|
大多數(shù)職場人都低估了工作匯報(bào)的價(jià)值，很多人都可能會有下面這樣的困惑：不知道為什么,，自己總摸不清工作重點(diǎn),，每次匯報(bào)工作都被領(lǐng)導(dǎo)打斷；不知道如何開口找老板要資源（要人/要預(yù)算/要漲薪等）,。 老規(guī)矩,，我們先用大樹法則來分析一下。 老板眼中你的表現(xiàn)=工作成果×匯報(bào)技巧
如果你死干活,、不匯報(bào),，那么老板就會覺得你不可控，不信任你,。就像外賣App讓用戶實(shí)時(shí)掌握動態(tài)（商家已接單、騎手正在送貨等）一樣,，匯報(bào)工作同樣能讓老板有掌控感,、讓老板高效決策。所以匯報(bào)工作也是工作的一部分,，你要主動出擊,，做4P（具體解釋見下一節(jié)）匯報(bào)，不要等老板問你時(shí)你才說,。 匯報(bào)工作的邏輯要點(diǎn)也可以總結(jié)為4個(gè)“P”,，具體如下（見圖1）。計(jì)劃（Plan）,，負(fù)責(zé)人/執(zhí)行動作/截止時(shí)間/優(yōu)先級,。 進(jìn)度（Progress），整體情況/關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)/數(shù)字亮點(diǎn),。 問題（Problem）,，沒解決，要資源,；解決了,，要“炫耀”,。 - 結(jié)果（Performance），提煉可復(fù)制的方法論,。
圖1：工作匯報(bào)時(shí)要講好這4個(gè)“P” 工作匯報(bào)時(shí)應(yīng)該重點(diǎn)講哪些內(nèi)容
1.（Plan）計(jì)劃,，負(fù)責(zé)人/執(zhí)行動作/截止時(shí)間/優(yōu)先級“我們會盡快找出幾家優(yōu)質(zhì)的貨代?！?/span>“我們”是誰,？（不明確就是沒有人做） “盡快”是多快？ “幾家”是多少家,？是3家還是5家,？ “優(yōu)質(zhì)”的標(biāo)準(zhǔn)是什么？“我們的計(jì)劃是,，安排物流部門的張三，在5個(gè)工作日內(nèi),，找到滿足以下3個(gè)條件的貨代,。條件一，信譽(yù)良好,，5年以上經(jīng)營時(shí)間,，通過天眼查、企查查核驗(yàn)沒有違規(guī)記錄,；條件二,，專業(yè)水平，時(shí)效/價(jià)格/安全優(yōu)于現(xiàn)有貨代,；條件三,，有資金實(shí)力，可以提供3個(gè)月賬期,。您看我理解的咱們的工作需求和目標(biāo),，對嗎？”所以,，老板在群里布置工作任務(wù)時(shí),，僅回復(fù)“收到”是毫無意義的（類似的還有“好的/馬上辦/放心吧/保證完成/我知道了”等），因?yàn)楹芏嘀噶?，很不具體（無負(fù)責(zé)人/無截止時(shí)間）,，很模糊（無執(zhí)行動作），老板也不知道我們是否理解,、重視,，有什么看法，打算怎么做、要做成什么效果,。好的,，老板，我（負(fù)責(zé)人）馬上去落實(shí),，在此之前,，我先確認(rèn)一下，您要大致調(diào)查競爭對手情況,，有3個(gè)要點(diǎn)：客戶渠道,、價(jià)格體系、功能性能優(yōu)劣,，您看對嗎,？后續(xù)我會把這些情況和我們公司的產(chǎn)品比對，做成PPT形式的分析報(bào)告（執(zhí)行動作）,，周五前（截止時(shí)間）發(fā)到您的郵箱里,，您覺得這樣可以嗎？您還有其他要求嗎,？領(lǐng)導(dǎo),，這次接待以色列客戶，主要是為了洽談獨(dú)家合作訂單量以及ODM產(chǎn)品開發(fā),，對嗎,？我（負(fù)責(zé)人）計(jì)劃在下周三前（截止時(shí)間）完成以下3件事情：第一，對接參觀展廳/辦公大樓/工廠,，讓客戶看到我們的實(shí)力,；第二，預(yù)約董事長劉總陪同參觀/談判,，讓客戶感受到我們的誠意,；第三，準(zhǔn)備樣品,、產(chǎn)品路線圖和報(bào)價(jià)單，讓客戶現(xiàn)場簽合同,、PI（執(zhí)行動作）,。您看這樣行嗎？很多員工埋怨老板總是變來變?nèi)?，一會兒這樣,，一會兒那樣，外部原因是市場就是變來變?nèi)サ?，不會不變,；?nèi)部原因是領(lǐng)導(dǎo)定的目標(biāo)和下屬定的計(jì)劃沒有“對齊”（下屬看局部，領(lǐng)導(dǎo)看全局）,，也就是下屬看不懂領(lǐng)導(dǎo)為什么布置這個(gè)任務(wù),。比如,，領(lǐng)導(dǎo)要舉辦一個(gè)老客戶答謝會，實(shí)際上,，領(lǐng)導(dǎo)還是想通過老客戶挖掘新客戶,、影響新客戶，下屬不確認(rèn),、不知道,，按照自己的想法就去干了，使勁邀請老客戶,，很少邀約新客戶,，辛苦地忙碌了很久，最后卻很可能被領(lǐng)導(dǎo)批評,。如果你不確定領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo),，那么你可以多問領(lǐng)導(dǎo)一句：“領(lǐng)導(dǎo)，咱們?yōu)槭裁匆鲞@件事,？您能指點(diǎn)一下嗎,？您期待什么結(jié)果？”老板分配的任務(wù)很多,、很雜,，什么事情排第一位是根據(jù)老板的優(yōu)先級而不是你所認(rèn)為的優(yōu)先級來定的，所以最好找老板確認(rèn),，保證自己的理解沒有偏離他的預(yù)期,，不會因?yàn)樽觥傲硪患隆睂?dǎo)致了“這一件事”沒完成。比如,，“老板,，請您幫忙看下，這是我這周的工作任務(wù)清單,，哪三項(xiàng)任務(wù)最重要,？”2.（Progress）進(jìn)度，整體情況/關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)/數(shù)字亮點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)：“項(xiàng)目進(jìn)展得怎么樣了,？” 下屬：“我去問問……” 下屬：“（一天后）哦,，項(xiàng)目被延期了?！?/span> 領(lǐng)導(dǎo)：“項(xiàng)目為什么被延期了,？” 下屬：“我再去問問……” 下屬：“（一周后）因?yàn)椤皂?xiàng)目都被延期了?！?/span> 領(lǐng)導(dǎo)：“那還有什么別的方案嗎,？” 下屬：“我再去問問……（沒下文了）” 所謂執(zhí)行力強(qiáng)，就是不用催，能夠立刻去做領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù),，并且按時(shí)完成任務(wù),，對于重要的任務(wù)，24小時(shí)內(nèi)至少有1次反饋,。沒有進(jìn)度也是進(jìn)度（比如出現(xiàn)了什么問題）,，也要匯報(bào)。進(jìn)度匯報(bào)=當(dāng)前進(jìn)度%（證據(jù)）+接下來要完成什么+預(yù)期何時(shí)能完成（如果進(jìn)度比計(jì)劃慢,，還要加上原因/辦法）××課程研發(fā)工作已經(jīng)完成了80%，剩余還差即興演講模塊,，預(yù)計(jì)在本周內(nèi)完成,，進(jìn)度正常（附工作量證據(jù)，比如截圖）,。訂單已經(jīng)完成了30%，還在等OEM鏡片物料,，比預(yù)期延期2周交貨,，物料到不了就無法開始裝配和調(diào)試。我們的庫里還有50個(gè)OEM鏡片,，可以先安排人工組裝,，交付一批給客戶，不耽誤銷售,，剩下的訂單等批量生產(chǎn)完成后再發(fā)貨,，您看行嗎？匯報(bào)完交期緊,、難度大,、創(chuàng)新多的工作進(jìn)度，老板經(jīng)常會說“辛苦了”,。不要不回復(fù),，因?yàn)楹屠习鍖υ挘詈笠痪湓?，不能留給老板去說,；不要回復(fù)“不辛苦”，這樣會顯得你工作量不飽和,；也不要回復(fù)“應(yīng)該的”，這樣會抹殺了你所有的功勞苦勞,；更不要回復(fù)“老板更辛苦”,，這樣會有濃濃的吹捧味道。穩(wěn)妥的回復(fù)方式如下。你的回復(fù)=夸領(lǐng)導(dǎo)+夸自己（擺數(shù)據(jù)）+表忠心① 謝謝老板給我機(jī)會鍛煉（夸領(lǐng)導(dǎo)）,，我也很有收獲,，超額完成了800萬元的業(yè)績（夸自己），這點(diǎn)辛苦跟收獲比起來不算什么,，我會繼續(xù)努力（表忠心）,。② 新東方旗下直播間“東方甄選”突然爆紅，俞敏洪給主播董宇輝發(fā)微信：“辛苦了,?！倍钶x教科書級別的回復(fù)，具體如下,。“俞老師,，感謝您的關(guān)心，能干是福氣,，昨晚直播間在線人數(shù)為10.8萬人,，賣出去好幾萬本書，作為一名新東方的員工,，傳遞知識,，倡導(dǎo)閱讀，讓大家對新東方印象深刻,，是我的榮幸。“您為新東方殫精竭慮這么多年,，尤其去年以來，我作為一線員工，看在眼里,，感動在心,，我會把工作,、休息都調(diào)整好，在身體健康的前提下，盡可能多奮斗。”夸自己：10.8萬人在線，賣出好幾萬本書,。（擺數(shù)據(jù)） 夸領(lǐng)導(dǎo)：您為新東方殫精竭慮,，我看在眼里,，感動在心,。 表忠心：我不驕傲,，我很榮幸,，我繼續(xù)奮斗。在工作匯報(bào)時(shí),，不要匯報(bào)流水賬，要匯報(bào)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),。比如出版一本書的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)包括：選題申報(bào),、撰稿、審稿,、校排,、印刷,、發(fā)行,。再比如合作項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)包括：準(zhǔn)備方案,、簽訂合同,、收到款項(xiàng)。我們可以將過程中一些重要的小發(fā)現(xiàn)、階段性的小勝利,，實(shí)時(shí)呈現(xiàn)給領(lǐng)導(dǎo)，讓他看到我們的工作能力,、成長潛力,，同時(shí)也避免了在錯誤的道路上越走越遠(yuǎn),。老板只關(guān)心結(jié)果,，你應(yīng)該一開口就說重點(diǎn)（和結(jié)果相關(guān)的數(shù)字）。不僅要有數(shù)字,，還要解釋數(shù)字背后反映的成績/問題/建議,。像“還行”“大大縮短”“顯著提升”……這些都是數(shù)字的反義詞,，不宜使用。辦了幾場引流講座，有很多人參加,。做了裂變,，效果不錯。這個(gè)月的工作圍繞“用戶增長”展開,，這也是今年公司的工作重點(diǎn),，可以總結(jié)為3個(gè)數(shù)字：舉辦3場引流講座、新增2萬名用戶,、成交282名線下學(xué)員,，轉(zhuǎn)換率同比增長35%……根據(jù)上期課后調(diào)查，更換裂變禮品“福運(yùn)虎”定制書簽,，成本低,，效果好，相比上期,，裂變率提高了28%,。員工流失率為19%,，很高，員工流失率的正常范圍是10%～15%,。最近競爭對手大規(guī)模招聘,，對方的基本工資高，培訓(xùn)機(jī)會多,，對我們的高級技術(shù)人才很有吸引力,。90%的訂單來源于干洗店小程序,，后續(xù)不考慮多開分店,，而是考慮新增單店設(shè)備，擴(kuò)大上門取件范圍,，同時(shí)通過促銷,、優(yōu)惠吸引用戶辦電子會員卡、充值，讓單店產(chǎn)能和訂單同步增長,，成本風(fēng)險(xiǎn)可控,，收入利潤更好。數(shù)字不僅要體現(xiàn)工作量,，還要體現(xiàn)工作能力,。（工作量）發(fā)布了10000條招聘信息，篩選了1000份求職簡歷,，面試了100人,，錄用了10人。（工作能力）一年后留存率為80%,，比同行高10%,；績效評分也高于公司均值。HR的工作能力不在于篩選多少份簡歷,、面試多少人,，而在于引進(jìn)留存多少優(yōu)秀人才。（工作量）在亞太區(qū)總共發(fā)布23款新產(chǎn)品,。（工作能力）在亞太區(qū)總共發(fā)布23款新產(chǎn)品,，其中××產(chǎn)品榮獲業(yè)界重磅的“全球電子成就獎”。3.（Problem）問題,，沒解決,，要資源；解決了,，要“炫耀”什么是問題,？目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)之間的差異就是問題（見圖4-2），超出你能力范圍的事情就是問題,。切記：第一,，不要期望最后給老板一個(gè)“驚喜”，大部分驚喜都是以“驚嚇”收場的,；第二,，不要硬抗，工作中遇到困難是必然的,，不然要老板做什么呢,？但是我們要帶著2～3套方案而不是帶著問題去找老板。具體的溝通公式如下：問題原因+解決方案（選項(xiàng)）+利弊分析圖2：問題的本質(zhì)是目標(biāo)與現(xiàn)狀的差距解決方案選項(xiàng)：第一,，安撫學(xué)員，延期舉辦,；第二,，用直播把線下課程搬到線上,；第三，線上線下結(jié)合辦課,。利：無額外成本。弊：需要安撫學(xué)員情緒,，有退費(fèi)風(fēng)險(xiǎn),。利：線上課不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，學(xué)習(xí)方便,，成本低,。弊：學(xué)習(xí)氛圍和效果不如線下。利：推出配套線上前導(dǎo)課預(yù)習(xí)（增值服務(wù)）,，等疫情結(jié)束,，再參加線下系統(tǒng)學(xué)習(xí)。弊：額外增加線上部分服務(wù)和成本,。問題原因：老客戶遲遲不愿下單,，堅(jiān)持要求我們降價(jià)10%,，理由是經(jīng)常收到其他工廠報(bào)價(jià),，都比我們便宜很多,。降價(jià)10%超出了我的定價(jià)權(quán)限,。解決方案選項(xiàng)：第一,，繼續(xù)說服客戶接受原價(jià)；第二,，申請10%折扣,；第三,，申請銷售額的5%資助客戶在當(dāng)?shù)卮驈V告,、做宣傳,，完成年度銷售額再返利5%，折扣合計(jì)10%,。利：利潤,、收入不受影響,。弊：如果拖得久了，客戶有可能會被同行挖走,。利：把部分降價(jià)成本變成品牌投資,，增加銷量→成本降低（規(guī)模效應(yīng)）→價(jià)格降低→市場份額越來越大→銷量增加,，良性循環(huán)。弊：需要說服客戶接受此方案,，也增加了市場費(fèi)用,。解決方案選項(xiàng)和利弊分析見表4-1，您看我們選擇哪個(gè)方案比較好,？表1：各解決方案的利弊分析 “您覺得呢” “您看這樣辦行嗎”等征求意見的話很重要,，哪怕你知道答案，也不能替老板決定,。為什么三國謀士們總愛說“吾有三策”呢,？（ 往往是上、中,、下三策,，分別對應(yīng)的是“激進(jìn)”“中庸”“保守”）。一是展現(xiàn)自己思慮深遠(yuǎn),；二是把各種選擇的利弊都告訴老板,，否則就是不稱職。這時(shí)要用困難+打法+成績的方式,，讓老板看到你解決問題的能力,。（困難）剛開始接觸該客戶時(shí),，大家都認(rèn)為這是我們的競爭對手,，認(rèn)為他和我們聯(lián)系，可能是為了套取我們的產(chǎn)品信息和報(bào)價(jià),，很不看好我們與該客戶合作的前景,。（打法）但是我從頻繁的溝通中了解到，此客戶已在3年前就逐漸轉(zhuǎn)型,，從制造商轉(zhuǎn)型為系統(tǒng)解決方案供應(yīng)商,，逐步放棄硬件，轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略性的投入軟件和服務(wù),，就此,，我看到了機(jī)會，選擇為他們提供硬件,，以及提供SDK集成他們的軟件,。（成績）最終，客戶對我高效率的支持配合感到十分滿意,，我們達(dá)成合作,，僅半年時(shí)間,，此客戶成為我們部門出貨量第3的客戶。4.（Performance）結(jié)果,，提煉可復(fù)制的方法論老板看全局的整體利益,，員工往往只看自己或者自己部門的利益，所以如果員工在匯報(bào)結(jié)果時(shí)邀功,、抱怨,、推卸責(zé)任等，老板就會很反感,，最好的做法是將自己在工作中的經(jīng)驗(yàn),、教訓(xùn)總結(jié)提煉，升華出一套可復(fù)制的方法論,，同時(shí)配以相應(yīng)的表格/話術(shù)/模板/清單等加以固化（見圖3）,。圖3：提煉可復(fù)制的方法論 比如，你研究出了一個(gè)項(xiàng)目推進(jìn)表,，同事在經(jīng)過測試后評價(jià)說“確實(shí)好用”,，此表最后變成部門例行溝通的報(bào)表，被運(yùn)用到自己部門甚至別的部門未來的工作中,，變成整個(gè)公司的資產(chǎn)（工作價(jià)值2）,。這樣，老板不僅會認(rèn)可你的功勞,，甚至還會把你的工作成果發(fā)到工作群,，讓更多人認(rèn)可你的功勞。從本質(zhì)上來說,，一個(gè)職場人的工作價(jià)值可以歸納為以下幾類,。你的工作為公司提高了多少收益,，或者降低了多少成本,。工作價(jià)值2：流程和模式（復(fù)制）。你的工作為公司構(gòu)建了一個(gè)怎樣的流程或標(biāo)準(zhǔn),，可以讓全公司所有人都從中受益,。工作價(jià)值3 ：團(tuán)隊(duì)和文化（影響）。你的工作為公司打造了一個(gè)場域,，激發(fā)伙伴們創(chuàng)造高績效,。用一句話概括這次工作匯報(bào)的目的，來作為口頭匯報(bào)的第一句話,，或者書面匯報(bào)的標(biāo)題,。比如全員營銷激勵方案定稿,、××項(xiàng)目資源申請,。沒有目的,，就容易迷失。本來是想讓公司給你更多資源,、支持你,，但你卻在工作匯報(bào)時(shí)大談特談自己多么牛、成績多么好,。領(lǐng)導(dǎo)覺得你這么牛,，那么你一定能搞定這些困難，沒必要多花資源,。所以,，你可以談自己牛、有成績,，但不能大談特談,，要大談特談的是你在工作時(shí)遇到的困難和挑戰(zhàn)，讓公司給你追加資源,，以獲取更多成績,。2）工作匯報(bào)頻率要高，但是時(shí)間要短很多人匯報(bào)工作時(shí),，把自己做過的所有工作都一件不落地匯報(bào)一遍,，就連接個(gè)電話、開個(gè)例會都要算上,，好像不算就吃虧了,，這是一個(gè)誤區(qū)。工作匯報(bào)不是匯報(bào)所有工作,，而是匯報(bào)重點(diǎn),、亮點(diǎn)工作。重點(diǎn)就是老板重視的工作和關(guān)注的指標(biāo),。在匯報(bào)前,，你應(yīng)該回憶下老板最近總提起的事情，那就是他釋放的“重要”信號,。亮點(diǎn)就是超出老板的預(yù)判和對你的預(yù)期,。超預(yù)判，就是最好講老板不知道的事情,，不要講他都知道了的事情,，否則他會不耐煩。還有老板不知道的事情嗎,？當(dāng)然有,，老板不知道一線、一手信息,，比如作為市場部職員的你,，總被其他部門的同事打斷工作,，他們一會兒向你要個(gè)logo源文件、一會兒向你要個(gè)公司介紹PPT,、一會兒向你要個(gè)微信端長圖……他們要得急,，可你手上又有其他工作，你要么自己的工作被打斷,，要么耽誤其他部門的工作,，這可怎么辦？于是,，你在云上建了個(gè)市場部資料庫,，分門別類整理好資料，方便其他部門的同事搜索,，提升了所有人的工作效率,。這么生動鮮活的一線、一手故事,，領(lǐng)導(dǎo)聽完了,，一定會被你打動。超預(yù)期,，舉個(gè)例子,，比如給老板買完機(jī)票匯報(bào)工作。超預(yù)期：機(jī)票買好了,，同時(shí)安排好了送機(jī)、接機(jī)的出租車和入住酒店,。超預(yù)期+1：機(jī)票買好了,，同時(shí)安排好了送機(jī)、接機(jī)的出租車和入住酒店,。打印好了商業(yè)會議演講稿以及與美國客戶的談判方案,，方便您在出租車和飛機(jī)上審閱。超預(yù)判和超預(yù)期,，也就是跳出工作本身,，向上去理解，向下去落地,，甚至思考“上上游”,，因?yàn)槟愕睦习逡欢刻於荚谒伎妓睦习逶谙胧裁础?/span>好消息要一個(gè)一個(gè)匯報(bào)，壞消息要一次性匯報(bào)（參考損失厭惡理論）,。3）不要輕易越級匯報(bào)工作（除非獲得直屬領(lǐng)導(dǎo)的許可）不要輕易越級匯報(bào)工作,。先不說匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)動機(jī)是否正確，高層領(lǐng)導(dǎo)在聽到下屬“越級匯報(bào)”時(shí)的第一反應(yīng)是：“你是一個(gè)'危險(xiǎn)人物’,，你如此忽略或者如此不滿你的直屬老板,，如果哪天我成了你的直屬老板，你是不是也會這樣對我,？奪我的權(quán)？或者說我的壞話,？”所以,，絕大多數(shù)高層老板都不喜歡聽下屬的“越級匯報(bào)”，他們在聽到下屬的“越級匯報(bào)”時(shí),，要么把內(nèi)容退回到原級處理,，要么置之不理。不管他們選擇哪種,，你都會同時(shí)失去直屬和高層老板的信任,。千萬不要想著，如果你的領(lǐng)導(dǎo)不行,，你行,，這樣你就能取而代之。但是從更高層看來,，是整個(gè)團(tuán)隊(duì)不行,，哪怕把你的領(lǐng)導(dǎo)解雇了，也不會從他的下屬中提拔人選,，要么會從別的“行”的部門調(diào)副手,，要么外招空降。所以,，你只有支持直屬老板成功,，你自己才能成功，等你的老板被提拔了,，你就會有機(jī)會接任,。來源：本文節(jié)選自《關(guān)鍵演講——每一次演講都是人生的重要時(shí)刻》 Sophie 著，經(jīng)人民郵電出版社授權(quán)原創(chuàng)發(fā)布,。
|
