2001年10月,,昆山騰揚金屬有限公司(以下簡稱:騰揚)剛剛投入正式生產(chǎn),公司的劉新華副總裁就開始重點規(guī)劃工廠信息化管理系統(tǒng)的實施方案了,,集團(tuán)王有慈總裁希望工廠從投產(chǎn)開始就實行規(guī)范管理,,推行標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。早在2000年6月,,騰揚工廠還在籌建過程中,,公司決策層就開始了工廠信息化管理系統(tǒng)的選型,到2000年年底,,系統(tǒng)選型工作完成,,至2001年上半年,工廠的全部生產(chǎn)線安裝調(diào)試完畢?,F(xiàn)在,,工廠要進(jìn)行最困難的系統(tǒng)實施了,劉新華面臨的問題是:對于這樣一個從零開始的新廠,,怎樣才能快速高效的導(dǎo)入信息管理系統(tǒng),?針對系統(tǒng)成本管理模塊,如何標(biāo)準(zhǔn)化工廠的全部生產(chǎn)流程,?
昆山騰揚金屬有限公司 昆山騰揚金屬有限公司是臺灣固欣國際有限公司(Good Thing International Ltd.)在大陸投資的兩家工廠之一,。位于蘇州昆山高科技工業(yè)園區(qū)內(nèi),距上海虹橋機場約50公里,,占地24240平方公尺,。公司主要產(chǎn)品包括兩大系列:一、高檔家庭用品類產(chǎn)品,,包括各類蛋糕烤盤器皿,、炒鍋、平底鍋,、烘,、焙、烤,、煮,、蒸,、冷卻等金屬架、碗盤架,、酒架,、廚房及衛(wèi)浴相關(guān)五金系列產(chǎn)品。二,、高檔戶外生活用品類產(chǎn)品,,包括烤肉工具及配件、烤肉爐及戶外用暖爐等,。騰揚工廠始建于2000年9月,,2001年10月正式投產(chǎn),預(yù)計達(dá)全部生產(chǎn)能力需生產(chǎn)員工300人,,計劃2003年年底營業(yè)總值為200萬美元(固欣國際有限公司2000年銷售額為2500萬美元)騰揚工廠的生產(chǎn)系統(tǒng)是以垂直整合各類生產(chǎn)作業(yè)流程并在廠內(nèi)完成的,,包括模具研發(fā)自制、襯料裁切,、沖壓,、成型、卷邊,、研磨,、噴砂、涂裝,、組裝,、品管、包裝,、上柜,、運輸?shù)取V饕O(shè)備有車,、銑,、刨床、下料機,、沖壓,、油壓機、卷邊機,、水平面研磨機,、成型研磨機、懸臂鉆床,、立式帶鋸機,、攻牙機、涂裝設(shè)備等,。騰揚工廠完全是接單生產(chǎn),,產(chǎn)品全部出口,由臺北總公司負(fù)責(zé)進(jìn)出口貿(mào)易,。
系統(tǒng)規(guī)劃分析 騰揚工廠的信息化戰(zhàn)略始于集團(tuán)王有慈總裁,。 王有慈,臺灣輔仁大學(xué)國際貿(mào)易專業(yè),,1987年7月在臺灣創(chuàng)建固欣國際有限公司,,在騰揚工廠,王有慈倡導(dǎo)“Do Right Do Smart Do Excellent”的運營準(zhǔn)則,,并強調(diào)“以科技軟硬體操作運營系統(tǒng)”,,騰揚工廠的信息化方案即以此為主導(dǎo)。 公司的劉新華副總裁,,臺灣淡江大學(xué)管理專業(yè),,曾在亞太化學(xué)等跨國企業(yè)負(fù)責(zé)過管理部工作,對大型企業(yè)的信息化管理,、實施極為熟悉,,一如王有慈充分授權(quán)專業(yè)人士的管理風(fēng)格,集團(tuán)委任劉新華全面負(fù)責(zé)規(guī)劃騰揚工廠的信息化系統(tǒng),。 針對騰揚工廠的接單生產(chǎn)模式,,劉新華首先確定了騰揚工廠對管理信息系統(tǒng)的需求重點:訂單分析和成本管理。由于臺北總公司以貿(mào)易為主,,騰揚工廠來自臺灣的中層干部對制造業(yè)的信息化管理系統(tǒng)并不熟悉,,而作為新建廠,作業(yè)人員大部分為當(dāng)?shù)胤鞘炀毠と?,因此,,劉新華計劃整體系統(tǒng)的建設(shè)分兩步進(jìn)行:第一期是進(jìn)、銷,、存及財務(wù)等前端基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng),;第二期是嚴(yán)格按各生產(chǎn)工序核算的成本核算系統(tǒng)。 系統(tǒng)選型設(shè)計 2000年6月,,騰揚工廠的決策層開始系統(tǒng)選型,,劉新華強調(diào)選型的重點考慮因素是:一、適合騰揚工廠訂單分析及成本管理的特點,;二,、廠家服務(wù)響應(yīng)支持速度;三,、系統(tǒng)導(dǎo)入實施及后續(xù)維護(hù)成本,。騰揚最終確定了三家軟件公司:國際大型跨國企業(yè)A、國內(nèi)大型軟件企業(yè)B以及神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司。劉新華比較了三家軟件公司的生產(chǎn)制造系統(tǒng),,并重點分析了神州數(shù)碼易飛ERP系統(tǒng)的訂單管理及成本計算模塊,,感到比較適合騰揚這樣中等規(guī)模的、接單生產(chǎn)的臺資廠,,通過與神州數(shù)碼上海公司的顧問們幾個月的反復(fù)溝通,,劉新華對易飛系統(tǒng)的快速實施上線比較有把握了。2001年8月,,騰揚工廠與神州數(shù)碼正式簽約,,全部系統(tǒng)包括13個模塊:管理維護(hù)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu),、庫存管理,、采購管理、工單委外管理,、訂單管理,、制程管理、會計總賬,、應(yīng)收應(yīng)付,、批次需求計劃、自動分錄,、成本計算和人事薪資,。 兩階段上線計劃: 第一期上線模塊:管理維護(hù)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu),、庫存管理,、采購管理、工單委外管理,、訂單管理,、制程管理、會計總賬,、應(yīng)收應(yīng)付,、批次需求計劃,計劃上線日期:2002年2月,。 第二期上線模塊:自動分錄,、成本計算、人事薪資,,計劃上線日期:2002年9月,。 系統(tǒng)實施 2001年10月,騰揚工廠成立了由業(yè)務(wù),、生產(chǎn)管理,、采購,、企管、研發(fā),、財務(wù),、人事各部門骨干組成的電腦化推行項目小組,并由財務(wù)部副理張劭偉,、研發(fā)部副理盧德文配合具體實施,。 張劭偉,,資訊管理電子專業(yè),,有10余年財務(wù)及銀行工作經(jīng)歷、對MRP系統(tǒng)應(yīng)用極為熟悉,。 盧德文,,電子工程專業(yè),資深工業(yè)設(shè)計,、視頻設(shè)計工程師,,曾主持管理過多家企業(yè)的MIS系統(tǒng)。 實施初期準(zhǔn)備 騰揚資訊課負(fù)責(zé)安裝了DB ServerAP,、Server各一臺,,并安裝設(shè)置了PC Anywhere以供神州數(shù)碼顧問做熱線支持。 盧德文說: “由于工廠部分中層干部對剛剛建廠就推行ERP系統(tǒng)心存疑惑,,而工廠新建,,各部門操作人員尚未完全到位,且生產(chǎn)部門生產(chǎn)壓力大,,無法拿出很多時間參加集中培訓(xùn),,導(dǎo)致初期的培訓(xùn)課程延誤,后改為由資訊課專案代理人參加神州數(shù)碼顧問的集中培訓(xùn),,然后由專案代理人負(fù)責(zé)各部門的線上培訓(xùn),。研發(fā)部產(chǎn)品設(shè)計早就用了CAD,所以對ERP系統(tǒng)接受很快,,我們針對基層操作人員的‘電腦恐懼癥’編寫了大量簡明通俗易懂的問題集,、操作手冊等,同時鼓勵終端user提出問題,,由資訊課匯總解答,。” 張劭偉說: “開始我們的物料編碼界定很細(xì),如包裝材料每一訂單作一次編碼,,最后編碼很長很復(fù)雜,,一線管理困難。現(xiàn)在我們編碼主要從實用考慮,,如由采購人員對公司未來供應(yīng)廠商編碼原則作統(tǒng)一規(guī)劃,,供應(yīng)廠商增加了國內(nèi)廠商、國外廠商、委托加工廠商識別碼,,固定資產(chǎn),、工具類、辦公用品,、模具等類別編碼從一般對象編碼原則中獨立出來了,。” 實施中出現(xiàn)的問題 2002年2月第一期順利完成上線,由于騰揚工廠內(nèi)部生產(chǎn)設(shè)備安裝及人員調(diào)整,,第二階段上線日期延至10月底,,針對第一期上線狀況,項目小組確定了第二期上線工作及目標(biāo):成本系統(tǒng)上線的基本數(shù)據(jù)收集,;品號編碼簡化,;制程系統(tǒng)流程簡化;進(jìn)銷存系統(tǒng),、制令系統(tǒng),、制程系統(tǒng)單據(jù)輸入的及時性、準(zhǔn)確性提高,;人事薪資系統(tǒng)上線(8月15日資料登錄完成),。 在第一期中,許多作業(yè)及報表使用者無權(quán)限使用或權(quán)限賦予不足導(dǎo)致操作不便,,在第二期中,,項目小組各部門負(fù)責(zé)人又對系統(tǒng)權(quán)限全部進(jìn)行了重新核定。 神州數(shù)碼實施顧問王海倫說: “騰揚是新建廠,,流程主要是直接按標(biāo)準(zhǔn)模塊走,。在第一期中,成本核算到每一生產(chǎn)工序,,但由于很多生產(chǎn)工序很短,,常常是生產(chǎn)早已完成了,現(xiàn)場生產(chǎn)單據(jù)還未完成,。剛開始,,財務(wù)部出于從精細(xì)成本核算考慮,堅持核算至生產(chǎn)工序,,為簡化生產(chǎn)部門的現(xiàn)場錄入統(tǒng)計工作量,,我們協(xié)調(diào)了生管和財務(wù)并請示劉副總裁,最后在第二期中成本核算改為只控制到三個生產(chǎn)課:機械加工,、噴涂處理,、組合包裝。另外,,料號編碼在第二期中也作了調(diào)整,,如包裝材料不再是每一訂單一個編碼了,。” 成本計算系統(tǒng)涉及工藝、采購,、存貨,、會計總賬系統(tǒng)等,需各部門及時協(xié)調(diào),。 張劭偉談到: “比如總賬中原材料的入賬落后,,我們就要求采購部月底提供已進(jìn)貨但未收發(fā)票的貨物名細(xì)表供財務(wù)暫估入賬。生產(chǎn)管理部以前采用備料制,,由生產(chǎn)管理部一次性開領(lǐng)料單給車間,,車間分批領(lǐng)料至最后領(lǐng)完才將領(lǐng)料單確認(rèn),常造成制令單與領(lǐng)料單間隔時間較長甚至跨月,,系統(tǒng)無法完成成本月結(jié),,后改為領(lǐng)料制,,領(lǐng)料時即確認(rèn)領(lǐng)料單,,與制令單一致。倉庫以前常常先進(jìn)料后入庫,,現(xiàn)只要進(jìn)貨就必須及時輸入系統(tǒng),。” 王海倫說: “成本核算系統(tǒng)上線以后,實際操作中不規(guī)范的問題全部暴露出來了,。例如,,機械加工課要生產(chǎn)1000個單位的訂單,雖然庫存已有100個單位,,但因一卷鋼材可切割1000個單位,,現(xiàn)場生產(chǎn)一般會加工完整卷鋼材,切割1000個單位,,而多生產(chǎn)的100個單位則留在了生產(chǎn)現(xiàn)場,,留待下次訂單使用。成本核算系統(tǒng)上線以后,,由于系統(tǒng)成本核算追蹤的是每一張制令單,,這筆訂單的機械加工成本就會多計算這100個單位,匯總到財務(wù)就會出現(xiàn)成本異常,,其它的如挪料,、借料不履行標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序都會導(dǎo)致成本報表異常。” 王海倫還談到: “財務(wù)要將系統(tǒng)中的半成品,、產(chǎn)成品價值調(diào)至與總賬一致,,需將總賬中的自制品價值剝離為半成品、產(chǎn)成品,、在制品,,并與訂單一一對應(yīng),,如果庫房不按流程,如制令單對應(yīng)的部分在制品先入庫,,財務(wù)就很難界定在制品與半成品,,也會導(dǎo)致系統(tǒng)成本報表異常。在成本管理模塊的上線過程中,,我們不斷標(biāo)準(zhǔn)化工廠的生產(chǎn)流程,,使現(xiàn)場生產(chǎn)管理規(guī)范了,如車間現(xiàn)已形成了嚴(yán)格制度:按訂單生產(chǎn),,不準(zhǔn)多做,,按領(lǐng)料流程走,及時履行退料手續(xù)等,。 制造工時錄入時只會分配到不同產(chǎn)品品種上,,而騰揚工廠不同訂單的相同編碼產(chǎn)品花費的工時是不一致的,因而工時成本不同,,而原系統(tǒng)中不同訂單的同一編碼產(chǎn)品工時成本,、制造費用成本相同,這與騰揚工廠的具體情況不符,,影響了訂單成本計算的準(zhǔn)確性,,為此神州數(shù)碼的開發(fā)人員按騰揚工廠的特定要求重新調(diào)整設(shè)置了成本計算模塊。” 系統(tǒng)評估和運行管理 系統(tǒng)運行評估 2002年11月,,騰揚項目小組評估系統(tǒng)使用情況如下:管理部:各部門資源及時共享,。營業(yè)部:可隨時掌握未出貨單,進(jìn)行客戶價格控制,、銷售業(yè)績記錄與分析等,。生產(chǎn)管理:能以系統(tǒng)提供的訂單、設(shè)備狀況,,制定生產(chǎn),、進(jìn)度計劃。采購:實時進(jìn)貨狀況監(jiān)控,,避免了缺料待料,。財務(wù):隨時掌握應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款,,稽核傳票與原始單據(jù),,預(yù)算控制可依據(jù)準(zhǔn)確的產(chǎn)品成本、存貨成本報表等,。人事考勤:可根據(jù)實時的考勤記錄快速計算薪資,,直接提供給銀行薪資表。 運行管理 1,、系統(tǒng)維護(hù)是項目小組各部門負(fù)責(zé)人日常工作的一部分,,終端使用者將問題反饋給各單位負(fù)責(zé)人,,再集中至資訊課,由資訊課與神州數(shù)碼顧問負(fù)責(zé)處理,。 2,、資訊課專案負(fù)責(zé)人定期召開內(nèi)部會議討論運行狀況并建立良好反饋渠道。 從2001年8月到現(xiàn)在2002年11月,,雖然因為工廠設(shè)備安裝及人員調(diào)整使ERP項目實施一再延期,,劉新華還是很滿意系統(tǒng)實施的進(jìn)度和效果,特別是生產(chǎn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化工作做得很細(xì)致,。工廠建設(shè)與信息化管理系統(tǒng)推行同步完成正是集團(tuán)管理層所希望的,。 劉新華指示項目小組: “至11月,ERP系統(tǒng)僅僅發(fā)揮了50%的功能,,年底必須達(dá)到90%功能并完善訂單分析,、成本分析。各部門現(xiàn)有自行設(shè)計的EXCEL表格應(yīng)付日常管理,,對ERP系統(tǒng)的要求不高,,除基本操作外,很少利用其它功能,,今后相關(guān)報表一律由ERP系統(tǒng)核定方可呈報,。” 后記:案例集定稿前夕,我們回訪了客戶: “在經(jīng)過一定時間的使用后,,各部門對ERP系統(tǒng)有了更加全面的了解,使用起來也更加的熟練,,一些以前很少使用的功能也逐步被大家使用并掌握,。目前,系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)揮了90%的功能,,但我們發(fā)現(xiàn)我們開始的想法還是簡單了,,易飛強大的功能是我們以前所沒有想到的,我們還會不斷提高我們的預(yù)期目標(biāo),。” |
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