為了讓HR,、行政人高效搞定年會,，我們今天用9個步驟，幫你梳理年會策劃中的關(guān)鍵步驟,。導(dǎo)圖如下：
第1步：定義問題年會是一項商業(yè)行為,，其目的是為了解決商業(yè)和組織問題。因此,，只有首先精確地描述問題,，才能辦成一場成功年會。我們將“問題”定義為“現(xiàn)狀和期待之間的差距”（問題=期待-現(xiàn)狀）,，那么年會調(diào)研需要明確2點：現(xiàn)狀：公司現(xiàn)狀是什么,？2020的運行狀況如何？人們認為公司現(xiàn)狀如何,？是如何行動的,？ 期待：公司去往哪里？2021年公司的戰(zhàn)略目標是什么,？實現(xiàn)這個目標,，需要同事有什么共識？需要作出何種行動,？
年會的使命，就是通過活動,，影響員工的信念和行為,，縮小業(yè)績差距。2020年,，很多公司經(jīng)歷過不平凡的一年：公司團隊是否有很多新人,，需要整合和培訓(xùn)？——團建培訓(xùn),，增強交流 公司快速發(fā)展期,，是否要提出新的目標，激勵人心,？是否需要戰(zhàn)略資源整合,？——達成共識，樹立目標 留下來的團隊是否要進行激勵,？——回顧,、表彰
了解公司期待和現(xiàn)狀，需要從老板和員工兩方面入手了解，并最終產(chǎn)出年會的方向,。第2步：活動概念2.1確定概念和主題
定義好你要解決什么問題之后,，就可以自然而然提出活動概念，常見的年會概念包含：處于成長期的公司,，業(yè)務(wù)在高速發(fā)展,，年會的目的大多是加油鼓勁兒，集中表現(xiàn)奮斗,、拼搏 等主題,。而到了成熟期，年會目的更側(cè)重增強團隊凝聚力,，因此主題就相應(yīng)的側(cè)重打人文牌,，走溫暖路線。2020年是不平凡的一年,，很多企業(yè),，把“涅槃”“逆境”“綻放”作為2021年的核心概念。繼而圍繞這個活動目的,，延伸出一句年會主題（slogan）,。一個優(yōu)秀的slogan往往直指“問題”，同時在表達上足夠簡潔,、有力,、新穎，使得參會人可以記得住,、好理解,。（今年我們會再出一篇關(guān)于slogan的文章，大家可以持續(xù)關(guān)注,。）2.2 確定活動目標確立年會要解決什么問題和概念后,，要一般要遵循SMART原則，即：具體,、可測量,、可實現(xiàn)、相關(guān)性,、時限性,，將概念拆解為目標。2.3 初步構(gòu)想舉辦時間,、人數(shù),、地點
定好舉辦時間,，活動籌備就進入倒計時,，還會影響參加者決策,、供應(yīng)商價格。 確定年會規(guī)模（活動面積,、人數(shù)）,，才能確定場館選擇、酒店,、餐飲,、交通、運營計劃（如會場布置,、用餐方式,、停車、洗手間等運營配套設(shè)施,、人力資源等）,。 確定舉辦地點，才能決定了場地,、各類設(shè)施和服務(wù)的采購,，甚至作為核心創(chuàng)意點貫穿活動策劃。
第3步：項目計劃至此,，我們已經(jīng)確定項目的邊界,，包括活動概念、目標,、主題,、時間、地點,、人數(shù),。為了進一步推進年會落地，還需要向老板確認“人”“財”“計劃”,。3.1預(yù)算和財務(wù)
活動預(yù)算不能局限于數(shù)字,，而應(yīng)該充分考慮變動。3.2進度安排
項目組還要制定一個年會籌備時間表,，拆分年會籌備的各項任務(wù)并布置完成時間點,，保證整個籌備工作有條不紊。年會籌備,，總體可以分為5個周期,。
啟動期（概念、主題,、財務(wù)資源,、人力資源、計劃） 計劃期（場地,，及其他各項資源和服務(wù)的標準制定） 籌備期（動員,、收集、采購,、對接,、管控各項資源） 現(xiàn)場執(zhí)行期（保證正確的資源，正確運轉(zhuǎn)） 總結(jié)期（總結(jié)優(yōu)劣,，形成文檔以備提升）
活動進度管理可以用甘特圖來呈現(xiàn),，并且將任務(wù)拆分到負責(zé)人進行管理。
3.3組建項目小組整個年會項目的策劃執(zhí)行團隊,，不需要太多分工和部門,，主要有2個要求：① 高效溝通方便跨部門工作的開展；②管理老板與同事的預(yù)期,?；I委會的人員構(gòu)成一定是有老板和各部門的同事在里面，如此一來,，信息可以及時同步給公司上下,，跨部門的支持工作開展起來也更順利（尤其是要各部門出節(jié)目）。除此之外,，還需要各種供應(yīng)商提供服務(wù),。這點我們在第6步進一步講述。第4步：創(chuàng)意和策劃現(xiàn)在你已經(jīng)拿到了人財物基本資源,，接下來要在項目框架和資源范圍內(nèi),，規(guī)劃出一個更加具象的活動藍本。4.1創(chuàng)意和體驗獨特的創(chuàng)意是任何活動的靈魂,，一個好的核心創(chuàng)意可以帶來一連串靈感誕生,。創(chuàng)意的切入點，可能是活動主題,、會場布置,、燈光、色彩,、道具等,，但全部都要貼合“活動概念”,。
除了創(chuàng)意之外，你也需要設(shè)計出特殊的高光時刻（moment）,，讓參與者體驗到愉悅,、成就，在腦海中留下深刻印象,，甚至主動傳播,。4.2內(nèi)容和議題年會至少要做好4類“欄目”：戰(zhàn)略內(nèi)容、關(guān)懷內(nèi)容,、基本內(nèi)容,、福利內(nèi)容，以及做好內(nèi)容審核,。
戰(zhàn)略內(nèi)容,，一般是指公司想要向大家傳達的內(nèi)容，如企業(yè)對當下的認知,、戰(zhàn)略和目標,，或傳達企業(yè)價值觀和企業(yè)文化等。 關(guān)懷內(nèi)容：公司宣傳視頻（推薦公司員工街拍式采訪,，非常出彩）,、年會祝福視頻 / 員工故事 / 客戶故事 / 老板發(fā)言或老板個人的保留節(jié)目等等。 基本內(nèi)容：歌舞,、小品等娛樂內(nèi)容,。 福利內(nèi)容：年會獎品本身非常具有話題性且可以迅速帶動現(xiàn)場氛圍。
4.3議程議程就是對內(nèi)容的時間安排,，總體原則是各要素之間,，相互呼應(yīng)，松弛有度,，并進行人性化設(shè)計,。最終輸出一項議程。是否足夠的內(nèi)容,，讓參與者保持興趣,？ 活動要求有明確的起始、結(jié)束,、暫停時間嗎,？ 各個環(huán)節(jié)持續(xù)多久？ 各個環(huán)節(jié)之間要預(yù)留多長時間,？（保留足夠時間換場地、翻臺等） 活動是否有娛樂節(jié)目,？是否保持安靜或者走動,？特殊需要,？足夠的休息和餐飲？
第5步：場地選擇和規(guī)劃場地也是創(chuàng)意和策劃的重要組成部分,，一個好場地能最大程度呈現(xiàn)活動概念,，實現(xiàn)活動目的。因此,，場地的選擇要和創(chuàng)意同時進行,，甚至提前在第2步“活動概念”時進行。5.1選擇場地的類型場地是活動策劃落地的開端,，因為他決定了年會的形式,。現(xiàn)在的企業(yè)往往十分重視文化，于是在年會選址上首要考慮的,，是這個地點的某些特質(zhì)是否能與公司文化相吻合,。但選址不能僅憑理想主義的意義契合而全然不考慮現(xiàn)實的經(jīng)濟因素。除了類型外,，還要考慮：年會環(huán)節(jié),、容量、設(shè)施,、檔次,、花費、交通,、配套（如餐飲住宿）,、備案等因素。大型公司只需要找到一個能夠滿足開會,、用餐,、住宿的場地就好，場地預(yù)訂時間往往要提前數(shù)月,。 小型公司,，由于人數(shù)較少，預(yù)算和安排非常靈活,，可以追求更多創(chuàng)意,、體驗和互動——比如酒吧、咖啡廳,、轟趴,、滑雪、燒烤,、海邊,、旅行，在預(yù)算充足的前提下,，任你發(fā)揮,。 而中型公司,，由于公司已經(jīng)具備一定實力，一般要兼顧條件,、體驗和性價比,，可以考慮具有一定娛樂設(shè)施或附近景點豐富的酒店或度假村。
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5.2場地考察和選擇交通類檢查項 酒店位置檢查項 嘉賓入場環(huán)節(jié)場地檢查項 餐、房,、娛樂,、體驗場地檢查項 會議場地檢查項 籌備場地檢查項 酒店周邊設(shè)施檢查項
在對場地進行考察后，就可以和酒店進行商務(wù)洽談,。
第6步：活動現(xiàn)場設(shè)計,，及服務(wù)商選擇和管理
6.1 物理環(huán)境+無形環(huán)境要求
恭喜你已經(jīng)完成了“年會策劃”階段，并且已經(jīng)規(guī)劃出了年會的美好藍圖,。接下來,，就可以對會場在“什么時間，什么地點,，發(fā)生什么,，參會人做什么，感受到什么”,，進行更詳盡的規(guī)劃和落實,，制造更好的物理和無形環(huán)境。需要考慮的維度包括：搭建,、燈光音響,、服裝道具、主持,、視頻,、禮儀服務(wù)、交通,、簽到,、餐飲、住宿、禮品……這或許是年會項目中最為龐雜而繁復(fù)的環(huán)節(jié),，如果年會本身規(guī)模較大,，主辦方可以主要梳理對服務(wù)和資源的標準和需求（如時效、規(guī)模,、質(zhì)量），然后請專業(yè)的服務(wù)商進行具體方案策劃,、計劃和落地,。6.2 挑選和管理供應(yīng)商
大型年會可以選擇總包（即全部委托給一家供應(yīng)商），好處是相對省心,，聯(lián)絡(luò)方便,，對接容易。但有時我們并不需要全部外包,，這時候就可以選擇分模塊外包,，比如拆分為創(chuàng)意 / 執(zhí)行 / 采購三個模塊，按需外包,，好處是更為靈活,。服務(wù)商外包計劃 服務(wù)商評估和遴選 商務(wù)談判 合同管理 服務(wù)商對項目進行設(shè)計 服務(wù)商執(zhí)行
第7步：現(xiàn)場管理
現(xiàn)在，我們已經(jīng)把所有的資源和服務(wù)都準備好了?，F(xiàn)場管理的任務(wù),，就是讓“正確的資源（或服務(wù)），在正確的時間,，以正確的方式呈現(xiàn)”,。而在年會現(xiàn)場，可以按照區(qū)域不同,，劃分為以下幾個負責(zé)人：現(xiàn)場負責(zé)人：整體把控現(xiàn)場整體情況,。 主會場負責(zé)人：監(jiān)督主會場內(nèi)部的大事小情嚴格執(zhí)行，保證員工體驗,。 控臺負責(zé)人：對于舞臺所有流程,、視頻、燈光,、音頻進行掌控,。 前臺負責(zé)人：負責(zé)簽到體驗、安保有序,。 搭建負責(zé)人：除主會場外,，最重要的板塊負責(zé)人。搭建質(zhì)量決定了設(shè)計是否能夠落地,，繼而決定了活動的逼格,。搭建也要嚴格控制進度，確保在活動開始前，把場地交付,。 物料負責(zé)人：物料運輸,、管理、發(fā)放,、回收,。 攝影攝像負責(zé)人：對接好活動記錄人員，安排記錄重點moment,。
現(xiàn)場活動管理要做到事無巨細,，所有工作提前做好安排和準備，為整個年會順利進行做好鋪墊,。會務(wù)組人員名單提報,，領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)了，通過各部門選擇的會務(wù)組人員才好聽令安排,。7.1 活動綱要以事情為主要綱要,，管理現(xiàn)場的各項事宜。核心功能是“什么人在什么時間,，應(yīng)該要做什么事情”,。他可以理解為“經(jīng)過細化的活動日程安排”。
7.2 關(guān)鍵角色培訓(xùn)+行動指南在一些重要的崗位,，你可以為這些關(guān)鍵人,，提供關(guān)鍵角色行為清單。相對于日程,，這種操作手冊,，更能幫助這些關(guān)鍵角色做到萬無一失。
7.3 檢查清單在搭建及彩排工作結(jié)束后,，建議再召集各個版塊的工作人員一起開一個現(xiàn)場碰頭會,。同步信息，查漏補缺,，非常關(guān)鍵,。
檢查清單：各個口的負責(zé)人員的最后確認，例如：1,、檢測電源,，無線網(wǎng)，投影,，麥克風(fēng)及音響設(shè)備,，桌椅、舞臺,、背景板是否全部準備就位,？急需要添加的贊助方的LOGO貼字,？某個背景板前亮度夠不夠？2,、沒有提交到控臺視頻和PPT還有幾個,？由誰負責(zé)到位？幾點到位,？3,、是否同步了最新的活動流程和嘉賓名單？主持詞最后的修改確定,？
……7.4 溝通機制建立有效的溝通機制,，利用對講機、微信群,、聯(lián)系表等工具，一旦發(fā)生緊急情況,，可以迅速定位相應(yīng)的資源,，進行補救。
第8步：風(fēng)險管理
在活動正式開始前,，還需要提前做好風(fēng)險的預(yù)期和管理方案,。常見的風(fēng)險因素，可參考框架：
活動類型：內(nèi)容,、時間
場地：固定座位,、容量、通達性,、出口
位置：室內(nèi),、戶外、交通通達
人群：基本情況,、歷史,、習(xí)慣、秩序,、蜂擁而來
天氣：刮風(fēng)下雨
設(shè)備和能源：損壞或停止
知識產(chǎn)權(quán)和法律法規(guī)：使用的設(shè)計稿或文案,，是否違反知識產(chǎn)權(quán)和廣告法
噪聲、火災(zāi),、爆炸,、藥品等
雖然大多數(shù)的風(fēng)險，可以通過提前檢查規(guī)避,。但同時還要建立風(fēng)險預(yù)案,，建立風(fēng)險應(yīng)急團隊，以及相應(yīng)的權(quán)責(zé)和流程,，可以在緊急情況下快速決策并執(zhí)行應(yīng)對預(yù)案,。
第9步：總結(jié)和評估活動現(xiàn)場的結(jié)束并不代表活動營銷的完結(jié),。活動后的細節(jié)拿捏更見功夫,。但很多人往往忽略這個環(huán)節(jié)的重要性,。在年會結(jié)束后，至少要做好這幾件事情：9.1 剪輯視頻花絮拷貝所有影像資料,，并剪輯成視頻,，這不僅僅可以用于企業(yè)內(nèi)部的宣傳，更可以對外進行企業(yè)形象展示,?；谶@些考慮，需要拍攝什么內(nèi)容,，也需要提前準備好,。9.2 復(fù)盤和活動報告年會結(jié)束后，對年會目的和效果進行復(fù)盤,，總結(jié)本次年會的優(yōu)點和缺點,，沉淀各類文檔，作為下一次項目的管理資產(chǎn),。
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