摘錄｜月兒

如何建立完整的知識管理系統(tǒng),？

一.什么是知識管理系統(tǒng)？

假如你床頭有 10 本書,，你要在其中找到一本書,，你會怎么找？

你可能會說,，掃一眼就找到了啊,。

但是，假如你現(xiàn)在身處世界上最大的圖書館：美國國會圖書館,，藏書超 2.1 億本,，現(xiàn)在你想在里邊找到某一本書，請問你如何找,？一本一本翻嗎,？

2.1億這個數(shù)字我給你換算了一下，把2.1億本書鋪起來可繞地球近兩圈,。不僅僅找書,，圖書館每天還要在其中處理上千萬次的查詢、借書,、還書,、入庫.........試問，假如你是圖書管理員,，僅憑借大腦,，你能處理這么大的信息量么？那么他們是如何是如何解決這些問題的,？當然是靠著一套管理系統(tǒng),，讓一切規(guī)律化，規(guī)則化,，系統(tǒng)化,，把人解放出來。

同理,，我們的知識管理系統(tǒng)就相當于這個圖書管理系統(tǒng),，而知識就如同這一本本圖書，當有了套系統(tǒng)去管理它們以后,，我們就相當于擁有了另外的一個大腦,，如此就可以把我們大腦不擅長的東西,，全部扔給這個外腦，讓它幫助我們記憶,，整理等等,。

二：為什么你必須建立外腦？

1.大腦是用來思考的,，不是用來記憶的,。

記憶，尤其是死記硬背,，是最反人性的,，進化論告訴我們，大腦只會記住最能幫助我們生存的信息,，至于無關(guān)緊要的,，它為了節(jié)省腦力資源會盡可能的忘記它們。

同樣的大腦處理信息也是如此,，它只能處理眼下的小部分信息,，當面對大量信息處理的時候，它就會罷工,。

我們平常用腦的時候,，感覺思緒亂，頭昏腦漲,，就是因為大腦處理的信息已經(jīng)超過了它的負荷,，大腦的機制天生就不是為了記憶和處理大量信息而設(shè)計的。

但是在現(xiàn)實生活中,，我們又需要處理和記住很多信息和知識點,，以便使用的時候可以隨用隨取，那應(yīng)該怎么辦呢,？當然是建立外腦,。

前面說了我們大腦不擅長的記憶和大規(guī)模信息管理，但這卻是我們外腦所擅長的,。我們的大腦會遺忘,，但是外腦它永遠也不會忘的，你建立的這個外腦就會和你的大腦形成互補,，各發(fā)揮其所長,。

2.外腦是為了幫助大腦更好的記住：

有邏輯關(guān)系的知識,，你用的時候才能想起來,。為什么會這樣說呢？

現(xiàn)在思考一下：你來說水果的名字,，你看看你能說出多少個水果,。你可能會說,，這有什么難的：蘋果，香蕉,，梨,、橘子、火龍果,、西瓜....但是你發(fā)現(xiàn)越往下,，你思考的時間就越長，越說不出來,。

你可以先暫停閱讀試試。

那么我再換一個問題,，請告訴如西紅柿炒雞蛋怎么做,？你可能想都不用想，直接就可以脫口而出：準備食材-->洗菜切菜--->爆鍋開炒--->.....

前者大腦索引的是一個點一個點的信息,，后者索引的一整個結(jié)構(gòu),，一整套流程，一整張知識的網(wǎng),。

你看,，點狀的東西被大腦索引是很困難的，但是有邏輯有結(jié)構(gòu)的東西則不同,，后者一索引就是一大片,，一整個體系。當你把點狀的知識編織成一張網(wǎng)后,，它們就會形成你的思維模型,，這樣，你用的時候才能想起來,。

很多人抱怨,，學過的東西用不出來，反思一下,，從小到大,，你調(diào)用你知識儲備的時候是不是都像是上面想水果一樣，想到哪是哪,。

仔細反思下：

你整理過你的知識嗎,？

你的知識是成結(jié)構(gòu)的嗎？

你腦中有這么一張龐大的知識結(jié)構(gòu)網(wǎng)嗎,？

而把知識打入外腦的過程就是在編織你這張網(wǎng),，所以建立外腦的本質(zhì)就是體系化你知識的過程。

說了那么多,，想必你已經(jīng)知道建立「外腦」的重要性了,，那么如何建立外腦呢,？

三：如何建立外腦？

第一個是儲存筆記的系統(tǒng),。

第二個則是索引筆記的系統(tǒng),。

整個外腦的搭建可以歸納為三步走。

第一步：把收集知識有序的裝進去,。

第二步：把知識整理好,，設(shè)立規(guī)則，以供隨時提用,。

第三步：用的時候可以迅速的把需要的知識拿出來,。

下面我們先從搭建存放筆記的儲存體入手，從零開始搭建整個外腦系統(tǒng),。

市面上提供給我們現(xiàn)成的外腦載體都有哪些呢,？

主流的有道云筆記、印象筆記,、onenote等,，都可以作為我們外腦的載體，它們各有優(yōu)缺點,，想詳細了解的同學請自行了解,，我這里就不展開了，大家憑借喜好選擇,，總之,，都是現(xiàn)成的，任君選擇,。

當我們確定了大腦的載體以后呢,？建立幾個文件夾后，就開始一頓操作猛如虎,，類似下面這樣的嗎,？

這樣的外腦系統(tǒng)有什么問題呢？

1層次結(jié)構(gòu)混亂：混亂的結(jié)構(gòu),，含糊其辭的目錄,，會讓你翻看這些東西的時候，對這種凌亂有一種厭惡感,。

2提取困難：混亂的內(nèi)容,，會讓真正用的時候找不到，所有的筆記,，如果用的時候找不到,，或者需要很大的功夫才能找到。當你筆記內(nèi)容少的時候，你還能記得那是哪,，但是當大到一定量級了呢,，你的外腦一定會崩潰。

3知識碎片化：以上所建立的文件夾,，之間都是割裂的,，筆記與筆記間連接不起來。

那么什么是好的外腦呢,？

1知識結(jié)構(gòu)體系化：筆記與筆記間的知識點不分散,，不是亂七八糟的，不是碎片化的,。

2方便管理：看到不頭大,，結(jié)構(gòu)清晰，一目了然,。

3提取方便,，高效：最好高效到如同探囊取物，想到就能秒拿到,。

好了，到了這里你知道了,，一個好的外腦的標準,，隨著而來的一個問題就是，如何才能讓你的外腦達成以上標準,。那么如何讓外腦滿足以上條件呢,？

部署 GTD 操作系統(tǒng)。

部署 GTD 操作系統(tǒng)

1.什么是 GTD 系統(tǒng),？

GTD 的英文全稱是：GettingThingsDone

這是由著名的時間管理人戴維·艾倫在他的著作《盡管去做》里提出的一套移動硬盤式的任務(wù)管理方法,，它的核心精髓是把所有待辦任務(wù)都從大腦里移出去，清空大腦,，用外部的工具去管理任務(wù),，讓大腦的全部資源都用來思考，而又不會遺漏任何一件事,。

2.如何部署 GTD 系統(tǒng)到筆記本上,？

GTD 工作流總共有5個步驟：收集、厘清,、整理,、歸檔、回顧,。而把它用到我們的外腦上就變成了信息管理流,，同樣也是五個步驟： 

GTD 信息流：收集箱、等待處理,、將來可能,、歸檔資料,、專題研究。

什么意思呢,？

下面分別介紹一下,，我們設(shè)置的這五個文件夾可以干什么。

1.收集箱

這個就相當于你在各大平臺點的收藏,，我們就可以把各大平臺的好文,，一鍵集中扔到這個收集箱中。

這個東西的作用就是負責收集,，你不必操心該放到那個分類,，所有的好東西，一股腦扔進去就OK了,，這樣就可以大幅度的解放我們分類歸類的時間,。

等到了一個固定的時間，比如晚上統(tǒng)一處理,，這樣既不打斷我們當前手頭的事情,，同時又確保了收藏的文件不會亂七八糟，又能讓你認真的評估和精讀這篇文章,，確保進入你筆記的都是精品,。

2.等待處理

這個文件夾承載我們當天的日程，備忘錄,，記事本,，沉思錄、日記本等等,。

你應(yīng)該有體會,，大腦憑記憶力處理這些事情有多坑爹，我們就可以把這些大腦不擅長的事情交給外腦處理,。把日程,，待辦事項等全部移到這個文件夾里，把這些事情全部從大腦中清理出去,，想知道接下來要做什么事情直接來翻這個文件夾,，效率高的飛起。

3.將來可能

這里主要承載計劃,、規(guī)劃,、想法、點子類的東西,。比如你看到了一個點子,，發(fā)現(xiàn)了一個項目，你就可以先把它扔到這里，作為你的靈感庫,。

4.歸檔資料

這個是我們的知識的大本營,，最終所有的信息和筆記都會被歸入到這個文件夾中，我們收集到的信息通過整理完畢以后,，就放入這里,，以供隨手復習和使用的時候隨時調(diào)取。

5.專題研究

比如我最近對唱歌比較感興趣,，那么我就可以單獨這專題這里建立一個文件夾,，專門服務(wù)于唱歌，當研究出成果了,，再把它歸入到歸檔資料中,。

當你在你的筆記本上，創(chuàng)建了這個5個文件夾后,，你的 GTD 系統(tǒng)就部署完成了,。

你看，部署了 GTD ,，通過 GTD 來處理信息后,，你的外腦是不是特別有層次感，是不是感覺外腦像是有了靈魂一樣,。

規(guī)則化信息

我們必須要給輸入進來的筆記進行處理,，教給它們規(guī)矩，讓它們變得清晰有規(guī)律,，只有這樣，你提取它的時候才能迅速找到你想要的,。但是要設(shè)立那些規(guī)矩呢,？如何設(shè)立呢？

下面提供四大原則,，保證讓你的筆記規(guī)規(guī)矩矩的,。

1.最簡層原則

什么是最簡層原則？

所謂最簡層原則就是讓文件夾盡可能的少,，層級盡可能的少,，因為只有數(shù)量少，你看起來才不會頭大,。

我這里就提供給你一個這樣的維度,，以筆記的「用處」這一個維度進行劃分，即：「學習」「工作」「生活」,。

你可以隨便想,，從用處來論，任何筆記都不會逃過這個三個分類的，所以它是符合MECE的,，我們就以它作為劃分知識的標準,，作為「歸檔資料」的打底文件夾，這樣我們就實現(xiàn)了最簡層,。

2.目錄編碼原則

云筆記一般都是按照名稱排序的,，比如，數(shù)字 1 在數(shù)字 2 前面,，字母 A 在字母 B 前面,，如此就會非常有序，可參考微信好友目錄哈,。如果你沒給它這樣規(guī)則化命名,，則會出現(xiàn)亂序情況，會讓筆記看起來亂七八糟的,，但如果你設(shè)置了編碼,，就能實現(xiàn)自動排序。

3.統(tǒng)一命名原則

什么是統(tǒng)一命名的原則,？

即：無論是文件夾還是筆記本身,，都要遵循一套標準的命名原則，只有這樣你的筆記才不會亂,，切記把筆記命名成這樣的無格式筆記,，一旦養(yǎng)成這樣的習慣，后期會讓你有一種想錘死你自己的感覺,，相信我,。

那么用什么標準命名呢？怎么命名,？

下面給出三個方法,，讓你解決這個問題。

1.用黃金圈法則命名文件夾

2.意義不明的層,，堅決不要,。

3.標簽化原則

部署索引體系統(tǒng)

1.如何搭建索引體？

儲存體有 GTD 作為底層操作系統(tǒng),，那么索引體同樣也應(yīng)該有操作系統(tǒng)作為分類,。索引體的分類規(guī)則就是我們前文說的「學習」、「工作」,、「生活」三個分類,，因為你筆記上所有的東西都逃不過這三點，它是符合 MECE 的,。

工作和生活的分類我這里不多介紹,，因為這個體系不體系無所謂,，大家按照自己的喜好打標簽即可。

這里主要介紹的是「學習」,，因為這才是承載我們知識標簽的大本營,，我們所有的知識標簽都以這個分類為底。

那么在「學習」這個分類底下,，應(yīng)該怎么去構(gòu)建知識架構(gòu)呢,？

2. 通過「索引體」快速提取內(nèi)容

當一切都搭建完畢以后，剩下的就是我們提取東西的時候了,，你可以通過單擊標簽提取,，但是我最常用的就是搜索提取，想要啥,，直接搜索,，如探囊取物一樣酸爽。

比如：在我筆記中,，我搜索「寫作」這個標簽,，你看。云筆記會把我打這個標簽的所有內(nèi)容都給我找了出來,。無論是我個人的隨手感想,、我讀書的筆記，或者我收集到的任何東西,，只要它是在這個標簽之下,，瞬間提取。

3. 如何讓提取效率更高,？

我們在實際的提取筆記的場景中,，經(jīng)常會遇到一個問題。

比如一本書的讀書筆記,，就在這一篇筆記中,，它就可能涵蓋無數(shù)個知識點，即使我用標簽定位到了這篇筆記,，想要找到筆記中的我想要的東西，也要翻看好久,，那么有沒有瞬間就能找到我想要的信息的方法呢,？

有的，解決方案就是在筆記文件內(nèi)處處打標簽,，如此可以瞬間找到我們想要的內(nèi)容,。

比如下圖，我就在這個筆記的某一處的知識點,，打上了三個標簽,，在標簽上加一個#,，當我需要找這三個標簽任意一個的時候，云筆記會迅速幫我找到它所在的位置,，并且打上高亮,，這樣整篇文章都變成了我標簽系統(tǒng)中的一個個知識點，它不再屬于原作者,，而是屬于我體系中的一部分,。

打造完畢后的注意事項

打造完畢后最重要的事情是什么？

1.把筆記軟件本身玩熟,。

2.規(guī)律性的清理收集箱,。

3.迭代內(nèi)容，刪掉過時的東西,，填充空白的內(nèi)容,。

最后提醒一句：外腦要時常翻閱，只有你時常翻閱它,，它才會內(nèi)化到你的大腦中,。

撰寫你自己的人生傳記，定義你自己的成功,。

- END -