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這是粥左羅的第 1595 期分享
作者 l 常青 編輯 l 易小颯 來源 l 常青說（ID：changqingup） 分享 l 粥左羅（ID：fangdushe520） 這篇文章的主題是聊知識管理系統(tǒng)，很重要但是沒那么好讀的內(nèi)容,，為了方便閱讀,，先把內(nèi)容結(jié)構(gòu)告訴你：02 為什么你必須要搭建知識管理系統(tǒng),？03-07 如何從零搭建知識管理系統(tǒng),？雖然文章讀起來沒那么容易,，但是建議從頭到尾系統(tǒng)性看完,，越是不好讀的文章，能堅持讀完的人越少,，誰能讀完誰就賺大了,，不妨挑戰(zhàn)一下自己。
先來問一個問題,，什么是知識管理系統(tǒng)，它能幫助我們干啥,？假如你床頭有10本書，你要在其中找到一本書,，你會怎么找,？但是,，假如你現(xiàn)在身處世界上最大的圖書館：美國國會圖書館，藏書超2.1億本,，現(xiàn)在你想在里邊找到某一本書,，請問你如何找？一本一本翻嗎,？太不現(xiàn)實了,，2.1億這個數(shù)字我換算了一下，把2.1億本書鋪起來可繞地球近兩圈,。不僅僅找書,，圖書館每天還要在其中處理上千萬次的查詢、借書,、還書,、入庫……試問，假如你是圖書管理員,，僅憑借大腦,，你能處理這么大的信息量么？是靠著一套管理系統(tǒng),，讓一切規(guī)律化，規(guī)則化,，系統(tǒng)化,，把人解放出來。同理,，知識管理系統(tǒng)就相當于這個圖書管理系統(tǒng),，而知識就如同這一本本圖書，當有了一套系統(tǒng)去管理以后,，我們就相當于擁有了另外一個大腦,，如此就可以把我們大腦不擅長的東西，全部扔給這個外腦,。 記憶,，尤其是死記硬背,，是最反人性的，進化論告訴我們,，大腦只會記住最能幫助我們生存的信息,，至于無關(guān)緊要的信息,，為了節(jié)省腦力資源，它會盡可能地忘記,。同樣的道理,，大腦在處理信息也是如此，它只能處理眼下的小部分信息,，當面對大量信息處理的時候,，就會罷工。我們平常用腦的時候,，感覺思緒亂,，頭昏腦漲，就是因為大腦處理的信息已經(jīng)超負荷,，大腦的機制天生就不是為了記憶和處理大量信息,。但是在現(xiàn)實生活中，我們又確實需要處理和記住很多信息和知識點,，以便使用的時候可以隨用隨取,，那應(yīng)該怎么辦呢？前面說了,，大腦不擅長記憶和大規(guī)模信息管理，而這一點,，剛好是外腦所擅長的,。大腦會遺忘，但是外腦不會,，我們建立的這個外腦會和大腦形成互補,，各發(fā)揮其所長。正如前面提到的圖書管理案例,，我們不需要記住每本書的信息,，想要的時候，只要知道怎么從圖書管理系統(tǒng)中找到它們即可,。所以,，想發(fā)揮大腦真正的威力，要學會把它從記憶中解放出來,，讓它去思考,，而不是讓它去記憶。有人看到這里可能會說：有必要弄這么一個外腦嗎,？我大腦就夠用了啊,。如果你想不斷成長，獲得更強的能力,，想在社會的激烈競爭中有足夠的競爭力,，你的知識儲備必然需要被擴大,，這種情況下，你要靠大腦記憶嗎,？正如前文所有,，你只有十本書的時候，當然不需要建立外腦,，想要啥掃一眼就夠了,，但是當你有1000本,、10000本,、一百萬本、一億本的時候呢,？以上是我們必須建立外腦的第一個理由,，除此之外，還有一個更重要的理由,。有邏輯關(guān)系的知識，你用的時候才能想起來,。現(xiàn)在思考一下：如果讓你現(xiàn)在說出水果的名字,，你能說出多少個水果,？有人可能會說，這有什么難的：蘋果,、香蕉,、梨、橘子,、火龍果,、西瓜……但是你會發(fā)現(xiàn)越往后，你思考的時間就越長,，越說不出來,。你可能想都不用想,，直接就可以脫口而出：準備食材——洗菜切菜——爆鍋開炒——……在于前者大腦調(diào)取的是一個點一個點的信息,，后者是一整個結(jié)構(gòu),、一整套流程、一整張知識的網(wǎng),。點狀的東西被大腦調(diào)取是很困難的,，但是有邏輯有結(jié)構(gòu)的東西則不同,，后者一調(diào)取就是一大片，一整個體系,。當你把點狀的知識編織成一張網(wǎng)后,，它們就會形成你的思維模型，這樣你用的時候才能想起來,。很多人抱怨,，學過的東西用不上，不妨想一下,，從小到大你調(diào)用知識儲備的時候,，是不是都像是上面想水果一樣，想到哪是哪,。你的大腦里有這么一張龐大的知識結(jié)構(gòu)網(wǎng)嗎,？而把知識打入外腦的過程就是在編織你這張網(wǎng),，所以建立外腦的本質(zhì)就是體系化你知識的過程。 說了那么多,，想必你已經(jīng)知道建立「外腦」的重要性了,，那么如何建立外腦呢,？整個外腦是由兩個系統(tǒng)構(gòu)成的：你可以先簡單理解成一個放,，一個拿，儲存筆記的系統(tǒng)負責存放,，索引筆記的系統(tǒng)負責拿出,，具體的后文會展開介紹。整篇文章的核心下面一張圖就概括了，但是為了徹底搞定這件事,，我會掰開了揉碎了,，一步步帶你搭出知識管理系統(tǒng)。
一臺能正常跑的電腦系統(tǒng),，首先要有主機,、顯示屏這些硬件載體，否則的話操作系統(tǒng)再牛,，沒有主機也跑不起來,。建立外腦第一步,，就是找到一個合適的外腦載體，即存放我們知識的工具,。市面上提供給的現(xiàn)成的外腦載體都有哪些呢,？主流的有道云筆記、印象筆記,、onenote等,，都可以作為我們外腦的載體,，它們各有優(yōu)缺點,，我這里就不展開了，大家憑借自己的喜好和需求進行選擇即可,。（我平時習慣用的外腦載體是有道云筆記,，下文演示均以此筆記做案例，其他載體同理,。）建立幾個文件夾后，就開始一頓操作猛如虎,，類似下面這樣的嗎,？1.層次結(jié)構(gòu)混亂：這樣長長列下來,，別說提取了,，單單看到這一串，頭就先大一圈了,。因為這樣混亂的結(jié)構(gòu)和目錄,，會讓你翻看的時候，對這種凌亂有一種厭惡感,。2.提取困難：混亂的內(nèi)容會讓真正用的時候找不到想找的信息,，所有的筆記如果用的時候找不到，或者需要很大功夫才能找到,，這個外腦系統(tǒng)就沒多大意義了,。當你筆記內(nèi)容少的時候，你還能記得哪是哪,，但是大到一定量級之后呢,，你的外腦一定會崩潰,。3.知識碎片化：以上所建立的文件夾，相互之間都是割裂的,，筆記與筆記間連接不起來,。我們在文章開始就說了，外腦的作用除了幫我們承擔記憶的負擔,，還有一項職能就是輔助大腦為我們建立起知識體系,，如果你的筆記之間都是一個個散亂的點，那么外腦的意義就要被砍掉一半,。一句話來說,，上面的那些都不是一個好的外腦，沒有解決我們建立外腦的本質(zhì)問題,。1.知識結(jié)構(gòu)體系化：筆記與筆記間的知識點不分散,，不是亂七八糟的,，不是碎片化的。2.方便管理：看到不頭大,，結(jié)構(gòu)清晰,，一目了然。3.提取方便高效：最好高效到如同探囊取物,，想到就能秒拿到,。如果這一點滿足不了，找一個想要的信息要半天,，那么這套系統(tǒng)就沒有多少意義,。到這里我們知道了什么樣才是一個好的外腦，隨著而來的一個問題就是,，如何才能達成以上標準,。正如電腦的windows系統(tǒng)一樣,，裝好之后我們就無需用亂七八糟反人性的dos命令去讓計算機工作,，所有的一切都有序地跑在這套清爽的圖形化系統(tǒng)之上。同理,，想讓外腦不亂,，必須部署一套規(guī)則化的操作系統(tǒng)，讓我們的知識筆記全部跑在這套管理系統(tǒng)之上,，保證底盤不亂根基穩(wěn),，而不是隨性而建。所以找到載體之后，不是一頓操作猛如虎,，而是要給我們的外腦裝上一個類似windows一樣的底層系統(tǒng),。而我們這套跑在外腦載體上的系統(tǒng)就是GTD系統(tǒng)。所以我們建立外腦的第二步,，就是給它裝上這套系統(tǒng),。GTD的英文全稱是：Getting Things Done.它是由著名的時間管理人戴維?艾倫在他的著作《盡管去做》里提出的,，一套移動硬盤式的任務(wù)管理方法,。核心是把所有待辦任務(wù)都從大腦里移出去，清空大腦,，用外部的工具去管理任務(wù),，讓大腦的全部資源都用來思考，不會遺漏任何一件事,。部署了GTD系統(tǒng)在筆記本上,，我們就可以借助GTD的工作流，不僅擁有了知識管理系統(tǒng),，而且還把我們的日程管理系統(tǒng)也囊括其中了,，極大幅度解放了我們的大腦。 02 如何部署GTD系統(tǒng)到筆記本上,？GTD工作流總共有5個步驟：收集,、厘清,、整理,、歸檔、回顧,。把它用到我們的外腦上,，就變成了信息管理流，同樣也是五個步驟：收集箱,、等待處理,、將來可能、歸檔資料,、專題研究,。這個就相當于你在各大平臺點的收藏,，比如刷到好文了，就可以一鍵扔到這個收集箱中。它的作用就是負責收集,，這個階段不必操心該放到哪個分類,，所有好東西一股腦扔進去就OK了，這樣就可以大幅度解放我們歸類的時間,。等到一個固定時間再統(tǒng)一處理,，比如晚上。這樣既不打斷我們當前手頭的事情,，又確保了收藏的文件不會亂七八糟,，還能讓你認真評估和精讀這篇文章，確保進入你筆記的都是精品,。這個文件夾,，承載我們當天的日程,、備忘錄、記事本,、沉思錄,、日記本等。很多人都應(yīng)該有體會,，大腦憑記憶力處理這些事情有多坑爹,，那我們就可以把這些大腦不擅長的事情交給外腦處理。把日程,、待辦事項等全部移到這個文件夾里,，把這些事情全部從大腦中清理出去，想知道接下來要做什么事情,，就直接來翻這個文件夾,，效率高到飛起。這里主要承載計劃、規(guī)劃,、想法,、點子類的東西。比如你看到一個點子,，發(fā)現(xiàn)了一個項目,，都可以先把它扔到這里，作為你的靈感庫,。這個是我們的知識大本營，最終所有的信息和筆記都會被歸入這個文件夾中,，我們收集到的信息整理以后就放入這里，以供隨手復習和使用時隨時調(diào)取,。比如我最近對唱歌比較感興趣,，就可以單獨針對這個專題建立一個文件夾,，專門服務(wù)于唱歌，當研究出成果了,，再把它歸入到歸檔資料中,。當你在筆記本上，創(chuàng)建好這5個文件夾后,，你的GTD系統(tǒng)就部署完成了,。你看，部署了GTD,，通過GTD來處理信息后,，外腦是不是特別有層次感,，是不是感覺外腦像是有了靈魂，而不是類似于上面那四個筆記長長的一串,。那么部署完GTD系統(tǒng)后就完了嗎,？當然不是,。完成了最底層系統(tǒng)的搭建,，我們就要開始去處理輸入進來的筆記了，前面說了,，最終所有的筆記，都會被匯總歸檔到「歸檔資料」這個文件夾之中,，所以我們管理筆記的核心就在這個文件夾中,。無規(guī)矩不成方圓,，如果歸入進來的筆記沒有規(guī)則，就會亂七八糟，完全沒效率可言,。所以,，我們必須要給輸入進來的筆記進行處理,，教給它們規(guī)矩,，讓它們變得清晰有規(guī)律，只有這樣提取的時候才能迅速找到想要的,。那要設(shè)立哪些規(guī)矩,？如何設(shè)立呢？下面提供四大原則,，保證讓你的筆記規(guī)規(guī)矩矩的,。所謂最簡層原則,，就是讓文件夾盡可能少,，層級盡可能少。因為只有數(shù)量少,，你看起來才不會頭大,，如果還是一層又一層的文件夾，那就和前面你看到的那四張筆記沒啥差別了,。找一個可以把所有東西都包括進來的維度，既涵蓋了所有筆記特性,，又不遺漏,，同時不冗長。提供一個參考,，以筆記的“用處”這個維度進行劃分,，即：「學習」「工作」「生活」。你可以隨便想,，從用處來論,，任何筆記都不會逃過這三個分類，我們就以它作為劃分知識的標準,，作為「歸檔資料」的打底文件夾,，這樣就實現(xiàn)了最簡層。打底文件夾有了,，還需要根據(jù)需求對文件夾做進一步細分,，那么如何管理下一級的文件夾呢？我們可以先思考下這個問題：一本書有那么多的知識點,，它是怎么排版才讓內(nèi)容一目了然的？是把圖書知識結(jié)構(gòu)整理成目錄,，按照層次編碼,。如下圖，這樣你看起來結(jié)構(gòu)就會非常清晰,。同理,，我們對文件夾的層級管理，也可以采用這種方式,，讓文件夾的層級與層級之間建立起邏輯關(guān)系,。這里不進行贅述,，我做了一張圖,，掃一眼估計你就會了。除了建立起清晰的邏輯層次外,，為什么一定要用目錄編碼,？因為有了目錄編碼后，筆記就能實現(xiàn)自動排序,。云筆記一般都是按照名稱排序的,，比如，數(shù)字1在數(shù)字2前面,，字母A在字母B前面,，如此就會非常有序。如果沒有這樣的規(guī)則化命名,，就會出現(xiàn)亂序情況,，筆記看起來亂七八糟的，但如果設(shè)置了編碼,，就能實現(xiàn)自動排序,，非常爽。所以我們采用圖書目錄編碼,，一箭雙雕,，不僅讓結(jié)構(gòu)邏輯層次清晰，還能實現(xiàn)自動排序,。以上我們說了讓筆記規(guī)矩的四個原則的前兩個,，有了它們可以讓筆記的結(jié)構(gòu)層次有一個質(zhì)的提升，但僅僅是層次清晰還遠遠不夠,，想要筆記規(guī)矩，還需要第三個原則,。即：無論是文件夾還是筆記本身,，都要遵循一套標準的命名原則。只有這樣筆記才不會亂,，切忌把筆記命名成無格式筆記,，一旦養(yǎng)成這樣的習慣，后期會讓你有一種想錘死自己的感覺……任何一個知識點或?qū)ｎ}，都逃不過黃金圈的終極三問,，即：是什么（what）,、為什么（why）、如何做（how）,。比如你想研究演講的話題,，就可以創(chuàng)建三個文件夾：什么是演講？ 為什么要學習和訓練演講,？ 如何訓練演講,？
創(chuàng)建好這個三個文件夾后，就可以把演講相關(guān)的所有知識點,，按照黃金圈分出的三個文件夾分別歸屬,，如此每個文件夾對應(yīng)啥內(nèi)容，一目了然,。一個小tips：意義不明的層,，堅決不要。 很多人在整理筆記時會建一個明明為「其他」的文件夾,，請問,，這個「其他」是什么？之所以建這個「其他」是因為,，你也搞不懂某個筆記屬于哪個類別,，不好分類的所幸一股腦扔到這里。親身經(jīng)驗告訴你,，我們在用的時候是不會去翻「其他」這個分類的,，因為它在我們的大腦里就沒有概念，我們自己都不知道自己放了些啥,，應(yīng)該放些啥,，又怎么能指望提取的時候找到呢？上面講的是文件夾命名方法,，這里則是具體到某個筆記的文件命名。格式：主題+作用類別+標題 舉例： 寫作-技巧-如何調(diào)動情緒,？ 寫作-案例-小清新排版風格 寫作-方法-文章框架如何搭建,？ 到了這里，我們知道了讓筆記規(guī)矩的三個原則,，但是想要他們更規(guī)矩一些,，還需要第四個原則。如果讓你給一部電影分類,，你會把前兩年大火的《戰(zhàn)狼2》歸到什么分類,？能對它進行單一歸類嗎？任何一件事物都可以有很多個維度,，如果把某事物按照一個維度歸類,，就相當于把它給定死了。很多人的筆記之所以沒有效率,，用的時候找不到，很大原因就是把知識給限定死了,。比如你學到了一個寫作技巧“如何調(diào)動情緒”,，如果簡單粗暴地把這個技巧歸入到 “寫小說”這個分類中，那就只有寫小說的時候才會想起它,。那么這個知識點就讓你學死了,，因為這個技巧完全可能套用到寫文案，甚至寫報告上,。這其實就回答了上面「為什么要用標簽來管理筆記」的問題了。你可以給一個知識點打上無數(shù)標簽,，當你搜索任何一個標簽維度的時候都能夠調(diào)取到這個知識點。正如上面案例中,，《戰(zhàn)狼2》你搜索商業(yè)片能找到它,，搜索戰(zhàn)爭片也能找到它，搜索吳京也能找到它……這樣我們就不用糾結(jié)于某個知識點，具體該歸入哪個文件夾中,，無論你放到哪里,，只要標簽打上了,，就不用擔心調(diào)取的問題,。完成以上部署,，筆記的整體效率是高了很多，知識也給盤活了,，但是以上知識之間仍然是割裂的,。筆記與筆記間仍然形成不了體系，而且筆記量和標簽一多,，標簽本身也就亂了,，都不知道標簽?zāi)膫€是哪個了，那如何解決這一系列問題呢,？下面進入本文最后一個模塊——「部署索引體」,，讓你的外腦效率徹底飛起來。前面說了,，我們通過標簽調(diào)取筆記或信息,，而索引體系統(tǒng)，就是把標簽與標簽之間建立起邏輯關(guān)系,，形成體系和結(jié)構(gòu),，最后內(nèi)化成我們的知識體系。一句話解釋,，儲存體用于管理“文件夾的系統(tǒng)”,，而索引體則用于管理“標簽的系統(tǒng)”。為了讓兩者更有辨識度,，文件夾系統(tǒng)作為儲存體識別符號「C」,，標簽系統(tǒng)作為索引體，識別符「S」,。儲存體有GTD作為底層操作系統(tǒng),，那么索引體同樣也應(yīng)該有操作系統(tǒng)作為分類。索引體的分類規(guī)則,，就是我們前文說的「學習」,、「工作」,、「生活」三個分類，因為你筆記上所有東西都逃不過這三點,。工作和生活的分類我這里不多介紹,，主要介紹一下「學習」，因為這才是承載我們知識標簽的大本營,，我們所有的知識標簽都以這個分類為底,。那么在「學習」這個分類底下，應(yīng)該怎么去構(gòu)建知識架構(gòu)呢,？就到了第二點了,。體系的構(gòu)成一定有底層分類作為支撐,，所以想要把零散的標簽編織成系統(tǒng)，就需要對他們進行分類,，那么從使用的維度,，你會把“所有的知識”標簽分成哪幾類？可能每個人都有自己的標準,，我參考了“儒家的最高理想”,，把一個人一生所有的知識分成了四類：修身的知識、齊家的知識,、治國的知識,、平天下的知識。其中「修身的知識」,，包括自我精進,、成長、管理等,；「齊家的知識」,，包括與家庭關(guān)系、家庭生活有關(guān)的知識,；「治國的知識」,，包括行業(yè)、趨勢,、洞察等,；「平天下的知識」主要是元認知和底層學科，是讓我們走遍天下都不怕的知識,。 這個分類僅供參考,，如果你也覺得這個維度不錯，可以直接拿去用。有了這個維度,，就可以把在儲存體里打上的標簽,，按照這四個維度，分門別類的整理在這里邊即可,，我截取一段我的整理效果,，供大家參考：可以看出來，當「索引體」逐漸完善以后,，它就是一套完整,、清晰的知識體系。你可能看到索引體中每個對象的前面都有個符號,，有的是「#」有的是「-」,，這是什么意思呢？這兩個符號是區(qū)別符號,，前面有「#」的說明它是標簽,，而前面有「-」的說明它不是標簽。這些東西的存在,，僅僅是為了連接標簽,，把標簽串聯(lián)成系統(tǒng)的連接符號，幫助我們看得更清晰,，更有結(jié)構(gòu)和層次感,，它們不參與索引。當然「-」符號可加可不加,，但是「#」這個符號,，我建議一定要加上，原因會在下面說,。當一切都搭建完畢以后,，剩下的就是提取東西了,，可以通過單擊標簽提取，但是最常用的是搜索提取,，想要啥直接搜索,，如探囊取物一樣酸爽。我們在實際提取筆記的場景中，經(jīng)常會遇到一個問題：比如一本書的讀書筆記中，可能涵蓋很多個知識點,，即使我用標簽定位到了這篇筆記,，想要找到筆記中我想要的東西，也要翻看好久,，那么有沒有瞬間就能找到想要的信息的方法呢,？有的，解決方案就是在筆記文件內(nèi)處處打標簽,，如此可以瞬間找到我們想要的內(nèi)容,。比如下圖，我就在這個筆記的某一處知識點打上了三個標簽,，當我需要找這三個標簽任意一個的時候,，云筆記會迅速幫我找到它所在的位置，并且打上高亮,，這樣整篇文章都變成了我標簽系統(tǒng)中的一個個知識點,，它不再屬于原作者，而是屬于我體系中的一部分,。這也回答了上面所說的,，為什么要在標簽上加一個#，原因就在這,，如果不加這個識別符號,，搜索到的東西就會亂七八糟。到了這里,，整篇文章也快到結(jié)尾了,，剩下的只需要在不斷學習過程中去完善和填充這個骨架，最終它就會形成一張龐大的知識結(jié)構(gòu)網(wǎng),，到時候你就神功大成,，可以任意縱橫了。因為這篇文章不是介紹軟件功能的,，所以幾乎沒有提到軟件本身提供給我們的功能,，包括日程模板、思維導圖,、ORC等等……要是懂得筆記軟件提供的各種功能,，一定可以玩的非常6，這個大家請自行了解,，我這里不進行贅述了,。正如裝修房子一樣,，裝修的時候可以一次性裝修的美輪美奐,，但是在生活中如果總是邋邋遢遢，很快新房子也就破舊了,，所以平時也需要經(jīng)常進行維護,。知識系統(tǒng)也是如此，一次性打造了一套超級牛的系統(tǒng),，但是如果收集到的資料長期堆積在收集箱中不去清理,，內(nèi)容被到處歸類，那么這套系統(tǒng)很快就會被搞殘,。所以,，好的習慣才是保持這套系統(tǒng)高效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。我個人的清理習慣是,，每個周末拿出固定的時間,，清理一次收集箱，當然如果你比我勤快,，且時間充裕，完全可以一天一清理,，這樣肯定會更好,。第三，迭代內(nèi)容：刪掉過時的東西,，填充空白的內(nèi)容,。剛開始建立起外腦的時候，不可能一下子就建成像我外腦那么豐富的,，肯定會有很多需要完善的地方,，不斷迭代更新，才是外腦能持續(xù)運轉(zhuǎn)并且越用越順手的核心,。最后提醒一句：外腦要時常翻閱,，只有你時常翻閱它，它才會內(nèi)化到你的大腦中,。文中部分配圖來自《神探夏洛克》,。
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