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任何一個(gè)大型年會(huì)會(huì)議活動(dòng)，其會(huì)議管理都可分為五大步驟：會(huì)前準(zhǔn)備,、會(huì)議開始,、會(huì)議進(jìn)行，會(huì)議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行,。常言道,，會(huì)務(wù)管理是核心，活動(dòng)管理是目標(biāo),。因此,，要想成功舉辦一場(chǎng)大型的會(huì)議活動(dòng)，前期的會(huì)議策劃是關(guān)鍵,。
所謂會(huì)議策劃,，它是一種資源的整合與配置過程,，都是在控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，使會(huì)議效果最佳,。要想會(huì)議開得好,，風(fēng)險(xiǎn)控制早做到。大凡一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)最可能出現(xiàn)的失誤,，在不同的會(huì)議階段有不同的表現(xiàn),。比如：
1、 會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議主題和日程及任務(wù)分配不明確,，參會(huì)人員毫無針對(duì)性,，參會(huì)人員也準(zhǔn)備得不充分。
2,、 會(huì)議開始：會(huì)議程序太過繁復(fù)冗長(zhǎng)，主持人能力有限,，主題變動(dòng)隨意,，而且參會(huì)人員的層次參差不齊。
3,、 會(huì)議進(jìn)行：會(huì)議討論消極沉悶,，甚至超出議題范圍，會(huì)議過程拖沓,，常常表現(xiàn)為議而不決,。
4、 會(huì)議總結(jié)：會(huì)議效果不明顯,，工作安排沒有針對(duì)性,，也沒有條理清晰的會(huì)議總結(jié)。
5,、 跟蹤執(zhí)行：經(jīng)常是那完那了,，根本沒有及時(shí)有效的后續(xù)工作跟進(jìn)和信息反饋。
會(huì)議本身是一個(gè)很重要的管理工具和手段,，通過會(huì)議策劃,，可以很好地對(duì)會(huì)議中的各個(gè)細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。猶如項(xiàng)目管理一樣,，需要進(jìn)行不斷地監(jiān)控,、不斷地調(diào)整、不斷地跟進(jìn),，以確保項(xiàng)目及時(shí),、出色地完成。比如會(huì)議準(zhǔn)備方面的策劃,，涉及到會(huì)議目標(biāo)的設(shè)立,、與會(huì)者的選擇,、會(huì)議時(shí)間的選擇、會(huì)議地點(diǎn)的選擇,、會(huì)議議程的擬定,、會(huì)議通知的派發(fā)等等。 不僅如此,，會(huì)場(chǎng)布置檢查的重點(diǎn),、預(yù)訂會(huì)議地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮項(xiàng)目、簽訂書面合同時(shí)的注意事項(xiàng),、烘托良好的會(huì)議氛圍的技巧,、會(huì)務(wù)管理人員分組、與會(huì)人員分組需注意的事項(xiàng),、會(huì)議證件的制作,、會(huì)議紀(jì)念品、獎(jiǎng)品的制備,、會(huì)議名冊(cè)的編制,、開會(huì)前24小時(shí)的驗(yàn)收項(xiàng)目、開會(huì)前12小時(shí)的檢查工作細(xì)則,，以及會(huì)務(wù)物品準(zhǔn)備的名細(xì)等等,，都非常重要。
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