在工作中,，很多地方都要用到函。我們想邀請某些領(lǐng)導(dǎo),、專家、客戶參加某項活動時,，會發(fā)送邀請函,。我們想要與自己平級的其他部門或單位溝通某些事項時，會用溝通函,。雜志社,、報社向作者約稿時，會用約稿函,。與某單位咨詢或溝通項目,，會用溝通函。與客戶溝通產(chǎn)品相關(guān)事宜,，會用商洽函,。就某些事回復(fù)客戶或者其他單位，會用回復(fù)函,。無論是邀請函,、約稿函，還是溝通函,、商洽函和回復(fù)函,，都是函的一種。

函是一種平行文,，主要用于平行單位或不相隸屬的單位之間行文,，也可用于對個人的比較正式的邀請和邀約。與工作郵件相比,，函顯得更加正式,、嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范；與正式文件相比,，函又相對靈活和簡便,；從適用范圍上看，函具有普遍性,，應(yīng)用范圍更廣,。

一、函的基本要求

發(fā)函的目的,，主要是單位之間或單位與個人之間商洽工作,、溝通信息、發(fā)出邀約,、詢問事項,、答復(fù)問題,。接收函的人想要從函中明確知道發(fā)函人或發(fā)函單位的想法、意愿,、訴求或請求,，并正面給予答復(fù)。

在函的構(gòu)思上,，一定要搞清楚發(fā)函的目的,，準(zhǔn)確把握寫作函的意圖，知道自己想與對方溝通什么事項,，想要達(dá)到什么目標(biāo),，需要對方就哪些事項給予答復(fù)。

在組織素材時,，要圍繞函中所涉及的事項準(zhǔn)備素材,，包括收集一些背景資料和信息。

在撰寫和修改時,，應(yīng)當(dāng)開門見山,、簡潔明了、條理清楚,，表達(dá)準(zhǔn)確,，直接說明情況，提出需求,，做到一事一函,，以便讓對方準(zhǔn)確接收信息，做出答復(fù),。行文上要平鋪直敘,，不“拐彎抹角”“穿靴戴帽”；語言上要簡潔平實,，不華麗浮夸,；態(tài)度上要平和有禮，不盛氣凌人,、強(qiáng)人所難,，也不曲意奉承、恭維客套,。

回復(fù)函要按照有來有回,、謙恭得體的原則，針對對方提出的需求,，表達(dá)己方的意見和觀點(diǎn),。

邀請函是職場中比較常用的文種，是邀請?zhí)囟▽ο髤⒓幽稠椈顒拥恼埣s性書信。寫邀請函的目的是希望被邀請對象能夠參加邀請方組織的活動或工作,。邀請對象往往沒有義務(wù)參與,，是否接受邀請，完全由邀請對象自行決定,。因此,，撰寫一篇入情入理的邀請函尤為重要。

二,、函的基本寫法

函屬于正式公文的一種,，一般應(yīng)使用單位正式的函頭紙，便函也應(yīng)如此,。邀請函還可以用與活動氛圍相符的紙張，如慶典活動邀請函可以采用紅色喜慶的紙張等,。

函通常包括標(biāo)題,、稱呼、開頭,、正文,、結(jié)尾、署名等,。

1.標(biāo)題

正式的公函,，標(biāo)題一般由發(fā)文單位名稱、事由和文種構(gòu)成,，有的只寫事由和文種,。便函可以有標(biāo)題，也可以無標(biāo)題,。

標(biāo)題應(yīng)直接明了,，讓對方從標(biāo)題中就可以知道函件的內(nèi)容，及時做出回應(yīng),。標(biāo)題的字體應(yīng)采用方正小標(biāo)宋體,，有的也會用黑體字或加粗處理，以與正文有所區(qū)別,。正式公函一般會編發(fā)文號,，顯得更加正式規(guī)范。

2.稱呼

稱呼要在第一行頂格寫,。函一般是一對一的,，稱呼只面向單一對象。如果發(fā)一個函給多個對象,，每個發(fā)函對象的稱呼應(yīng)逐一分開寫,，不要寫統(tǒng)稱。

單位對單位的函，稱呼要嚴(yán)謹(jǐn),，可直接寫單位全名或規(guī)范性簡稱,。

單位對個人的函，稱呼要有禮貌,，一般按職務(wù)尊稱對方,，不清楚對方職務(wù)時可以用“先生”或“女士”稱呼對方。

發(fā)給尊長,、領(lǐng)導(dǎo)的函件,，或比較鄭重的函件，一般在稱呼前加上“尊敬的”,。

3.開頭

函的開頭一般直接交代發(fā)函的緣由,，包括發(fā)函的目的、依據(jù),、原因等,。邀請、邀約性質(zhì)的函,，前面應(yīng)有禮貌語,，如“感謝您一直以來對本公司的關(guān)心、支持和幫助”等,。復(fù)函的開頭一般直接引述來文的標(biāo)題,、發(fā)文字號，針對來函需求做出函復(fù),，如“X月X日來函收悉”,。

4.正文

函的正文要簡單明了、直陳其事,。一般為三段論,，開篇說明發(fā)函事由，中間陳述相關(guān)情況,，結(jié)尾提出自己的希望或需求,。為方便對方函復(fù)，一般需要留下聯(lián)系人的信息（姓名,、部門,、職務(wù)等）和聯(lián)系方式（手機(jī)、座機(jī),、傳真,、電子郵箱等）。

函的篇幅不宜過長,，一般在500字以內(nèi),，最長不要超過兩頁A4紙,。函的內(nèi)容較多時，如需通報相關(guān)工作時,，可以使用附件,。

5.結(jié)尾

函的結(jié)尾一般比較簡單，需要根據(jù)函的內(nèi)容和性質(zhì)采用不同的結(jié)尾語,。詢問情況用“特此函詢”,，商洽工作用“特此函商”，通報有關(guān)事項用“特此函告”,，復(fù)函用“特此函復(fù)”,，事情重要需要提醒對方回復(fù)時用“敬請函復(fù)”“盼予函復(fù)”，等等,。一般便函的結(jié)尾也可使用“此致”“敬禮”等,，與信件類似。

6.署名

署名一般包括署名和成文時間,。公對公性質(zhì)的函應(yīng)署單位全稱或規(guī)范性簡稱,，邀約性質(zhì)的函可署單位（活動）主要負(fù)責(zé)人的名字（一般用手寫體，并注明職務(wù)）,。正式的公函需要加蓋公章。

另外,，對于復(fù)函,，應(yīng)根據(jù)對方需求，直接陳述己方理由,，表明己方的立場,、觀點(diǎn)和意見，切忌語言繁雜重復(fù),、語義不清,、態(tài)度模糊。復(fù)函要注意時效性和針對性,，來函有時限要求的,，要在時限要求內(nèi)做出回復(fù)；沒有時限要求的,，應(yīng)根據(jù)事情的輕重緩急盡快做出回復(fù),。

三、注意事項

要注意一事一函,，不要一個函講幾件事情或幾個問題,。不要使用白紙或普通信紙或稿紙作為發(fā)函紙。

要注意函的稱呼,。發(fā)函對象是單位時,，不能使用不規(guī)范或口語化的稱呼；發(fā)函對象是個人時，不能直呼其名,。

寫作函件,，不要長篇大論、滔滔不絕,；不要精雕細(xì)琢,、賣弄文筆；不要口氣粗俗,、過分謙卑,。提出希望、意見,、請求或者函復(fù)時,，要簡單利索、直截了當(dāng),，不要拐彎抹角,、態(tài)度模糊、表意不明,，讓人不知所云,。行文、格式,、排版,、遣詞造句不要主觀隨意、標(biāo)新立異,；不要使用那些帶有感情色彩的詞語和網(wǎng)絡(luò)熱詞,。

不能在函中遺漏活動的時間、地點(diǎn)等重要信息,。需要對方復(fù)函時,，不要忘記留下聯(lián)系人信息和聯(lián)系方式；需要對方在規(guī)定時限內(nèi)復(fù)函時,，不要忘記提醒對方時限要求,。

學(xué)會撰寫函是職場寫作的必修課，也是職場人士必須掌握的一項寫作技能,。