guān)職能的有效發(fā)揮，及時(shí)對此進(jìn)行規(guī)范已是一件相當(dāng)緊要的工作,。

　　一,、縣級人大機(jī)關(guān)公文文種與格式方面存在的不足及原因縣級人大機(jī)關(guān)公文處理工作中的不足主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是公文文種的使用不規(guī)范，二是公文文面格式的不規(guī)范,。

　?。ㄒ唬┕奈姆N使用的不規(guī)范。

　　公文文種是公文的名稱,，需要根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限,、發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定。現(xiàn)人大機(jī)關(guān)公文文種使用的不規(guī)范主要體現(xiàn)在文種混淆,、生造文種等方面,。

　　1、“決定”和“通知”文種的使用相混淆,。

　　根據(jù)全國人大辦公廳《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）的規(guī)定,，“決定　適用于對重要事項(xiàng)做出的決策和安排”，“通知　適用于傳達(dá)指示,、轉(zhuǎn)發(fā)公文,，傳達(dá)需要辦理,、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)，任免人員等”,，這里非常明確地指出,，任免人員用通知不用決定。然而現(xiàn)在通行的有些做法卻與此相違背：同意有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辭職,，現(xiàn)實(shí)工作中卻常用“決定”文種行文,，例如，常委會經(jīng)研究同意××副市長提出的辭職,，形成的文件是“××縣（市）人大常委會關(guān)于接受××辭去××市（縣）副市長職務(wù)的決定”,，并沒有說明接受其辭職請求后已免去其副縣（市）長職務(wù)，只是說決定接受其辭職請求,，顯得非常含糊不清,，推敲起來讓人費(fèi)解。

　　2,、“請示”,、“批復(fù)”的使用不規(guī)范。

　　“請示”是上行文,，只有向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)時(shí)才可使用,，各級人大辦公室和當(dāng)?shù)厝嗣裾謱俨煌到y(tǒng)，本無上下級隸屬關(guān)系,，而人大辦公室向當(dāng)?shù)卣形臅r(shí)卻往往用“關(guān)于×××的請示”,，顯得十分不妥。現(xiàn)在很多部門在向另外機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)某項(xiàng)事務(wù)時(shí)也是如此操作,，也不管是不是有上下級的隸屬關(guān)系,，從表面看好象是為了向有關(guān)機(jī)關(guān)表示尊重，實(shí)際上卻違反了行文規(guī)則,，實(shí)在無此必要,。

　　“批復(fù)”，按照《辦法》規(guī)定,，“適用于答復(fù)請示事項(xiàng)”，其主要特點(diǎn)之一是針對性,，即必須針對“請示”這一文種,。然而在實(shí)際工作中其使用范圍卻被擴(kuò)大了。比如,，政府以“議案”或“函”行文給人大征求對某項(xiàng)工作的意見或請求批準(zhǔn)某項(xiàng)事務(wù),，人大向政府回復(fù)時(shí)行文卻往往用“批復(fù)”，來文和去文并不相對,，如政府來函請求批準(zhǔn)調(diào)整當(dāng)年財(cái)政預(yù)算,，人大的回函往往就是“關(guān)于同意調(diào)整××年財(cái)政預(yù)算的批復(fù)”,，有失公文的嚴(yán)肅性。

　　3,、生造文種,。生造文種的情況不是很多，但也不能忽視,。例如現(xiàn)在對個(gè)案監(jiān)督產(chǎn)生的意見,，許多縣級人大往往采用“監(jiān)督意見書”的形式向人民法院表達(dá)常委會的意見，人事任免通知為簡便起見撰擬成人事任免名單,，將工作要點(diǎn),、領(lǐng)導(dǎo)講話當(dāng)作公文文種直接下發(fā)等等，盡管公文的意思表達(dá)得還是十分清楚,，但總是顯得不規(guī)范,，與人大常委會的地位和權(quán)威不相適合。

　?。ǘ┕奈拿娓袷缴系牟灰?guī)范,。

　　公文的文面格式也就是公文的規(guī)格式樣，是指公文的各個(gè)要素在公文文面上標(biāo)識的位置和書寫的式樣,。公文的文面格式是公文的直觀形象,，一份正式公文如果在格式上缺這少那，行文不規(guī)范,，不僅失去了公文的嚴(yán)肅性和法定權(quán)威性,，甚至?xí)`事造成不良后果。現(xiàn)在縣級人大機(jī)關(guān)公文文面格式的問題主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面,。

　　1,、眉首部分。

　?。?）版頭有時(shí)使用不當(dāng),。例如，人大常委會主任會議向人大常委會提請審議事項(xiàng),，往往就直接使用人大常委會文件頭（有些還同時(shí)使用人大常委會的機(jī)關(guān)代字）,，造成的結(jié)果是應(yīng)該是主任會議向人大常委會提請審議事項(xiàng)看起來卻是人大常委會在向自己提審議事項(xiàng)，相關(guān)工作的程序性,、嚴(yán)肅性就難以體現(xiàn),，影響了人大常委會集體行使職權(quán)的法定性。

　?。?）發(fā)文字號,。編排發(fā)文字號要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固,、系統(tǒng),。機(jī)關(guān)代字應(yīng)是該機(jī)關(guān)名稱中最具特征,、最精煉、最集中的概括,。按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn),，××市人大常委會的機(jī)關(guān)代字就應(yīng)該是“×人大常”而不應(yīng)該簡稱為“×人大”，畢竟人大常委會是人民代表大會的常設(shè)機(jī)構(gòu),，人大常委會和人民代表大會有很大區(qū)別,，不能省下這個(gè)“常”字。現(xiàn)在的市（地）級以上人大機(jī)關(guān)基本上能較好處理兩者的區(qū)別,，人大常委會行文以“×人大常”作機(jī)關(guān)代字,，而縣（市）級人大則大部分是籠而統(tǒng)之地標(biāo)識成“×人大”，其規(guī)范性值得商榷,。

　　2,、主體部分。

　?。?）關(guān)于公文標(biāo)題,。公文標(biāo)題中的機(jī)關(guān)名稱要統(tǒng)一，這是正式公文起碼的一個(gè)要求,，在其他類型機(jī)關(guān)一般很少出現(xiàn)此類問題,，然而在人大機(jī)關(guān)卻是經(jīng)常碰到。例如,，常委會審議通過了一項(xiàng)審議意見,，在形成文件時(shí)標(biāo)題中的機(jī)關(guān)名稱卻有多種，最常見的是這幾種：“××縣（市）第×屆人民代表大會常務(wù)委員會第×次會議關(guān)于市××工作的審議意見”,、“ ××縣（市）第×屆人大常委會第×次會議關(guān)于市××工作的審議意見”,、“ ××縣（市）人大常委會關(guān)于市××工作的審議意見”、“關(guān)于縣（市）××工作的審議意見”,，機(jī)關(guān)名稱顯得凌亂而不統(tǒng)一,，影響了人大機(jī)關(guān)公文的嚴(yán)肅性。

　?。?）公文主送機(jī)關(guān),。主送機(jī)關(guān)指主要受理公文的機(jī)關(guān)。顧名思義,，主送機(jī)關(guān)一般只是機(jī)關(guān),，然而不管是人大常委會主任會議還是“一府兩院”，在向人大常委會提請審議事項(xiàng)或報(bào)告工作時(shí)習(xí)慣上卻將主送機(jī)關(guān)寫成“主任,、副主任、各位委員”,， 機(jī)關(guān)定義不明,，有時(shí)難免有遺漏之嫌,。人大工作雖有其特殊的一面，但相關(guān)的規(guī)范還是應(yīng)該遵守的,，應(yīng)該主送給機(jī)關(guān)的還是應(yīng)當(dāng)把相應(yīng)的機(jī)關(guān)作為主送單位,，這樣也有利于公文的傳遞和處理。

　?。?）公文生效標(biāo)識,。公文生效標(biāo)識是指在正文或附件之后加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名，它是證明公文效力的表現(xiàn)形式,。然而根據(jù)《辦法》規(guī)定,，“公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的（含聯(lián)合發(fā)文），應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章” ,，所以現(xiàn)在縣（市）人大常委會的決議,、決定、審議意見類文書是一律不用加蓋機(jī)關(guān)印章的,，因?yàn)檫@些文件往往需經(jīng)會議討論通過,，其成文時(shí)間標(biāo)注在公文標(biāo)題下方，生效標(biāo)識沒有地方加蓋也就習(xí)慣成自然地不再加蓋公文生效標(biāo)識了,。其實(shí)機(jī)關(guān)印章是公文生效的標(biāo)志,，一般情況下除會議紀(jì)要外，機(jī)關(guān)制發(fā)的公文都要加蓋印章,，不加蓋印章的公文可視為無效,。以前某地曾有某位人大代表觸犯了法律，當(dāng)?shù)厝嗣駲z察院依法提請人大常委會許可對其逮捕,，然而當(dāng)?shù)厝舜蟪Ｎ瘯纬傻娜绱酥匾臎Q定文件卻連印章都不蓋,，這不僅不利于司法機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)，也顯得不夠慎重和嚴(yán)肅,。因此,，對于（縣）市級人大來講還是應(yīng)該區(qū)別情況，在必要的時(shí)候加蓋生效標(biāo)識,，以示負(fù)責(zé),。

　　以上幾點(diǎn)，是關(guān)于縣級人大常委會機(jī)關(guān)在公文文種使用和格式安排方面存在的問題,，引起這些問題的原因是多方面的,，主要不外乎以下幾種

　　（一）認(rèn)識上的模糊不清,。黨和國家一向十分重視公文處理工作,，近幾年來在這方面的改革力度不斷加大，特別是加入WTO前后,，許多與世界接軌的新方法,、新制度不斷實(shí)踐,，一些工作人員甚至是部門領(lǐng)導(dǎo)的思想沒能及時(shí)跟上形勢變化，對該方面工作的新知識所知不多,，認(rèn)識不清,，還在用傳統(tǒng)的辦法處理相關(guān)工作，顯得不夠適應(yīng),。

　?。ǘ┴?zé)任心不夠強(qiáng)，至少是對公文處理工作不重視,。有些工作人員的責(zé)任心不夠強(qiáng),，有馬馬虎虎勉強(qiáng)過關(guān)的思想，全然沒有把公文當(dāng)作常委會發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用,、傳遞信息作用,、公務(wù)聯(lián)系作用、憑據(jù)記載作用的工具,，沒有充分認(rèn)識到與公文相關(guān)的工作也是一項(xiàng)重要的領(lǐng)導(dǎo)日常工作,。認(rèn)識上不重視必然會導(dǎo)致把關(guān)不嚴(yán)，各種不合規(guī)范的做法也就層出不窮,。這種意識在將來的契約型社會中危害是很大的,。

　　（三）相關(guān)知識不熟悉,，單憑經(jīng)驗(yàn)辦事,。縣（市）級人大機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置一般都比較緊湊,，公文的處理工作由辦公室?guī)讉€(gè)部門共同完成,，對于公文文種和格式一般并沒有專門人員把關(guān)，審稿,、復(fù)核環(huán)節(jié)往往也只重視公文內(nèi)容,，對格式并不是很關(guān)注，許多工作人員單憑多年的老經(jīng)驗(yàn)辦事,，難免出現(xiàn)各種各樣的問題,。

　　（四）相關(guān)的規(guī)定太過原則,，工作人員不好把握,。《辦法》只是原則規(guī)定了人大機(jī)關(guān)的公文處理工作,，其實(shí)施細(xì)則需由各級人大機(jī)關(guān)自行制定,，而縣（市）級人大機(jī)關(guān)由于種種原因，真正依照有關(guān)規(guī)定制定實(shí)施細(xì)則的卻是少之又少。黨的機(jī)關(guān)公文處理辦法,、國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法,、國家行政機(jī)關(guān)公文格式等等又只能起借鑒作用并非直接法定依據(jù)，因此相關(guān)工作人員把握起來十分困難,。

　　二、相關(guān)問題處理的對策和措施

　　公文文種和格式的規(guī)范是一項(xiàng)細(xì)致而長期的工作,，就目前工作來說又顯得非常緊迫,。要做好這項(xiàng)工作，除了在認(rèn)識上要加深,、加大以外,，對于相關(guān)知識的掌握非常重要，現(xiàn)結(jié)合相關(guān)公文處理工作的知識,，試對上述具體問題作出以下處理對策和措施：

　?。ㄒ唬┰诠奈姆N使用方面。要嚴(yán)格按照《辦法》規(guī)定使用,，對于不符合規(guī)范的做法要堅(jiān)決摒棄,。例如上文提到的同意有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辭職，應(yīng)一律以“通知”文種下發(fā),，不能用“決定”文種,，應(yīng)明確表示為“關(guān)于免去××職務(wù)的通知”，要清楚明白,、一目了然,。對于請示和批復(fù)也嚴(yán)格控制使用范圍，不能將文種當(dāng)作客套話,，不該使用的地方?jīng)Q不使用,，上文中出現(xiàn)的人大辦公室在向政府要求批準(zhǔn)某項(xiàng)事務(wù)時(shí)，應(yīng)以“函“行文,，不用“請示”,；“一府兩院”以“議案”或“函”提請某項(xiàng)事務(wù)時(shí)，一律應(yīng)以復(fù)函的形式回復(fù),，不能使用“批復(fù)“,。公文文種是公文的名稱，需要根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限,、發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定,，要正確使用文種，不能濫用,。

　　堅(jiān)決不生造文種,。對于自己職權(quán)范圍內(nèi)的工作要理直氣壯，同時(shí)一定要有理有據(jù)，對個(gè)案監(jiān)督等產(chǎn)生的意見等完全可以意見的形式發(fā)文,，不要在后面加個(gè)“書”字,；人事任免的通知也不能就簡，該以通知行文的還是要以通知行文,；工作要點(diǎn),、領(lǐng)導(dǎo)講話也不能直接作公文下發(fā)，如確系需要可以通知加附件形式發(fā)表,?？傊欢ㄒ獓?yán)格按《辦法》規(guī)定選用合適的文種,，不能憑自已的想象杜撰公文文種,。

　　（二）在公文文面格式方面,。一方面可借鑒《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》,，一方面應(yīng)結(jié)合自身工作，在相關(guān)制度規(guī)定的范圍內(nèi)有所創(chuàng)新,，力求各要素定位準(zhǔn)確,、美觀大方。在眉首部分要特別注意正確使用發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,，發(fā)文機(jī)關(guān)用全稱或規(guī)范化的簡稱要前后統(tǒng)一,，不能在此處行文是用全稱，在彼處行文時(shí)用簡稱,，主任會議如需單獨(dú)行文,，應(yīng)用具有自身特征的標(biāo)識，不能和常委會的標(biāo)識混用,。常委會各部門的機(jī)關(guān)代字要由辦公室統(tǒng)一編排,，縣級人大常委會可用“×人大常”作代字，常委會各工作部門可用“×人大辦”,、“ ×人大法”,、“ ×人大財(cái)”等等作代字，如主任會議需單獨(dú)行文,，可用“×人大議”代字,， 這樣看起來就比較統(tǒng)一、準(zhǔn)確,，也比較穩(wěn)固了,。

　　主體部分。1,、關(guān)于公文標(biāo)題,，可參照全國人大的做法,，凡是人大常委會的文件，發(fā)文機(jī)關(guān)一律標(biāo)明是“××縣（市）人民代表大會常務(wù)委員會”,，標(biāo)題中不具體標(biāo)明是哪次會議,、不使用簡稱標(biāo)識，各工作部門標(biāo)識為“××縣（市）人大常委會辦公室”,、“ ××縣（市）人大常委會法制工作委員會”,、“ ××縣（市）人大常委會財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作委員會”等，也顯得繁簡得當(dāng),，有序,、規(guī)范。2,、關(guān)于主送機(jī)關(guān)，應(yīng)根據(jù)不同情況分別對待：需向人大常委會進(jìn)行書面報(bào)告的,，其主送機(jī)關(guān)必須是機(jī)關(guān),，也就是“縣（市）人大常委會”；相關(guān)部門負(fù)責(zé)人需在會議上向市人大常委會宣讀報(bào)告,、當(dāng)面匯報(bào)的,，可以將主送機(jī)關(guān)規(guī)范地稱作“主任、副主任,、各位委員”,，這樣做既遵守相關(guān)規(guī)范，也照顧了習(xí)慣,。3,、關(guān)于公文生效標(biāo)識?！掇k法》上比較原則地指出“有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的（含聯(lián)合發(fā)文）,，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章”，那么沒有署名的常委會文件其效力如何證明呢,？因此,，對縣級人大常委會機(jī)關(guān)的公文生效標(biāo)識還是要認(rèn)真對待，結(jié)合相關(guān)規(guī)定,，比較可行的做法就是：人大常委會的公告,、決議、決定,、意見等文件,，在黨報(bào)、公報(bào)上公開發(fā)表時(shí),，可以依法不署名,；凡是以人大常委會文件形式發(fā)布的,，一律署名，并加蓋印章,。這不僅是公文處理工作的需要,，也是實(shí)際工作的需要。

　　縣級人大機(jī)關(guān)是基層國家權(quán)力機(jī)關(guān),，而公文正是代其立言,、打造剛性監(jiān)督的法定工具，公文文種和文面格式的規(guī)范已顯得相當(dāng)緊迫,，除了具體要注意以上幾個(gè)問題外,，更重要的是要相關(guān)人員在思想上要引起足夠的重視，具體來講,，要做到以下幾點(diǎn)：

　?。ㄒ唬┮岣呦嚓P(guān)人員對人大公文作用的認(rèn)識。人大公文的作用,，就是實(shí)現(xiàn)人民代表大會及其常務(wù)委員會的職能,，人大公文能否準(zhǔn)確而及時(shí)地表達(dá)權(quán)力機(jī)關(guān)的意念，直接影響人大權(quán)力的行使,，要從各個(gè)方面提高相關(guān)人員,、特別是常委會領(lǐng)導(dǎo)對公文工作的認(rèn)識。使每一位從事人大工作的人員都清楚地認(rèn)識到要充分發(fā)揮權(quán)力機(jī)關(guān)的作用,，一定要使用規(guī)范化的公文,。

　　（二）要做好人大公文相關(guān)知識的培訓(xùn),。人大工作與黨的工作和其他國家機(jī)關(guān)的工作有較大的不同,，因此要做好人大公文處理工作，必須熟悉人大工作的專業(yè)知識,。只有具備足夠的專業(yè)知識,，才能在撰擬等公文形成過程中，把握好人大工作的各項(xiàng)特點(diǎn),，選擇合適的文種,，注意格式，制作出高水平的人大公文來,。因此,，在對相關(guān)人員進(jìn)行公文知識的培訓(xùn)教育時(shí)，一定要把人大知識結(jié)合進(jìn)去,，把人大工作的特點(diǎn)結(jié)合進(jìn)去,。

　　（四）縣級人大常委會對《辦法》要有實(shí)施細(xì)則,。要因時(shí)因地地根據(jù)《辦法》制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則,，以制度形式保障該項(xiàng)工作的規(guī)范化,。要長期有效地做好人大公文工作，沒有一個(gè)操作性很強(qiáng)的實(shí)施細(xì)則是相當(dāng)困難的,，也不利于工作的延續(xù)性和穩(wěn)定性,。制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，要遵守《辦法》的規(guī)定,，要借鑒其他國家機(jī)關(guān)的公文處理辦法,，更要有創(chuàng)新，要有適當(dāng)?shù)某耙庾R,，要有較強(qiáng)的操作性,。

　　1978年12月黨的十一屆三中全會召開，使我國的人民代表大會制度建設(shè)進(jìn)入了一個(gè)嶄新的時(shí)期,，20多年來,，縣級人大常委會在基層政權(quán)建設(shè)、社會民主法制建設(shè)工作中發(fā)揮了極其重要的作用,，但相對縣級黨的機(jī)關(guān),、政府機(jī)關(guān)而言，畢竟還略顯年輕,。在新的歷史時(shí)期，縣級人大常委會要進(jìn)一步確立自己在人民心目中的位置,，更充分地發(fā)揮各項(xiàng)重要作用,，首先就是自身要有較高的素質(zhì)和過硬的本領(lǐng)，人大公文作為常委會行使職權(quán),、履行職責(zé)的工具,，當(dāng)然應(yīng)該是被熟練運(yùn)用、牢牢掌握的,。然而從總體上看,，目前縣級人大機(jī)關(guān)公文撰擬和辦理工作的規(guī)范化、制度化,、科學(xué)化程度雖然已臻完善,，但有待進(jìn)一步提高的地方確實(shí)還不少。希望通過本文,，能夠使更多的領(lǐng)導(dǎo),、專家和同行來關(guān)心、支持人大機(jī)關(guān)的公文工作,，開展相關(guān)問題的研究,，采取各種措施提高全體人大公文工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷提高人大公文的規(guī)范化水平,，為日益繁重的人大工作作出新的貢獻(xiàn),，為我國的民主法制建設(shè)作出新的貢獻(xiàn),。