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你一定迫不及待地想知道：究竟是什么原因讓大多數(shù)會議無法取得預想的效果？這正是我們首先需要弄明白的問題,。只有找出那些影響會議效率的敵人們，才可以尋找方法逐個消滅它們,。 “一言堂” “一個人說、很多人聽”的會議是典型的一言堂。領導在主席臺上夸夸其談，臺下坐著沉默的聽眾——這樣的場景你一定不陌生,。這樣的會議更像做報告,，完全沒有團隊成員之間的交流。當我們只能聽到一種聲音和觀點的時候,，會議的意義就要大打折扣,。會議不正是為了集思廣益，聽取眾人的意見嗎,？如果會議只是為了召集大家聽一個人說話，何不讓他寫一份書面的文件,，然后發(fā)送給每個人,，豈不更高效？ “一言堂”式的會議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息,，無法充分地發(fā)揮每一位團隊成員的智慧,，無法充分調(diào)動大家的積極性、主動性和創(chuàng)造性,。因為一言堂意味著“一人指揮,、眾人聽令”的組織行為方式，它封閉了員工與管理者的溝通渠道,。這樣的機制更不可能孕育出自動自發(fā)的員工,。 主題不明確 很多時候，會議的發(fā)起者并沒有想清楚“為什么要開會”,，他只是模糊地認為,，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對于會議的主題,、目的則缺少認真地思考,。他們經(jīng)常說：“既然大家都在，就看看我們應該首先討論什么問題,？”參會者更是丈二和尚摸不著頭腦,，在會議室耽誤大半天的時間，卻不知道會議究竟是做什么,！ 主題不明確的第二種表現(xiàn)是會議總是游離主題,，無法緊密圍繞既定的主題展開會議。這種現(xiàn)象就是我們常說的“跑題”,。跑題現(xiàn)象是導致會議時間延長的重要原因,。幾乎所有人都對這一點感同身受而且深惡痛絕。當會議由一個主題變成多個主題的時候,，大家時間和精力就被瓦解在零散的討論中,，而會議的真正目的卻沒有達成。 缺乏具體議程 議程是會議進行的程序,。議程在會議開始之前就規(guī)定了會議依照什么程序進行,，先討論什么,，后討論什么。在議程的提示下,，會議就可以按部就班,、有條不紊地進行，不會出現(xiàn)顛倒順序,、重復內(nèi)容,、隨意插接等不良現(xiàn)象。而缺乏具體的議程,，或者議程不合適,，就有可能出現(xiàn)混亂的情況——參會者覺得會開得沒頭沒腦，會議組織者也可能會遭遇不知所措的尷尬,，想不起下一步該做什么,。 選擇錯誤的與會者 正確而聰明地選擇參會者是高效率會議的必備因素之一。很多會議邀請了無關緊要的人,，卻忽略了重要人物,，尤其是決策者。如果決策者不在會議現(xiàn)場,，會議就有必要取消,，因為即使召開了，也無法取得成效,。如果同時邀請兩個對立部門參加會議,，很可能會激化兩者之間的矛盾。如果邀請兩個觀點迥異卻又不輕易妥協(xié)的人參加會議,，就有可能令會議無果而終,。 參會人數(shù)的多與寡也直接影響著會議的成效。參會人數(shù)過多,，不僅增加會議成本,，而且增加會議組織過程的難度，不利于達成較為一致的會議結果,。 議而不決 會議的成果是形成決定,、決策。決策需要擁有決策權的人才能做出,。如果一場會議的過程無懈可擊,，獲得普遍認同的意見、做法,、行為等已經(jīng)形成,，卻因為決策者的不在場而無法做出決策。人們離開了會議室,，一切依然如故,，因為缺乏正式的決定,，誰也不敢輕舉妄動。這樣的會議結果令人惋惜,。 規(guī)則不清晰 所謂會議規(guī)則,，就是會議展開過程中遵循的約定、規(guī)定,。例如,，參會者發(fā)言的順序是隨機的，還是按照座次輪流,，抑或是遵循事先商定的順序,？參會者需不需要分組？陳述意見的方式是口頭還是書面,，是公開還是匿名？……這些規(guī)則構成了團隊的交流機制,，如果它們不存在,，那么，會議將變得一團糟,。就像不存在足球規(guī)則就不可能踢好足球比賽一樣,。當會議主持人宣布“討論”的時候，大家面面相覷,，誰也不愿意先說話,，會場一片沉默——這就是缺乏會議規(guī)則的原因。 引導不得當 抱怨,、牢騷,、爭吵、人身攻擊……這些都是我們極不愿意在會議上發(fā)生的事情,，可現(xiàn)實卻不盡如人意——總是有為數(shù)不少的會議變成了組織內(nèi)部矛盾的源頭,。釀成這種悲劇的重要原因是主持人缺乏正確的會議引導的能力。會議引導者必須設法帶領大家奔向最終的會議目的,，而不是踟躕于半路,；或者在無關緊要的事情上耿耿于懷；或者在某一矛盾上過分計較,，導致矛盾擴大化,；等等。引導者的作用就是指引大家用最小的代價,、高效地達成會議目的,。然而，不稱職的會議引導者比比皆是,，他們?nèi)狈?jīng)驗,，控場能力不足,，引導技巧匱乏。更糟糕的是,，他們普遍缺乏正確引導會議的意識,。 短話長說 有些人在表述觀點時習慣性地做很長的鋪墊，說很多客套話,；有些人并沒有自己的主張,，只是換一種說法重復別人的觀點；有些人用很多的時間論述一個簡單的觀點,，而這個觀點毫無新意,，甚至與會議主題并沒有十分緊密的關聯(lián)性；有些人夸夸其談卻不知所云,；有些人拐彎抹角地表達自己的看法,，含糊其辭，令人費解……這些情況大大降低了會議的效率,。明明是簡單的道理,，本可以三言兩語說清楚的事情，卻濃墨重彩,、大肆渲染,，這不就是浪費時間嗎？ 會后缺失跟進 會議形成的決策落實了嗎,？這恐怕是所有參會者最為失望的問題,。事實上，會議成果能夠得到百分之十的貫徹執(zhí)行并且富有成效,，就已經(jīng)令人慶幸,。從思想到行動的距離，總是那么漫長,。人們走出會議室,，就已經(jīng)將會議內(nèi)容忘記了大半，執(zhí)行一小部分,，取得成果的又是一小部分,，最后我們無奈地發(fā)現(xiàn)，召開會議對實際工作并沒有什么意義,。這就是我們對會議失望的最重要原因,。 |
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