項(xiàng)目管理中做好項(xiàng)目溝通計(jì)劃來(lái)源：好好考（） 2011-06-19 【好好考：中國(guó)考試教育第一門(mén)戶(hù)】 在線測(cè)試 字號(hào): T T 
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[導(dǎo)讀]一般而言在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中,，應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通計(jì)劃編制,、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和管理收尾,?！№?xiàng)目中的溝通形式通常分為書(shū)面和口頭兩種形式。
       在項(xiàng)目中,，溝通更是不可忽視,。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，通?；ㄔ谶@方面的時(shí)間應(yīng)該占到全部工作的75%～90%.良好的交流才能獲取足夠的信息,、發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面,。  
　　溝通管理的體系  
　　一般而言,，在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通計(jì)劃編制,、信息分發(fā),、績(jī)效報(bào)告和管理收尾。溝通計(jì)劃決定項(xiàng)目干系人的信息溝通需求：誰(shuí)需要什么信息,，什么時(shí)候需要,，怎樣獲得。信息發(fā)布使需要的信息及時(shí)發(fā)送給項(xiàng)目干系人,?？?jī)效報(bào)告收集和傳播執(zhí)行信息，包括狀況報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告和預(yù)測(cè),。項(xiàng)目或項(xiàng)目階段在達(dá)到目標(biāo)或因故終止后,，需要進(jìn)行收尾，管理收尾包含項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成,，包括項(xiàng)目記錄收集,、對(duì)符合最終規(guī)范的保證、對(duì)項(xiàng)目的效果(成功或教訓(xùn))進(jìn)行的分析以及這些信息的存檔(以備將來(lái)利用),。  
　　項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分,，它的作用非常重要,，也常常容易被忽視,。很多項(xiàng)目中沒(méi)有完整的溝通計(jì)劃，導(dǎo)致溝通非?；靵y,。有的項(xiàng)目溝通也還有效，但完全依靠客戶(hù)關(guān)系或以前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),，或者說(shuō)完全靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人能力的高低,。然而，嚴(yán)格說(shuō)來(lái),，一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在,，也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必要,。因而,，在項(xiàng)目初始階段也應(yīng)該包含溝通計(jì)劃。  
　　在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí),，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析,。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響，比如組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門(mén)做進(jìn)展分析報(bào)告,，那么溝通計(jì)劃中就必須包含這條,。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮,。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶(hù),，而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目干系人,。所有這些人員各自需要什么信息,、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好,，都是需要細(xì)致分析的,。比如有的客戶(hù)希望每周提交進(jìn)度報(bào)告，有的客戶(hù)除周報(bào)外還希望有電話交流，也有的客戶(hù)希望定期檢查項(xiàng)目成果,，種種情形都要考慮到,，分析后的結(jié)果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來(lái)的溝通體系才會(huì)全面,、有效,。    
        語(yǔ)言、文字還是“形象”  
　　項(xiàng)目中的溝通形式是多種多樣的,，通常分為書(shū)面和口頭兩種形式,。書(shū)面溝通一般在以下情況使用：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中使用的內(nèi)部備忘錄，或者對(duì)客戶(hù)和非公司成員使用報(bào)告的方式,，如正式的項(xiàng)目報(bào)告,、年報(bào)、非正式的個(gè)人記錄,、報(bào)事帖,。書(shū)面溝通大多用來(lái)進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動(dòng),，一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡(jiǎn)潔,，以免增加負(fù)擔(dān)而流于形式?？陬^溝通包括會(huì)議,、評(píng)審、私人接觸,、自由討論等,。這一方式簡(jiǎn)單有效，更容易被大多數(shù)人接受,，但是不象書(shū)面形式那樣“白紙黑字”留下記錄,，因此不適用于類(lèi)似確認(rèn)這樣的溝通?？陬^溝通過(guò)程中應(yīng)該坦白,、明確，避免由于文化背景,、民族差異,、用詞表達(dá)等因素造成理解上的差異，這是特別需要注意的,。溝通的雙方一定不能帶有想當(dāng)然或含糊的心態(tài),，不理解的內(nèi)容一定要表示出來(lái)，以求對(duì)方的進(jìn)一步解釋?zhuān)钡竭_(dá)成共識(shí),。除了這兩種方式,，還有一種作為補(bǔ)充的方式。回憶一下體育老師授課,，除了語(yǔ)言描述某個(gè)動(dòng)作外,，他還會(huì)用標(biāo)準(zhǔn)的姿勢(shì)來(lái)教你怎么做練習(xí)，這是典型的形體語(yǔ)言表達(dá),。像手勢(shì),、圖形演示、視頻會(huì)議都可以用來(lái)作為補(bǔ)充方式,。它的優(yōu)點(diǎn)是擺脫了口頭表達(dá)的枯燥,，在視覺(jué)上把信息傳遞給接受者，更容易理解,。  
　　在項(xiàng)目中,，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯,，似乎總是不到位,，由此引起的問(wèn)題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握,，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則,，實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵,。  
　　溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說(shuō)到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度,。在項(xiàng)目中,，我們極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候,。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶(hù)或上級(jí),、團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系,，更能表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參與,，會(huì)使溝通的另一方滿意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利,。  
　　溝通看似簡(jiǎn)單,，實(shí)際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面,，比如說(shuō),，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時(shí)，溝通渠道急劇增加,，給相互溝通帶來(lái)困難,。典型的問(wèn)題是“過(guò)濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過(guò)濾的原因很多,，比如語(yǔ)言,、文化、語(yǔ)義,、知識(shí),、信息內(nèi)容、道德規(guī)范,、名譽(yù),、權(quán)利、組織狀態(tài)等等,，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過(guò)程中對(duì)某一問(wèn)題的理解產(chǎn)生差異,。  
　    從溝通模型中可以看出，如果要想最大程度保障溝通順暢,，當(dāng)信息在媒介中傳播時(shí)要盡力避免各種各樣的干擾,，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后,，雙方必須對(duì)理解情況做檢查和反饋,，確保溝通的正確性。  
　　如果結(jié)合項(xiàng)目,，那么項(xiàng)目經(jīng)理在溝通管理計(jì)劃中應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際明確雙方認(rèn)可的溝通渠道,，比如與用戶(hù)之間通過(guò)正式的報(bào)告溝通，與項(xiàng)目成員之間通過(guò)電子郵件溝通;建立溝通反饋機(jī)制,，任何溝通都要保證到位,，沒(méi)有偏差，并且定期檢查項(xiàng)目溝通情況,，不斷加以調(diào)整,。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個(gè)難題,。
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