近年來, 隨著信息技術在檔案中的應用, 檔案已進入變革的關鍵時期, 信息技術在整個檔案變革中發(fā)揮著至關重要的作用, 在新時期下為了讓檔案管理工作適應時代的發(fā)展需要, 充分發(fā)揮檔案在社會中的作用, 對信息資源進行科學有效的管理是檔案信息發(fā)展過程不可或缺的重要環(huán)節(jié)。受多種因素的影響, 當前我國檔案信息化管理中還存在諸多問題, 為讓檔案朝著信息化,、現(xiàn)代化方向發(fā)展, 完善我國檔案信息化建設, 我們需分析當前檔案信息化建設與檔案管理中存在的問題, 采取針對性措施, 促使我國檔案管理朝著規(guī)范化,、電子化方向發(fā)展。

轉變保存方式是檔案信息化的核心,。所謂檔案信息化主要是指用數(shù)字化信息保存模式有效取代傳統(tǒng)以實體保存的管理模式, 達到長期保存檔案信息的目的, 真正意義上的實現(xiàn)檔案資源共享, 讓檔案信息使用者更好地尋找查閱, 從整體上提高檔案的管理能力?，F(xiàn)階段很多學校都已經(jīng)實施了檔案信息化管理, 受多種因素的影響, 檔案信息化建設還在探索階段, 檔案信息化建設還有待加強, 為此筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗, 分析了我校檔案信息化建設和檔案管理中存在的問題, 并提出了與之相應的解決策略, 以期全面提高檔案管理質(zhì)量, 合理利用檔案資源,。

現(xiàn)階段很多學校領導觀念落后, 沒有從思想上認識到檔案管理的重要性, 沒有從資源的角度來認識檔案信息, 導致學校檔案管理長期停留在查檔,、管檔以及建檔水平上, 常將一些很有利用價值的檔案信息遺忘在角落里, 在很大程度上忽視了對檔案信息資源的合理開發(fā)利用, 嚴重影響了學校檔案管理^[1]。

一般來說, 學校在實際教學中所產(chǎn)生的日常管理信息,、教學信息等檔案工作人員在完成信息整理后, 將信息內(nèi)容通過電子文件形式傳遞到數(shù)據(jù)庫中, 便于信息使用者通過模塊進行信息查閱, 實現(xiàn)管理的高效化、簡單化,。檔案信息則不同, 傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)形式保存或是記錄的, 倘若我們要將學校所有的檔案信息進行錄入, 并未為這些信息構建一個檔案管理數(shù)據(jù)庫, 是非常具有難度的, 并且還會耗費大力的精力時間, 故而, 學校檔案數(shù)字化進程還比較緩慢,。

要想實現(xiàn)學校檔案信息資源共享, 就必須要對檔案信息化進行標準設定, 這一標準具有一定流程特點, 但并不是獨立存在的, 這為學校檔案信息化管理提出了非常高的要求, 一方面學校需要配備檔案信息軟件,、硬件設備, 確保相關設備的應用功能能夠達到信息化標準;另一方面, 還需實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化管理, 同時還要規(guī)范相關電子文檔管理, 并與本地檔案數(shù)據(jù)庫的工作標準保持一致?，F(xiàn)階段, 我國還形成一個全面且系統(tǒng)檔案信息化管理內(nèi)容, 這樣一來, 學校檔案信息化建設和管理就表現(xiàn)出多元化、多樣化的特點, 導致學校檔案管理發(fā)展具有一定的滯后性和片面性, 嚴重影響了檔案信息共享平臺的建設^[2],。

由于檔案的特殊性, 檔案管理人員需正確處理檔案信息與知識產(chǎn)權保護之間的關系, 同時還需做到嚴格保密和合理開放的有機結合。在信息時代下, 學校檔案信息化, 有助于提高檔案利用效率, 促使檔案管理部門與學校其他工作部門的交流溝通, 使檔案獲取和保管成本得以降低,。但是也帶來諸多信息技術方面的問題, 嚴重威脅檔案的安全性, 比如非法訪問,、電腦病毒或是黑客破壞等^[3]。

在新時期下, 學校領導要樹立“電子檔案”觀念, 堅持與時俱進, 積極轉變過去檔案簡單收集、整理以及借閱模式, 進而與當前的社會接軌,。另外, 學校領導和管理人員還需摒棄傳統(tǒng)手工操作管理的觀念, 從思想意識上樹立起檔案管理信息化的觀念, 進一步實現(xiàn)學校檔案自動化管理, 真正的認識到檔案信息的價值, 以便在今后的檔案管理中利用各種先進的信息化手段動態(tài)化,、便捷性的傳播檔案信息, 讓檔案價值得以最大化的發(fā)揮。

資源建設是學校檔案信息化建設的核心內(nèi)容, 學校所有的業(yè)務都必須要圍繞資源建設來開展,。在信息化時代, 學校檔案管理工作, 需將重點放置在檔案資源共享和檔案數(shù)字化兩方面, 首先學校要投入人力財力推進檔案數(shù)字化建設進程, 同時還需嚴格遵守相應原則, 科學合理編制數(shù)字化建設工作計劃, 重點加強監(jiān)督管理, 以便有效保障檔案數(shù)字化工作的順利有序開展。同時, 還需基于最大化滿足廣大用戶使用需求基礎上, 構建完整檔案數(shù)字化目錄, 形成各個單位協(xié)同努力的局面,。其次, 學校檔案管理部門還需要實行電子文件和紙質(zhì)雙歸檔制度, 與此同時還需對規(guī)定范圍圖形文件和文本實行并聯(lián)并存制度, 通過這些舉措, 實現(xiàn)檔案的全檢索,。最后, 學校檔案部門還需以政府最新出臺的標準為依據(jù), 針對性構建科學統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng), 與辦公應用系統(tǒng)結合起來, 從真正意義上的實現(xiàn)檔案信息的整理、收集以及歸檔全過程的網(wǎng)上操作,。

在信息時代下, 加強學校檔案信息化標準建設, 需做到幾點:第一, 必須要加強學校檔案信息化方面規(guī)章制度和原則的建設, 明確學校檔案管理信息化建設中的相關理念、定義以及方法等, 同時還可以通過制定檔案收集整理鑒定標準,、專業(yè)名詞術語標準以及庫房建設標準等, 進而規(guī)范化的管理檔案,。第二, 加強軟件、硬件的標準化建設, 學校在進行檔案信息化建設過程中, 一定要全面考慮數(shù)據(jù)庫的標準格式、軟件的配置標準,、硬件選擇標準等, 同時還必須要加強電子產(chǎn)品的更新和維護, 根據(jù)當前學校檔案管理的實際情況, 引入信息化設備, 比如掃描復印儀,、數(shù)碼相機等。如果在條件許可的情況下, 學校還可加強檔案管理軟件的開發(fā), 通過自主研發(fā)或是引進先進管理設備等方式, 從整體上促使學校檔案信息化通信平臺的有效性,、規(guī)范性和針對性,。第三, 統(tǒng)一電子檔案格式, 進而最大化的確保檔案資源在不同的信息平臺上進行有效傳遞或是使用。另外, 還需確保檔案信息網(wǎng)絡的有效升級, 防止因為淘汰落后設備設施損壞檔案數(shù)據(jù)庫的情況, 從整體上提高檔案信息標準化建設程度, 有效管理學校檔案,。

為確保學校檔案信息的完整, 學校檔案管理部門需構建安全保密體系, 在這個體系中, 包含了對電子文件歸檔的指導,、監(jiān)督, 最大化的確保其真實性,、完整性。在信息時代, 學校要想實現(xiàn)檔案管理信息化, 一定要從思想意識上認識并重視檔案信息化建設中安全保障問題, 采取措施, 構建全面且完善信息資源安全保障體系, 從整體上促使檔案管理系統(tǒng)的安全處理和防范能力,。為此, 學校需構建嚴格的安全制度, 重點加強對檔案管理人員的安全教育, 規(guī)避檔案管理人員非法操作的情況, 立足于管理層面來說, 學校定期維護或是升級檔案管理設備, 立足于技術層面來分析, 重點加強殺毒軟件,、防火墻等措施, 周密保護檔案信息安全, 最大化的保障網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?/p>

綜上所述, 檔案信息化建設不是一朝一夕的, 而是一個復雜且長期的過程, 因此在新形勢下我們要認真分析當前學校檔案信息化建設過程中存在的問題, 不斷總結經(jīng)驗, 唯有如此才能助推學校檔案信息建設和管理工作穩(wěn)健長遠發(fā)展,。

參考文獻

[1] 佚名.檔案信息化建設與檔案管理[J].城建檔案, 2018 (11) :11-13

[2] 陶水龍.大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設的新思考[J].檔案學研究, 2017 (3) :93-99

[3] 卜旭濤.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].辦公室業(yè)務, 2017 (1) :33