從基層來講，我們雖然常說機關一個科室對上承接兩三個處室的指導,，對下協(xié)調社區(qū)的落實,，很難；但是我們也清楚,，基層對上接受的是省委機關部門不間斷的通知指示要求,，還有許許多多需要開展的經常性工作，也很不容易,。所以工作中很體諒大家,，也存在一定的“差不多”“過得去就行”的思想，導致現(xiàn)在基層呈批的各種報告,、請示,、說明錯情不斷，質量參差不齊,，下面講的內容大家在院?？隙ǘ紝W過,，在此僅作以提示，算是和大家一起作個復習,。

一是最起碼的格式要知道

先說幾組數(shù)字,。

①37、35,、28,、26。說的就是頁邊距,，天頭,、地腳、訂口,、切口分別對應著文本的上下左右,，這個很好記，你就把右手放在紙面上,，最下面是5,逆時針轉一周,，后面跟著的就是6、7,、8,上下是30,左右是20,所以頁邊距分別就是37,、35、28,、26,單位是毫米,。

②22、28,。就是每頁的文字上下一共22行,，每行28個字，設置方法就是按照前面的頁邊距調好后,，在段落中調整段間距為固定值28磅,，取消孤行控制、取消允許標點溢出邊界,，選擇兩端對齊,、基線對齊即可。

③半個,、1個,、2個、4個字符,。半個,、1個字符說的是頁碼，根據(jù)最新修訂的《機關公文處理工作條例》，公文的每頁都要有頁碼,，包括首頁,，位置編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各印一條一字線,，一字線與數(shù)字之間空1個半角空格,，一字線上距版心下邊緣7mm.單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字,；2個字符,，說的就是每個自然段左空二字，回行頂格,；4個字符說的是成文日期與版心右側的距離,，單一機關行文時，成文日期編排在正文（有無正文說明的編排在無正文說明）下第五行位置,，右空四字,。署名在成文日期之上一行、以成文日期為準居中編排,。

④空1行、空2行,。先說比較特殊的空兩行,，就拿通令舉例，加蓋領導名章時,，在正文（有無正文說明的在無正文說明）下空二行右空四字加蓋,，名章左空二字標注領導職務，以名章為準上下居中排布,，領導職務應當標注全稱,；空一行的情況就比較多了，主送單位在標題下空一行,、附件在正文下空一行,、日期在領導名章下空一行等等。再說說幾種字體,。標題用方正小標宋簡體二號字,，正文用仿宋gb2312三號字，一級標題用黑體三號字,，二級標題用楷體gb2312三號字,，三四級標題用仿宋gb2312三號字，具體加不加粗沒有明確規(guī)定,，但從單位發(fā)文情況看,，二者皆有。

接下來說一下需要注意的幾個要素。

①附件,，附件前空兩格,，名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時,，應當與上一行附件名稱的首字對齊,。有多個附件的，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號,。

②無正文說明,，落款放不下的情況下，另起一頁第三行居左空二字標注“（此頁無正文）”,。

③版記,，應當位于公文的最后，即公文的最后一面（偶數(shù)頁）,。當公文主體末尾處于奇數(shù)頁時,，版記應當另起一面排印，且此頁不標注“（此頁無正文）”,；當公文主體末尾處于偶數(shù)頁,，且其下不足以排印版記全部內容時，版記應當另起一頁紙排印在最后一面,，版記頁和前面的空白頁均不標注“（此頁無正文）”,。我們看到有的文件版記在倒數(shù)第二頁，背面是白頁,，其實就是訂反了,。

二是最常用的技巧要掌握

這里簡單列舉幾個。

一個是excel表格的凍結窗口,，之前我們統(tǒng)計報表,，有的單位為了標準拆分可很多個表格，打印出來掃描上報,，既給自己制造了困難,，也不方便機關統(tǒng)計，其實只需要把最上面一欄的標題凍結,，打印的時候自然而然的就分成了許多子表格,。

第二個是解決word表格的重疊問題，我們基層可能經常遇到人員名冊表格亂竄的現(xiàn)象,，只需要調整表格屬性中的“環(huán)繞”,，選擇定位取消“允許重疊”就能解決。

第三個是常用的符號怎么找,。比如六角括號“［］”,、①,、?等等，首先可以在插入的符號里面找,，或者利用搜狗輸入法等智能輸入法直接打名稱,，“?”通過帶圈符號操作也可以，等等,，這方面網(wǎng)上有很多教學,，這里就不過多列舉，建議大家遇到麻煩多百度,，也可以會后一起交流,。

三是最基本的程序要落實

簽字蓋章的要簽字蓋章不能不負責任。比如上報涉及群眾切身利益,、涉錢涉物涉及敏感事項的報告,、報表，必須要上報含有簽字蓋章的掃描件,，確保上報內容的質效性,，防止文書代辦，便于追責問責,。該講究標準的要注重標準不能糊弄應付,。上報材料是否美觀大方，一定程度上反映著單位的重視程度,、工作標準,、對上態(tài)度，標準不高必然需要返工,，領導批評必然影響士氣，反反復復這么幾次很容易把上下關系搞僵了,、工作效率搞低了,、被動落實搞煩了，所以一定要保持精品意識,，形成自己單位,、自己本人的品牌。該征求群眾意見的必須征求意見不能想當然,。按程序辦事是不出事的前提和保證,，既是對群眾負責任，更是對自己負責任,，所以上報的材料該會議研究的要會議研究,，該征求群眾意見的要充分征求意見，這樣才能真正經得起各級的檢驗,。

從機關來講,，現(xiàn)在都是智能化辦公,，保密室對公文的模板已經做了規(guī)范，想錯其實也很難,，想要提高標準質量,，最簡單、最高效的辦法就是向上級學,，學領導講話,、學呈件準備、學落實效率,，因為術業(yè)有專攻,，這里主要講一下所謂的共同“科目”。

一是不同類別的文件怎么傳

這方面XXX會講,，我主要說一下傳件之前建議做好的準備,。

一要做好登記。機關一天可能會接到上級下發(fā)的好幾個文件,，而這些文件的來源又不同,，有可能是微信里的提取碼、也有可能來自通訊通,、保密郵寄或者是機要件,，如果我們不及時簽收、下載,、登記,，很有可能在事務性工作的沖擊下造成丟事、落事,，一方面可能好事忘了辦,，造成群眾見的嫌隙；另一方面可能急事辦緩了,，把上級工作給耽誤了,。所以建議大家養(yǎng)成登記的好習慣，打鉤銷賬,、逐項落實,。

二要預先學習。傳件的基礎就是自己先弄懂文件的主旨精神,，這樣,。一是自己做到心中有數(shù)、方便下步落實,，二是節(jié)省領導時間,、提高辦件效率。建議大家平時都備有一支2B鉛筆,，看到重點要求,、關鍵內容,、新生提法提前工整的給領導標注好，讓領導閱件過程中更快的找準重點,。還有就是遇到術語名詞要有較真的精神,，不能自己辦的件自己都不知道說的是什么，比如“兩戰(zhàn)贏”“三條線”“四個確?！钡鹊?，一是領導問了你不知道，會質疑你辦件的態(tài)度,、業(yè)務的能力,，二是很多專業(yè)術語本身就是關鍵，所以要提前掌握,，防止被問住,、問倒。

三要知道程序,。參照單位的標準,，建議大家在《傳閱文件專用單》上按照領導次序，用楷體gb2312三號字體加粗提前打印領導姓名,，便于領導圈閱,；在《呈批文件專用單》最下欄，按照公文格式提前打印計劃采取的落實辦法,；在承辦人處手寫本人的姓名,。具體傳閱程序大家基本都知道，我只做簡要提示,。通常先送本部門領導閱批后,，按照分管工作自上而下的順序呈需傳閱領導閱批。尤其要注意的是,，當領導簽批指示后,，要按照倒序向已簽約領導做好反饋，便于各級及時掌握本級落實辦法,。一般四個時段要抓住：領導上班時,，會議結束后,，中午吃飯后，午睡起床時,。三個時間要避免：快下班時,，領導要出門時，領導正在開會時,。同時,，要帶上筆本,，如果領導有指示可以及時記下來。

二是自己形成的文件怎么辦

我主要就想到了《呈批件》《會議通知單》,，一要按照步驟承辦,。先將文件送股長審改并簽名，而后送部門副職領導審核,、簽閱,，再送部門領導審定、批示,，再送支隊分管領導審定,、批示，最后呈送單位領導閱示,，需要其他領導閱悉的自上而下再傳閱,。呈辦完畢后，要及時把單位領導批簽的原始意見送股長和部門領導過目,，以便掌握具體情況,。二要避免低級失誤。辦文一定要認真仔細,，嚴防發(fā)生文種選用錯誤,、標題表述不準確、行文不嚴謹,、時間地點錯誤,、姓名職務錯誤、錯字漏字等低級問題發(fā)生,，更有甚者出現(xiàn)缺頁或套模板忘記了要素等等,。三要詳細掌握內容。不管是本人送簽,，還是代他人送簽,，都要對整個材料的情況做到心中有數(shù)，為什么這樣寫,，理由和依據(jù)是什么有準確把握,，讓呈批的過程更加順利。

三是各種題材的材料怎么寫

時間關系,，這里講一講平時跟主任學習,，機關常見的四種類型材料和撰寫套路?！巴ㄖ币啙崳壕褪前言撜f的事情說清楚就行,，越簡潔越好，直截了當,，不能繞,，不是非得分個一二三,。

“通報”要點準：基層對通報最敏感，因為通報直接關系對單位工作成效的肯定和否定,。所以要把握一個字,，那就是“準”，肯定成績要準,，指出問題也要準,，點準了基層就服氣，點不準基層就會有意見,。通報通常只點事,、點人、點單位,，不要作評論,。比如“不積極”“不主動”“不上進”等形容詞。還有就是表揚單位的時候不要太多,，否則就失去激勵性,。

“講話”要貼合：寫領導講話稿的首要問題是要“定位準”，所謂“定位準”就要明白這個講話稿是某某領導的講話稿,，而不是你某某某的講話稿,。因此，要寫領導想講的話,，而不是寫你想講的話,，如果寫得思路、觀點再好,，而不符合領導的意圖,，那么這個講話稿是不成功的。所以說,，寫好領導講話稿功夫關鍵要花在平時,，平時要多琢磨領導抓工作的思想、思路和關注點,，多記一些領導在會議上的思想火花和所講的經典語言等等,。還有一點就是，要了解領導的風格,，根據(jù)不同的風格去寫,。每名領導對于自身講話稿的風格都是不一樣的，如有的喜歡長句,，有的喜歡短句，有的喜歡用排比,，有的喜歡精煉等等,。

“匯報”有三要：一個是表達要生動,。不能光是干巴巴地講一些工作做法，而是要注重用數(shù)據(jù),、事例,、具體成績和群眾的反映、包括所說的話來佐證,、來說明,。第二個是重點要突出。寫匯報材料既要注重全面反映所開展工作情況,，更要重點突出,，面面俱到什么都想講好，往往到最后什么都講不好,，給對方留不下有深刻印象的內容,。怎么突出重點，一是根據(jù)聽匯報的領導所從事的工作領域來定,；二是根據(jù)本單位領導盯抓的工作來定,；三是根據(jù)上級工作重點和階段工作特點來定。第三個是表達要精煉,。就是盡量用最少的話把要表達的意思表達出來,。“紀要”有四點：會議指出,，觀點很明確,，對已發(fā)生事物的評論，一般都對標對表,。會議認為,，主觀色彩多一些，感性言論多一些,，對事情意義的評價,。會議強調，說的是重點需要知曉的內容,。會議要求,，是對下步落實具體的安排。

主任常說,，材料寫的好壞不光是靠寫材料那十幾個或者幾十個小時所花的時間和功夫,，主要取決于平時下了多少功夫，作了多少努力,。

一是多學習,。只有平時多看材料，才能在工作需要時會寫材料。要多向身邊工作經驗豐富的同事求教,，這樣寫出的材料才能有實際指導價值,、有指向性、有操作性,。

二是多思考,。有事沒事經常去思考單位建設方面的問題，思考得越多,，思路就越成熟,、觀點就越完善、思想積淀就越多,，寫材料時就越有自己的東西好寫,。

三是多琢磨。寫材料時一定不能急于求成,，要舍得吃苦,，舍得花時間和精力，先把提綱一層層列好,，然后,，每條提綱下面一句話一句話、一個字一個字地去細細琢磨,，認認真真地寫,，“慢功出細活”，這樣慢慢“磨”出來的材料才有可能做到“一稿過”,。