避免項目失敗 如何識別ERP失敗種子？作者: 袁紹, 出處:IT168, 責任編輯: 王炎,
2008-05-19 17:12
ERP項目失敗時,，留下一片狼藉,，不但成本浪費，而且成員士氣低迷,，ERP項目團隊遭受重創(chuàng),。項目組成員的辛苦加班，換來的卻是失敗的結局,，搞得現(xiàn)在從上到下沒有人愿意再談論那個項目,。這幾天我非常的苦惱,我所負責的ERP項目遭遇到失敗。ERP項目失敗時,，留下一片狼藉,，不但成本浪費，而且成員士氣低迷,，ERP項目團隊遭受重創(chuàng),。項目組成員的辛苦加班,，換來的卻是失敗的結局，搞得現(xiàn)在從上到下沒有人愿意再談論那個項目,。 項目失敗的原因多種多樣,在ERP殘局中通?？梢园l(fā)現(xiàn)成本失控、項目管理低效等蛛絲馬跡,。當問到為何項目會失敗時,，我現(xiàn)在會說：“問題出在我們沒有及時識別出失敗的種子，反而讓這失敗的種子茁壯成長為天大的災難,。 一.為什么會走進失敗的死胡同? ERP項目往往以激情洋溢開始,，卻以一聲嘆息結束。一旦項目受挫,，ERP項目團隊就成了替罪羊,。項目成員們經常捫心自問，到底是什么原因造成了項目的失敗?答案不止一個,。如公司、團隊和項目組本身有不同的需求狀況和環(huán)境因素,，這些都可能直接影響項目的成敗,。另外，一些看起來無害的細節(jié),，也可能像滾雪球般膨脹,，從而使整個項目陷于停頓。仔細研究后,，我歸納出主要是項目實施中沒有及時識別出失敗的種子,。主要有以下幾個方面： (1)高層領導分歧給項目埋下失敗隱患 我剛來的時候，這個ERP項目已經立項了,。我在受命重新組建項目團隊時,，高層領導的一些分歧給我的工作帶來了麻煩。在實施過程中,，我發(fā)現(xiàn)CIO對該ERP項目不是很熱心,，并因此與總經理產生了分歧，常常有矛盾爆發(fā),。這個事情后來愈發(fā)的嚴重,，我的前任ERP項目實施經理就是因為受不了“老鼠進風箱，兩頭受氣”而辭職的,。因此,，新到任的顧問一定要對履新的崗位進行認真調查，必須清楚高層領導在ERP項目實施上是否存在分岐,。否則,，這個失敗的種子一經發(fā)芽成長,，將會對項目產生致命的傷害。 (2)需求不明確,，常常盲目實施 任何項目,，總是先有需求，再有項目,。不清楚ERP需求,，就好象跑步運動員，穿釘鞋去跑馬拉松,，就算釘鞋再好,，也不可能跑出好的成績來。最后,，只能是腳磨出血泡而自討苦吃,。 一個不切實際的項目目標如果超過了自身能力卻又要及時完成，是造成ERP失敗的一個重要原因,。但這卻是我們經常遇到的問題,。一方面，我們自己對ERP需求也不明確,，不知道要的是什么樣的系統(tǒng),，或者懶于系統(tǒng)地整理出來，經常是走一步算一步,，不斷地提出更改需求,。另一方面，由于項目管理知識的缺乏,，在實施過程中沒有加以嚴格管理,，經常是以想當然的方法進行實施，往往在項目面對困難才知道高估了自身能力,。 當這一切都發(fā)生時,，在“不惜一切代價完成”的思想驅動下，我們又容易作出一些不明智的決策,。例如認為項目已投資了太多金錢,，要回頭也為時已晚。這個項目事關重大,，決定著公司的生死,，我們沒有其它選擇了，只有繼續(xù)進行部署和實施,。為了解決這一問題,，核心需求不得不棄之不顧，只用來滿足過于龐大的項目安排表,。結果,，這樣快速實施出來就是為了迎合項目完工的最后期限,。項目最終被拋棄，并受到管理層的埋怨,，因為項目留下的只有債務累累的帳單,。 (3)人員沖突，埋下的失控種子 社會中充滿了沖突和紛爭,，在ERP實施中亦然,。任何在ERP項目實施待過一段時間的人都會看到各種各樣的沖突、紛爭：部門之間相互指責;無法就重大問題達成一致意見;ERP變革和流程改善會在公司里形成觀點完全相反的兩派;ERP因涉及權力重新分配,，使高管之間的爭斗讓下屬無所適從,。對于這些沖突紛爭如果處理不當，會為ERP項目實施埋下另一個致命的失敗種子,。 (4)急于求成,，種下進度失控的種子 在把項目重新啟動后，我太急了,，急需要一個勝利的果實,，太需要有一個成果來證明。但急功近利的結局就是犯了瞎指揮的錯誤,，導致ERP實施過程不規(guī)范,、進度混亂。一句話,，亂了,，一切全亂了,。
為了確保項目能順利上線,，在ERP實施時往往浮于表面，對實施質量失去了嚴格控制,。如此周而復始,，拆東墻補西墻急于求成式的救火，沒能使項目順利實施,，反而使ERP實施的很多具體工作進行不下去,。最糟糕的是部分操作員并未經過嚴格培訓就上崗了，可想而知,，結果自然是不到位,。最后對ERP實施的抱怨都集中到了項目團隊上，項目組成員為此承受了極大的壓力,。經過這番折騰,，項目進度也被耗掉了。
面對危局,，無奈之下該ERP項目只有暫?！,，F(xiàn)在每每回想，總是感慨：項目不是在最后才失敗的,，也許一開始就有失敗的種子埋下,。我們不但沒有及時發(fā)現(xiàn)，反而不斷的精心灌溉以讓失敗的種子茁壯成長,。 二.如何辨別項目失敗的種子? 項目失敗的原因各不相同,，種子也各不相同。在出現(xiàn)項目失敗的時候,，很少有項目經理愿意承認這一點,。就是：為什么這么多的失敗的種子沒有能夠及時發(fā)現(xiàn)呢?常見的失敗種子通常與項目日常運行有關系，可以歸結為兩個類型：無形和有形,。 (1)無形的失敗種子 最重要的失敗種子往往是看不見摸不著的,。項目走向失敗的最早期的失敗種子往往難于通過直觀的方法來測量出來，但是如果我們去關注它們的話,，還是可以輕松地把它們找出來,。 ①項目團隊士氣低落是致命的失敗種子 如果項目組團隊士氣低落,，就很容易在其他因素的影響之下影響項目的進展,。士氣低落的一個表現(xiàn)是項目成員對ERP項目實施不再有熱情，對項目的進展漠不關心,。因此,，形成一個積極向上的項目氛圍對項目是非常有幫助的，在良好的士氣環(huán)境下人們往往會做得更好,，更有激情,。除了提高團隊成員的士氣外，對用戶士氣的提高也同等重要,。只有用戶的積極參與和反饋才能激發(fā)項目組成員的熱情,。如果缺少了用戶的參與，項目成功的機會就會大大降低,。 ?、跍贤ú粫骋彩且粋€重要的失敗種子 如果項目組成員和用戶等項目當事人不再互相交流，那么這個ERP項目就離失敗不遠了,，其原因就在于當溝通不暢時容易造成誤解和無法再掌握項目真實的情況,。理想情況下，項目相關的人應該定期進行各種形式的交流,，以便讓彼此都了解對方對項目進展的看法,。因此，當溝通出現(xiàn)問題時是ERP項目快要失敗的一個主要信號,。 ?、蹐笙膊粓髴n是另一個隱藏極深的失敗種子 人們都不喜歡壞消息,，因此很容易形成一個報喜不報憂的項目氛圍，這也是ERP項目實施中一個隱藏極深的失敗種子,。時常報喜不報憂,，會給項目團隊產生錯誤的判斷。從ERP實施的角度看,，不可能不出什么錯誤,。即使有錯誤，也可為下一階段實施提供借鑒,，從這方面講,，報憂所帶來是正面的。所以我們不要怕聽到壞消息,要敢于聽壞消息,。因此,，ERP實施必須建立這樣的一個項目環(huán)境：壞消息也是可以被接受的。 (2)具體的失敗種子,。并不是所有的失敗種子都是無形的,，其中一些是有具體表現(xiàn)的。 ?、偎缮⒌男枨?，實施范圍蔓延是失敗的根源 每一個ERP項目都需要在任何實施工作開展之前鎖定用戶的需求，不這樣做將是項目失敗的一個主導原因,。不知怎的,，現(xiàn)在的趨勢是很多的ERP實施團隊倉促地準備一下需求搜集階段之后就開始項目工作了，并且ERP實施范圍不斷更改和蔓延,。當問題逐漸失控且變得糟糕時,，這通常會帶來成本，資源和完工時間的增加,。因此,，松散的項目需求是ERP失敗的最大種子,。
②進度延誤,，加班頻繁是失敗的先兆
很多時候，項目進度在沒有做出積極的日常監(jiān)督和跟蹤時會容易變得失控,。如果各種應該解決的問題沒有得到及時有效的解決,，就會導致項目進度超出限期。通常來說,，一個按照計劃運行的項目應該很少頻繁加班現(xiàn)象的發(fā)生,。當項目經理一旦發(fā)覺項目可能失敗便開始安排加班。更有個別項目主管一開始就要求員工加班加點,，項目成功了則加倍受到嘉獎,，項目失敗了則容易推托責任,。然而，太多的加班最終會導致進度更加的滯后,。所以,超長時間和超多的頻繁加班也可能意味著項目正走近失敗,。 ③預算超支,，嚴重時導致項目爛尾 超出預算的ERP項目有時會有被取消的可能,，因為高級主管關心的是公司財務問題。如果一個ERP項目逐漸地顯示出成本超支,，隨著損失的增加且沒有復蘇的跡象,，取消這個ERP項目也許就有可能了。在現(xiàn)實之中,，一些ERP項目對于公司的生存至關重要,，它們是不可能停下來的。但是,，預算超支的失敗種子可以告訴你,，項目需要緊密關注。對于管理者來說,，一旦發(fā)現(xiàn)失敗種子,，要繼續(xù)保持對項目的緊密關注，如果這個問題一直存在的話,，就要考慮采取措施來糾正項目實施的過程了,。 三.如何把失敗種子消滅于萌芽 對于爭分奪秒的ERP實施顧問來說，一旦發(fā)現(xiàn)了諸如項目進度,，質量,，成本，資源沖突等失敗種子時,，必須盡可能快地確定項目工作的真實狀況,，把失敗種子消滅于萌芽狀態(tài)。下面的方法可能會幫助使ERP項目重新走上正軌,。 (1)承認失敗種子的出現(xiàn),，評定失敗種子的嚴重性。僅僅埋怨和隱藏失敗原因是沒有用的,。如果失敗的原因來自于糟糕的計劃和估算,，那就要付出努力來更正今后的項目工作。 (2)盡早采用行動消除失敗的種子,，以防止其不斷成長,。這樣雖然會推遲項目的完成日期，但總的來說還是省了時間，也可以交出一個滿意的項目,。 (3)有效使用項目管理工具,，以便盡早發(fā)現(xiàn)失敗種子。例如利用里程碑和進度分析表來及時發(fā)現(xiàn)項目實施的問題,，比如可對相關人員的每天,、周、月工作進度進行匯報和總結,。 (4)建立和諧團隊氣氛,。渙散的團隊士氣是種種失敗種子的綜合體現(xiàn)。項目管理者應該激勵團隊的氣氛,，提高成員的士氣,，而不只是在制度和需求的死胡同里面繞圈。同時提醒的是,，改善團隊氣氛不僅僅是給與員工充分的物質鼓勵,。
②進度延誤，加班頻繁是失敗的先兆 很多時候,，項目進度在沒有做出積極的日常監(jiān)督和跟蹤時會容易變得失控,。如果各種應該解決的問題沒有得到及時有效的解決，就會導致項目進度超出限期,。通常來說,，一個按照計劃運行的項目應該很少頻繁加班現(xiàn)象的發(fā)生。當項目經理一旦發(fā)覺項目可能失敗便開始安排加班,。更有個別項目主管一開始就要求員工加班加點,，項目成功了則加倍受到嘉獎，項目失敗了則容易推托責任,。然而,，太多的加班最終會導致進度更加的滯后。所以,超長時間和超多的頻繁加班也可能意味著項目正走近失敗,。 ?、垲A算超支，嚴重時導致項目爛尾 超出預算的ERP項目有時會有被取消的可能,，因為高級主管關心的是公司財務問題,。如果一個ERP項目逐漸地顯示出成本超支，隨著損失的增加且沒有復蘇的跡象,，取消這個ERP項目也許就有可能了,。在現(xiàn)實之中,，一些ERP項目對于公司的生存至關重要,，它們是不可能停下來的。但是，預算超支的失敗種子可以告訴你,，項目需要緊密關注,。對于管理者來說，一旦發(fā)現(xiàn)失敗種子,，要繼續(xù)保持對項目的緊密關注,，如果這個問題一直存在的話，就要考慮采取措施來糾正項目實施的過程了,。 三.如何把失敗種子消滅于萌芽 對于爭分奪秒的ERP實施顧問來說,，一旦發(fā)現(xiàn)了諸如項目進度，質量,，成本,，資源沖突等失敗種子時，必須盡可能快地確定項目工作的真實狀況,，把失敗種子消滅于萌芽狀態(tài),。下面的方法可能會幫助使ERP項目重新走上正軌。 (1)承認失敗種子的出現(xiàn),，評定失敗種子的嚴重性,。僅僅埋怨和隱藏失敗原因是沒有用的。如果失敗的原因來自于糟糕的計劃和估算,，那就要付出努力來更正今后的項目工作,。 (2)盡早采用行動消除失敗的種子，以防止其不斷成長,。這樣雖然會推遲項目的完成日期,，但總的來說還是省了時間，也可以交出一個滿意的項目,。 (3)有效使用項目管理工具,，以便盡早發(fā)現(xiàn)失敗種子。例如利用里程碑和進度分析表來及時發(fā)現(xiàn)項目實施的問題,，比如可對相關人員的每天,、周、月工作進度進行匯報和總結,。 (4)建立和諧團隊氣氛,。渙散的團隊士氣是種種失敗種子的綜合體現(xiàn)。項目管理者應該激勵團隊的氣氛,，提高成員的士氣,，而不只是在制度和需求的死胡同里面繞圈。同時提醒的是,，改善團隊氣氛不僅僅是給與員工充分的物質鼓勵,。 |
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