企業(yè)的銷售,、財(cái)務(wù),、人力資源等各個(gè)部門都與應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制有著密切聯(lián)系,。銷售是一個(gè)閉環(huán),沒有回款的銷售,只能稱之為送貨;而回款不及時(shí)的銷售,則是無利放貸,。因此,應(yīng)收賬款內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)由企業(yè)各個(gè)部門共同參與,另一方面,沒有財(cái)務(wù)部門對(duì)應(yīng)收賬款各項(xiàng)指標(biāo)的全面分析和測(cè)算,銷售回款的方向會(huì)出問題;沒有人力資源部門有效的激勵(lì)約束機(jī)制,銷售的回款動(dòng)力會(huì)有折扣;沒有銷售部門科學(xué)的合同管理,銷售及時(shí)回款就喪失了理論上的可能;沒有主管領(lǐng)導(dǎo)高效的管理,銷售追款就失去了基礎(chǔ),。因此,應(yīng)當(dāng)從企業(yè)系統(tǒng)性出發(fā),對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行全過程控制。

一,、事前控制

1.對(duì)賒銷客戶進(jìn)行充分的信用能力調(diào)查

這個(gè)過程主要由銷售和財(cái)務(wù)部門來完成,應(yīng)當(dāng)對(duì)客戶的資產(chǎn)狀況,、財(cái)務(wù)狀況、盈利能力,、償債能力,、企業(yè)信譽(yù)以及之前往來業(yè)務(wù)情況等進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查,根據(jù)調(diào)查結(jié)果對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)級(jí),確定賒銷與否以及具體的賒銷金額。然后結(jié)合客戶還款能力和往年還款情況以及信用等級(jí)確定信用期限和信用額度,。賒銷期限通常為6個(gè)月以下,具體賒銷金額應(yīng)當(dāng)結(jié)合其信用等級(jí),、預(yù)期銷售額、預(yù)期利潤(rùn)等各方面的情況來確定,。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立動(dòng)態(tài)客戶信用評(píng)價(jià)體系,在對(duì)客戶進(jìn)行充分的資信調(diào)查確定信用等級(jí)后,根據(jù)市場(chǎng)的不確定性,在客戶信用可控的范圍內(nèi),對(duì)于需要特別調(diào)高信用等級(jí)的客戶,應(yīng)當(dāng)適當(dāng)降低對(duì)應(yīng)客戶的銷售人員銷售業(yè)績(jī)的提成比率,。以引導(dǎo)銷售人員與客戶成交之前,取得的信用政策和企業(yè)的導(dǎo)向一致,在保證銷售的前提下盡可能降低壞賬損失率。

2.制定合理的信用評(píng)估系統(tǒng)

企業(yè)賒銷能否取得好的成效,和企業(yè)是否具有合理的信用評(píng)估系統(tǒng)密切相關(guān),?？茖W(xué)合理的信用評(píng)估能夠?yàn)槠髽I(yè)留住老客戶、吸引新客戶,增強(qiáng)產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力,提高企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率;相反,會(huì)導(dǎo)致企業(yè)損失大量客戶,降低企業(yè)產(chǎn)品的銷售量,如果賒銷所增加的收益小于增加的成本,那么反而會(huì)降低企業(yè)的利潤(rùn),。因此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況,通過計(jì)算應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率,、平均收賬期、壞賬損失率等指標(biāo)來衡量應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn),并合理的估算風(fēng)險(xiǎn)損失,得出應(yīng)收賬款的合理價(jià)值,。因此合理的信用評(píng)估對(duì)企業(yè)應(yīng)收賬款管理有重大意義,企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)對(duì)其制定進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),。具體來說,信用評(píng)估系統(tǒng)主要包括以下三個(gè)方面:

(1)科學(xué)合理的信用標(biāo)準(zhǔn)。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身各方面情況制定一個(gè)合理的客戶信用標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)自身接受賒銷風(fēng)險(xiǎn)的標(biāo)準(zhǔn),。信用標(biāo)準(zhǔn)越嚴(yán)格,應(yīng)收賬款的違約風(fēng)險(xiǎn)越低,收賬費(fèi)用也越小,但是它也不利于企業(yè)擴(kuò)大銷售;如果信用標(biāo)準(zhǔn)過于寬松,雖然能擴(kuò)大銷售,但是企業(yè)卻要為此承受過高的壞賬風(fēng)險(xiǎn)和收賬費(fèi)用,。

(2)風(fēng)險(xiǎn)可控的信用期限。

信用期限是企業(yè)為客戶制定的最長(zhǎng)的付款時(shí)間界限,。較長(zhǎng)的信用期限有利于企業(yè)擴(kuò)大市場(chǎng)份額和增加銷售額,但是過長(zhǎng)的信用期限加大企業(yè)應(yīng)收賬款的機(jī)會(huì)成本,使壞賬損失率上升;反之亦然,。因此,企業(yè)可以在合同中提出一定的現(xiàn)金折扣政策,如果客戶在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)付款將給予一定的現(xiàn)金折扣,這樣在一定程度上能夠促使客戶及時(shí)回款,減少收現(xiàn)期,降低壞賬風(fēng)險(xiǎn),。

(3)切實(shí)可行的授信模型,。

根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)情況,建立授信評(píng)估系統(tǒng),系統(tǒng)參數(shù)的選擇應(yīng)考慮到客戶預(yù)期銷售額,、預(yù)期銷售利潤(rùn)、資信屬性等因素,參數(shù)的選擇應(yīng)考慮本行業(yè)的特性,在促進(jìn)銷售和控制風(fēng)險(xiǎn)中尋求平衡,模型的建立應(yīng)與銷售人員充分溝通,取得對(duì)方的理解,。利用該模型,具體的客戶信用評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)可以自動(dòng)計(jì)算,這種模型的應(yīng)用可在銷售人員與客戶商務(wù)接觸時(shí),就能發(fā)揮指導(dǎo)性的作用,。

3.加強(qiáng)銷售合同的審查

在遵守基本的法規(guī)和商業(yè)準(zhǔn)則的前提下,應(yīng)當(dāng)重視以下合同條款:交易條件、結(jié)算方式,、合同期限,、違約條款、訴訟地等,降低因合同回款條款不嚴(yán)密與客戶理解不一致時(shí)帶來的風(fēng)險(xiǎn),。在應(yīng)收賬款的事前合同管理中,特別關(guān)注:較為嚴(yán)格的違約付款條款,合同簽約地為本企業(yè)所在地,。

4.明確應(yīng)收賬款相關(guān)崗位職責(zé)權(quán)限

根據(jù)不相容職位相分離的基本原則,應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定應(yīng)收賬款相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限,這樣才能形成有效的內(nèi)部牽制,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目標(biāo),。其中重要的是:客戶信用標(biāo)準(zhǔn)簽發(fā)應(yīng)當(dāng)由非銷售部門執(zhí)行。

5.選擇合理的結(jié)算方式

合理的結(jié)算方式也是進(jìn)行應(yīng)收賬款事前控制的一個(gè)重要步驟,。如采取銀行承兌匯票,、信用證、委托收款等方式進(jìn)行貨款結(jié)算,這些方式降低了應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn),而且大大節(jié)省了企業(yè)的調(diào)查成本,。

6.制定合理的獎(jiǎng)懲政策

企業(yè)在制定營(yíng)銷政策時(shí),要將應(yīng)收賬款的管理納入對(duì)銷售人員考核的項(xiàng)目之中,即:個(gè)人利益不僅要和銷售,、利潤(rùn)業(yè)績(jī)掛鉤,也要和應(yīng)收賬款的管理聯(lián)系在一起,制定合理的應(yīng)收賬款獎(jiǎng)罰規(guī)則,使應(yīng)收賬款處在合理、安全的范圍之內(nèi),。

人力資源部門定期根據(jù)銷售及資金回籠兩方面對(duì)銷售人員進(jìn)行業(yè)績(jī)考核,在兌現(xiàn)獎(jiǎng)金時(shí),對(duì)于不能收回的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)查明原因,追究責(zé)任,并且根據(jù)責(zé)任人的責(zé)任范圍和失職損失程度,給予一定的經(jīng)濟(jì)和行政處罰,。

二、事中控制

1.銷售階段的控制

銷售階段企業(yè)在對(duì)客戶的資信狀況進(jìn)行充分調(diào)查,并確定適當(dāng)?shù)男庞谜吆?應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同賒銷工作的執(zhí)行力度,。建立應(yīng)收賬款動(dòng)態(tài)管理制度:應(yīng)收賬款發(fā)生后,全企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)注回款情況,建立應(yīng)收賬款動(dòng)態(tài)管理制度,保持與銷售部門的良好溝通,對(duì)于不能及時(shí)回款的應(yīng)收款項(xiàng),通過企業(yè)各部門例會(huì)等方式,溝通影響回款的因素,并對(duì)各個(gè)因素提出有效的解決方案以及解決的時(shí)間節(jié)點(diǎn),確保應(yīng)收賬款的回款時(shí)間和回款金額,。

2.建立回款保障機(jī)制

(1)收款支持

數(shù)據(jù)支持:建立與企業(yè)運(yùn)營(yíng)需求相配套核算系統(tǒng),建立應(yīng)賬款預(yù)警及賬齡分析體系,提前將即將回款的數(shù)據(jù)傳遞給主管銷售人員,并督促回款,在溝通過程中分析、確認(rèn)影響回款的因素,財(cái)務(wù)等后臺(tái)系統(tǒng)應(yīng)全力配合,給予數(shù)據(jù)支持,。發(fā)票專業(yè)支持:因稅務(wù)有開票額度的要求,財(cái)務(wù)要全力保證發(fā)票的增版,、增量工作,防止出現(xiàn)銷售有回款計(jì)劃時(shí),財(cái)務(wù)沒有發(fā)票支持,。安全性支持:財(cái)務(wù)應(yīng)定期與客戶核對(duì)應(yīng)收數(shù)據(jù),確認(rèn)數(shù)據(jù)的客觀有效,對(duì)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)比較大的客戶,財(cái)務(wù)人員要給予拜訪,確認(rèn)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn);送貨人員在送貨時(shí),應(yīng)關(guān)注業(yè)務(wù)及客戶的實(shí)際情況,并將信息傳遞給財(cái)務(wù),。財(cái)務(wù)應(yīng)分析、確認(rèn)應(yīng)收數(shù)據(jù)的回款風(fēng)險(xiǎn),并給予信用政策上必要的調(diào)整,。

(2)把握客戶的庫存動(dòng)態(tài),控制發(fā)貨量

根據(jù)賒銷客戶的經(jīng)營(yíng)情況,對(duì)客戶的銷售頻率,、銷售數(shù)量、銷售手段,、銷售范圍等情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤,確定其實(shí)際需貨量,實(shí)施多批少量的發(fā)貨方法,邊發(fā)貨邊回款,確保銷售的有序進(jìn)行,從而有效的控制應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn),。

3.完善應(yīng)收數(shù)據(jù)的交接制度

銷售人員崗位調(diào)換或者離職時(shí),應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)收數(shù)據(jù)的交接手續(xù),辦理手續(xù)時(shí)應(yīng)當(dāng)有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的監(jiān)交,銷售主管進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)監(jiān)交。對(duì)于未辦理交接手續(xù)自行離職的情況,應(yīng)由人力資源部門協(xié)同配合相關(guān)控制手續(xù),。

4.加強(qiáng)對(duì)銷售人員的監(jiān)管

人力資源部應(yīng)組織對(duì)銷售人員進(jìn)行企業(yè)規(guī)則和回款技術(shù)專門培訓(xùn),增強(qiáng)他們的回款意識(shí)以及追款技巧,保證應(yīng)收賬款的及時(shí)回款,。增強(qiáng)銷售人員的原則意識(shí)。處理好同客戶的關(guān)系是銷售人員面臨的一個(gè)重要課題,銷售人員一方面應(yīng)當(dāng)與客戶保持良好的業(yè)務(wù)關(guān)系,另一方面,也應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持遵守企業(yè)制定的信用政策,。

5.加強(qiáng)部門聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)信息共享

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)財(cái)務(wù),、銷售、人力資源各部門之間的相關(guān)應(yīng)收賬款信息資料共享,由財(cái)務(wù)部門根據(jù)應(yīng)收賬款延期時(shí)間,、延遲金額等指標(biāo)計(jì)算出應(yīng)收賬款的資本成本,為人力資源部門在計(jì)算銷售人員提成,、執(zhí)行企業(yè)應(yīng)收賬款管理制度時(shí),提供考核的數(shù)據(jù)支持。

三,、事后控制

企業(yè)在應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)核算和事后監(jiān)控的階段應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)收賬款金額進(jìn)行準(zhǔn)確的核算,加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的監(jiān)督和控制,建立合理有效的催收制度,最大程度地縮短收賬期,。

1.警示應(yīng)收賬款賬齡超期

應(yīng)收賬款延期的時(shí)間越長(zhǎng),應(yīng)收賬款成為壞賬的可能性也越大,所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立應(yīng)收賬款賬齡分析體系,重點(diǎn)關(guān)注處于準(zhǔn)壞賬的應(yīng)收賬款情況,對(duì)此采用嚴(yán)格的收賬手段,并調(diào)動(dòng)公司相關(guān)部門資源給予關(guān)注和支持。

2.分析客戶回款信用

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)各客戶的回款涉及的信用情況進(jìn)行分析,根據(jù)“二八原則”特別關(guān)注大客戶的回款信用情況,對(duì)于客戶信用執(zhí)行結(jié)果與前期授信結(jié)果有重大偏差的情況,在與銷售部門溝通,、實(shí)地調(diào)查后,重新確認(rèn)調(diào)整客戶的信用條件,以降低企業(yè)的壞賬損失率,。

3.完善應(yīng)收賬款催收制度

根據(jù)成本效益原則,企業(yè)應(yīng)科學(xué)合理地建立各部門應(yīng)收款催收聯(lián)動(dòng)機(jī)制,多樣化,、多層次催收,對(duì)于超期應(yīng)收賬款的催收應(yīng)密集關(guān)注,主要涉及以下內(nèi)容:第一,鼓勵(lì)客戶按時(shí)、提前還款,回款即將到期前電話溝通或發(fā)函提醒客戶,必要時(shí)可以給予折扣期和折扣額,。第二,對(duì)于超期應(yīng)收賬款,應(yīng)當(dāng)和客戶,、銷售溝通延期原因,如果因客戶暫時(shí)資金困難,在經(jīng)過內(nèi)部審批程序后,可以延期管理,但應(yīng)取得具有法律效力的、嚴(yán)格的付款承諾書,。第三,對(duì)于應(yīng)收賬款延期屬于惡意拖欠,、存大重大壞賬風(fēng)險(xiǎn)的,應(yīng)當(dāng)派專人電話、上門密集催收,采用上述手段仍未能收回的欠款,可以由法務(wù)部門配合采取法律的手段來進(jìn)行催收,財(cái)務(wù)及銷售部門準(zhǔn)備相關(guān)原始證明資料,。

4.建立合理的壞賬準(zhǔn)備制度

不管企業(yè)采用多么嚴(yán)格的應(yīng)收賬款管理制度,只要存在商業(yè)信用銷售,就一定會(huì)存在壞賬損失風(fēng)險(xiǎn),因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則建立完善的壞賬準(zhǔn)備制度:根據(jù)謹(jǐn)慎性原則,企業(yè)可以根據(jù)成為壞賬可能性大小來確定壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提額,。

應(yīng)收賬款是企業(yè)流動(dòng)資金的重要組成部分,應(yīng)收賬款是否能夠及時(shí)收回,涉及到企業(yè)的流動(dòng)資金能否合理運(yùn)轉(zhuǎn)以及企業(yè)再生產(chǎn)的順利進(jìn)行。所以,企業(yè)應(yīng)向全體員工灌輸銷售回款的營(yíng)銷理念和管理理念,從文化管理上,事半功倍的實(shí)現(xiàn)回款效率提高,從事前,、事中,、事后全過程,從銷售、財(cái)務(wù),、人力資源,、法務(wù)、配送等全系統(tǒng),系統(tǒng)制定科學(xué)合理的應(yīng)收賬款

內(nèi)部控制制度,管理應(yīng)收賬款,降低壞賬風(fēng)險(xiǎn),以保證企業(yè)基本運(yùn)營(yíng)所需的資金“血液再造”,為企業(yè)謀求更大的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展空間,。