論房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

□盧進(jìn)紅 桂林市房產(chǎn)檔案館

一、房產(chǎn)檔案管理信息化的含義及特點(diǎn)

1.房產(chǎn)檔案管理信息化的含義

房產(chǎn)檔案管理信息化是指在房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī),、掃描儀,、數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體存儲(chǔ)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理,、管理和提供利用服務(wù),。即房產(chǎn)檔案的管理模式從以面向紙質(zhì)檔案等實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以房產(chǎn)檔案資源的數(shù)字化信息向社會(huì)提供服務(wù)為中心的轉(zhuǎn)變,，建立一個(gè)有序的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),，將各類(lèi)房產(chǎn)檔案資源以電子信息的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行共享,，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.房產(chǎn)檔案管理信息化的特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更,、登記,、調(diào)查和測(cè)繪等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像等歷史記錄,。房產(chǎn)檔案管理特點(diǎn)主要體現(xiàn)在：首先,，專(zhuān)業(yè)性和政策性較強(qiáng)，房產(chǎn)檔案是以國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)為依據(jù),，對(duì)房地產(chǎn)物權(quán)全過(guò)程進(jìn)行完整記錄,，其合法性是最主要的特征。同時(shí),，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中,，要使登記工作能夠符合專(zhuān)業(yè)要求，其登記的內(nèi)容中必須要將房產(chǎn)地址,、面積大小以及權(quán)利狀況清楚標(biāo)明,，因此,，其專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng),。其次，時(shí)效性和動(dòng)態(tài)性較強(qiáng),，即便是在登記完成之后,，房地產(chǎn)情況、權(quán)利會(huì)隨著房屋的倒塌拆除,、產(chǎn)權(quán)人變化,、房屋買(mǎi)賣(mài)、繼承,、贈(zèng)予等房地產(chǎn)物權(quán)的變化而變化,，具有明顯動(dòng)態(tài)性,。為了保證信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性,，檔案管理人員應(yīng)對(duì)信息變更情況進(jìn)行及時(shí)記錄,，因此，又具有一定的時(shí)效性,。最后,，真實(shí)性和準(zhǔn)確性較強(qiáng)，房產(chǎn)檔案是對(duì)其物權(quán)情況的真實(shí)記錄,，必須和實(shí)際情況相符,。檔案要明確記載權(quán)利人和權(quán)利范圍，以保證在權(quán)利審核,、解決權(quán)利糾紛過(guò)程中能夠起到有效的參考作用,，這是發(fā)揮檔案時(shí)效性的重要前提。

二,、房產(chǎn)檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),、信息數(shù)字化的普及和應(yīng)用，動(dòng)搖了房產(chǎn)檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念,，為房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)搭建了一個(gè)良好的平臺(tái),。房產(chǎn)檔案管理信息化技術(shù)日臻成熟，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比具備更多的優(yōu)點(diǎn),。第一,，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，將各類(lèi)房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字化電子信息,，將紙質(zhì)檔案實(shí)體和日常工作利用分離開(kāi)來(lái),。檔案實(shí)體一般被作為原始憑證入檔案館保存，從而減少了對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)體的利用率,，便于對(duì)檔案實(shí)體的存儲(chǔ)和保護(hù),。

第二，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理,，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù),，借助計(jì)算機(jī)可以對(duì)數(shù)據(jù)中的每一個(gè)產(chǎn)權(quán)要素進(jìn)行檢索，為房產(chǎn)檔案的查詢(xún),、利用帶來(lái)了極大的便利,，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)手工調(diào)閱查詢(xún)信息向計(jì)算機(jī)查詢(xún)信息的轉(zhuǎn)變。

第三,，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理,，建立房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息傳遞和交流,，在縣市區(qū)房產(chǎn)管理部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源共享,，極大地提高了工作效率,。

三、房產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)狀

房產(chǎn)檔案管理信息化概念由來(lái)已久,，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)并不陌生,。一般情況下都配備了計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)備，建立了相應(yīng)的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng),，但并不完善,，有的僅僅局限于對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)單機(jī)輔助管理，詳細(xì)地查閱仍以紙質(zhì)檔案為主,。有的雖能利用互聯(lián)網(wǎng)將房產(chǎn)交易系統(tǒng)產(chǎn)權(quán)信息歸集整理到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng),，但不能實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源共享。由此可見(jiàn),，房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)由于受各種條件的限制,，實(shí)現(xiàn)得并不理想，亟待改進(jìn)和完善,。

四,、對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)給予高度重視

首先，要從思想上充分認(rèn)識(shí)到房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性,。房產(chǎn)檔案管理信息化是解決房產(chǎn)業(yè)務(wù)日益增多,、檔案利用頻率加快等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,、工作程序簡(jiǎn)化的必要,。其次，在工作實(shí)踐中要重視房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施配套建設(shè),，確保房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施符合要求,。

2.建立完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

這是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和核心。現(xiàn)有房產(chǎn)檔案一般可分為兩大類(lèi),，即文本檔案和圖片檔案,。房產(chǎn)檔案信息化就是要對(duì)這兩大類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化歸集處理，一方面要將房產(chǎn)交易系統(tǒng)中的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng),；另一方面要利用掃描儀,、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，兩方整合后,，方能形成房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),。

3.建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)

有完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,，房屋交易產(chǎn)權(quán)要素多,，涉及面廣。根據(jù)不同業(yè)務(wù)的不同特點(diǎn),，查詢(xún)者對(duì)房產(chǎn)檔案的信息要求也不盡相同,。如何快速有效地獲得所需信息是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的另一項(xiàng)重要工作,。

4.培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員

房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)需要不斷優(yōu)化與完善，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工程,。這就要依賴(lài)于檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和工作素質(zhì)的提高,。因此，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和檔案信息系統(tǒng)操作培訓(xùn),。

總之,，在新形勢(shì)下認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案管理工作成為了當(dāng)前需要及時(shí)解決的一個(gè)主要問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視房產(chǎn)檔案管理工作,，對(duì)當(dāng)前存在的難點(diǎn)進(jìn)行分析,，尋找出有效的應(yīng)對(duì)策略，堅(jiān)持以信息為本,，從而保證房產(chǎn)檔案管理工作順利的開(kāi)展和實(shí)施,。

陳品祿/責(zé)任編輯