隨著全國(guó)電子政務(wù)的不斷普及和深化,，電子檔案已成為檔案館檔案資源的重要組成部分,。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》也明確規(guī)定了檔案館接收電子檔案的責(zé)任，要求確保接收的電子檔案真實(shí),、完整,、可用和安全?？梢灶A(yù)見(jiàn),，在“十四五”期間，檔案館將面臨電子檔案接收數(shù)量大量增加的考驗(yàn),。

電子檔案接收系統(tǒng)是檔案館保證接收環(huán)節(jié)電子檔案來(lái)源可靠,、程序規(guī)范、要素合規(guī)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng),。2011年,，天津市檔案館開(kāi)展電子檔案接收工作。2012年,，建成啟用電子檔案接收系統(tǒng),，并通過(guò)該系統(tǒng)先后接收全市十多家立檔單位的24萬(wàn)余件電子檔案。2020年,，市檔案館按照數(shù)字檔案館系統(tǒng)提升整體規(guī)劃,，啟動(dòng)建設(shè)新的電子檔案接收系統(tǒng)。在建設(shè)開(kāi)發(fā)過(guò)程中,，市檔案館對(duì)多年來(lái)電子檔案接收的工作經(jīng)驗(yàn)和存在的不足進(jìn)行總結(jié),，重點(diǎn)從優(yōu)化電子檔案移交接收工作流程和“四性”檢測(cè)方案、深化OFD國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)在移交接收數(shù)據(jù)包格式中的應(yīng)用等方面完善電子檔案移交接收工作,，在保證接收的電子檔案可靠,、規(guī)范、合規(guī)的前提下,，探索更普遍適用的非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)檢測(cè)和移交接收方法,。

市檔案館主要通過(guò)數(shù)據(jù)包交換的方式開(kāi)展電子檔案接收工作，即由移交單位將待移交的電子檔案按照規(guī)定的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式制作和生成移交數(shù)據(jù)包,，以在線或離線方式上傳到電子檔案接收系統(tǒng),，系統(tǒng)將封裝有電子檔案元數(shù)據(jù)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)后，移交單位和檔案館分別在系統(tǒng)上進(jìn)行“四性”檢測(cè),。檢測(cè)合格后,，移交單位和檔案館雙方通過(guò)系統(tǒng)補(bǔ)充完善移交接收工作信息，填寫(xiě)移交接收登記表,，完成電子檔案的移交接收,。

一是移交數(shù)據(jù)包與電子檔案接收系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接的難度大,，“四性”檢測(cè)方法缺乏包容性，制約電子檔案接收工作的開(kāi)展,。檔案館接收的電子檔案產(chǎn)生于不同時(shí)期,、不同立檔單位、不同辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng),，其數(shù)據(jù)包在滿足內(nèi)容完整性的前提下,，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)會(huì)存在一定差異。檔案館接收電子檔案應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)尊重歷史與現(xiàn)實(shí),、尊重不同發(fā)展階段的理念,，允許不同時(shí)期形成的電子檔案在滿足基本要求的前提下存在一些差異化的形式，對(duì)接收的電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)具有包容性,。而在原移交接收模式中進(jìn)行“四性”檢測(cè),，需要先將數(shù)據(jù)包內(nèi)容由非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，無(wú)法包容電子檔案形式上存在的合理差異,。這一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)化既增加了電子檔案接收系統(tǒng)的技術(shù)開(kāi)發(fā)難度和運(yùn)算負(fù)荷,，提升了接收工作的復(fù)雜度，也限制了許多合規(guī)電子檔案的接收,，制約了電子檔案接收工作的推廣開(kāi)展,。

二是未能充分有效利用移交數(shù)據(jù)包中的信息，影響移交接收階段“四性”檢測(cè)效率,。電子檔案歸檔,、移交接收和長(zhǎng)期保存都是電子文件（電子檔案）全生命周期管理的重要環(huán)節(jié)，后一階段的管理是對(duì)前一階段管理成果的傳承和延續(xù),，不可割裂,。《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》規(guī)定了歸檔,、移交接收和長(zhǎng)期保存各環(huán)節(jié)“四性”檢測(cè)的不同檢測(cè)重點(diǎn),。原有歸檔環(huán)節(jié)和移交接收環(huán)節(jié)的“四性”檢測(cè)項(xiàng)和檢測(cè)方法存在同化、重復(fù)的情況,，未能將歸檔階段的檢測(cè)結(jié)果及移交信息包中的許多有效信息合理地傳遞到移交接收階段并充分利用,，造成重復(fù)檢測(cè)、檢測(cè)效率低下,。

針對(duì)實(shí)際工作中存在的問(wèn)題,，市檔案館明確了優(yōu)化電子檔案移交接收流程的思路：更好地理解和掌握《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》，進(jìn)一步明晰在歸檔環(huán)節(jié)和移交接收環(huán)節(jié)移交單位和檔案館應(yīng)承擔(dān)的“四性”檢測(cè)工作,，移交接收環(huán)節(jié)要有效利用歸檔環(huán)節(jié)的檢測(cè)成果和結(jié)論,；優(yōu)化移交接收環(huán)節(jié)的檢測(cè)內(nèi)容和方法,，提高移交接收檢測(cè)效率,，擴(kuò)展系統(tǒng)的包容性,；充分用好OFD文檔所具有的多層文檔自包含特性，記錄留存移交接收環(huán)節(jié)工作信息,，并為下一階段電子檔案長(zhǎng)期保存創(chuàng)造條件,。

電子檔案移交接收工作流程圖

分兩個(gè)階段逐步形成完整的移交信息包。

階段一,，確定移交單位導(dǎo)出移交數(shù)據(jù)包的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu),。移交單位按照《電子檔案移交與接收辦法》要求，將擬移交的電子檔案數(shù)據(jù)按“年度—案卷—文件”的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)從其辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)或電子檔案歸檔管理系統(tǒng)中導(dǎo)出,，同時(shí)生成相應(yīng)的說(shuō)明文件和目錄文件,。為簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)包標(biāo)識(shí)，數(shù)據(jù)包以年度為單位,，按年度生成移交數(shù)據(jù)包,。

階段二，通過(guò)市檔案館的電子檔案接收系統(tǒng)補(bǔ)充完善移交信息,。一是移交單位上傳移交數(shù)據(jù)包后,，根據(jù)電子檔案接收系統(tǒng)提供的功能，完善《電子檔案移交與接收辦法》中要求的說(shuō)明文件應(yīng)包含的內(nèi)容,，補(bǔ)全移交接收后續(xù)環(huán)節(jié)必要的信息,。二是由系統(tǒng)自動(dòng)生成移交接收環(huán)境下的電子檔案校驗(yàn)碼。三是由系統(tǒng)自動(dòng)捕獲信息并輔以人工著錄的形式生成移交接收登記表,。在完成以上工作后,，由系統(tǒng)導(dǎo)出經(jīng)移交單位和檔案館雙方認(rèn)可、完整的移交信息包,，并根據(jù)要求保存5年以上,。

在電子檔案接收環(huán)節(jié)中，合理利用歸檔環(huán)節(jié)的“四性”檢測(cè)成果,，把相關(guān)信息有效繼承和傳導(dǎo)到接收環(huán)節(jié),。通過(guò)分析電子檔案移交數(shù)據(jù)包生成方式，可以知道移交數(shù)據(jù)包中的說(shuō)明文件和目錄文件中已經(jīng)包含了經(jīng)過(guò)歸檔環(huán)節(jié)“四性”檢測(cè)過(guò)的有效信息,。在接收環(huán)節(jié),，以電子檔案接收系統(tǒng)自動(dòng)捕獲為主、輔以人工補(bǔ)錄的方式完善移交接收環(huán)節(jié)新生成的過(guò)程內(nèi)容信息,，生成電子檔案接收系統(tǒng)中形成的真實(shí)性驗(yàn)證信息,。按照《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》，把檢測(cè)重點(diǎn)放在電子檔案權(quán)屬轉(zhuǎn)移時(shí)移交電子檔案數(shù)量的準(zhǔn)確性,、內(nèi)容的完整性,、檔號(hào)的規(guī)范性等關(guān)鍵元數(shù)據(jù)項(xiàng)的合規(guī)性檢測(cè)及新環(huán)境下的真實(shí)性校驗(yàn)上。

在新的接收流程中，在對(duì)電子檔案進(jìn)行“四性”檢測(cè)時(shí)從以下兩個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化,。一是在移交接收環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)的檢測(cè)主要通過(guò)對(duì)目錄文件相關(guān)字段內(nèi)容的檢測(cè)來(lái)實(shí)現(xiàn),。二是在檢測(cè)時(shí)由電子檔案接收系統(tǒng)通過(guò)內(nèi)置元數(shù)據(jù)XSD模板自動(dòng)與電子文件生成時(shí)的元數(shù)據(jù)XSD框架文件進(jìn)行結(jié)構(gòu)比對(duì)，以檢測(cè)其元數(shù)據(jù)描述文件結(jié)構(gòu)的規(guī)范性,。再由系統(tǒng)以一定比例對(duì)元數(shù)據(jù)XML文件進(jìn)行隨機(jī)抽檢,，以檢測(cè)數(shù)據(jù)包中元數(shù)據(jù)的完整性。通過(guò)以上方法,，在符合國(guó)家檔案局“四性”檢測(cè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的情況下,，減少重復(fù)檢測(cè)內(nèi)容，大幅提高檢測(cè)效率,。

市檔案館在對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行OFD版式轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)上,，基于OFD的XML結(jié)構(gòu)和文檔壓縮技術(shù)，采用“容器+文檔”的方式描述和存儲(chǔ)數(shù)據(jù),，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)更多的實(shí)用應(yīng)用場(chǎng)景,。

一是重新對(duì)移交接收的電子檔案進(jìn)行多層OFD封裝。將移交接收的電子檔案的展現(xiàn)信息,、全文信息,、元數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一打包形成OFD格式文件，作為移交接收數(shù)據(jù)包,。二是將移交接收環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)生成多層OFD格式文檔,。將移交接收登記表和移交接收過(guò)程產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)分為登記表展現(xiàn)信息、登記表元數(shù)據(jù)和移交過(guò)程元數(shù)據(jù)等,，打包進(jìn)行多層OFD封裝,，完整記錄移交接收工作的全流程。

以上做法既可以在保證接收電子檔案質(zhì)量的前提下提高電子檔案的接收效率,，又能夠?yàn)榻窈髷U(kuò)展電子檔案接收種類(lèi)創(chuàng)造條件,。下一步，隨著電子檔案移交接收系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用的不斷完善和豐富,，市檔案館將在不斷完善系統(tǒng)易用性的基礎(chǔ)上,，進(jìn)一步探索OFD在電子檔案管理中的業(yè)務(wù)需求場(chǎng)景和實(shí)現(xiàn)方式。例如,，根據(jù)OFD格式所具有的可包含,、可擴(kuò)展的特性，將電子檔案簽名信息,、驗(yàn)證信息一同封裝到OFD文檔中,，實(shí)現(xiàn)電子檔案移交接收、長(zhǎng)期保存,、數(shù)據(jù)遷移,、關(guān)聯(lián)標(biāo)注等管理環(huán)節(jié)過(guò)程記錄信息的多次寫(xiě)入,，同時(shí)不影響原歸檔移交電子文件的驗(yàn)證，通過(guò)單一OFD文檔的自包含,、自驗(yàn)證,，實(shí)現(xiàn)館藏電子檔案不依賴(lài)于特定應(yīng)用系統(tǒng)，滿足自包含,、自描述等電子檔案長(zhǎng)期可讀、長(zhǎng)期保存的要求,。并使用不同廠商產(chǎn)品對(duì)電子檔案進(jìn)行OFD文檔封裝,，驗(yàn)證是否能夠在不同廠商的OFD工具中進(jìn)行正常瀏覽、全文檢索,、可控利用和再次封裝,，減少單一產(chǎn)品來(lái)源的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。