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更好進行現(xiàn)場走看(Gemba Walk)的COLLECT問題

 唐道述 2020-09-29

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現(xiàn)場走看(Gemba Walk)的目的是體現(xiàn)對從業(yè)人員的尊重,,收集信息,,并推進持續(xù)改善流程和塑造組織文化的行動要想實現(xiàn)這一點,,領導者要走進工作現(xiàn)場,尊重員工,,并讓員工參與到關于流程和績效的談話中,,這包括觀察現(xiàn)場和基于所見提出問題。

超越開放式問題

對于現(xiàn)場走看(Gemba Walk)或大多數任何類型的事實調查來說,,標準的建議是要包含大量的開放式問題,,但開放式問題也有缺點,它不是我們收集信息的習慣,,無論是對詢問者還是被詢問者,,都會感到不太自然。

對某些人來說,,試著從誰,、什么、為什么,、哪里,、何時、如何或多少開始每個問題,,都會給現(xiàn)場走看(Gemba Walk)增加挑戰(zhàn),。在現(xiàn)場走看(Gemba Walk)中,有很多方法可以了解真相,,有時超越開放式問題會有所幫助,。

現(xiàn)場走看(Gemba Walk)問題的記憶方法

廣義來講,我們可以把現(xiàn)場走看(Gemba Walk)問題分為七種,。它們之間有重疊,,但每種問題都有特定的用途,這七個問題是:封閉式問題(Closed),、開放式問題(Open-ended),、限制性問題(Limiting)、誘導性問題(Leading),、示例型問題(Example),、澄清性問題(Clarifying )和主題型問題(Theme-based)。取其英文單詞首字母,就有了COLLECT記憶方法,。

下面讓我們來看一下這七種現(xiàn)場走看(Gemba Walk)問題,。

封閉式問題產生簡單的“是”或“否”

如果我們需要明確的“是”或“否”的答案,提出封閉式問題也沒什么錯,,之所以被稱為封閉式問題,,是因為與開放式問題不同,它們不會自然而然地擴大討論范圍,。

一系列封閉的問題會讓人感覺像是在被審問,,封閉式問題不會給解釋、想法或觀點留下空間,,這可以讓談話在開始前就結束了,。如果你曾經聽過這樣的回答:“是的,但是發(fā)生了……”,,這表明回答者有更多的信息要分享,,而不是簡單的“是”或“否”。

開放式問題鼓勵解釋

通常的建議是,,現(xiàn)場走看(Gemba Walk)問題應該是開放式的,。這最大限度地提高了現(xiàn)場員工展現(xiàn)自我、陳述事實和想法,、詳細解釋所發(fā)生的事情的能力,。與“是”或“否”的問題相比,開放式問題更難回答,,回答通常要花更多的時間,。開放性會導致討論偏離主題,限制性問題有助于聚焦討論,。

限制性問題可以是開放式的,,也可以是封閉式的

問限制性問題最簡單的方法是把它表述為A或B之間的選擇,在這方面就像封閉式問題一樣,,開放式限制性問題可以是“多久一次…”或“其中哪種情況……”,,以引導討論從過于寬泛轉為更具體的領域。從本質上講,,限制性問題會減少收集到的新信息,,同時闡明事實或想法。

不要用誘導性問題來引導

極端的限制性問題是誘導性問題,,誘導性問題會引導員工說出提問者想聽到的答案,。誘導性問題旨在驗證、確認或達成一致,。例如,,“在機器崩潰之前,警報響了多久?”,?“在解決問題方面,,你是否得到了足夠的管理支持?”。

前一個問題確實收集了一些新的信息,,但試圖確認事故發(fā)生時有警報響起,;后一個問題的目的是在核實管理層缺乏支持,而不是收集新的信息,。我們不應該用誘導性問題進行引導,,而應該在提出其它問題之后,用誘導性問題來確定事實,。

尋求改變節(jié)奏的示例

現(xiàn)場走看(Gemba Walk)的談話應該是基于事實且具體的,,當情況不是這樣的時候,或者當事情變得一團糟的時候,,示例型問題是一個很好的全方位的節(jié)奏改變。

“有什么例子嗎?”這可以讓你獲得關于某個話題的額外信息,,而不必承認他們不是很了解,。“最近的示例是什么,?”可以委婉地問:“上一次發(fā)生這種事是什么時候?”,,“XXX會是你描述的例子嗎?”,這是一個很好的誘導性問題,,可以讓你停下來,,確認你的理解或尋求澄清。

有時即使我們問了以上所有的問題,,也不明白,,這就引出了澄清性問題。

謙虛是澄清的關鍵

提出澄清性問題的最好方法是說,,“我想問幾個澄清性問題,,以確保我理解你”,然后繼續(xù)問上述一種或多種問題,。在提出澄清性問題時,,重要的是不要讓回答者覺得他們失敗了。

這可能意味著你可以這樣開始,,“你給了很多有用的信息,,但我需要處理這些信息,所以我要確保沒有遺漏任何信息,?!?nbsp;

要避免為了展示你的理解而做出錯誤的澄清,“我確保已經把這件事弄清楚了,”然后是一個復雜的總結,,常常充滿了行話或是為其他領導準備的小組演講,,這會讓現(xiàn)場人員感到厭煩。謙虛的探究是通往真理的更好途徑,。

便于教授和學習的主題型問題

雖然領導者在進行現(xiàn)場走看(Gemba Walk)時需要脫離議程和自我,,但準備一些主題型問題是個好主意,也許我們希望員工更加關注安全,、質量,、創(chuàng)新或當前的戰(zhàn)略重點。

選擇一個主題,,注意尋找線索來問他們,。主題不應該是秘密或驚喜,首先,,“在這次現(xiàn)場走看(Gemba Walk)中,,我想關注的一件事是客戶價值的創(chuàng)造,我們如何在這個過程中為客戶創(chuàng)造價值?我們如何知道客戶想要什么?你對……有什么想法?”等等,。

問主題型問題的目的是教授員工愿景,、價值、優(yōu)先事項,、過程焦點等等,,并將注意力集中到這些領域。對于剛開始做現(xiàn)場走看(Gemba Walk)的領導者,,準備一個或幾個主題型問題,,可能會感到更有信心。

用COLLECT方法準備問題,,建立相互尊重

當準備下一次現(xiàn)場走看(Gemba Walk)時,,試著回顧上面的COLLECT問題清單。想想如何利用這些工具幫助你收集所需的信息,,從而激勵正確的行動和行為,。用這些問題幫助你成為一名優(yōu)秀的傾聽者。對別人真正產生興趣,,通過提高問題水平和提問方式來表達對員工的尊重,。

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· 從零開始學習現(xiàn)場走看(Gemba Walk)



唐道述Dantotsu?專注于精益轉型戰(zhàn)略咨詢,匯聚中國頂尖顧問,,為包括全球500強和中國百強企業(yè)長期提供管理咨詢服務,。

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