從事外貿(mào)工作,，首先要了解外貿(mào)的整個流程,。這份外貿(mào)單證十八步流程詳解，覆蓋了外貿(mào)從客戶詢盤到業(yè)務結(jié)束的每個步驟,，是外貿(mào)小伙伴學習的一份經(jīng)典資料,。

1.客戶詢盤：

一般在客戶下采購訂單之前，首先都會有相關的Order Inquiry給業(yè)務部,，做一些細節(jié)上的了解和溝通,。

2.報價：

業(yè)務部及時回復客人咨詢，確定貨物品名,、生產(chǎn)廠家,、型號、數(shù)量,、交貨期,、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，并通過Proforma Invoice給客戶做正式報價,。

3.得到訂單：

經(jīng)過洽談,，收到客戶正式的采購訂單Purchase Order,。

4.確認交貨期：

得到客人的訂單確認后,，口頭告知工廠訂單詳情，要求工廠安排生產(chǎn)計劃并答復交貨期,。

5.業(yè)務審批：

業(yè)務部收到訂單后,，首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,，盡可能將各種預計費用都列明,。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同,。審核表要由業(yè)務員簽名,，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行,。如金額較大的,，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行,。合同審批之后,，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進,。

6.下達生產(chǎn)通知：

業(yè)務部在確定交貨期后,，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知，通知工廠按時生產(chǎn),。

6.1 如果是L/C付款的客戶,，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證,，檢查是否存在錯誤,，交貨期能否保障，及其他可能的問題,，如有問題應立即請客人改證,；

6.2 如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬,；

6.3 如果是放帳客戶,，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認,。

7.驗貨：

7.1 在交貨期前一周,，要通知公司驗貨員驗貨。

7.2 如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,，要在交貨期一周前,，約客戶驗貨并將驗貨日期告知計劃部,。

7.3 如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系,，預約驗貨時間,，確保在交貨期前安排好時間，確定后將驗貨時間通知工廠,。

8.制備基本單證文件：

根據(jù)工廠提供的裝箱資料,，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票,，裝箱單等文件（應由業(yè)務跟單員制作,，交給單證員）。

9.商檢：

如果是國家法定商檢產(chǎn)品,，在給工廠下訂單時要說明商檢要求,，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料,。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸,，便于工廠辦理商檢。注意,，應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條,。

10.租船訂倉：

10.1 如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司,。此時，應盡早與貨代聯(lián)系,，告知發(fā)貨意向,，了解將要安排的出口口岸、船期等情況,，并確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,，以及船期能否達到客人要求的交貨期。注意,，應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（ING ORDER）,，通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2 如果是由賣方支付運費,，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,、運價、開船口岸等,。經(jīng)比較,，選擇價格優(yōu)惠、信譽好、船期合適的船公司,，并告訴業(yè)務員通告給客人,，如客人不同意時要另選客人認可的船公司。注意,，開船前兩周書面定倉,，程序同上。

10.3 如果貨物不夠一個小柜,，需走散貨時,，應向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時,，還要了解截關時間、入倉報關要求等內(nèi)容,。

10.4 向運輸公司定倉時,，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期,、柜型及數(shù)量,、目的港等內(nèi)容，以避免差錯,。

11.安排拖柜：

11.1 貨物做好并驗貨通過后,，委托拖車公司提柜、裝柜,。拖車公司應選擇安全可靠,、價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時,。拖柜前要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙,，船公司，定倉號,，拖柜委托書,，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量,，裝柜地址,，報關行，及裝船口岸等,。如果有驗貨公司看裝柜,，要專門聲明，不能晚到,，并要求回傳一份上柜資料,，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等,。

11.2 傳真一份裝車資料給工廠,，列明上柜時間、柜型,、訂倉號,、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話,。

11.3 要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部,，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等,，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料,。注意，要求工廠裝柜后一定要記住上封條,。

12.委托報關：

在拖柜的同時將報關所需資料交給合作報關行,，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）,。委托報關時,，應提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量,、口岸,、船公司、定倉號,、柜號,、船開截關時間、拖車公司,、柜型及數(shù)量以及本公司的聯(lián)系人和電話等,。

13．獲得運輸文件：

13.1 最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理,。補料要按找L/C或客人的要求來做,，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等,，包括要求船公司隨同提單出的船證明等,。

13.2 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,，向船公司書面確認提單內(nèi)容,。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人,，得到確認后再要求船公司出正本,。

13.3 及時支付運雜費,，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。注意,，支付運費應做登記,。

14.準備其它單證文件：

14.1 商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格,。發(fā)票的日期要確定在開證日之后,，交貨期之前；發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,，小寫和大寫金額都要正確無誤,；L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭,；如果發(fā)票需辦理對方大使館認證,，一般要提前20天辦理。

14.2 FORMA原產(chǎn)地證書：FORM A原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦,。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的,，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單,，提單等文件,。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,，證明未在港對貨物進行再加工,。

14.3 一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些,，可在發(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦,。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理,。

14.4 裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi),，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名,、航班次,、開船日、預計抵港日,、貨物及數(shù)量,、金額、包裝件數(shù),、嘜頭,、目的港代理人等,。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書,、發(fā)函底單等,，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。

14.5 裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況,。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量,、每箱的毛重、凈重,、外箱尺寸,。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,，以便于客人查找,。注意，裝箱單的重量,、體積要與提單相符,。

15. L/C收匯：

15.1 采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內(nèi),，備齊全部單證,，并嚴格審單，確保沒有錯誤,，才交銀行議付,。

15.2 采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,，確認收到余款后再將提單正本及其它單證文件寄給客人,。

15.3 如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的,，要等收款后再安排拖柜,，拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業(yè)務登記：

每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記,，包括電腦登記及書面登記,，便于日后查詢、統(tǒng)計等,。

17.文件存檔：

所有的文件,、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.收集信息：

單證員平時應注意收集運價變動,、船期,、航線等信息，為業(yè)務員報價提供幫助,。