為了更好地與項目各干系人進行交流，項目經(jīng)理需要理解如下五個原則：

1

“WIIFM”原則

WIIFM不是聽起來像音樂臺的哪個頻道,，而是“What'sin it for me,！”(與我何干)，它意味著接收信息的一方與所接受信息有利益上的關(guān)聯(lián),。

據(jù)說,，有一人晚間存款，結(jié)果借記卡被卡在了自動取款機中,。打電話給客服,，但被告知要等到第二天，該君思前想后,，再致電客服告知自動取款機多吐出2000元錢,，結(jié)果客服立馬派出了技術(shù)人員到現(xiàn)場解決問題。

這個故事告訴我們,，不與干系人的利益直接掛鉤,，這種交流可能是無效的，至少不是高效的,。

2

“主動性”原則

項目經(jīng)理需要主動與干系人保持溝通,，讓他們清楚項目的進展情況，以及遇到的問題,?？蛻絷P(guān)于項目運行情況的第一手資料必須來自項目經(jīng)理。

假如有一個項目,，設(shè)計制造一個安全閥,，但產(chǎn)品卻沒有通過安全測試。項目經(jīng)理應(yīng)該直接打電話告知客戶,，比如可以說,，“項目產(chǎn)品沒有通過安全測試，我們正在分析和解決問題,。如果有進一步的信息,，我馬上向您匯報?！?/span>

項目經(jīng)理不應(yīng)該等到問題解決了再匯報,。原因很簡單，如果客戶不知情，在某個會議上他們被問到了項目出現(xiàn)的問題時,，試想他們將處于何種尷尬的境地,。

3

“簡潔高效”原則

過猶不及，過多信息同樣得不到有效傳播,。相信大家越來越依賴郵件進行交流,，不少人可能有過這樣的經(jīng)歷。

某人發(fā)了一封郵件到很多人注冊的留言板上,，結(jié)果成百上千的人收到了這封郵件,，另一君不想收到這樣的郵件，因此“回復(fù)全部”說,，“請不要用留言板,，有事郵件給具體的人?！钡R上又有人“回復(fù)全部”說,，“請你不要用回復(fù)全部?！本瓦@樣你來我往,，很多無辜的人在短時間內(nèi)會收到大量關(guān)于“回復(fù)全部”的垃圾郵件。所以,，與干系人進行交流也需要注意“度”,，避免“信息擁堵”。

譬如,，如果項目運行良好,，下次例會又不會帶來額外價值，為什么不取消這次會議呢,？項目經(jīng)理完全可以告訴成員，“因為項目運行良好,，所以本次會議取消,。”這樣對成員傳遞的是滿滿的正能量,。

4

“有始有終”原則

溝通交流始于項目啟動,，而止于項目結(jié)題，與干系人進行交流沒有一勞永逸的方法,。但制訂有效的溝通交流計劃可以提高溝通的效率,，使在這方面的管理變得簡單、有章可循,。

作為經(jīng)驗,，項目狀態(tài)報告一般可選擇10個。假定一個2個月（相當(dāng)于8個星期40天，每星期5天上班時間）的項目,，每4天項目經(jīng)理就應(yīng)該提交一份報告,，詳細程度以大概15~20分鐘的討論內(nèi)容為準(zhǔn)，這樣既可確保報告內(nèi)容充足,，又不至于過于冗長,。

5

“各取所需”原則

項目干系人所需要的信息不盡相同，對信息需求的緊迫程度及要求的溝通方式也不一樣,，這需要項目經(jīng)理有區(qū)別地對待,，管理與他們的溝通與交流。

項目溝通管理的作用及方法,，

1,、溝通目的：在項目環(huán)境下，項目經(jīng)理要花費90%以上的時間來進行溝通,。典型的作用包括：

?提出項目的方向

— 做出決策

— 授權(quán)工作

— 指導(dǎo)各項活動

— 協(xié)商,。

— 報告（包括簡報）

? 參加會議

?整個項目的管理

?市場營銷

?公共關(guān)系

?記錄管理

— 會議記錄

— 備忘錄、信函,、通知

— 報告

— 規(guī)格說明

— 合同文件

2,、溝通方式：由于花費在溝通上面的時間很多，項目經(jīng)理就有責(zé)任改進溝通管理過程,。

溝通管理就是正式或非正式地對上下左右交換信息的方式進行指導(dǎo)或監(jiān)管,。項目表現(xiàn)的好壞與項目經(jīng)理管理溝通過程的能力有直接的關(guān)聯(lián)。

溝通過程絕不僅僅是傳遞一條消息,，也是需要控制的,。適當(dāng)?shù)臏贤軌蚴箚T工參與到行動中來，因為他們需要知情并理解,。溝通必須既傳遞消息,，又進行激勵。問題在于,，究竟怎樣進行溝通,，下面提出了5個步驟，

?仔細考慮你希望達到的目標(biāo)

?確定進行溝通的方式

?引起相關(guān)人員的興趣,，按照他人與你進行溝通的方式來溝通,。

?按照你要溝通的內(nèi)容來進行溝通

?檢查通過他們來完成你的指令的效果

知道該怎樣溝通并不能確保產(chǎn)生清楚的信息。有一些可以用來改進溝通的技巧,，包括,，

? 如果可能，盡量獲得一種以上的反饋,。

? 建立各種溝通的渠道

?如果可能,，采取面對面的溝通方式,。

?確定你與之溝通的人究竟有多么敏感

?關(guān)注象征性的含義，如人們臉上的表情,。

?在適當(dāng)?shù)臅r候進行溝通,。用行為來強化語言。

?使用簡單的語言

?只要可能,，就進行重復(fù),，用兩種不同的方式來表達。

3,、溝通障礙：對于每次溝通的努力,，都會有障礙存在。這些障礙包括,，

?接收方只聽他希望聽的,。這是由于人們做同一件事的時間太長，因此聽不進別的內(nèi)容,。

?發(fā)送方和接收方有不同的認(rèn)知,。這對解釋合同要求、工作說明和提出信息需求而言,，是相當(dāng)重要的,。

? 接收方在進行溝通之前對事情已經(jīng)做出了自己的評價。

? 接收方忽略了相互矛盾的信息,，只按照他樂意的方式采取行動,。

?對不同的人，詞語有不同的含義,。

? 溝通雙方忽略了非語言的提示,。

? 接收方可能存在感知信息的障礙。

因此,，就項目經(jīng)理而言,，溝通能力的提升是第一重要的事。