事務四分類

　　事務依重要性與緊急性可分為四類：

　　我們每個人對這四類事務都會有自己的判斷,。但不管怎樣，我們在現(xiàn)實中卻常常落入這樣的俗套：首先處理那些緊急的事務,，即首先關注細沙,；等有了時間才想到那些石頭，即重要的事務,。重要性與目標有關,，凡有價值，有利于實現(xiàn)目標的就是要事,，而緊急之事往往對別人而非對自己重要,。緊急且重要的事務：一定要減少當我們過多地或被迫處理緊急之事時，那些重要而非緊急的事務遲早會變得緊迫,，使我們陷入“救火隊員”的模式之中,，似乎永無寧日，也體會不到游刃有余的境界,。

　　顯而易見,，要想減少這類事務的比例，平時你必須首先關注重要但不緊急的事務,。

　　緊急但不重要的事務：可以委托授權

　　我們?yōu)槭裁磿械矫Χ鵁o功,，原因往往在于我們把大量的時間都花在了這類事務上面。

　　主管臨時派的某些活就可能屬于這一類事務,，對于主管來說重要,，對于你只是緊急。這里幫助你實現(xiàn)人際關系和團隊成功的高效能人士習慣4,、5,、6和8就會發(fā)揮作用了,。倘若你的人際關系很差，或委托授權的能力欠缺,，那你只能獨自忍受這類事務,。如果人緣好，就可以找人幫你來處理這類事務,。

　　當然,，委托或授權不是倒垃圾，不能讓對方感到你是把自己不愛干的事推給他,。高明的委托或授權,，是讓你擁有更多的時間關注重要但不緊急的事，而又讓被委托或被授權方感到你對他的重視和承擔該項工作的價值,，因為緊急之事往往對別人而非對自己重要,。

　　如果你需要提高委托和授權的能力,，建議你參加這方面的培訓,。

　　不緊急也不重要的事務：盡力去放棄

　　這類事務往往與你難于戒掉的習慣相關，譬如有求必應,、沉迷于網(wǎng)游,、泡吧等等。我們常說積習難改,，改變習慣真得就那么難嗎,？

　　行為學的研究表明，如果堅持21天,，你就很可能改變或養(yǎng)成一個新的習慣,。當然，這21天,，你需要經(jīng)歷如下過程,。

　　1-15天：感到別扭
　　15-18天：可以自覺地去做了
　　18-20天：感覺做起來舒服
　　21天：變得自動了！

　　曾經(jīng)有一位女學員聽到這“21天”的說法后,，按捺不住內(nèi)心的激動,，同我們分享她的經(jīng)歷。她說自己是個特別好吃的人,，所以過去總覺得用一雙筷子吃不過癮,。她有一天立下志愿，吃東西時能做到“雙筷齊下”,，所以她開始練習用左手吃飯,。開始兩周真的很別扭，但過了兩周后就開始有些習慣了,，到了第三周,，即差不多21天時,，真的變得熟練自如了！現(xiàn)在只要一個人吃飯,，她就能左右開弓,！

　　習慣不一定難改，難的是堅持,！

　　重要但不緊急的事務：需要我們最為重視,！

　　這類事務就是你人生中的大石頭！人生之輪中的7個方面都屬于這類事務,。你每天的生活,，都應圍繞它們來展開。這樣一來,，你生活和工作行事的優(yōu)先順序是不是就出來了呢,？

　　時間管理的方法：集中統(tǒng)籌

　　目前常用的時間管理手段

　　-以富蘭克林-柯維公司開發(fā)的效率手冊為代表的紙質(zhì)工具
　　-以Outlook和Lotus Notes為代表的電子工具
　　盡管電子工具是辦公現(xiàn)代化的體現(xiàn)，但它時常并不像紙質(zhì)工具那么方便,。這里介紹的紙質(zhì)工具（即下面要講的“效能效率年冊”）,，將以上兩類代表性工具的精華濃縮其中。熟練運用這套工具,，會大大彰顯你的職業(yè)化水準,。

　　以終為始，我們來這樣做計劃：
　　Goal by Year,，每年設定目標
　　Review by Month （atleastQuarter）,，每月（至少每季度）反思回顧
　　Plan by Week，每周制定計劃
　　Live by Day,！過好每一天,！

　　首先從目標開始。每年都要把你最重要的人生目標放在首位（GoalbyYear）,。放下眼前的事,，屏息靜氣凝神你的激情所在，這是世界最需要你為之奮斗的,?？戮S在其《第8個習慣》一書中寫道：“一個人的使命或生活中的角色通常是發(fā)現(xiàn)出來的，而不是發(fā)明出來的,。”譬如我自己,，生活的經(jīng)歷讓我發(fā)現(xiàn)“影響他人”是我的一大天賦才能，因此,，培訓便成為了我人生的一項使命,。當然，我還有許多其他與“影響他人的才能”相關的夢想,，這都是我的激情所在,，那么我的人生目標便會圍繞這一主題展開,。我2006年與此相關的最重要目標包括：讓柯達公司各部門從我的咨詢和培訓工作中獲得更大的收益；通過為公司內(nèi)部雜志《SMILE》每期撰稿把積極的影響帶給更多的員工,；讓家庭實現(xiàn)嶄新的過渡（兒子離開幼兒園要上小學,，新居交房還需要裝修）。

　　最重要的目標是你無論如何都要去拚力實現(xiàn)的,。同時,，你也不要忽視人生的其他方面。這就是說,，一旦確定好最重要的目標,，還需對人生的其他方面作出計劃和安排。譬如,，我2006年的最重要目標主要與事業(yè)和家庭有關,，我就會考慮在精神追求、身體健康,、知識教育,、經(jīng)濟條件和社交生活方面需要做些什么。

　　確立了目標,，就要用行動將目標落實到每周的生活和工作中（Plan by Week）,。行動切忌悶頭前行,，不駐足反思,。每個月，至少每個季度都應該對行動進行總結,。這樣,，你才能真正領略到時下流行的一個說法：“活在當下”（Live by Day）的真諦！

　　每年年終,，你是否能像孫悅唱得那樣“這一年總得說來高興的事挺多,。身體不錯，工作不錯,，心情也不錯”,？回首剛剛過去的2006年，我的心情還真不錯,！最重要的目標完成得不錯,，人生的其他方面也不錯。每周都有計劃,，每個月都有反思,，每天過得也都挺充實快樂。新的一年,，我的使命還在延續(xù),，我的激情仍在燃燒,，人生之輪依舊是指引我前進的方向盤。我相信,，到了2007年底,，我還會像那首歌唱的那樣“家人不錯，朋友不錯,，自己也不錯”,！

　　與時間管理工具相關的最重要的5個概念

　　以下5個概念可以涵蓋人生中所有要做的事。效能效率年冊幫助你管理這5個概念,，也就是你要做的所有的事,，從而將你的計劃真正落實。這5個概念是：約見,、活動,、未來活動、對別人的承諾,、別人給你的承諾,。

　　約見：日期已經(jīng)確定，有明確的開始時間,，一般也有結束時間,，如會議、約見,、培訓,、接機等。

　　活動：日期也已經(jīng)確定,，但沒有規(guī)定開始時間,，優(yōu)先度可由自己確定，如寫報告,、電話通知,、發(fā)郵件等。

　　未來活動：未確定名確日期的一般為一周以后的約見或活動,，如你今年年假何時休,，怎么休還有待安排，這就算未來的活動,。

　　對別人的承諾：不一定有開始時間,，但成果交付有時間期限。如項目經(jīng)理承擔的工作,。

　　別人的承諾：別人向你交付的成果有時間期限,。

　　有人可能會問，人的死亡屬于什么,？正常來說,，死亡應該是未來的活動,。但如果一個人想自殺，并且確定好了日期和時間,，就成了約見,。上學也屬于約見。開學有日期,，放假也有日期,；上學有時間，放學也有時間,；入學有期限,，畢業(yè)也有期限。

　　做夢是未來的活動,；你想今晚做夢,，那是活動；你想一睡著就做夢,，那是約見,。

　　人生中幾乎所有的事都可以被這5個概念所涵蓋。

　　時間管理體系的兩個層面

　　-時間安排：每項工作活動發(fā)生的時間和所需要的時間,。

　　-信息管理：與每項工作活動相關的信息從何處查找或歸檔于何處,。

　　時間管理體系是幫助你規(guī)劃、記憶活動和時間安排及有關信息的一套固定系統(tǒng),，應包括：
　　時間安排工具：日歷,，每日時間表，每日活動表,，甘特圖（項目管理工具）等,。

　　信息管理工具：電腦硬盤檔案,，軟盤,、光盤檔案，紙文件檔案,，電話,、會見記錄單等。

　　時間管理的具體方法

　　一,、每年制定目標,。
　　工具：人生之輪

　　二、每周制定計劃,。
　　工具：周計劃

　　三,、未來活動安排。
　　工具：日歷（大概估計日期,，填寫在估計日期的月份）

　　四,、約見,、會議安排。
　　工具：日歷

　　五,、每天的安排,。
　　工具：“每日安排表”（見附錄一）。這一工具的特點：a）可以用A4紙自己拷貝,；b）自己填寫日期,，靈活、經(jīng)濟,；c）管理時間的維度全面周到,，且一目了然。
　　-在每日下班前計劃第二天的工作
　　-首先將日歷中的約見,、會議填入時間表（參考附錄2）
　　-將活動按優(yōu)先性分成A,、B、C,、D類
　　A類：緊急且重要
　　B類：重要但不緊急
　　C類：緊急但不重要
　　D類：不重要也不緊急
　　-估計每類活動應花的時間（參考附錄3）：

　　工作不是干了算,，而是應該算了干！

　　對事講效率,，對人講效果：談事可以將時間卡得死一點,，當涉及情感，人員發(fā)展等問題時,，留的時間余地就要大一些,。
　　-將活動穿插到約會的間隙內(nèi)（附錄2）
　　-第二天上班后根據(jù)臨時變動可對活動優(yōu)先性做適當調(diào)整
　　-每天的工作安排應該：首先處理A、B類,，然后是C類,，努力完成D類，避免拖延

　　六,、別人的承諾,。
　　工具：每日安排表中“別人的承諾”部分。
　　譬如,，當有人向你承諾某日作為上交任務的期限時,，你就可以直接填寫一張該日期的每日安排表，并將責任人和要交付的任務記錄在“應交付的工作”一欄中,。到了該日期,，這一記錄就會給你提醒，從而省去你用腦子記憶的負擔,。

　　七,、對別人的承諾。
　　工具：可能運用到以上所有工具。
　　因為你給別人的承諾,，如項目管理,，可能會包括約見，活動,，未來活動和別人的承諾,。

　　八、每個月,，至少每季度要做反思回顧,。
　　工具：成績總結表。
　　九,、集中統(tǒng)籌,，將以上所有工具集中在一冊中，形成自己的人生,。

　　運用時間管理工具的好處

　　-工具幫你記憶,，從而減輕心理、思想和頭腦負擔,。好記性不如爛筆頭,！
　　-幫你輕松有序地完成任務，實現(xiàn)人生的各項目標,。

　　怎樣應對打擾

　　打擾的來源有5P：
　　一,、People人：同事、上級,。永遠不要把客戶當成是打擾,，而是機會！
　　二,、Phone電話,。
　　三、Paper公文：信件,、與自己無關的E-mail,、文件、沒用的名片等,。
　　四,、Personal自我打擾：開小差、與別人聊天,、打私人電話等。
　　五,、Peripheralvision視力所及的環(huán)境干擾：太漂亮或太亂的辦公室,、辦公桌周圍堆放的雜物等。

　　應對打擾的方式：
　　一、拒絕：不要有求必應,，而要學會善意地拒絕,。
　　二、推遲：幫助對方認清主次,，適當推遲,。
　　三、減少：為對方限時,。
　　四,、阻止：規(guī)定不受打擾的時間和情況。
　　要想避免打擾且不得罪人,，就必須實踐高效能人士的習慣4,、5、6.

　　怎樣應對人的打擾：
　　一,、“誰”經(jīng)常打擾,？同他們溝通，說明自己的工作方式,；同他們一起探討如何做好時間管理,。
　　二、經(jīng)常因為“何事”打擾,？如果無書面說明,，制作出來，簡明易懂,；再因此受到打擾,，先讓對方自己閱讀說明，不明白再來找你,。

　　怎樣應對電話打擾：
　　一,、盡量設置留言電話。
　　二,、不要一有電話就接,，每天要有至少1小時的時間連續(xù)專注于重要但非緊急的工作。
　　三,、可以留出一段時間回復電話,。

　　怎樣應對公文打擾：
　　一、公文的分類,?；顒有怨模盒枰悴扇獙π袆拥墓摹Ｐ畔⑿怨模阂烟幚硗晷枰鏅n的公文,。
　　問題：辦公桌上的客戶名片是什么公文,？
　　答案：你如果需要這張名片馬上與該客戶聯(lián)系，則此時該名片為活動性公文。聯(lián)系過后,，該名片就成了信息性公文,。
　　二、電子郵件應按事務4分類的優(yōu)先順序處理,。
　　三,、辦公桌上只留活動性公文，給信息性公文存檔,。
　　四,、存檔的原則。一般需要存檔的文件是公司所有文件的10%,；根據(jù)公司要求該存檔的存檔,；無章可循的分批歸檔：過一段時間（一般為一個月）決定是否需存檔；能用電子版存檔,，就不要用紙文檔,；需要經(jīng)常用的文件，最好有紙文檔,；對存檔的文件可注明銷毀日期,。

　　怎樣應對自我打擾：
　　一、增強時間觀念,，應用時間管理方法管理好自己的時間,。
　　二、當然,，適當?shù)?#8220;自我”打擾也是休息的一種方式,，但千萬不要因此而打擾了別人。

　　怎樣應對周圍環(huán)境的打擾：
　　一,、改善時間管理的第一項切實工作是整理你的辦公桌,。這像你的辦公桌嗎？
　?。顒有怨氖欠穹旁?#8220;來件籃”和“發(fā)件籃”中,？
　　＊電腦屏幕周圍還貼有用于提醒的黃簽紙（即時貼）嗎,？
　?。畔⑿怨氖欠襁€在桌面上？
　?。男┬畔⑿晕募璐鏅n,？哪些需扔掉？
　?。男┬璞Ａ粢欢螘r間再決定是否存檔,？有地方保留這些文件嗎,？
　?。欠穹诸愐渍?？
　　＊辦公室,、桌面是否成了“周圍環(huán)境”干擾,？

　　二、職業(yè)化的辦公桌干凈整潔,，一般具備以下核心物品就夠了：電話,、電腦、常用文具,、活動性文件（來件籃,、發(fā)件籃）、“效能效率年冊”,。問題：
　　1）回顧你的“人生之輪”需要發(fā)展的方面,。你如何針對這些方面采取行動？
　　2）回顧“個人效率的11個方面”中你的薄弱環(huán)節(jié),，現(xiàn)在準備如何提高,？
　　3）你在時間管理上還有哪些獨到的經(jīng)驗值得今后借鑒？