我的《時間管理》培訓通常是用李宗盛的《忙與盲》這首歌來歡迎每一位入場的學員的：

　　曾有一次晚餐和一張床,，在什么時間地點和哪個對象，我已經遺忘,，我已經遺忘生活是肥皂香水,，眼影唇膏。

　　許多的電話在響,，許多的事要備忘,。許多的門與抽屜，開了又關,，關了又開,，如此的慌張。

　　我來來往往,，我匆匆忙忙,，從一個方向到另一個方向。

　　忙忙忙,，忙忙忙,，忙是為了自己的理想，還是為了不讓別人失望,？

　　盲盲盲,，盲盲盲，盲得已經沒有主張,，盲得已經失去方向,。

　　忙忙忙，盲盲盲,，忙得分不清歡喜和憂傷,，忙得沒有時間痛哭一場！

　　培訓一開始,，我會問大家：

　　“你忙嗎,？”

　　“要是忙的話，能有多忙？”

　　“忙得有目的嗎,？還是瞎忙,？”

　　“是忙得心力交瘁，還是忙而快樂著,？”

　　當然，我還一定會問：“各位參加時間管理培訓的期望是什么,？”

　　眾說紛紜之后,，我會請學員回答以下10個問題：

　　你是否曾：

　　1、在下班回家的路上突然想起今天還有一項工作沒有完成,？

　　2,、給對方打電話，放下電話后突然意識到該說的事沒說,？

　　3,、看到記在某張紙上的電話卻不知是誰的，然后惡作劇地把電話打過去,，聽到對方自報姓名后馬上把電話放下,？

　　4、認為計劃趕不上變化,？

　　5,、給對方遞名片時，突然意識到僅剩的兩張名片上還記著別人的聯(lián)系信息,？

　　6,、記不清把信息記錄在哪里了？

　　7,、別人說你的桌子太亂,？

　　8、想做一件事,，比如健身或談戀愛,、與家人多在一起等，卻總沒開始或找不到時間做,？

　　9,、別人答應你一件事，過了期限后你才想起來,？

　　10,、忘記某個約會后，謊稱自己生了病或親屬有??？

　　看你有多少個問題回答為“是”：

　　1、0個：沒必要參加培訓。

　　2,、1-3個：你的時間管理很棒,，但還有提高的余地。

　　3,、4-7個：日子過得還不錯,，但你滿足嗎？

　　4,、8-10個：祝賀你,！你參加培訓是來對了。

　　培訓目標：

　　通過本次培訓,，學員應能夠：

　　-說明時間管理的實質意義

　　-明確高效能人士的成功習慣

　　-制定人生7個方面的目標

　　-掌握時間管理的具體方法

　　內容概要：

　　單元一：時間管理的意義——本末兼顧

　　單元二：時間管理的原則——要事第一

　　單元三：時間管理的方法——集中統(tǒng)籌

　　時間管理的意義：本末兼顧

　　時間管理的實質

　　很多人都認為,，時間管理的意義在于讓我們工作得更有效率。這確實是掌握時間管理技能的一大好處,。然而,，時間管理的本質并不如此。時間管理的根本是人生的自我管理,。它應該是每個追求成功的人的必備素質,。

　　那么，什么又是真正的成功呢,？成功包含“效能”和“效率”兩個方面,。“效能”是指一個人是否在“做正確的事”，即是否確立了適合他自己的人生目標并為此行動：“效率”是指“正確地做事”,，即在實現(xiàn)目標的過程中是否采取了正確的方法并行之有效,。因此，時間管理不僅涉及“效率”,，更要關注“效能”,，才能真正體會到成功所帶來的喜悅。“效能”為本,，“效率”是末,。

　　我相信，我們每個人都會或多或少地在內心深處探尋這樣一個難解之謎：人活著到底是為了什么,？我的人生價值何在,？

　　既然“效能”為本，那么一個自然的問題是：你確立了適合自己的人生目標嗎,？很多學員正是帶著“如何確定人生目標”這樣的疑問來參加培訓的,。我們常常感嘆：說起來容易，做起來難,！所以,，這個世界上成功的人并不多,。我們都知道人活著應該有目標，這說起來確實容易,；但到底怎樣確立目標,，什么樣的目標才是正確的，這的確是個難題,。

　　“你的天賦才能與世界需求交叉的地方,，那就是你的使命所在。”亞里士多德其實很早就為我們指點了迷津,。而遺憾的是,，現(xiàn)實中人們所追求的，往往不是內心呼喚的自我,，而是攀比與虛榮。這樣得來的結果,，只能是暫時的滿足,，更多的卻是失落。你認識到自己真正的才能了嗎,？你知道這些才能如何滿足世界的需求嗎,？你若想成功，就從回答這一問題開始吧,，否則你很難體會到生命的意義,。

　　當你找到了這個問題的答案，你就開始有了目標——人生效能的起點,。人生不是單一的色彩,，而是萬花筒。要實現(xiàn)目標,，需要關照人生的各個方面,，這就是你的——人生之輪。

　　《高效能人士的7個習慣》的作者史蒂芬,?？戮S在研究并采訪過大量的成功人士之后得出：真正成功的人注重人生各個方面的修煉。

　　練習：

　　-請為自己目前人生的7個方面從最滿意到最不滿意排序,。

　　-你希望在哪些方面尋求大的發(fā)展,？

　　-你為這幾方面樹立了目標嗎？

　　你對人生7個方面的關照程度,，將決定你人生效能的高低,。

　　高效能（成功）人士的8個習慣

　　1、積極主動

　　2,、以終為始

　　3,、要事第一

　　4,、雙贏思維

　　5、知彼解己

　　6,、統(tǒng)合綜效

　　7,、不斷更新

　　8、找到心聲

　　這8個習慣是史蒂芬,?？戮S博士在他兩部經典著作《高效能人士的7個習慣》和《第8個習慣》中總結并倡導的。習慣1,、2,、3幫助你實現(xiàn)個人成功。習慣4,、5,、6和8幫助你實現(xiàn)人際關系和團隊的成功。習慣7幫助你保持恒久的成功,。這兩本書值得我們每個人反復咀嚼,、消化，從而化為行動,。要想突破時間管理能力的瓶頸,，這兩本書是必讀的。

　　8個習慣都與時間管理密切相關：

　　-習慣1和8要求樹立正確的人生態(tài)度和時間觀念,。

　　-習慣2要求行動前要有目標,，保證做正確的事。

　　-習慣3要求實現(xiàn)目標要有計劃,，保證正確地做事,。

　　-習慣4、5,、6說明與他人合作會更有效率,。

　　-習慣7說明僅事業(yè)成功不代表人生的成功，時間管理要關照人生的各個方面,。

　　8個習慣的養(yǎng)成,，將會大大提升人生效能。“效能”提升之后,，“效率”自然就成了你的關注點,。

　　個人效率的11個方面

　　個人效率自我檢測。請為自己的各項打分,。如傾向左邊的描述,，分數(shù)應為1-5；如傾向右邊的描述,，分數(shù)應為6-10.

　　11項當中你分數(shù)偏低的項目,，就是你時間管理“效率”方面需要提高的重點,。

　　工作效率與個人效率。對于我們多數(shù)人來說,，除了睡覺,，生活的大部分時間都在工作中度過。一個人對工作的態(tài)度從很大程度上能反映其人生效能的高低,。工作效率則往往代表了個人的生活效率,。

　　影響一個人工作效率的原因主要有以下方面：

　　一、自身因素：如缺乏計劃,，時間觀念不強,，追求完美，不愿委托或授權等,。

　　二,、組織因素：如績效管理等制度不健全，溝通不暢,，文山會海等,。

　　三、環(huán)境因素：如突發(fā)事件多,，應酬多，同事時間觀念不強等,。

　　四,、技術因素：如缺乏科學的時間管理方法和有效的時間管理工具等。

　　問題：影響你工作效率的因素是哪些,？

　　你能改變組織和環(huán)境嗎,？

　　你一定能改變的是：你的自身因素以及找到適合自己的時間管理方法和工具。時間管理培訓能夠幫助你的也正是自身和技術兩方面的因素,。學習時間管理的意義,。一、明確成功（效能）的真正含義,。二,、采取正確、有效率的方法和工具去實現(xiàn)成功,。

　　時間管理的原則：要事第一

　　時間管理的一個經典游戲

　　桌上放有兩個大小相同的類似水盆的容器和六七塊大小不一的石頭,。其中一個容器中盛有一大半的細沙，另一個容器是空的?，F(xiàn)在讓你把所有石頭和所有細沙都放到那個空的容器中,，但條件是細沙和石頭都不能冒過容器的上端平面，你會怎么做,？

　　有的人會先把細沙全倒入空容器中,，然后費了九牛二虎之力也無法將所有石頭都塞進細沙,，從而達到規(guī)定的條件。

　　可如果你先把所有的石頭都放進空容器中,，然后再倒入細沙,，你會發(fā)現(xiàn)在搖一搖、抹一抹之后,，輕而易舉地就完成了任務,。

　　在這個游戲中，容器象征著什么,？細沙象征著什么,？石頭象征著什么？這個游戲又說明了什么,？

　　容器象征著我們每個人有限的時間,，不管是一天也好，或是一生也罷,。細沙象征著那些每天糾纏著我們的似乎永遠也忙不完的緊急的瑣事,。石頭象征著關乎人生效能的大事。這個游戲說明,，倘若我們總先忙瑣事,，那么很難成就大事。而如果我們能做到要事第一,，那么處理起瑣事來也會游刃有余,。

　　事務四分類

　　事務依重要性與緊急性可分為四類：

　　我們每個人對這四類事務都會有自己的判斷。但不管怎樣,，我們在現(xiàn)實中卻常常落入這樣的俗套：首先處理那些緊急的事務,，即首先關注細沙；等有了時間才想到那些石頭,，即重要的事務,。重要性與目標有關，凡有價值,，有利于實現(xiàn)目標的就是要事,，而緊急之事往往對別人而非對自己重要。緊急且重要的事務：一定要減少當我們過多地或被迫處理緊急之事時,，那些重要而非緊急的事務遲早會變得緊迫,，使我們陷入“救火隊員”的模式之中，似乎永無寧日,，也體會不到游刃有余的境界,。

　　顯而易見，要想減少這類事務的比例,，平時你必須首先關注重要但不緊急的事務,。

　　緊急但不重要的事務：可以委托授權

　　我們?yōu)槭裁磿械矫Χ鵁o功,，原因往往在于我們把大量的時間都花在了這類事務上面。

　　主管臨時派的某些活就可能屬于這一類事務,，對于主管來說重要,，對于你只是緊急。這里幫助你實現(xiàn)人際關系和團隊成功的高效能人士習慣4,、5,、6和8就會發(fā)揮作用了。倘若你的人際關系很差,，或委托授權的能力欠缺,，那你只能獨自忍受這類事務。如果人緣好,，就可以找人幫你來處理這類事務,。

　　當然，委托或授權不是倒垃圾,，不能讓對方感到你是把自己不愛干的事推給他,。高明的委托或授權，是讓你擁有更多的時間關注重要但不緊急的事,，而又讓被委托或被授權方感到你對他的重視和承擔該項工作的價值,，因為緊急之事往往對別人而非對自己重要。

　　如果你需要提高委托和授權的能力,，建議你參加這方面的培訓,。

　　不緊急也不重要的事務：盡力去放棄

　　這類事務往往與你難于戒掉的習慣相關，譬如有求必應,、沉迷于網游、泡吧等等,。我們常說積習難改,，改變習慣真得就那么難嗎？

　　行為學的研究表明,，如果堅持21天,，你就很可能改變或養(yǎng)成一個新的習慣。當然,，這21天,，你需要經歷如下過程。

　　1-15天：感到別扭

　　15-18天：可以自覺地去做了

　　18-20天：感覺做起來舒服

　　21天：變得自動了,！

　　曾經有一位女學員聽到這“21天”的說法后,，按捺不住內心的激動，同我們分享她的經歷,。她說自己是個特別好吃的人,，所以過去總覺得用一雙筷子吃不過癮,。她有一天立下志愿，吃東西時能做到“雙筷齊下”,，所以她開始練習用左手吃飯,。開始兩周真的很別扭，但過了兩周后就開始有些習慣了,，到了第三周,，即差不多21天時，真的變得熟練自如了,！現(xiàn)在只要一個人吃飯,，她就能左右開弓！

　　習慣不一定難改,，難的是堅持,！

　　重要但不緊急的事務：需要我們最為重視！

　　這類事務就是你人生中的大石頭,！人生之輪中的7個方面都屬于這類事務,。你每天的生活，都應圍繞它們來展開,。這樣一來,，你生活和工作行事的優(yōu)先順序是不是就出來了呢？

　　時間管理的方法：集中統(tǒng)籌

　　目前常用的時間管理手段

　　-以富蘭克林-柯維公司開發(fā)的效率手冊為代表的紙質工具

　　-以Outlook和Lotus Notes為代表的電子工具

　　盡管電子工具是辦公現(xiàn)代化的體現(xiàn),，但它時常并不像紙質工具那么方便,。這里介紹的紙質工具（即下面要講的“效能效率年冊”），將以上兩類代表性工具的精華濃縮其中,。熟練運用這套工具,，會大大彰顯你的職業(yè)化水準。

　　以終為始,，我們來這樣做計劃：

　　Goal by Year,，每年設定目標

　　Review by Month （atleastQuarter），每月（至少每季度）反思回顧

　　Plan by Week,，每周制定計劃

　　Live by Day,！過好每一天！

　　首先從目標開始,。每年都要把你最重要的人生目標放在首位（GoalbyYear）,。放下眼前的事，屏息靜氣凝神你的激情所在,，這是世界最需要你為之奮斗的,。柯維在其《第8個習慣》一書中寫道：“一個人的使命或生活中的角色通常是發(fā)現(xiàn)出來的，而不是發(fā)明出來的,。”譬如我自己,，生活的經歷讓我發(fā)現(xiàn)“影響他人”是我的一大天賦才能，因此,，培訓便成為了我人生的一項使命,。當然，我還有許多其他與“影響他人的才能”相關的夢想,，這都是我的激情所在,，那么我的人生目標便會圍繞這一主題展開。我2006年與此相關的最重要目標包括：讓柯達公司各部門從我的咨詢和培訓工作中獲得更大的收益,；通過為公司內部雜志《SMILE》每期撰稿把積極的影響帶給更多的員工,；讓家庭實現(xiàn)嶄新的過渡（兒子離開幼兒園要上小學，新居交房還需要裝修）,。

　　最重要的目標是你無論如何都要去拚力實現(xiàn)的,。同時，你也不要忽視人生的其他方面,。這就是說,，一旦確定好最重要的目標，還需對人生的其他方面作出計劃和安排,。譬如,，我2006年的最重要目標主要與事業(yè)和家庭有關，我就會考慮在精神追求,、身體健康,、知識教育、經濟條件和社交生活方面需要做些什么,。

　　確立了目標,，就要用行動將目標落實到每周的生活和工作中（Plan by Week）。行動切忌悶頭前行,，不駐足反思,。每個月，至少每個季度都應該對行動進行總結,。這樣，你才能真正領略到時下流行的一個說法：“活在當下”（Live by Day）的真諦,！

　　每年年終,，你是否能像孫悅唱得那樣“這一年總得說來高興的事挺多。身體不錯,，工作不錯,，心情也不錯”？回首剛剛過去的2006年，我的心情還真不錯,！最重要的目標完成得不錯,，人生的其他方面也不錯。每周都有計劃,，每個月都有反思,，每天過得也都挺充實快樂。新的一年,，我的使命還在延續(xù),，我的激情仍在燃燒，人生之輪依舊是指引我前進的方向盤,。我相信,，到了2007年底，我還會像那首歌唱的那樣“家人不錯,，朋友不錯,，自己也不錯”！

　　與時間管理工具相關的最重要的5個概念

　　以下5個概念可以涵蓋人生中所有要做的事,。效能效率年冊幫助你管理這5個概念,，也就是你要做的所有的事，從而將你的計劃真正落實,。這5個概念是：約見,、活動、未來活動,、對別人的承諾,、別人給你的承諾。

　　約見：日期已經確定,，有明確的開始時間,，一般也有結束時間，如會議,、約見,、培訓、接機等,。

　　活動：日期也已經確定,，但沒有規(guī)定開始時間，優(yōu)先度可由自己確定,，如寫報告,、電話通知、發(fā)郵件等,。

　　未來活動：未確定名確日期的一般為一周以后的約見或活動,，如你今年年假何時休，怎么休還有待安排，這就算未來的活動,。

　　對別人的承諾：不一定有開始時間,，但成果交付有時間期限。如項目經理承擔的工作,。

　　別人的承諾：別人向你交付的成果有時間期限,。

　　有人可能會問，人的死亡屬于什么,？正常來說,，死亡應該是未來的活動。但如果一個人想自殺,，并且確定好了日期和時間,，就成了約見。上學也屬于約見,。開學有日期,，放假也有日期；上學有時間,，放學也有時間,；入學有期限，畢業(yè)也有期限,。

　　做夢是未來的活動,；你想今晚做夢，那是活動,；你想一睡著就做夢,，那是約見。

　　人生中幾乎所有的事都可以被這5個概念所涵蓋,。

　　時間管理體系的兩個層面

　　-時間安排：每項工作活動發(fā)生的時間和所需要的時間,。

　　-信息管理：與每項工作活動相關的信息從何處查找或歸檔于何處。

　　時間管理體系是幫助你規(guī)劃,、記憶活動和時間安排及有關信息的一套固定系統(tǒng),，應包括：

　　時間安排工具：日歷，每日時間表,，每日活動表,，甘特圖（項目管理工具）等。

　　信息管理工具：電腦硬盤檔案,，軟盤,、光盤檔案，紙文件檔案,，電話、會見記錄單等。

　　時間管理的具體方法

　　一,、每年制定目標,。

　　工具：人生之輪

　　二、每周制定計劃,。

　　工具：周計劃

　　三,、未來活動安排。

　　工具：日歷（大概估計日期,，填寫在估計日期的月份）

　　四,、約見、會議安排,。

　　工具：日歷

　　五,、每天的安排。

　　工具：“每日安排表”（見附錄一）,。這一工具的特點：a）可以用A4紙自己拷貝,；b）自己填寫日期，靈活,、經濟,；c）管理時間的維度全面周到，且一目了然,。

　　-在每日下班前計劃第二天的工作

　　-首先將日歷中的約見,、會議填入時間表（參考附錄2）

　　-將活動按優(yōu)先性分成A、B,、C,、D類

　　A類：緊急且重要

　　B類：重要但不緊急

　　C類：緊急但不重要

　　D類：不重要也不緊急

　　-估計每類活動應花的時間（參考附錄3）：

　　工作不是干了算，而是應該算了干,！

　　對事講效率,，對人講效果：談事可以將時間卡得死一點，當涉及情感,，人員發(fā)展等問題時,，留的時間余地就要大一些。

　　-將活動穿插到約會的間隙內（附錄2）

　　-第二天上班后根據臨時變動可對活動優(yōu)先性做適當調整

　　-每天的工作安排應該：首先處理A,、B類,，然后是C類，努力完成D類,，避免拖延

　　六,、別人的承諾。

　　工具：每日安排表中“別人的承諾”部分,。

　　譬如,，當有人向你承諾某日作為上交任務的期限時,，你就可以直接填寫一張該日期的每日安排表，并將責任人和要交付的任務記錄在“應交付的工作”一欄中,。到了該日期,，這一記錄就會給你提醒，從而省去你用腦子記憶的負擔,。

　　七,、對別人的承諾。

　　工具：可能運用到以上所有工具,。

　　因為你給別人的承諾,，如項目管理，可能會包括約見,，活動,，未來活動和別人的承諾。

　　八,、每個月,，至少每季度要做反思回顧。

　　工具：成績總結表,。

　　九,、集中統(tǒng)籌，將以上所有工具集中在一冊中,，形成自己的人生,。

　　運用時間管理工具的好處

　　-工具幫你記憶，從而減輕心理,、思想和頭腦負擔,。好記性不如爛筆頭！

　　-幫你輕松有序地完成任務,，實現(xiàn)人生的各項目標,。

　　怎樣應對打擾

　　打擾的來源有5P：

　　一、People人：同事,、上級,。永遠不要把客戶當成是打擾，而是機會,！

　　二,、Phone電話。

　　三,、Paper公文：信件,、與自己無關的E-mail、文件,、沒用的名片等,。

　　四,、Personal自我打擾：開小差、與別人聊天,、打私人電話等,。

　　五、Peripheralvision視力所及的環(huán)境干擾：太漂亮或太亂的辦公室,、辦公桌周圍堆放的雜物等。

　　應對打擾的方式：

　　一,、拒絕：不要有求必應,，而要學會善意地拒絕。

　　二,、推遲：幫助對方認清主次,，適當推遲。

　　三,、減少：為對方限時,。

　　四、阻止：規(guī)定不受打擾的時間和情況,。

　　要想避免打擾且不得罪人,，就必須實踐高效能人士的習慣4、5,、6.

　　怎樣應對人的打擾：

　　一,、“誰”經常打擾？同他們溝通,，說明自己的工作方式,；同他們一起探討如何做好時間管理。

　　二,、經常因為“何事”打擾,？如果無書面說明，制作出來,，簡明易懂,；再因此受到打擾，先讓對方自己閱讀說明,，不明白再來找你,。

　　怎樣應對電話打擾：

　　一、盡量設置留言電話,。

　　二,、不要一有電話就接，每天要有至少1小時的時間連續(xù)專注于重要但非緊急的工作,。

　　三,、可以留出一段時間回復電話,。

　　怎樣應對公文打擾：

　　一、公文的分類,?；顒有怨模盒枰悴扇獙π袆拥墓摹Ｐ畔⑿怨模阂烟幚硗晷枰鏅n的公文,。

　　問題：辦公桌上的客戶名片是什么公文,？

　　答案：你如果需要這張名片馬上與該客戶聯(lián)系，則此時該名片為活動性公文,。聯(lián)系過后,，該名片就成了信息性公文。

　　二,、電子郵件應按事務4分類的優(yōu)先順序處理,。

　　三、辦公桌上只留活動性公文,，給信息性公文存檔,。

　　四、存檔的原則,。一般需要存檔的文件是公司所有文件的10%,；根據公司要求該存檔的存檔；無章可循的分批歸檔：過一段時間（一般為一個月）決定是否需存檔,；能用電子版存檔,，就不要用紙文檔；需要經常用的文件,，最好有紙文檔,；對存檔的文件可注明銷毀日期。

　　怎樣應對自我打擾：

　　一,、增強時間觀念,，應用時間管理方法管理好自己的時間。

　　二,、當然,，適當?shù)?#8220;自我”打擾也是休息的一種方式，但千萬不要因此而打擾了別人,。

　　怎樣應對周圍環(huán)境的打擾：

　　一,、改善時間管理的第一項切實工作是整理你的辦公桌。這像你的辦公桌嗎,？

　?。顒有怨氖欠穹旁?#8220;來件籃”和“發(fā)件籃”中？

　?。娔X屏幕周圍還貼有用于提醒的黃簽紙（即時貼）嗎,？

　?。畔⑿怨氖欠襁€在桌面上？

　?。男┬畔⑿晕募璐鏅n,？哪些需扔掉？

　?。男┬璞Ａ粢欢螘r間再決定是否存檔,？有地方保留這些文件嗎？

　?。欠穹诸愐渍?？

　　＊辦公室,、桌面是否成了“周圍環(huán)境”干擾？

　　二,、職業(yè)化的辦公桌干凈整潔,，一般具備以下核心物品就夠了：電話、電腦,、常用文具,、活動性文件（來件籃、發(fā)件籃）,、“效能效率年冊”,。問題：

　　1）回顧你的“人生之輪”需要發(fā)展的方面。你如何針對這些方面采取行動,？

　　2）回顧“個人效率的11個方面”中你的薄弱環(huán)節(jié),，現(xiàn)在準備如何提高？

　　3）你在時間管理上還有哪些獨到的經驗值得今后借鑒,？

來源：中國人力資源網