從業(yè)務端和系統(tǒng)端規(guī)范賬務處理

早前寫過廠長和ERP系統(tǒng)雙視角下成本核算的邏輯,，也就是從業(yè)務端和系統(tǒng)端來理解成本核算,。主要是讓財務人員處理核算視角之外，還能有業(yè)務視角和系統(tǒng)視角看到成本核算,，不能局限財務核算時間,，讓成本核算只是核算而已。

本篇主要是從核算層面,，來談一下從業(yè)務端和系統(tǒng)端,，如何規(guī)范業(yè)務端和系統(tǒng)端的數(shù)據(jù)，才能讓核算（包括成本核算）更加精準,。

時下大家都在討論未來賬務處理被機器取代的話題,，機器可以按照人設(shè)定的程式處理賬務處理，但是機器也是處理各業(yè)務端傳送過來的數(shù)據(jù)源,。如果業(yè)務端數(shù)據(jù)源存在問題,，機器也是在處理錯誤或不準確不完整的信息而已。當然現(xiàn)在企業(yè)數(shù)字化在大型企業(yè)推行,，對于各業(yè)務端數(shù)據(jù)源可能會準確傳遞到財務機器端,。

但是對于中小企業(yè)來說，在相當一段時間內(nèi),，賬務處理還是必須把握業(yè)務端和ERP系統(tǒng)端,，只有把兩個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)規(guī)范好，賬務處理才能規(guī)范,。

一：業(yè)務端存在問題

在業(yè)務財務融合概念盛行的當下,，我們都知道財務要把“手”伸到業(yè)務前端去，去規(guī)范業(yè)務,，去獲取準確,、及時、完整的數(shù)據(jù),。

規(guī)范業(yè)務的前提是發(fā)現(xiàn)業(yè)務存在的問題,，我借用醫(yī)生的“望聞問切”法，來說明如何發(fā)現(xiàn)業(yè)務問題。望也就是需要深入生產(chǎn)車間現(xiàn)場,，采用“三現(xiàn)”（現(xiàn)場,、現(xiàn)物、現(xiàn)實）對于業(yè)務進行了解,；聞就是了解業(yè)務部門的聲音,，這聲音包括聽業(yè)務部門怎么說，參與業(yè)務部門相關(guān)會議,，查看業(yè)務部門相關(guān)文件資料,；問就是通過詢問，調(diào)查問卷等方式了解業(yè)務,；切就是綜合了解的信息,，然后結(jié)合業(yè)務財務融合進行判斷分析。

比如以下通過“望聞問切”,，分析出涉及成本核算存在的問題,，以及相關(guān)問題的分析。

以上業(yè)務存在的問題，只是舉例部分,。財務人員需要主動去發(fā)現(xiàn)業(yè)務中存在的問題,，而不是被動的或事后去發(fā)現(xiàn)問題。同時需要及時對業(yè)務存在的問題涉及對財務核算的影響提前進行規(guī)范,。

二：系統(tǒng)端存在問題

當下ERP系統(tǒng)是賬務處理的主要工具,，使用ERP計算后，這些業(yè)務數(shù)據(jù)直接從生產(chǎn)訂單,、車間管理,、庫存存貨、固定資產(chǎn),、薪資直接取數(shù),，那么業(yè)務部門在發(fā)生業(yè)務的時候出現(xiàn)的所有問題,，都直接反應到成本。因此ERP下要保證核算的準確,、及時,、完整，我們需要做更多的檢查的事項,。

因此一般財務人員都知道對ERP系統(tǒng)需要檢查,，包括但不限于以下檢查事項：

1)針對業(yè)務系統(tǒng)所出現(xiàn)的問題予以明細紀錄，后續(xù)財務與其他部門協(xié)調(diào)溝通解決,。

2)日常利用系統(tǒng)檢查其他業(yè)務模塊操作,，隨時監(jiān)督業(yè)務部門檢查產(chǎn)成品入庫的入庫類別，是否是產(chǎn)成品入庫,、半成品入庫,、入庫部門是否是正確，單據(jù)日期是否是正確,；檢查生產(chǎn)車間領(lǐng)用的材料出庫單出庫類別是否是生產(chǎn)領(lǐng)用,。

但是如果只是以上大概念的檢查，很容易陷入紙上談兵,，無法落地,。因此必須建立檢查手冊。

數(shù)據(jù)錄入過程中,，經(jīng)常會遇到無法取到數(shù)據(jù),，或取的得數(shù)據(jù)有誤，使得成本檢查出現(xiàn)很多邏輯錯誤的提示,，及最終成本計算出現(xiàn)誤差,，形成這些問題的原因主要是數(shù)據(jù)錄入成本表中，取數(shù)的對應條件出現(xiàn)了問題,。

備注：各家系統(tǒng)使用不同,，且問題不同,，無法一一列舉存在的問題。

（一）了解一般問題的原因點

1：從存貨不能正確取出材料數(shù)據(jù),？

可能原因主要有以下幾個方面：

（1）成本對象問題

1)在定義產(chǎn)品屬性中未刷新出此條實際成本對象

2)領(lǐng)料單被錯誤對應到其它生產(chǎn)訂單或項目中

3)領(lǐng)料單未參照生產(chǎn)訂單或?qū)椖?，被取到共用材料?/span>

（2）出庫類別問題

1)未輸入出庫類別

2)輸入出庫類別，但出庫類別不在成本管理選項中設(shè)置的出庫類別范圍之內(nèi)

3)輸入出庫類別正確,，但把委外領(lǐng)料直接進入到共用材料中（材料成本重復）,。

（3）領(lǐng)料部門問題

1)未輸入領(lǐng)料部門

2)輸入領(lǐng)料部門，但領(lǐng)料部門不在成本中心范圍之內(nèi)

3)輸入領(lǐng)料部門在成本中心范圍之內(nèi),，但領(lǐng)料部門與實際成本對象部門不一致,，被取到共用材料中

2：從庫存不能正確取出入庫數(shù)量？

可能原因主要有以下幾個方面：

（1）成本對象問題

1)在定義產(chǎn)品屬性中未刷新出此條實際成本對象

2)產(chǎn)成品入庫單被錯誤對應到其它生產(chǎn)訂單或項目中

3)產(chǎn)成品入庫單未參照生產(chǎn)訂單或?qū)椖?/span>

（2）入庫類別問題

1)未輸入入庫類別

2)輸入了入庫類別,，但入庫類別不在成本管理選項中設(shè)置的入庫類別范圍之內(nèi)

（3）領(lǐng)料部門問題

1)未輸入庫部門

2)輸入了入庫部門,，但入庫部門不在成本中心范圍之內(nèi)

3)輸入的入庫部門在成本中心范圍之內(nèi)，但入庫部門與實際成本對象部門不一致,，不能取出入庫數(shù)量,。

（二）了解數(shù)據(jù)處理的邏輯

ERP系統(tǒng)下，我們不能只是會點擊“下一步”的人,，我們需要知道系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的一些邏輯,。這樣出現(xiàn)問題可以及時發(fā)現(xiàn)，并知道如何去規(guī)范,，而且我們還可以在業(yè)務端數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)端時,，提前做好規(guī)范，保證數(shù)據(jù)準確,。

對于本月已全部完工的訂單,，務必進行訂單關(guān)閉，否則會在下月可能會出現(xiàn)該訂單既沒有在產(chǎn)數(shù)量也沒有完工數(shù)量,，但有在產(chǎn)成本,，因為在產(chǎn)品按倒擠法分配時訂單在上月沒關(guān)閉時在產(chǎn)成本是可能被倒擠出來的。因此：通過訂單條件查詢,，對于本月已全部完工的訂單,，務必進行訂單關(guān)閉；如果沒有進行關(guān)閉的在下月初通過成本系統(tǒng)期初在產(chǎn)品成本調(diào)整進行成本調(diào)整,；

以下用兩個例子說明數(shù)據(jù)邏輯對于成本核算的影響：

例1：生產(chǎn)訂單在生產(chǎn)時,，一共領(lǐng)了100萬的材料,，但是，車間在生產(chǎn)這張生產(chǎn)訂單的時候,，只用了70萬材料,。而車間對材料進行退料動作時，沒有把這30萬的材料退回給這張生產(chǎn)訂單,，如此,，ERP系統(tǒng)在考慮這張生產(chǎn)訂單的成本時，就會把材料成本當作100萬來考慮,，而不是70萬,。退回倉庫的30萬材料，就會分攤到當月的所有產(chǎn)品上,，會使其他的產(chǎn)品成本比實際的低,。

例2：訂單SZ001領(lǐng)用材料A，在生產(chǎn)過程過程中直接被訂單SZ002挪用了,，結(jié)果訂單SZ002沒有領(lǐng)料就做產(chǎn)成品入庫了,。在成本計算時，就會報錯,。材料A有耗用無承擔,。  對于此類業(yè)務，可通過改制訂單進行處理,，在生產(chǎn)訂單系統(tǒng)下達SZ002改制訂單,，并進行訂單挪料操作，系統(tǒng)會實現(xiàn)相關(guān)成本從SZ001往SZ002訂單的轉(zhuǎn)移,。

以下用成本核算的全過程中,，應該關(guān)注的系統(tǒng)數(shù)據(jù)要點：

關(guān)于成本核算的檢查，在ERP系統(tǒng)下,，其實很多都是系統(tǒng)自動運行的,。檢查內(nèi)容包括不僅限于這些內(nèi)容：

查完工總數(shù)量是否與庫存入庫總數(shù)量一致：

查材料取數(shù)總金額是否與存貨出庫單總金額一致：

查入庫與領(lǐng)料材料數(shù)量是否不配套：

查成本入庫總金額是否與庫存入庫總金額一致：

查是否有0或負材料單價：

查是否有0或負入庫單價：

查投入與產(chǎn)出是否一致：

除了系統(tǒng)設(shè)定的檢查外，我們更需要關(guān)注成本核算整個過程中的,，以下主要是對于ERP系統(tǒng)下成本核算關(guān)鍵點進行討論,。

1)通過定義產(chǎn)品屬性，在成本數(shù)據(jù)錄入或采集前及時刷新基本成本對象和實際成本對象,，以確保本期新出現(xiàn)的產(chǎn)品或訂單能夠納入本期成本核算的范圍：

2)由于公共材料,、直接人工、制造費用均是按產(chǎn)品權(quán)重系數(shù)分攤的,，因此如果本期有新增的產(chǎn)品，需要對新增的產(chǎn)品本月及時進行公共材料,、制造費用,、直接人工的分配系數(shù)的定義,，否則這些新增產(chǎn)品將不會被分攤到公共生產(chǎn)成本；

3)成本系統(tǒng)進行人工,、制造費用數(shù)據(jù)錄入,；

4)通過成本檢查工具檢查本月業(yè)務單據(jù)是否規(guī)范、有無,；如果檢查發(fā)現(xiàn)有錯誤單據(jù),，可根據(jù)提示對業(yè)務單據(jù)進行檢查、調(diào)整,；

5)通過成本檢查工具進行“材料領(lǐng)用核對”,，以檢查庫存領(lǐng)料與成本采集數(shù)據(jù)是否一致；

6)進行完工產(chǎn)品日報表的取數(shù),，通過成本檢查工具進行“完工入庫數(shù)量核對”,，以檢查完工日報表數(shù)據(jù)統(tǒng)計是否準確；

7)生產(chǎn)成本計算完畢后,，可通過成本檢查工具中的數(shù)據(jù)“核對”,，來檢查本期每個成本中心的料工費投入與產(chǎn)出是否平衡；

8)存貨等各業(yè)務系統(tǒng)在本月結(jié)賬前也務必及時生成對應的財務憑證,，以保證業(yè)務,、財務的一體化和數(shù)據(jù)的平衡。

（三）結(jié)賬前檢查工作

（1）首先財務部結(jié)賬檢查事項

1,、查詢已完工未關(guān)閉生產(chǎn)訂單,，檢查領(lǐng)料情況，處理完畢后進行任務關(guān)閉,。以免出現(xiàn)訂單關(guān)閉后由于某種原因打開后又忘記了關(guān)閉,，影響成本的計算結(jié)果

2、檢查生產(chǎn)訂單的部門字段是否與材料出庫單,、工藝路線上部門一致,，不一致修改成與生產(chǎn)訂單一致。

3,、檢查材料出庫單,，是否存在無訂單的生產(chǎn)領(lǐng)用歸集到生產(chǎn)領(lǐng)用類型上，有的話請修改領(lǐng)用類型,。

4,、月末按銷售、采購,、庫存,、存貨、成本,、應付,、應收,、固定資產(chǎn)、總賬依次結(jié)賬,。

（2）各部業(yè)務檢查事項

篇幅所限,，無法對每一個部門展開討論，以下用生產(chǎn)部輸入系統(tǒng)數(shù)據(jù),，應該關(guān)注的問題舉例,，其他各部門也需要制定相關(guān)檢查清單，并實際執(zhí)行,。

1)生產(chǎn)領(lǐng)料員憑計劃部下發(fā)的生產(chǎn)指令號到物料部領(lǐng)料,，在領(lǐng)料單上須注明所領(lǐng)物料的物料編碼、物料名稱,，對應的產(chǎn)品規(guī)格名稱,、數(shù)量及計劃部下以的生產(chǎn)指令號。涉及到退料時,，在退料單上也須注明物料編碼,、物料名稱，對應的產(chǎn)品規(guī)格名稱,、數(shù)量及計劃部下達的生產(chǎn)指令號,；必須嚴格按照實際發(fā)生的日期填寫，生產(chǎn)部門,、訂單類型,、工藝路線訂單類別等必須填寫完整無誤。正常生產(chǎn)訂單訂單類型選擇【標準】,。在庫產(chǎn)品返工返修業(yè)務,，通過下達非標生產(chǎn)訂單，訂單類型選擇【非標準】

2)生產(chǎn)未用完的料在訂單結(jié)束后應立即按對應的訂單辦理退庫手續(xù),；

3)涉及到材料不良或廢品時,，生產(chǎn)管理員須及時按領(lǐng)料時對應的生產(chǎn)訂單號辦理退庫手續(xù)，由于未及時辦理退庫造成帳物不符時,，生產(chǎn)管理員將承擔相應的責任,。

4)已經(jīng)關(guān)閉的生產(chǎn)訂單不能隨意打開。打開訂單時,，應向部門主管申請,。才能給與權(quán)限打開。

最后祝大家元旦快樂,！

愿您在人生舞臺：擁有“白云飛去青山在,，青山常在白云中”的心境！

愿您在人生江湖：習得“獨步天下，吾心自潔,，無欲無求,，如林中之象”的心法！