隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在世界范圍的迅速發(fā)展,，信息資源的全球交流與共享正在變成現(xiàn)實(shí),，檔案網(wǎng)站也如雨后春筍般迅速發(fā)展起來，成為檔案部門對外提供服務(wù)的新窗口,。

檔案網(wǎng)站有廣義和狹義之分,。廣義的檔案網(wǎng)站是指一個應(yīng)用框架，它將各種檔案應(yīng)用系統(tǒng)和各類檔案信息資源集成到一個信息管理平臺之上,，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶,，從而建立起檔案部門面向各類用戶的信息通道。狹義的檔案網(wǎng)站,，是指基于互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息資源進(jìn)行集成并提供有關(guān)檔案信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng),。這里主要從狹義的角度敘述。

檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案館拓展服務(wù)功能和檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,，它是一個集多項功能于一體的開放性服務(wù)窗口,。其基本功能包括以下幾方面：

1.檔案信息服務(wù)功能

這是檔案網(wǎng)站的基本功能,，也是區(qū)別于其他網(wǎng)站的本質(zhì)所在。建立檔案網(wǎng)站的主要目的是向社會公眾提供檔案信息服務(wù),，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢,，并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。為此,，檔案網(wǎng)站應(yīng)該提供盡可能豐富的檔案信息資源和在線查詢服務(wù),。

2.宣傳功能

檔案網(wǎng)站的宣傳功能主要有兩方面。一方面,，它可以成為檔案工作,、檔案機(jī)構(gòu)和檔案職業(yè)形象宣傳的有效工具，可以利用館藏檔案資源進(jìn)行宣傳,，還可以宣傳各種檔案知識,、各類檔案服務(wù)項目等，擴(kuò)大檔案工作的社會影響力,，增強(qiáng)全社會的檔案意識,。另一方面，通過網(wǎng)上檔案展覽,、檔案公布等形式,，開展傳統(tǒng)歷史文化教育和愛國主義教育，發(fā)揮檔案網(wǎng)站的社會宣傳教育功能,。

3.網(wǎng)上辦事功能

檔案信息服務(wù)只是公眾單向地從檔案部門接收信息，卻無法向檔案部門提出要求,。因此,，檔案網(wǎng)站還需要在檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，增加動態(tài)咨詢服務(wù),，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事,，達(dá)到檔案部門與公眾之間的雙向互動。如檔案行政許可的申請和辦理,、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的報名與確認(rèn),、查閱檔案的請求與回復(fù)等。

4.交流功能

通過網(wǎng)上對話,、留言板與網(wǎng)上調(diào)查,、網(wǎng)上投訴、電子信箱等方式,，檔案網(wǎng)站可以起到檔案部門與公眾之間交流的信息橋梁作用,。建立相應(yīng)的回應(yīng)機(jī)制，對公眾的建議和意見進(jìn)行及時反映并做出有效處理,，如借助網(wǎng)站提供專家答疑欄目,、討論區(qū),、聊天室等，使檔案網(wǎng)站成為檔案用戶,、檔案專家,、社會公眾相互交流，研究探討檔案管理和檔案學(xué)理論的交流園地,。

1.科學(xué)定位

就目前來看,，檔案網(wǎng)站分三種類型，即基本信息型,、單向互動型和雙向互動型,。

（1）基本信息型。這是檔案網(wǎng)站發(fā)展初期較為普遍的一種形式,。它主要是面向檔案業(yè)界人士和普通瀏覽者,，以介紹檔案部門的基本情況、宣傳檔案部門形象,、發(fā)布檔案和檔案工作信息為主,。

（2）單向互動型。這是檔案網(wǎng)站發(fā)展的中間階段,。它既面向檔案業(yè)界人士和普通瀏覽者,，也面向特定的檔案信息用戶。這類網(wǎng)站除發(fā)布檔案和檔案工作信息外,，還向網(wǎng)絡(luò)用戶提供某些特定的服務(wù),，如現(xiàn)行文件查詢、開放檔案查詢和文件下載等,。

（3）雙向互動型,。這是檔案網(wǎng)站發(fā)展的成熟形式。它主要面向檔案信息網(wǎng)絡(luò)用戶,，以提供檔案信息查詢和檔案電子政務(wù)辦理為主,。通過這類網(wǎng)站，利用者不僅可以瀏覽檔案信息,，還可以向檔案部門發(fā)送信息,；不僅可以下載文件、圖表,，還可以辦理檔案行政審批事項,，報名參加培訓(xùn)，預(yù)約查閱檔案等,。

建設(shè)檔案網(wǎng)站,，要從檔案部門自身條件及其服務(wù)對象來進(jìn)行分析定位，以科學(xué)確定檔案網(wǎng)站的類型,。

2.專業(yè)特色

檔案網(wǎng)站是一種專業(yè)性網(wǎng)站,。一個完整意義的檔案網(wǎng)站還應(yīng)該以專業(yè)的態(tài)度突顯檔案工作的特點(diǎn),，以使初次接觸的瀏覽者就能從視覺或文字上對檔案工作和檔案部門的形象有一個清晰的了解。因此,，檔案網(wǎng)站在欄目設(shè)置上要跟檔案和檔案工作相關(guān),，不能一味追求點(diǎn)擊率，設(shè)置和上傳一些與檔案工作無關(guān)的欄目和信息,。

3.視覺美化(www.)

檔案網(wǎng)站設(shè)計作為視覺設(shè)計范疇的一種,，其最終目的是達(dá)到最佳的主題訴求效果。有明確的主題,，并按照視覺心理規(guī)律和形式將主題主動地傳達(dá)給瀏覽者,，使之符合瀏覽者獲取信息的心理需求和邏輯方式，讓瀏覽者快速地理解和吸收,，通過對網(wǎng)頁構(gòu)成元素運(yùn)用藝術(shù)的形式美化,，更好地營造符合設(shè)計目的的視覺環(huán)境，突出主題,，增強(qiáng)瀏覽者對網(wǎng)頁的注意力,，增進(jìn)其對網(wǎng)頁內(nèi)容的理解。因此,，檔案網(wǎng)站的美化,，更多的是為了讓瀏覽者注意并記住網(wǎng)站的內(nèi)容。

要注意網(wǎng)站的層次性,、整體風(fēng)格的一致性,、界面的簡約性以及與網(wǎng)站的功能性相結(jié)合的特點(diǎn)。目前,，國內(nèi)檔案網(wǎng)站為了追求嚴(yán)謹(jǐn)穩(wěn)重的風(fēng)格,，網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)欄目劃分等都大同小異，在版式設(shè)計上也基本上是上下分欄,、左右分欄等方式。如何將檔案網(wǎng)站設(shè)計得有個性而不失穩(wěn)重,，是檔案網(wǎng)站設(shè)計過程中的一項很重要的工作,。

4.方便實(shí)用

一個優(yōu)秀的檔案網(wǎng)站最突出的特點(diǎn)就是方便實(shí)用，網(wǎng)站速度快,，網(wǎng)站內(nèi)容容易找到并且易于檢索,。方便實(shí)用的網(wǎng)站應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)應(yīng)該是條理清晰的，板塊的劃分應(yīng)該有充分的依據(jù)并且容易理解,。不同板塊的內(nèi)容盡量做到?jīng)]有交叉重復(fù),，結(jié)構(gòu)層次不宜過深，通常以不超過5層為佳,。主要的信息應(yīng)該放在突出的位置上,，常用的功能則應(yīng)該放到容易操作的位置上,，以減少用戶點(diǎn)擊次數(shù)。

（2）應(yīng)該具有明確的導(dǎo)航條和網(wǎng)站地圖,，以提供快速導(dǎo)航操作,。主要界面盡量不超過瀏覽器高度的200%，大量信息內(nèi)容盡量不超過瀏覽器高度的500%,；如果超過,，應(yīng)該使用頁內(nèi)定位或者進(jìn)行分頁。

（3）功能的命名應(yīng)該簡潔,、定義清晰,，檔案信息內(nèi)容的獲取和功能服務(wù)的過程都應(yīng)該盡量將所需要進(jìn)行的步驟控制在3～5步以內(nèi)，對于專業(yè)的術(shù)語,、復(fù)雜的操作等有直接的,、容易理解的幫助。

（4）要考慮到瀏覽器兼容性,、字體兼容性和插件流行程度等因素,，盡量減少客戶端插件的使用。

（5）避免錯誤或者無效的鏈接,。

內(nèi)容設(shè)計是檔案網(wǎng)站整體設(shè)計的核心部分,，是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站功能的關(guān)鍵所在。檔案網(wǎng)站的內(nèi)容設(shè)計應(yīng)根據(jù)網(wǎng)站需要實(shí)現(xiàn)的基本功能進(jìn)行設(shè)計,，主要反映本單位的基本信息和服務(wù)項目,，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類，確定欄目名稱,、結(jié)構(gòu)層次及其排序,。檔案網(wǎng)站的內(nèi)容一般包括以下幾個方面：

（1）反映檔案機(jī)構(gòu)與職能的信息。包括機(jī)構(gòu)名稱,、歷史沿革,、領(lǐng)導(dǎo)介紹、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),、地址環(huán)境,、館舍情況等。

（2）反映檔案工作的信息,。包括檔案工作動態(tài)信息,、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、政策法規(guī),、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),、規(guī)范性文件等。

（3）反映館藏檔案的信息。包括檔案館指南,、館藏介紹,、館藏數(shù)量基本統(tǒng)計、專題檔案介紹等,。

（4）檔案等信息的查詢,。包括檔案目錄查詢、檔案全文查詢,、政府公開信息查詢,、檔案展覽、檔案公布等,。

（5）反映檔案電子政務(wù)的信息,。包括檔案行政許可和行政審批項目的程序、受理,、決定公布等,。

（6）反映檔案利用服務(wù)的信息。包括檔案查閱利用制度,、查檔指南,、開放檔案公告、未開放檔案查閱利用辦法,、電話代查,、信函代查、網(wǎng)上預(yù)約等,。

（7）利用者反饋的信息,。包括電子信箱、業(yè)務(wù)論壇,、網(wǎng)上調(diào)查,、網(wǎng)上預(yù)約查詢等。

（8）下載服務(wù),。包括各種表格下載,、文件下載、軟件下載等,。

（9）相關(guān)鏈接,。包括國內(nèi)外檔案網(wǎng)站的鏈接、本地政府及部門網(wǎng)站鏈接,、常用公共網(wǎng)站鏈接等。

以上內(nèi)容是檔案網(wǎng)站內(nèi)容設(shè)計的基本方面,，各級檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一些帶有地方特色和自身特點(diǎn)的欄目,，以體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的不同個性。